外貿(mào)出口業(yè)務(wù)流程實例分析及流程優(yōu)化

應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院 謝海燕江蘇貝雅特實業(yè)有限公司 陶倫

外貿(mào)出口業(yè)務(wù)流程實例分析及流程優(yōu)化

應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院 謝海燕
江蘇貝雅特實業(yè)有限公司 陶倫

摘 要：外貿(mào)出口業(yè)務(wù)流程主要分為尋找客源、交易磋商、合同簽訂、下單打樣、批量生產(chǎn)、訂單跟進、驗貨、商檢、租船訂艙、貨物發(fā)運、提單確認、收匯等，每個環(huán)節(jié)緊緊相連，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會影響后面的作業(yè)進度的實施。各作業(yè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，也是外貿(mào)能否“運籌帷幄之中，決勝千里之外”的關(guān)鍵。本文以江蘇貝雅特公司為例，對公司外貿(mào)流程做整體分析，同時指出各作業(yè)環(huán)節(jié)中應(yīng)注意的問題，并提出通過ERP系統(tǒng)軟件進行外貿(mào)流程的有效管理和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：外貿(mào) 出口 業(yè)務(wù)流程 優(yōu)化

1 企業(yè)簡介

江蘇貝雅特實業(yè)有限公司，主要生產(chǎn)：“貝雅特”“鑫惠隆”“蘇泰”“欣宇”等丁基膠系列內(nèi)胎，公司的產(chǎn)品除了內(nèi)銷，也銷往東南亞、非洲、南美、中東等國家。

作為生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)，其外貿(mào)出口業(yè)務(wù)流程分為尋找客源、交易磋商、合同簽訂、下單打樣、批量生產(chǎn)、訂單跟進、驗貨、商檢、租船訂艙、貨物發(fā)運、提單確認、收匯等。

下面就以貝雅特公司出口丁基膠內(nèi)胎的貿(mào)易實務(wù)案例說明整個貿(mào)易的業(yè)務(wù)流程。

2 外貿(mào)出口業(yè)務(wù)流程實例分析及應(yīng)注意的問題

2.1 尋找客源

貝雅特公司尋找客源主要通過兩種市場調(diào)研方式。一是參加境外展會，另一個是商務(wù)考察。其主要形式是參展。每年國外都會舉辦行業(yè)內(nèi)比較熱門的展會，比如阿爾及利亞兩輪車展、墨西哥國際摩托車及零配件展、坦桑尼亞汽摩配件展等，通過展會可以展示其不同種類的產(chǎn)品，也是打開國際市場的重要途徑；商務(wù)考察，就是到一些自行車、摩托車內(nèi)胎需求量大的國家進行市場開拓，了解市場供需關(guān)系，來確定最優(yōu)營銷方案，包括需求產(chǎn)品的種類、材質(zhì)、物理性能等，為客戶提供更優(yōu)質(zhì)更客制化的產(chǎn)品方案。

市場調(diào)研在尋找客源環(huán)節(jié)中是必須的。比如貝雅特公司在非洲的市場需求比例大，但非洲的大環(huán)境使收匯具有一定的風(fēng)險，有時候提單沒放，貨都有可能被提走，所以從某種角度去說，市場調(diào)研勢在必行。這樣可以更大地開發(fā)國外市場，同時也降低了貿(mào)易風(fēng)險。

2.2 交易磋商

貝雅特公司通過阿里巴巴、中國制造網(wǎng)的B2B平臺在網(wǎng)上發(fā)布產(chǎn)品信息，并實時對產(chǎn)品進行更新及后臺維護；通過Google國外搜索軟件，進行客戶信息搜索；通過Facebook、Twitter、Link-in等社交平臺對站內(nèi)相關(guān)同行業(yè)國外客戶進行定位。設(shè)立專人分區(qū)域進行市場開發(fā)、客戶跟進。分別通過郵件以及電話來完成交易磋商的整個過程。

在交易磋商過程中，需要注重業(yè)務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)水平。業(yè)務(wù)人員應(yīng)懂得相應(yīng)的禮儀規(guī)范，具有耐心的服務(wù)態(tài)度；需要具備較強的溝通能力，能夠妥善處理客戶提出的常見問題。需要對產(chǎn)品熟悉，對客戶提出的問題，能夠?qū)Υ鹑缌?。在每次的展會后，需要將客戶的資料整理，最大程度滿足客戶需要。比如說，客戶有意來工廠參觀，業(yè)務(wù)人員需要聯(lián)系時間，訂取機票帶客戶來廠參觀；客戶需要的樣品，參展后回到工廠后就要準(zhǔn)備并且以最快的速度寄出去；最重要的盡可能展會當(dāng)天就通過郵件及時把客戶所需要的型號及價格報給客戶，這也會促成有意向的客戶第二天繼續(xù)來展會洽談相關(guān)事宜；展會上人來人往，很容易忘記和遺漏客戶，可以通過與客戶拍照并在展會交流表上記錄拍照時間，有利于后期分辨客戶、搜集客戶資料和客戶進一步交流。

2.3 合同的簽訂

合同的簽訂，意味著訂單的形成。一方面需要準(zhǔn)備相應(yīng)的材料、檢查原材料的庫存，確保生產(chǎn)丁基膠內(nèi)胎的原料供應(yīng)充足；另一方面需要做好計劃安排，何時能夠交貨。確定好之后，在合同的明細條款上面，通過與客戶的協(xié)商結(jié)果，進行合同的簽訂。簽訂之后，將產(chǎn)品交期、包裝方式下生產(chǎn)單到廠里，進行排產(chǎn)。后期廠里會根據(jù)需要進行原材料的采購或者直接生產(chǎn)。

在合同的簽訂過程中，一定要注意客戶的要求，尤其是客戶所需要的包裝、型號、咀型、胎身印字。因為在后期跟單的過程中，會發(fā)生咀型用錯，胎身印字字體不對，內(nèi)容不對，包裝材料的內(nèi)容和方式不對等諸如此類的問題，所以在合同簽訂的過程中，一定要與客戶確認清楚，一旦發(fā)生錯誤，公司將不承擔(dān)任何責(zé)任。

2.4 合同的履行

目前，公司的出口交易大多采用FOB貿(mào)易術(shù)語，較多憑電匯(T/T)方式收款。履行這類合同時的環(huán)節(jié)較多，主要做好以下工作：準(zhǔn)備符合合同規(guī)定的貨物，對貨物的生產(chǎn)進行跟進，辦理貨運、報關(guān)、投保手續(xù)，做好制單結(jié)匯工作，但每一個環(huán)節(jié)的失誤都會給公司帶來巨大的損失。因此，一定要對各個環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)的問題進行預(yù)防和注意。

2.4.1 下單打樣

對于打樣，貝雅特公司需要做的是胎身印字的皮板，客戶會看印字是否清楚，是否達到要求，對于客戶需要的特殊咀型，還需要重新采購氣門咀回來才能打樣給客戶。

樣品，是產(chǎn)品的身份銘牌，樣品的好壞直接關(guān)系到訂單量的大小以及合作期的長短。打樣階段，我們更加要注重品質(zhì)，樣品的作用是不可估量的。對于老客戶來說，產(chǎn)品不需要樣品的審核以及來廠參觀；對于全新的客戶，在不了解產(chǎn)品性能、規(guī)格型號的前提下，會需要業(yè)務(wù)員寄一些樣品過去或者在開始批量生產(chǎn)前來廠參觀。

2.4.2 收取預(yù)付款

如果客戶認同工廠所生產(chǎn)的樣品的質(zhì)量、包裝等要素后，即會安排預(yù)付定金，以便我們安排生產(chǎn)。公司會第一時間收到銀行收匯信息后并核對客戶信息無誤后，即可安排批量生產(chǎn)。

2.4.3 批量生產(chǎn)

產(chǎn)品經(jīng)過打樣之后，在批量生產(chǎn)的過程中，如果符合客戶的要求就直接批量生產(chǎn)；如果客戶對于樣品有整改意見，貝雅特公司就會根據(jù)它的實際需求進行重新打樣，最終將確認后的樣品進行批量生產(chǎn)。

在批量生產(chǎn)的過程中，工人的技術(shù)水平，制作丁基膠的設(shè)備都是貝雅特高度重視的部分，這直接關(guān)系到成品的質(zhì)量以及抽檢合格率。同時，自動化生產(chǎn)成為企業(yè)具有核心競爭力的硬件保障。在此，注意發(fā)揮ERP操作系統(tǒng)優(yōu)勢。確認批量生產(chǎn)后，將每一筆訂單的產(chǎn)品名稱、型號、包裝方式，包裝材料以及客戶信息等內(nèi)容，通過ERP系統(tǒng)搭成BOM，做到相同的訂單ERP系統(tǒng)中就有齊全的資料，不需要再向客戶詢問這筆訂單的具體內(nèi)容，方便日后直接在ERP系統(tǒng)中下訂單。既有利于生產(chǎn)部排產(chǎn)不發(fā)生錯誤，做錯產(chǎn)品，也避免了公司人員更替導(dǎo)致的資料丟失。

2.4.4 訂單跟進

訂單跟進過程是對客戶以及工廠進行有效的銜接。產(chǎn)品生產(chǎn)的進度如何、產(chǎn)品的質(zhì)量怎樣、是否有返工或者不良品，這是客戶所關(guān)心的，也是跟單人員對產(chǎn)品進行實時了解的重要來源。如果由于跟單不當(dāng)，造成客戶進行索賠或者企業(yè)的任何損失，都是沒有必要和得不償失的。作為跟單人員最重要的就是跟得住單以及實時跟單，這樣無論什么問題，都可以在最短的時間內(nèi)降低最大的損失，也能合理有效的采取適當(dāng)?shù)姆桨竿蛻魠f(xié)商解決。企業(yè)采用ERP系統(tǒng)，也有利于對訂單處理的跟蹤。

2.4.5 驗貨

當(dāng)內(nèi)胎生產(chǎn)完成以后，在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)，客戶也可能要自己或指定驗貨人員來工廠驗貨或指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨。對于貝雅特公司主要是看貨物的胎身、印字是否清楚，包裝材料是否出錯，包裝方式是否正確，一旦檢驗合格后那么這批貨物就可以準(zhǔn)備訂艙出貨；如果檢驗不過關(guān)，就要重新做或者返工。

在客戶驗貨之前要對產(chǎn)品質(zhì)量進行自檢是必須的，這樣可以提前發(fā)現(xiàn)問題，避免客戶驗貨不合格和海關(guān)查驗等問題。曾發(fā)生海關(guān)檢驗出品牌混裝而遭到客戶投訴的案例，后來費盡周折找對方商家提供了海關(guān)需要提交的混裝品牌的商標(biāo)注冊證，并且寫了該公司的中英文證明函，才避免被海關(guān)罰款3000美金的問題。

2.4.6 商檢

屬于國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。并在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。除法檢貨物外，特殊的進口國，對于商檢的要求亦不同，其中也門、塞拉利昂、埃塞俄比亞、埃及、伊朗和蘇丹需實施裝運前檢驗制度，也要提前報檢(自2015年6月1日，埃及取消裝運前檢驗制度)。

例如，貝雅特公司非洲市場占較大比例，對于出口蘇丹的貨物，我們國家實行裝運前檢驗制度，前期要提前向國檢局報檢，在裝箱的當(dāng)日，國檢局會派人監(jiān)裝、抽樣檢測、拍照然后封箱并加封國檢局CIQ封識，符合要求后，國檢局會出具裝運前檢驗證書。

在制作報檢單據(jù)的時候一定要仔細核對貨物和紙質(zhì)單據(jù)是否相符。如果報檢人員在制作報檢資料的時候出于疏忽申報品名的英文名稱和實際貨物包裝上描述的不一致，會被監(jiān)裝人員判定為不合格。

2.4.7 租船訂艙與報關(guān)

FOB術(shù)語下由買方支付運費，保險費，但一般仍由賣方代為租船訂艙。確認實際交貨周期后，在產(chǎn)品無不良品的情況下，貝雅特公司要向貨代訂艙，發(fā)訂艙委托書，里面標(biāo)明收發(fā)貨人、商品數(shù)量、種類、產(chǎn)品HS code、重量、體積、擬定提貨日期等信息。船公司根據(jù)托書安排艙位。在這之前要讓貨代提供具體的報價、船期航次等，確認比較匹配的航次、價格等。艙位確定后，要將單證資料寄至報關(guān)行，包括申報要素、箱單、發(fā)票、報關(guān)單、代理報關(guān)委托書供其出口報關(guān)用。后期相應(yīng)的根據(jù)客戶需要去商檢局或者貿(mào)促會做原產(chǎn)地證，為出運產(chǎn)品投保等。單證的齊全，內(nèi)容的準(zhǔn)確，是產(chǎn)品順利通關(guān)的前提條件。要求單證員對單證的含義、內(nèi)容的填寫、每個時間段的把握十分熟悉。通常是出運前一到兩周訂艙，提前一周寄報關(guān)資料。船開前進行提單確認。

2.4.8 貨物發(fā)運

艙位確認后，貨代會發(fā)進倉通知給貝雅特公司，根據(jù)進倉通知的具體內(nèi)容，跟進人員將和工廠物流部門進行溝通，如提貨日期、貨柜信息、船名航次等。公司的物流部門只負責(zé)調(diào)度，根據(jù)貨物數(shù)量，發(fā)貨地址聯(lián)系物流，貝雅特有常合作的物流公司，例如：安捷物流、致遠物流。遇到偏遠地區(qū)的，公司有一個付費的軟件“天下通”，可以將信息發(fā)布出去，這樣會有物流來聯(lián)系公司，便于發(fā)貨。提箱由貨代操作，貨物完成以后，會提前一周訂艙，當(dāng)裝箱的時候，裝箱司機會將箱單等單據(jù)帶到公司，而裝箱由本公司倉庫安排人員。工廠物流部根據(jù)包裝以及裝貨時間、人員的安排。做到出運前信息的流通以及有效銜接。在裝柜前還要對貨柜進行嘜頭黏貼、包裝的再次檢查等作業(yè)。注意對于配箱也要盡可能做到準(zhǔn)確，否則會導(dǎo)致虧箱。比如，操作人員在安排裝箱的時候沒有仔細計算集裝箱的實際尺寸和裝箱體積(20GP：5.69*2.13*2.18；40GP：11.8*2.13*2.18；40HQ：11.8*2.13*2.72)對應(yīng)的實際計算體積還是以箱子的實際體積來計算，以20GP為列，我們在計算貨物體積的時候，會把貨物的體積擴大到28方左右，而操作人員業(yè)務(wù)不熟，會循規(guī)地將其按照26方計算，這將導(dǎo)致裝箱到最后的時候，箱子虧空很大，故裝箱的體積一定要與貨物體積核算準(zhǔn)備，這樣避免箱子的體積浪費。

接下來可以安排提箱、裝箱。以上海港為例，需在確定船期后，在船公司規(guī)定的截關(guān)時間內(nèi)提前報關(guān)進港，不同的船公司對進港的要求也不一樣，所以要提前把箱子從碼頭提出(一般7天免箱使)，然后運到工廠進行裝柜，與此同時，國檢局會到廠監(jiān)裝并施封。

貨物發(fā)運是產(chǎn)品最后工序中十分重要的環(huán)節(jié)，它決定著客戶收到產(chǎn)品質(zhì)量的好壞。因為在運輸途中，比如因為過度潮濕或者干燥或者海水浸泡導(dǎo)致的產(chǎn)品物理性能改變，都將會引起后期的索賠或者款項拒付。公司的包裝作業(yè)要由專人負責(zé)，做到工作職責(zé)明確，不得跨崗位作業(yè)，避免因為不專業(yè)造成運輸過程中的質(zhì)量隱患。在最后的環(huán)節(jié)中做到嚴格把關(guān)。包裝不合格的箱體進行重改后再發(fā)出。

2.4.9 提單的確認

貨物離港后，貨代會于出運后三日內(nèi)提供提單正本。在出運前提單確認及報關(guān)單內(nèi)容信息確認很重要。在確認提單的時候一定要核對仔細，否則就要重新簽發(fā)提單，這樣公司不僅僅要額外支付改單費用，還要承擔(dān)貨物延期的責(zé)任。因為重新出單時間較長，一般需要提供相應(yīng)的文件，如擔(dān)保函、證明函等等說明內(nèi)容錯誤的原因。這種案例比較多。如操作人員在貨代提供提單確認件的時候沒有仔細核對收貨人一欄，導(dǎo)致提單簽出正本后將掃描件提供給客戶的時候，客戶發(fā)現(xiàn)他們的名稱有個單詞輸入錯誤，導(dǎo)致歧義，要求需重新簽發(fā)提單，而由此產(chǎn)生的改單費，則由出口公司自己承擔(dān)。

2.4.10 費用的確認與貨物跟蹤

在提單確認完畢后，貨代會出具費用確認通知書至發(fā)貨人，核對此票貨物的實際發(fā)生項目，發(fā)貨人亦可對不明的費用提出質(zhì)疑或者拒付。費用付款完畢后，貨代則會無條件接受發(fā)貨人的指令，寄出正本提單或電放提單。

發(fā)貨人可以通過船公司的網(wǎng)站根據(jù)提單號查詢此票貨物的實際離港時間和預(yù)計到港時間，方便跟蹤貨物并及時收款。此處提出要密切關(guān)注到港時間，注意及時跟蹤貨物，否則可能會導(dǎo)致收款周期變長。因為出口貨物，遠洋航線較多，突發(fā)情況多，航行時間有時并不確定，疏于跟蹤，可能會導(dǎo)致箱子到了，沒人接收滯留目的港的情況，不僅產(chǎn)生額外費用，還會影響收款時間。所以，在我們費用確認與貨物跟蹤的過程中我們一定要跟進，否則就會產(chǎn)生額外的費用及帶來不必要的麻煩。

2.4.11 收匯

收匯一般是指出口企業(yè)在出口貨物或提供服務(wù)等而產(chǎn)生的應(yīng)收貨款, 從境外匯入的外幣到境內(nèi)指定收匯銀行的外幣賬戶上的過程。貝雅特公司較多采用電匯T/T，客人先給30%定金，另外70%是客人見提單(B/L)復(fù)印件付清余款。當(dāng)然也有一些是40%定金，60%見提單。一般只要當(dāng)貨物發(fā)出以后，就會通知客戶，貨物到港以后，通知客戶付剩余貨款，一旦收到貨款以后，我們就會把提單交給客戶，客戶才會憑提單去提貨。

這里要注意的是，電匯屬于商業(yè)信用，貨物裝船后，賣方將單據(jù)的副本(通常提單)傳真給客戶，客戶收到后即匯錢給賣方，但是如果客戶不匯款，會使賣方既收不到貨款還要支付對外運費，因此，該方式只適應(yīng)客戶資信好、成交額不大或規(guī)格質(zhì)量統(tǒng)一的商品和庫存積壓商品，對于專為客戶生產(chǎn)的制品，數(shù)量又大的商品，嚴禁使用。其次，外匯的去向以及金額的多少，是外匯管理局監(jiān)管的重點，務(wù)必做到金額及來源相一致。有時候會遇到一種問題，客戶會由于寫錯發(fā)貨方公司名，造成貨款掛賬進不來。這時需要提供銀行一份擔(dān)保函說明事由及金額以及客戶的信息，必要時提供雙方簽訂的合同，已示證明其合法來源。

3 建立科學(xué)的流程優(yōu)化管理系統(tǒng)

對于生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)，需要控制生產(chǎn)、銷售、外貿(mào)整個過程。在當(dāng)前信息化普及的大環(huán)境下，任何企業(yè)的發(fā)展擴大都必須依賴一系列的信息化管理系統(tǒng)來協(xié)助企業(yè)的管理和信息存儲。因此借助外貿(mào)ERP管理軟件可以進行有效管理和優(yōu)化。

ERP外貿(mào)軟件，它涵蓋了從詢價接單到收款完成整個流程，即在訂單下發(fā)之前分別對客戶及產(chǎn)品進行管理，客戶管理：建立客戶資料、客戶信息搜集與整理；產(chǎn)品管理：了解產(chǎn)品工藝，對產(chǎn)品價格熟悉。根據(jù)這兩方面進行報價以及訂單的形成。形成訂單之后，下生產(chǎn)單到工廠，經(jīng)審核后，產(chǎn)生物料需求BOM表，根據(jù)物料情況排定生產(chǎn)計劃。在原材料充足的情況下，做排產(chǎn)安排，ERP協(xié)助進行生產(chǎn)工序管理，領(lǐng)料并生產(chǎn)。還包括對生產(chǎn)過程的監(jiān)管及品質(zhì)檢驗，合格的產(chǎn)品入倉庫，不合格的重新返工或者產(chǎn)品召回。在物料不充足的情況下，需要原材料的采購。原材料的采購即需要對供應(yīng)商進行管理。先請購、后采購，收到原材料后進行材料的檢驗，合格的入庫備用，不合格的退回至供應(yīng)商。供應(yīng)商提供貨物后會開具發(fā)票，即產(chǎn)生應(yīng)付款。產(chǎn)品檢驗合格入庫后要做產(chǎn)品發(fā)貨管理，安排物流進行發(fā)貨。后面開具發(fā)票做收款催款作業(yè)。這種供應(yīng)鏈?zhǔn)降墓芾碥浖O大的方便了每個環(huán)節(jié)的有效進行。從客戶管理、訂單管理、生產(chǎn)計劃管理、采購管理、庫存管理、財務(wù)管理、發(fā)貨管理、物流管理、出口作業(yè)管理及單證管理、產(chǎn)品管理以及郵件管理，所有的作業(yè)模塊都必須經(jīng)過上級主管以上人員審核方可進行下面環(huán)節(jié)的作業(yè)，這樣從根本上限制了員工的權(quán)限，也杜絕了資源浪費的現(xiàn)象。每個人分工明確，責(zé)任落實到個人。其次，通過管理軟件可以清楚地看到公司和客戶的一個基本聯(lián)絡(luò)狀態(tài)，可以根據(jù)不同客戶不同市場的具體情況，及時調(diào)整公司的外貿(mào)策略。

通過ERP軟件管理與控制，使企業(yè)的管理更為有效，流程更為優(yōu)化，使其準(zhǔn)時交貨率平均提高50%，誤期率平均降低30%，公司的信譽將大大提高。同時通過精益化管理也會使庫存費用、采購費用、勞動力成本下降，公司的經(jīng)濟效益將得以提高。

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中圖分類號：F752.62

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：2096-0298(2015)05(a)-104-04