目前我國高校檔案管理工作問題分析及解決路徑

宋 陽

(濰坊護(hù)理職業(yè)學(xué)院，山東 青州 262500)

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷快速發(fā)展，高等院校辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，整體管理水平得以提升。辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大及教育資源的豐富，給高校檔案管理等相關(guān)工作帶來了挑戰(zhàn)。今天的高校檔案管理工作應(yīng)及時(shí)把握高校檔案建設(shè)具有的基本特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)律，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，改變以往的固有思維，面對新常態(tài)，迎接新挑戰(zhàn)。下面筆者在分析目前我國高校檔案管理工作的重要性及存在的問題基礎(chǔ)上，提出改革我國高校檔案管理工作的有效路徑。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的主要問題分析

高校檔案管理工作的重要性主要表現(xiàn)為高校檔案是學(xué)校歷史發(fā)展的縮影，具有珍貴的歷史文化價(jià)值。高校本身就是知識(shí)的化身，是教書育人的園地，它承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)發(fā)展、文化傳承創(chuàng)新四大職能。高校在長期發(fā)展積淀過程中，積累了大量豐富的檔案信息資源，這些檔案資料成為記錄高校歷史發(fā)展軌跡的寶庫，其文化歷史價(jià)值不可估量。因此，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，高校檔案管理工作應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，充分利用互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，能夠讓檔案提取和開發(fā)利用更加便利，滿足高校發(fā)展對檔案管理的內(nèi)在需求，以適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

目前，我國高校檔案管理工作中存在的主要問題有:

(一)對高校檔案管理工作重視不夠

如今，部分高校指導(dǎo)思想落后于時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作仍然沿用以往的管理方式，工作重點(diǎn)依然維持于對各種檔案信息的收集、查閱、管理，卻忽視了對檔案信息資源的開發(fā)，這會(huì)直接導(dǎo)致部分具有較高價(jià)值的檔案資料無法真正發(fā)揮自身的價(jià)值。有些珍貴的檔案一直躺在庫房里“睡大覺”，其價(jià)值得不到挖掘，無形中造成了資源的浪費(fèi)。如何讓這些珍貴的檔案資料在新的歷史條件下發(fā)揮作用，將是值得每個(gè)高校檔案管理工作者思考的問題。

(二)專業(yè)檔案管理人員缺少，水平不高

部分高校在檔案管理工作中面臨著人才的匱乏。由于個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識(shí)上存在偏差，導(dǎo)致不注重對檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。在以確保教學(xué)科研第一的前提下，忽視作為高校必不可少的一環(huán)的檔案工作，在檔案人員的配備上沒有遠(yuǎn)見，以為檔案工作是人人都可以干的，檔案工作就是單純的行政工作，于是把一些不具有檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和能力甚至是不適合從事檔案工作的人員安排到檔案管理的崗位上，造成了檔案工作創(chuàng)新發(fā)展不足的現(xiàn)狀。從事檔案工作的人員中，高等院校檔案專業(yè)學(xué)歷教育的人員所占比例不大，從其他專業(yè)轉(zhuǎn)入的人員居多，由于沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案專業(yè)知識(shí)，對檔案的領(lǐng)悟性差、職業(yè)熱情低、業(yè)務(wù)熟練程度不夠，多數(shù)檔案人員的專業(yè)知識(shí)都是在實(shí)踐中獲得的。在實(shí)際工作中，也存在著重使用、輕培養(yǎng)的現(xiàn)象，對檔案人員的培訓(xùn)力度不大，檔案人員的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)很少，且其培訓(xùn)條件與一線教學(xué)人員在外出進(jìn)修學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的條件方面相差懸殊。由于缺乏專業(yè)的知識(shí)技能，沒有建立一支較高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致在檔案管理工作中管理水平不高。

(三)高校檔案館設(shè)施不夠完備

高校應(yīng)將檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要任務(wù)，使高校檔案館能夠更好地為學(xué)校的教學(xué)管理與科研服務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。目前，部分高校對于檔案館相應(yīng)的建設(shè)工作重視不夠，缺乏一定的資金支持，使用的各種設(shè)施設(shè)備無法進(jìn)行及時(shí)更新，硬件設(shè)施落后，這直接阻礙了高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

高校檔案館或校史館，是高校自身歷史的寶藏，是凝聚著一代創(chuàng)業(yè)者和建設(shè)者無數(shù)心血的歷史的真實(shí)記載。但是在高校檔案館的建設(shè)上，存在著一些偏見。有的領(lǐng)導(dǎo)簡單地認(rèn)為找上幾間房子，設(shè)上一個(gè)校史館就可以了。其實(shí)，我們沒必要追求檔案館的高檔和氣派，但是必要的外觀設(shè)計(jì)和規(guī)模還是要講究的。這是高校文化建設(shè)的一部分，是代表著一所高校形象的建筑。我們可以講勤儉節(jié)約，杜絕鋪張浪費(fèi)，但必要的景觀設(shè)計(jì)還是要有的。

二、解決我國高校檔案管理工作存在問題的路徑分析

高校檔案管理工作屬于一項(xiàng)系統(tǒng)的綜合工程，包含了高校內(nèi)部的人事管理、教學(xué)文件以及財(cái)務(wù)、學(xué)生學(xué)籍等各個(gè)方面的相應(yīng)工作，可以說是記錄了高校發(fā)展進(jìn)步的整個(gè)過程。針對高校內(nèi)部的檔案管理工作重視程度不夠、人員配備不專業(yè)、有的學(xué)校檔案館場地有名無實(shí)的現(xiàn)狀，筆者提出如下解決我國高校檔案管理工作存在問題的路徑。

(一)解放思想，更新觀念，讓高校檔案管理工作邁上科學(xué)發(fā)展的軌道

人的思想觀念的創(chuàng)新是開展好工作的基礎(chǔ)和前提。在高校檔案管理工作中，如果沒有創(chuàng)新意識(shí)，繼續(xù)抱殘守缺，故步自封于傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理思路，則無從談起檔案事業(yè)的興盛和高校文化的繁榮。所以，高校檔案工作者要解放思想，更新觀念，樹立現(xiàn)代化的管理理念，積極適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化的需要，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作中重存檔輕利用的思想，加強(qiáng)檔案的信息化和開發(fā)利用意識(shí)，促進(jìn)高校檔案工作的健康發(fā)展。這就要求檔案管理工作者做好兩個(gè)意識(shí)的轉(zhuǎn)化:

一是檔案的信息化轉(zhuǎn)化意識(shí)。即要有計(jì)劃、有步驟地把檔案庫中的各種有價(jià)值的信息系統(tǒng)規(guī)范地整理出來，變成更直接、更有可操作性的信息，從而發(fā)揮檔案的信息作用。

二是檔案的開發(fā)利用意識(shí)。高校檔案內(nèi)容繁多，精彩豐富，需要在新的時(shí)代煥發(fā)出新光彩。如何有效地利用高校檔案，以體現(xiàn)其特有的文化和史料價(jià)值，是擺在我們面前的一個(gè)新的課題。因此，我們必須摒棄檔案管理上舊有的思維模式和工作定式，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的開發(fā)意識(shí)和效率意識(shí)，積極創(chuàng)新，主動(dòng)作為，充分發(fā)揮高校檔案資源自身的固有價(jià)值。

(二)建設(shè)一支適應(yīng)高校事業(yè)發(fā)展的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍

高校文化的繁榮，離不開高校檔案管理工作的有力支撐。要促進(jìn)高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，人的因素將起到至關(guān)重要的作用。檔案管理者是檔案事業(yè)的決策者，同時(shí)也是檔案工作的具體執(zhí)行者。他們的基本素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和敬業(yè)精神，決定了高校檔案工作的開展方向和管理水平。在信息爆炸時(shí)代，科技發(fā)展日新月異，高校的檔案工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，作為一名高校檔案工作者，更要順應(yīng)時(shí)代的腳步，與時(shí)俱進(jìn)，滿足公眾和社會(huì)的需求，引領(lǐng)檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)檔、文化強(qiáng)校的目標(biāo)，采取多種途徑，有計(jì)劃、有目標(biāo)地培養(yǎng)高素質(zhì)的高校檔案專業(yè)人才，建設(shè)一支高素質(zhì)、復(fù)合型、專業(yè)化的檔案人才隊(duì)伍，為高校的檔案工作和文化事業(yè)的健康發(fā)展提供一流的人才保障。

1.定期或不定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓培訓(xùn)常態(tài)化

檔案教育是人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)，也是人才建設(shè)的重要途徑。因此，要抓好檔案人才的在職教育工作，以在職培訓(xùn)為基礎(chǔ)，定期組織專題培訓(xùn)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)研討活動(dòng)，讓培訓(xùn)常態(tài)化，使每一名高校檔案工作者都能有機(jī)會(huì)接觸到最新檔案理論，最新檔案工作成果，及時(shí)了解檔案事業(yè)的新動(dòng)向，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，主動(dòng)提升業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)高校事業(yè)蓬勃發(fā)展的需要，適應(yīng)高校檔案工作現(xiàn)代化的需要。通過全方位、多渠道的培訓(xùn)體系建設(shè)，確保檔案教育培訓(xùn)切實(shí)取得成效。

2.要完善人才競爭激勵(lì)機(jī)制

高校要樹立引進(jìn)并重用高層次檔案人才的意識(shí)，積極推薦專家型人才、創(chuàng)新型人才和優(yōu)秀人才，以點(diǎn)帶面，促進(jìn)高校檔案管理水平不斷提高。在條件合適的情況下，積極引入高水平的檔案專業(yè)人才，以充實(shí)高校檔案人才隊(duì)伍，要加大對人才工作的投入，為人才引進(jìn)、交流提供便利條件。要為檔案工作者創(chuàng)造干事創(chuàng)業(yè)的平臺(tái)。進(jìn)一步健全競爭上崗機(jī)制，給每個(gè)檔案人員的成長和進(jìn)步創(chuàng)造條件;在職稱崗位設(shè)置上，高校主要領(lǐng)導(dǎo)要從大局著眼，科學(xué)謀劃，尤其在檔案正高崗位的級別設(shè)置上，要積極與有關(guān)部門溝通，盡力做到檔案管理崗位與教育系列崗位的級別相同，為檔案工作者個(gè)人發(fā)展創(chuàng)造公平的條件和成長的空間。

3.加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)

檔案人才培養(yǎng)，不可忽略其職業(yè)道德的教育。我們要做好對檔案管理人員職業(yè)道德三個(gè)方面的培養(yǎng):一是培養(yǎng)其敬業(yè)精神。只有對工作的高度熱愛和無私奉獻(xiàn)，才能產(chǎn)生平凡崗位的不平凡業(yè)績。要求每一名檔案工作者都要對事業(yè)執(zhí)著，積極思考，大膽開拓，遇難而上，不斷探索。二是培養(yǎng)其獨(dú)立思考的習(xí)慣。要按照工作規(guī)律辦事，但不可拘泥于傳統(tǒng)的觀念和工作模式，在熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的基礎(chǔ)上，要勇于挑戰(zhàn)舊的思維和傳統(tǒng)觀念，善于發(fā)現(xiàn)問題，提出新的解決思路，不滿足于從前和現(xiàn)在，在檔案業(yè)務(wù)上要勇于創(chuàng)新，勇于突破，勇于變革。三是培養(yǎng)其求真務(wù)實(shí)的精神。在新形勢下，不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)檔案管理理論，把握高校工作和高校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，求實(shí)創(chuàng)新，尤其在當(dāng)前高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用條件下，如何更好地服務(wù)于公眾，取信于社會(huì)，更需要不斷學(xué)習(xí)和研究。

(三)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化建設(shè)

首先，及時(shí)配備各種信息管理相應(yīng)的硬件設(shè)施，做到硬件要“硬”，確保信息化條件下檔案工作的順利開展。在硬件設(shè)施的配備上，不可有短視行為，而是在科學(xué)規(guī)劃和論證的基礎(chǔ)上，加大資金投入，根據(jù)工作實(shí)際需要，及時(shí)配備高質(zhì)量的辦公設(shè)備，改善檔案工作者的現(xiàn)代化辦公條件。

其次，要探索適用于高校檔案管理系統(tǒng)的軟件建設(shè)，提升高校檔案管理的信息化水平。建立完善的高校檔案管理系統(tǒng)，將有利于高校檔案的收集整理、開發(fā)利用等相關(guān)工作的開展。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的第一步是建立資源數(shù)據(jù)庫，在達(dá)到一定的數(shù)據(jù)規(guī)?；A(chǔ)上，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，從而使館藏信息的檢索、利用更加科學(xué)，將促進(jìn)檔案服務(wù)水平、服務(wù)能力的提高。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)檔案管理、服務(wù)的信息化水平，以網(wǎng)上檔案室為特色平臺(tái)，加大檔案信息的開發(fā)力度，以此為契機(jī)，進(jìn)一步探索檔案的信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定大家共同認(rèn)可和遵循的標(biāo)準(zhǔn)化制度，如網(wǎng)絡(luò)通信和數(shù)據(jù)庫、文獻(xiàn)標(biāo)注、機(jī)讀格式等標(biāo)準(zhǔn)，建立起標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。利用管理信息可壓縮性的特點(diǎn)，在檔案輸出系統(tǒng)的大系統(tǒng)里建立專題檢索的子系統(tǒng)，作為與社會(huì)對接的服務(wù)手段，讓專題檢索成為可能，建立這一子系統(tǒng)的過程也是將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為資產(chǎn)的過程。檔案信息將會(huì)因?yàn)檫@一過程而使社會(huì)廣泛使用，從而實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

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