監(jiān)理企業(yè)信息化實踐及經(jīng)驗探索

雷 凡，鄭子生

（廣州軌道交通建設(shè)監(jiān)理有限公司， 廣東 廣州 510000）

0 引 言

隨著全國各地軌道交通建設(shè)市場的迅猛發(fā)展，廣州軌道交通建設(shè)監(jiān)理有限公司(以下簡稱為“監(jiān)理公司”)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域從地鐵土建監(jiān)理拓展到房建、地鐵機(jī)電及裝修、鋪軌、電力隧道、車輛監(jiān)造、項目管理、工程咨詢、地鐵保護(hù)監(jiān)控、招投標(biāo)代理以及車輛監(jiān)造、項目管理、招標(biāo)代理等軌道交通建設(shè)各專業(yè)領(lǐng)域。工程項目管理的日益復(fù)雜化、大型化的發(fā)展趨勢，使項目信息的交流與傳遞日趨頻繁。僅依靠傳統(tǒng)的信息管理模式及手段，已不能滿足監(jiān)理生產(chǎn)管理的需要。

1 監(jiān)理企業(yè)信息化建設(shè)背景及指導(dǎo)思想

1.1 背 景

1988 年我國頒布法規(guī)正式實施建設(shè)工程監(jiān)理制，工程監(jiān)理企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生。近年來，我國工程建設(shè)進(jìn)入了一個高速發(fā)展的階段，工程監(jiān)理企業(yè)在其中也起著越來越重要的作用。根據(jù)統(tǒng)計資料，2012 年末，全國工程監(jiān)理企業(yè)超過 6 600家，工程監(jiān)理企業(yè)從業(yè)人員 822 042 人，與上年相比增長7.67%；2012 年工程監(jiān)理企業(yè)承攬合同額 1 826.15 億元，與上年相比增長 28.43%。隨著進(jìn)入信息科學(xué)技術(shù)時代，我國政府積極推動建設(shè)企業(yè)信息化。工程監(jiān)理企業(yè)在自身的發(fā)展中也逐漸認(rèn)識到，信息化建設(shè)是實現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化管理、增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵因素，是企業(yè)“做大、做強(qiáng)”的必由之路。

盡管有部分監(jiān)理企業(yè)認(rèn)識到了信息化的實施給企業(yè)帶來的好處，但是具體實施還停留在規(guī)劃階段。根據(jù)調(diào)查了解，盡管目前我國部分工程監(jiān)理企業(yè)已布設(shè)自己的信息化架構(gòu)，實現(xiàn)了部分的自動化辦公應(yīng)用，但還沒有能滿足監(jiān)理企業(yè)管理與項目管理相結(jié)合的一體化綜合信息管理平臺。

1.2 指導(dǎo)思想

根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的要求，依托信息技術(shù)進(jìn)步和監(jiān)理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化方面的基礎(chǔ)建設(shè)成果，按照“規(guī)劃為先、分期建設(shè)、試點實施、統(tǒng)一推廣”的工作思路，研究建立涵蓋監(jiān)理公司企業(yè)管理及各專業(yè)生產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)存儲、交換、管理機(jī)制，開發(fā)符合各地域、各專業(yè)管理需要的應(yīng)用軟件系統(tǒng)；建立適合于工程建設(shè)分工體系的綜合性服務(wù)平臺，構(gòu)建一個互連互通、資源充分共享的工程管理環(huán)境；建立監(jiān)理公司信息服務(wù)系統(tǒng)及決策支持系統(tǒng)，推動信息化成果的深化應(yīng)用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，從而提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和核心競爭力。

監(jiān)理企業(yè)信息化的主要目標(biāo)是：致力于建立多功能、多模塊、多系統(tǒng)整合的綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，以提高業(yè)務(wù)處理效率，滿足企業(yè)管理及生產(chǎn)需要，支撐標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理需要，提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展。

2 信息化實施

2.1 信息化規(guī)劃

監(jiān)理公司 2010 年啟動 IT 規(guī)劃編制工作。此次規(guī)劃遵循企業(yè)信息化規(guī)劃方法論，及時成立信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組；圍繞業(yè)務(wù)戰(zhàn)略，梳理業(yè)務(wù)流程，對業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分析；借鑒其他行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗，系統(tǒng)性地設(shè)計信息化建設(shè)藍(lán)圖，識別建設(shè)目標(biāo)；并制定實施策略與實施計劃，完成了《2011～2015 年信息化戰(zhàn)略規(guī)劃報告》。通過全員整體調(diào)研，系統(tǒng)地設(shè)計監(jiān)理公司信息系統(tǒng)的信息化藍(lán)圖(見圖 1)，對系統(tǒng)主要功能、結(jié)構(gòu)模塊、建設(shè)計劃、建設(shè)周期以及系統(tǒng)要求進(jìn)行細(xì)致的描述。

圖1 監(jiān)理公司應(yīng)用架構(gòu)藍(lán)圖

2.2 系統(tǒng)建設(shè)

根據(jù)信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，2012 年 8 月，監(jiān)理公司啟動了監(jiān)理企業(yè)綜合業(yè)務(wù)管理平臺開發(fā)項目。與常規(guī)的信息化建設(shè)類似，包括網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)建設(shè)、企業(yè)管理模塊的建設(shè)和項目管理模塊的建設(shè)。

2.2.1 網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)建設(shè)

根據(jù)系統(tǒng)使用特點，系統(tǒng)平臺主要運(yùn)行在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。外部項目部用戶通過虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN，Virtual Private Network)進(jìn)行訪問。由于項目工地分散的特點，引入 VPN，提供了一種通過公用網(wǎng)絡(luò)安全地對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問的連接方式。采用這種網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，通過 VPN 的授權(quán)和加密機(jī)制，外部用戶相當(dāng)于需經(jīng)過多層的驗證才能訪問系統(tǒng)；同時，進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，可以有效防止外部的攻擊，保證數(shù)據(jù)的完整性，從而提高系統(tǒng)的安全性。網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)見圖 2。

2.2.2 信息系統(tǒng)建設(shè)

圖2 網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)圖

在規(guī)劃為先的前提下，在項目實施過程中實施更為全面的調(diào)研。職能模塊精確到各環(huán)節(jié)，收集各類審批圖表；根據(jù)企業(yè)制度，確定每一個審批流程；根據(jù)職能業(yè)務(wù)需要，收集模塊設(shè)計的意見或建議。在生產(chǎn)模塊，了解業(yè)務(wù)分工及授權(quán)，收集監(jiān)理業(yè)務(wù)的主要環(huán)節(jié)、主要節(jié)點和工序的業(yè)務(wù)模版，并進(jìn)行全面的分析、整理和分類，根據(jù)監(jiān)理規(guī)范制訂工序作業(yè)指導(dǎo)。由于監(jiān)理公司專業(yè)領(lǐng)域多，按照成熟一個建設(shè)一個的步驟，分期分批推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。

企業(yè)管理及制度建設(shè)的水平是企業(yè)管理模塊建設(shè)的基礎(chǔ)，必須結(jié)合企業(yè)運(yùn)行的實際情況進(jìn)行信息化建設(shè)。一是業(yè)務(wù)流程調(diào)研。根據(jù)企業(yè)相關(guān)管理制度，對相關(guān)職能部門所有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理。二是進(jìn)行節(jié)點、功能表單分析。主要對重點業(yè)務(wù)辦理的關(guān)鍵要素及相關(guān)審批、撤回等節(jié)點進(jìn)行分析。三是理清相關(guān)業(yè)務(wù)子流程的數(shù)據(jù)統(tǒng)計及分析功能方面的要求。四是進(jìn)行優(yōu)化整合，以“常用、量大”為標(biāo)準(zhǔn)，對所有職能業(yè)務(wù)流程進(jìn)行統(tǒng)一的歸整，重點流程先行建設(shè)，次要流程隨后建設(shè)。企業(yè)管理模塊結(jié)構(gòu)，見圖 3。

圖3 企業(yè)管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖

項目監(jiān)理的工作可歸納為“三控三管一協(xié)調(diào)”，即質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制、安全管理、合同管理、信息管理以及組織協(xié)調(diào)。項目監(jiān)理的各方面工作是相互聯(lián)系的，應(yīng)實現(xiàn)在一個信息化平臺下信息的共享。同時，由于監(jiān)理業(yè)務(wù)專業(yè)諸多，且各地業(yè)主的管理標(biāo)準(zhǔn)、要求、流程多有差異，在建設(shè)開發(fā)生產(chǎn)專業(yè)管理模塊時，必須考慮業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性及各地業(yè)主管理要求的個性化需求。主要分為調(diào)研、分析、歸整等主要步驟：調(diào)研時主要結(jié)合各專業(yè)特點，詳實了解各專業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程及工序、要求、規(guī)范等；分析時不以某地區(qū)單一項目為依據(jù)，而是要考慮國家規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)方面的要求；歸整時分析出各地現(xiàn)場管理的異同點；建設(shè)時在主要子模塊實現(xiàn)個性化的需求，即實現(xiàn)項目主要工序、業(yè)務(wù)流程的靈活增減或調(diào)整。項目管理模塊結(jié)構(gòu)，見圖 4。

2.2.3 一體化平臺建設(shè)

企業(yè)管理模塊和項目管理模塊是監(jiān)理公司信息化不可或缺兩個部分，通過建立一個一體化信息平臺，實現(xiàn)兩者信息的聯(lián)系和共享，完成系統(tǒng)的整合，構(gòu)建一個完整的監(jiān)理企業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。監(jiān)理企業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺構(gòu)建模型，如圖5。

3 系統(tǒng)應(yīng)用推廣

建設(shè)系統(tǒng)不易，推廣系統(tǒng)更難。要想讓信息化建設(shè)見到成效，企業(yè)既要依托系統(tǒng)提供商做好實施交付，更要在內(nèi)部做好推廣和應(yīng)用。這二者缺一不可，可謂“剛?cè)岵?jì)”。

自 2014 年 2 月，監(jiān)理企業(yè)綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，支撐了監(jiān)理公司近 90 個審批流程的電子化。經(jīng)營、人力、財務(wù)、行政、協(xié)同辦公、黨群、地保等 7 個模塊歷史數(shù)據(jù)的存檔，近 100 個在建項目的現(xiàn)場管理信息化。在多模塊業(yè)務(wù)同時啟用系統(tǒng)的時候，信息化領(lǐng)導(dǎo)小組結(jié)合系統(tǒng)特點，確定了“試點實施，統(tǒng)一推廣”的推廣原則。以試點部門、項目部先行推廣的方式，保證應(yīng)用過程中及時優(yōu)化系統(tǒng)；在系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定之后，再正式全面進(jìn)行全司推廣。同時，制定公司層面的信息系統(tǒng)管理辦法，確定考核目標(biāo)并納入年度考核指標(biāo)，推動系統(tǒng)使用。

總的來說，應(yīng)用推廣要注意三個重點。首先，高層的支持是推廣成功的重要保證。信息化推廣工作通常表現(xiàn)為“一把手”工程。如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，有再好的推廣方法也會事倍功半。其次，務(wù)必將信息化推廣應(yīng)用提到日程高度上來，做好授權(quán)、分工以及資源配備等工作。這些都是做好后續(xù)推廣的重要保障。推廣工作相當(dāng)于在運(yùn)作一個項目。最后，制定信息系統(tǒng)管理制度是系統(tǒng)推廣的基石。只有建立了相配套的考核制度，才能保證用戶的積極性，形成工作習(xí)慣。

圖4 項目管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖

圖5 監(jiān)理企業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)平臺構(gòu)建模型

4 經(jīng)驗總結(jié)及展望

通過監(jiān)理公司的實踐經(jīng)驗，可以看到，企業(yè)的信息化建設(shè)是一個長期的過程，不可能一蹴而就。在企業(yè)定戰(zhàn)略的時候，要做好規(guī)劃，要想清楚未來要上什么系統(tǒng)、怎么分階段、如何去推廣應(yīng)用。能否更好地為企業(yè)服務(wù)，才是衡量信息系統(tǒng)成功與否的關(guān)鍵。

(1)科學(xué)組建團(tuán)隊。信息化建設(shè)是一項“一把手”工程。領(lǐng)導(dǎo)要審批建設(shè)計劃，周期性聽取進(jìn)展情況匯報；明確牽頭部門，其他部門協(xié)同配合并直接負(fù)責(zé)對應(yīng)專業(yè)模塊的功能開發(fā)。建立工作小組，小組成員涵蓋主要職能、生產(chǎn)管理部門熟悉業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的一線各層級員工。

(2)投入量力而行。應(yīng)結(jié)合企業(yè)財力狀況，分清輕重緩急，先易后難，力求實用，逐步推進(jìn)?？稍谇捌诮ㄔO(shè)中提高員工認(rèn)識、統(tǒng)一企業(yè)思想、整合團(tuán)隊力量、培養(yǎng)開發(fā)隊伍，為后續(xù)系統(tǒng)建設(shè)夯實基礎(chǔ)。切忌貪大求快、浪費(fèi)企業(yè)資源。

(3)系統(tǒng)建設(shè)制度先行。信息化建設(shè)需要成熟的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化運(yùn)行基礎(chǔ)，所有模塊、流程必須以企業(yè)各類制度為依托。通過梳理制度發(fā)現(xiàn)不足并及時健全，以滿足信息化建設(shè)的需要。

(4)系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化。監(jiān)理業(yè)務(wù)的不斷持續(xù)發(fā)展，會導(dǎo)致系統(tǒng)流程、節(jié)點設(shè)置、審批條件等發(fā)生變化，員工在使用過程中也會有新的創(chuàng)意或建議。持續(xù)對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，可確保系統(tǒng)開發(fā)與業(yè)務(wù)發(fā)展、應(yīng)用水平提升同步。

(5)擴(kuò)展功能適度超前。建設(shè)前瞻性的系統(tǒng)架構(gòu)，預(yù)留接口可為后續(xù)系統(tǒng)開發(fā)、拓展功能提供系統(tǒng)基礎(chǔ)，防止日后重復(fù)投資。條件成熟時可實現(xiàn)與政府部門、業(yè)主以及施工單位等多方系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，降低一線員工的勞動強(qiáng)度。

5 結(jié) 語

目前，監(jiān)理企業(yè)的信息化建設(shè)方興未艾，正處于蓬勃發(fā)展階段，需要監(jiān)理行業(yè)全體成員資源互補(bǔ)、共同努力、共同進(jìn)步。信息化建設(shè)任重道遠(yuǎn)、永無止境，將隨監(jiān)理業(yè)務(wù)的發(fā)展不斷得到持續(xù)健全和完善，等待我們在實踐中努力探索信息化建設(shè)的新方法、新途徑，為全面提高監(jiān)理業(yè)務(wù)科研含量，提升監(jiān)理業(yè)務(wù)能力和行業(yè)影響力而不斷進(jìn)取。

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