高等職業(yè)教育教學類檔案管理的思考

黃猛

摘 要：高職類學生教學檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，具有獨特的工作特點。本文對高等職業(yè)教育教學檔案管理的現(xiàn)狀和如何改進高等職業(yè)教育教學類檔案管理進行了探討。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)教育；教學檔案；管理

《國務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》明確指出高等職業(yè)教育不同于普通的高等教育，有自己特殊的辦學模式、培養(yǎng)方案、課程體系。目前，從事高職教育單位在推進工學結(jié)合、半工半讀、頂崗實習等方面已經(jīng)取得了一定的成效，但不可否認的是，在高職教學類檔案管理這個微觀層面還存在著明顯的不足。作為學生管理的重要載體，高職教育教學檔案管理已凸顯現(xiàn)出一些較為明顯的不同于普通高校普通本專科教學檔案管理的特征。

1 高等職業(yè)教育教學檔案管理的現(xiàn)狀

1、檔案管理規(guī)范性差。教學類檔案特別是學生學籍檔案管理出現(xiàn)管理滯后，表現(xiàn)在學生入校后檔案鎖封存，直到學生畢業(yè)時才集中突擊補充材料。因時間久遠很多材料有丟失的風險。學生學籍檔案材料基本上是由個人主觀填寫的材料為主，缺乏全面反映個人各方面綜合素質(zhì)的客觀分析材料，特別是實踐過程中的定量分析材料。學生畢業(yè)時經(jīng)有關(guān)部門簡單核查后寄往用人單位。這樣的結(jié)果就造成了學生學籍檔案大多不完整。甚至有些關(guān)鍵性的材料永久性丟失。對學生的工作造成了不同程度的影響。高職教育單位大多未形成一整套適合高職學生學籍檔案管理的工作程序、規(guī)章制度和有效措施。學籍檔案里面往往出現(xiàn)了時間填寫不一致、歸檔材料不統(tǒng)一、移交手續(xù)不規(guī)范、沒有體現(xiàn)高職學生學籍管理特點等問題，嚴重影響了高職畢業(yè)生學生學籍檔案的質(zhì)量。

2、檔案管理意識簿弱。高職教育單位的領(lǐng)導和教師往往把學生的教育、管理和培養(yǎng)作為主要任務(wù)來抓，卻忽視了教學檔案工作，對檔案工作缺乏正確的認識，領(lǐng)導不夠重視，檔案管理人員責任心不強。 另外，還有學生的檔案意識弱，對自己的檔案材料不重視、不珍惜，在填寫歸檔材料時不認真、不仔細，如有的項目填寫不完整，有的不按規(guī)定填寫等。目前，高職教育單位的畢業(yè)生就業(yè)范圍越來越廣泛，進入私人企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)等公司的越來越多。但此類企業(yè)往往重使用、輕培養(yǎng)。加上這些企業(yè)大多沒有人事檔案保管資格。因此對學生檔案重視不夠、保管意識不強。這就客觀上造成了畢業(yè)生個人檔案特別是教學類的學籍檔案流失的現(xiàn)象。嚴重影響了檔案的健全、完整。

3、檔案管理人員素質(zhì)不高。高職教育教學類檔案管理工作是高職教育單位管理工作的重要組成部分，檔案管理人員和隊伍建設(shè)還未得到足夠的重視和加強。一是人員短缺。據(jù)調(diào)查，很多高職教育單位沒有配備專職教學類檔案管理人員，該項工作大多由學生教育管理人員或教學管理人員兼任，使得檔案管理人員沒有充分的時間和精力管好、用好檔案。二是管理人員專業(yè)素質(zhì)亟待提高。目前高職教育單位教學類檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)基本上達不到工作要求，不能完全適應(yīng)目前高職教育教學類檔案工作的開展。

4、檔案管理手段落后。隨著招生規(guī)模的擴大，高職類教學檔案材料數(shù)量增大，加上存放的時間短、流動快、收集廣等特點，加大了該類檔案管理的難度。目前的教學類檔案管理手段落后，特別是檢索利用，主要采用手工檢索利用的方式。這種落后的管理方式， 不僅浪費了大量人力、物力和財力， 也嚴重阻礙了教學類檔案信息資源的開發(fā)利用，已不適應(yīng)當前檔案管理的需要。

5、檔案信息開發(fā)利用不足。目前高職教育教學類檔案管理主要內(nèi)容是把學生在校期間形成的、分散在相關(guān)各部門的材料歸類保存，教學類檔案材料主要包括：招生錄取名冊、高考成績、大學歷年學習成績單、表彰獎勵、畢業(yè)生登記表、學位證明等。隨著我國高職教育的發(fā)展， 原有歸檔內(nèi)容表現(xiàn)出不足：注重學習成績， 缺乏反映高職學生實習、實訓等特點的個性化內(nèi)容， 很難反映出學生的綜合素質(zhì)狀況。尤其在學生就業(yè)指導時， 用人單位急需了解的個人素質(zhì)、專業(yè)技能、職業(yè)能力等方面材料比較少， 難以為用人單位提供相關(guān)參考。

2 改進高等職業(yè)教育教學類檔案管理的對策

1、提高檔案管理意識。高職教育教學檔案管理工作是高職教育單位管理工作的基礎(chǔ)部分，要管理好、利用好教學檔案。首先就要宣傳《檔案法》，增強師生的檔案意識，要讓大家認識到教學檔案工作是關(guān)系學校全面推進素質(zhì)教育，向社會輸送合格人才和畢業(yè)生就業(yè)的大事。要提高學校各級領(lǐng)導的檔案意識，有了領(lǐng)導的重視，可促進檔案工作的隊伍建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、設(shè)備配套更新。要提高學生的檔案意識，學生才能正確、完整、規(guī)范地填寫個人檔案。要提高管理人員的檔案意識，只有這樣，才能在檔案材料的形成過程中認真嚴肅， 避免差錯，并能增強其工作責任心、積極性，提高工作效率。

2、豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值。高職院校培養(yǎng)學生的目標是高等技術(shù)應(yīng)用型人才與高技能人才，其檔案內(nèi)容也應(yīng)注重收集體現(xiàn)其實際動手與實踐能力方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級證書、實習、實訓單位反饋意見等。另外，在校期間因違紀等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現(xiàn)較好撤銷處分的材料都應(yīng)歸入教學檔案。只有這樣，才能真實、全面、動態(tài)地反映學生的成長經(jīng)歷，同時也可對學生的不良行為起到一定的遏制作用。教學檔案材料不僅要關(guān)注學生的學業(yè)成績，而且要發(fā)現(xiàn)學生的多方面潛能，特別是學生的創(chuàng)新能力和實踐能力。應(yīng)注意收集反映學生成長進步的材料，包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書、技能大賽獲獎證書等，都歸入學生學籍檔案，從而豐富了學生教學檔案的內(nèi)容， 立體地、全面地反映出學生的發(fā)展情況，使學生學籍檔案能真正成為學?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)。

3、強化檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素養(yǎng)。搞好高職教育教學檔案工作，必須建立相應(yīng)的管理隊伍，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。在人員配備方面，首先要設(shè)置專職的教學檔案管理人員，其次要在相關(guān)部門設(shè)置兼職檔案管理人員。在業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)方面，要加強對教學檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，多舉辦一些檔案材料的整理、檔案的存放、現(xiàn)代化管理等檔案專業(yè)培訓。同時，學校應(yīng)創(chuàng)造條件，為教學檔案管理人員有更多機會去參加學術(shù)交流、研討等活動，以擴大知識面，開闊視野，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4、加強檔案管理的信息化建設(shè)。隨著招生規(guī)模的擴大，教學檔案內(nèi)容的完善，檔案材料數(shù)量逐年增加。高職教育教學檔案管理人員應(yīng)大膽探索，積極引用現(xiàn)代化管理手段，不斷加強教學類檔案管理。一是實現(xiàn)電子化管理，高職教育單位應(yīng)積極購買或者開發(fā)教學檔案管理軟件，把教學檔案管理從落后的手工操作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化管理。將紙質(zhì)檔案內(nèi)容通過現(xiàn)代信息化設(shè)備（ 如計算機、高速掃描儀等） 進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，既能減輕檔案材料收集、整理的工作強度，又能充分利用計算機對檔案信息進行自動化處理，便于利用者查閱利用。二是加強檔案信息資源的集中管理，在軟硬件方面標準化，實現(xiàn)檔案資源的集成與共享，從而更加快速、系統(tǒng)、全面、準確地為提供每個利用者提供檔案材料。

高職教育單位教學檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，要在人力資源、設(shè)備、制度、管理等各個方面進行有效配合才能做好這個工作。才能為高職教育管理層的決策提供支持，充分發(fā)揮其在人才選拔、錄用中的作用，從而促進高職教育事業(yè)的快速發(fā)展。

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