信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理研究

王 潔

（杭州市兒童福利院，浙江 杭州 310030）

隨著信息社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)人工收集和整理人事檔案的方式效率低下，難以適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案管理需求。為了滿足事業(yè)單位人事檔案管理需求，人事檔案管理工作需要由傳統(tǒng)實(shí)體保管向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變，需要推動(dòng)人事檔案數(shù)字化管理，以提升檔案信息的精準(zhǔn)性和安全性。為此，本文主要探討信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作，以便提升管理質(zhì)量，為事業(yè)單位發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

1 信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理的概述

事業(yè)單位人事檔案信息化管理主要是指利用信息化技術(shù)提升福利院人事檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)降低管理成本，提升管理效率。信息化管理的本質(zhì)是將事業(yè)單位的人事檔案由傳統(tǒng)線下實(shí)體保管變成線上數(shù)字化保管，以自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化形態(tài)高效率的完成數(shù)據(jù)管理，提升人事檔案管理效率。為了提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化質(zhì)量，事業(yè)單位需要加強(qiáng)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建事業(yè)單位人事檔案管理平臺(tái)，同時(shí)創(chuàng)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以提升數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量。

2 信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀問題

第一，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在建設(shè)事業(yè)單位人事檔案之時(shí)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)的重要基石，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將會(huì)導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)無章可循，影響人事檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性和有效性。人事檔案信息化建設(shè)是一個(gè)分階段推進(jìn)的過程，人事檔案信息化建設(shè)需要根據(jù)事業(yè)單位自身狀況有序推進(jìn)，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃將導(dǎo)致各個(gè)環(huán)節(jié)之間缺乏有效銜接，從而導(dǎo)致信息化建設(shè)只是表面信息化建設(shè)，信息化建設(shè)的實(shí)際應(yīng)用效果并不理想。

第二，軟件設(shè)施和硬件技術(shù)相對落后。在推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)過程之中，事業(yè)單位存在著軟件設(shè)施不完善，同時(shí)也存在著硬件設(shè)施落后的情形。在硬件設(shè)施方面，事業(yè)單位的人事檔案信息化建設(shè)并沒有納入單位整體信息化建設(shè)的規(guī)劃之中，信息化建設(shè)只是簡單的購買了一些計(jì)算機(jī)設(shè)備，缺乏智能化和數(shù)據(jù)化編程，只是簡單的人員錄入管理，信息化水平非常低，信息化建設(shè)投入力度不足。在軟件方面，事業(yè)單位軟件功能單一，僅僅只能完成簡單數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)相對落后，無法滿足信息化背景下人事檔案管理需要。

第三，缺乏強(qiáng)有力的理論支撐。在推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位缺乏理論支撐。目前，事業(yè)單位人事檔案管理工作只是簡單的信息收集工作，事業(yè)單位并沒有針對人事檔案管理設(shè)置一套行之有效的理論體系，導(dǎo)致人事檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的指導(dǎo)思想，影響事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

3 信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理存在問題的原因

第一，缺乏統(tǒng)籌安排。事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要領(lǐng)導(dǎo)與員工共同參與其中，做好資金保障及人員配置，這些都離不開強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。但是，事業(yè)單位在推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)過程中領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制不完善，例如沒有形成強(qiáng)有力的推動(dòng)與反饋機(jī)制，缺乏科學(xué)有效的信息化建設(shè)規(guī)劃，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量不高。目前，事業(yè)單位工作重心任務(wù)是為全心全意為社會(huì)服務(wù)方面，對于人事檔案信息化建設(shè)仍需要做好持續(xù)關(guān)注和有力推動(dòng)，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)始終得不到充足的經(jīng)費(fèi)支持，也缺乏統(tǒng)一規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)，最終影響人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

第二，投入不足。充足的經(jīng)費(fèi)是確保人事檔案信息化建設(shè)得以推進(jìn)的有效保障，但是由于各種因素的影響，事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)很難獲得充足經(jīng)費(fèi)。在事業(yè)單位看來，信息化建設(shè)投入并不能夠直接提升事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)也無法為事業(yè)單位帶來明顯的效益。因此，事業(yè)單位對人事檔案信息化建設(shè)投入積極性并不高，無論是軟件投入還是硬件投入都相對較低，最終導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)滯后。

第三，觀念落后。目前，事業(yè)單位并不重視人事檔案信息化建設(shè)，在思想上和行動(dòng)上都沒有關(guān)注人事檔案信息化建設(shè)工作，很多工作人員認(rèn)為人事檔案信息化建設(shè)與自身無關(guān)，導(dǎo)致很多工作人員的觀念思想非常落后。在事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)看來，人事檔案信息化建設(shè)并不能給自身政績提供幫助，因此人事檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)出邊緣化態(tài)勢。正是由于思想觀念落后，人事檔案信息化建設(shè)一拖再拖，根本得不到充足的資源與支撐，最終導(dǎo)致福利院人事檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。

4 信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理建議

為了提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，本文認(rèn)為事業(yè)單位可以采取以下幾方面措施。

第一，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。為了有序推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理，事業(yè)單位需要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，需要為人事檔案信息化建設(shè)設(shè)置專門的工作小組，可以由事業(yè)單位的副院長作為組長，由工作人員作為具體辦事人員，可以設(shè)置專門的信息化建設(shè)小組，以提升福利院人事檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作。為此，事業(yè)單位可以在社會(huì)上招聘專業(yè)的人事檔案管理人才，同時(shí)還可以招聘一些信息化建設(shè)人才，通過人力資源夯實(shí)組織領(lǐng)導(dǎo)管理質(zhì)量，以提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

第二，加大投入力度。在推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)過程之中，事業(yè)單位需要獲得國家財(cái)政支撐，從而加大投入力度，為此事業(yè)單位可以專門設(shè)置信息化建設(shè)資金，通過?？顚Ｓ脼槿耸聶n案信息化建設(shè)提供物質(zhì)支持。例如，在購買硬件設(shè)施和完善軟件設(shè)施之時(shí)，事業(yè)單位可以聘請人事檔案管理信息化專家為其量身定做管理系統(tǒng)，同時(shí)還可以咨詢專家的意見，購買相應(yīng)的硬件設(shè)施，以提升事業(yè)單位人事檔案，信息化建設(shè)的質(zhì)量。

第三，改變陳舊的思想理念。為了提高事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)水平，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工都必須轉(zhuǎn)變思想，樹立起信息化意識(shí)，同時(shí)還需要認(rèn)可人事檔案信息化建設(shè)與福利院工作之間的聯(lián)系，加強(qiáng)信息化建設(shè)就是為社會(huì)謀福利，只有樹立了這種觀念思想才能夠真正轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的落后思維，使事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部和職工真正重視和推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。例如，事業(yè)單位可以加強(qiáng)專人管理，增加人事檔案管理人員的事業(yè)編制，同時(shí)加強(qiáng)考核力度，以督促工作人員做好檔案管理工作。

5 結(jié)語

綜上所述，為了加強(qiáng)信息化背景下事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量，福利院需要加強(qiáng)統(tǒng)籌安排，同時(shí)還需要加強(qiáng)投入力度，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)的落后思想，以推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)上一個(gè)新臺(tái)階。