高校照片檔案的管理現(xiàn)狀及對策

摘要：高校照片檔案是指在高?；顒?dòng)中直接形成的以靜止攝影影像形式存在，有保存價(jià)值的歷史記錄。傳統(tǒng)的照片檔案和新型的數(shù)碼照片檔案都是高校檔案的重要組成部分，作為高校檔案的重要檔案信息資源，不論是傳統(tǒng)的還是新型的照片檔案的規(guī)范管理都應(yīng)該提上議事日程。從高校照片檔案管理存在的問題入手，探討了照片檔案管理的有效途徑。

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1674-9200（2015）05-0108-04

收稿日期：2015-04-16

作者簡介：陳正嬌，文山學(xué)院辦公室館員。

一、高校照片檔案的定義、種類、特點(diǎn)

（一）高校照片檔案的定義

高校照片檔案指在高校教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像形式存在的，有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

（二）高校照片檔案的種類

1.按照片影像存儲材料，分為銀鹽感光材料照片、數(shù)碼照片。

2.按攝影的目的與表現(xiàn)方式，分為記錄照片檔案、藝術(shù)照片檔案。

（三）高校照片檔案的特點(diǎn)

1.形式、規(guī)格多樣。

2.時(shí)間、空間感強(qiáng)烈。

3.形意結(jié)合、形象逼真。

二、高校照片檔案管理存在的問題

（一）制度不健全

《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821—89）自1990年7月1日實(shí)施以來，為照片檔案的收集、整理、保管等過程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化起到了重要的作用，但卻忽略了照片的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等方面的規(guī)定。盡管之后對《照片檔案管理規(guī)范》有所修定，即現(xiàn)行的國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/ T11821-2002），但目前該規(guī)范僅適用于銀鹽感光材料照片檔案,即傳統(tǒng)的膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。但隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各式數(shù)碼相機(jī)被廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的膠片照片幾乎已被數(shù)碼照片取代，在數(shù)碼相機(jī)給各單位帶來便利的同時(shí)，其特殊性也給照片檔案的管理帶來了新的挑戰(zhàn)，而《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）并未涉及對數(shù)碼照片檔案的管理。缺少制度可依，數(shù)碼照片檔案的管理呈現(xiàn)無章可循，制度不健全的問題。

（二）安全性、完整性及真實(shí)性隱患

1．由于制度的不健全，多數(shù)部門的照片處于自由形成、自由處理的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一管理。許多珍貴的照片散落于各職能部門，許多人員對照片檔案沒有意識，甚至將照片視為己有，不愿意上交或者不妥善保管，以至照片被丟棄、遺失，直接影響了照片的安全；數(shù)碼照片存儲介質(zhì)的特殊性，也會直接因其存儲設(shè)備的故障影響數(shù)碼照片的安全；再有，不備份，利用與存儲都只用原始檔案，利用不當(dāng)使照片檔案丟失或損壞，或者備份了沒有異地保存，沒有定期檢查等現(xiàn)象的存在。

2．隨著數(shù)碼相機(jī)的廣泛使用，學(xué)校各職能部門在一次活動(dòng)中往往會形成幾十甚至上百張照片，學(xué)校檔案館（室）沒有及時(shí)和各部門交流溝通，各職能部門沒有及時(shí)刪除質(zhì)量不佳的相片，也未對具有代表性的照片補(bǔ)充文字說明，時(shí)間一長，隨著存儲照片數(shù)量的增多，拍攝者也無法補(bǔ)充齊全照片的各要素，這直接導(dǎo)致許多珍貴照片無法歸檔和利用，而完整的數(shù)碼照片檔案是由數(shù)碼照片、文字說明、EXIF信息構(gòu)成的。這三要素，只要其中一樣不真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)碼照片就無完整性可言，其再具有代表性，也無法歸檔并體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值。

3．?dāng)?shù)碼照片依賴于計(jì)算機(jī)、磁盤、硬盤等介質(zhì)存儲，對先進(jìn)介質(zhì)的依賴性也決定了其易更改性，數(shù)碼照片的元數(shù)據(jù)即文字說明和EXIF信息一旦被人為更改或被其他不定性因素如計(jì)算機(jī)病毒、各種軟件編輯器、軟硬件損壞等影響，照片的真實(shí)性就無法保障。

（三）存儲條件差，照片檔案壽命堪憂

傳統(tǒng)照片的制成材料是銀鹽和磁性介質(zhì)，數(shù)碼照片依賴計(jì)算機(jī)、磁盤、硬盤等介質(zhì)，相較紙質(zhì)檔案，照片檔案的保管條件更加嚴(yán)格，但許多院校庫房條件差，“八防”（防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜）工作無法達(dá)標(biāo)，甚至沒有專門的庫房，沒有專用的照片檔案設(shè)備，大量的照片檔案和紙質(zhì)檔案共存于文書檔案柜，時(shí)間一久，照片乳劑層中的化學(xué)物質(zhì)發(fā)生變化，照片顏色變黃，影像亦逐漸消退，照片檔案壽命嚴(yán)重折期。

（四）信息化建設(shè)步伐滯后

檔案信息化是信息時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和最佳便捷利用的必然發(fā)展趨勢，照片檔案的信息化亦如此。照片檔案的數(shù)字化是其信息化建設(shè)的第一步，然而，多數(shù)高校傳統(tǒng)的照片檔案仍然沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，以傳統(tǒng)的手工查找為主，但由于照片檔案的特殊性，目錄查找無法第一時(shí)間體現(xiàn)照片的內(nèi)容，查全率、查準(zhǔn)率低。數(shù)碼照片檔案無底片，以數(shù)字形式存儲，數(shù)量多，內(nèi)容繁雜，科學(xué)的數(shù)碼照片檔案管理軟件是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和信息化的必然選擇，與校園信息化建設(shè)密切關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案信息的匯集、內(nèi)容的提煉、分類、處理，以便更好地服務(wù)民生成為必然。但是，多數(shù)高校信息化建設(shè)步伐仍然相當(dāng)滯后。

（五）照片檔案編研工作發(fā)展遲緩

照片檔案編研，指的是以照片檔案為素材，按特定的主題和編研方式，將照片檔案通過加工做成成品，以便更好地利用與研究。目前有直接利用照片粘貼成冊、將照片復(fù)制粘貼并編輯制作成簡單的畫冊或者畫報(bào)、將照片編制成版直接印刷出精制畫冊等。不管以哪種類型編制，首先要確保照片檔案的完整性，即照片、底片、文字說明的完整，歷史照片要么沒底片，要么沒文字說明，完整性極差，且因照片保管條件等原因造成質(zhì)地差，圖像不清晰等問題，這都會阻礙照片檔案編研工作。照片檔案編研工作投入的人力、財(cái)力相較純文字的書籍和文章，成本相對較高，照片數(shù)量的繁雜，更是增加了篩選工作的難度。各高校在舉辦展覽、校園宣傳櫥窗、招生宣傳畫冊、年鑒等工作中都充分地利用了照片檔案，但以照片檔案為基礎(chǔ)的專題照片檔案編研工作仍然發(fā)展遲緩。

三、提高照片檔案管理的有效途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

1．各檔案館（室）要加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，并在實(shí)際工作中切實(shí)體現(xiàn)出《檔案法》所賦予檔案工作者的義務(wù)性、權(quán)利性、禁止性、職責(zé)性，依據(jù)這些規(guī)范建立健全高校的各種檔案規(guī)章制度，使檔案工作有法可依，有章可循。除了加強(qiáng)自身對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，各專職檔案工作者還要擔(dān)起培訓(xùn)各職能部門專兼職檔案人員對各檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)責(zé)任，盡量擴(kuò)大檔案法律法規(guī)的宣傳力度。

2．建立健全數(shù)碼照片歸檔制度

根據(jù)已有的《照片檔案管理規(guī)范》，不斷完善學(xué)校的照片檔案管理規(guī)范，并根據(jù)實(shí)際建立適用于各校的數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范，使照片檔案從歸檔范圍、收集方法、價(jià)值的鑒定、整理、歸檔到保管統(tǒng)計(jì)利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有標(biāo)準(zhǔn)可依，特別是數(shù)碼照片數(shù)量多，拍攝者多，形成于各職能部門，攝影者必須按規(guī)定定期向各單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案員移交，實(shí)行集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有；檔案工作人員鑒定照片時(shí)要把握主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)，并確保數(shù)碼照片的元數(shù)據(jù)齊全；堅(jiān)持移交不跨年原則，并在整理過程中，始終遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。

（二）庫房、設(shè)備保障

1．照片檔案庫房條件除了努力達(dá)到“八防”要求外，其他的各項(xiàng)指標(biāo)都應(yīng)符合JGJ25（檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范）的規(guī)定；管理人員在確保庫房的整齊、清潔的同時(shí)，要嚴(yán)格遵照庫房使用、存放規(guī)則，規(guī)范庫房管理，努力改變高校檔案庫房即保管室、儲藏室的混亂現(xiàn)狀。

2．工作人員必須保證底片、照片的貯存柜架的制作材料除了必不可燃、耐腐蝕外，其噴涂用料亦應(yīng)穩(wěn)定耐用。庫房管理要確保恒溫、恒濕，鑒定照片的貯存期限后，嚴(yán)格按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）中關(guān)于長期貯存、中期貯存的條件和要求保存照片檔案；同時(shí)，如果提供利用房間的溫度、濕度與庫房的溫度、濕度相差較大，為確保照片檔案在其提供利用前緩沖過渡，那么就很有必要設(shè)置緩沖間。

3．特殊照片、底片如幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張，再放入專用的檔案袋或檔案盒中；硝酸片基膠片會釋放出有害氣體，因此要單獨(dú)存放，并配備單獨(dú)的通風(fēng)系統(tǒng)；對于珍貴的、重要的、使用頻率高的底片必須進(jìn)行拷貝，并異地保存，提供利用拷貝片，盡量避免使用母片。

4．在貫徹執(zhí)行對照片、底片的抽樣檢查和全面檢查時(shí)，工作人員要根據(jù)照片檔案的實(shí)際，相對縮短檢查周期，隨時(shí)抽查照片檔案，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

（三）提高檔案人員及拍攝人員素質(zhì)

1．檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。學(xué)校建立檔案人員終身教育體制，不斷加強(qiáng)其繼續(xù)教育，通過培訓(xùn)、進(jìn)修、交流考察、自學(xué)等方式不斷擴(kuò)展其知識面，提升其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力，并定期對各專兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督。

2．?dāng)z影技術(shù)的提高。數(shù)碼照片的形成容易，產(chǎn)生量大，分散程度高，儲存依賴性強(qiáng)等特點(diǎn)決定了檔案工作者在照片檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作環(huán)節(jié)中工作量的增多。因此，凡是涉及拍照的人員，不管是檔案專業(yè)人員還是兼職人員，都應(yīng)該加強(qiáng)對攝影知識的學(xué)習(xí)，只有技術(shù)過硬，才能拍到有價(jià)值的可以保存利用的珍貴相片，做到少而精，盡量減輕后期照片的篩選、鑒定工作量，同時(shí)也是對學(xué)校發(fā)展過程中每一個(gè)歷史點(diǎn)最真實(shí)的的記錄，因此，學(xué)校攝影工作者攝影技術(shù)的提高勢在必行。

3．計(jì)算機(jī)運(yùn)用維修能力、圖片編輯軟件能力、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技術(shù)能力的提高。新時(shí)期的檔案工作人員，要確保照片檔案的安全性、完整性和真實(shí)性，在加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)的同時(shí)，要增強(qiáng)對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)學(xué)科知識的掌握力度，要能熟練地掌握計(jì)算機(jī)運(yùn)用維修技術(shù)、圖片編輯軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)技術(shù)。

（四）照片檔案的利用

充分發(fā)揮高校照片檔案的文化魅力，讓照片檔案在校園文化建設(shè)中體現(xiàn)其價(jià)值。學(xué)校可以通過把記錄學(xué)校地理概貌、校園建筑風(fēng)格、校園風(fēng)光、教學(xué)設(shè)施、標(biāo)志性實(shí)物、領(lǐng)導(dǎo)以及著名人物參加本?；蚺c本校有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片，學(xué)校組織的重要外事活動(dòng)照片，記錄學(xué)校教學(xué)科研的照片，學(xué)生活動(dòng)照片等重大事件及其他具有保存價(jià)值的各種反映高校主要職能活動(dòng)的照片合理地與學(xué)校的招生宣傳、校史陳列、展覽、年鑒等工作相結(jié)合，這些形象逼真、畫面豐富的照片生動(dòng)鮮活地承載著學(xué)校的歷史滄桑，在記載學(xué)校發(fā)展歷程的同時(shí)，又反映出學(xué)校發(fā)展過程中大的社會背景和人文環(huán)境、教風(fēng)、學(xué)風(fēng)，是學(xué)校物質(zhì)文明和精神文明不可或缺的演繹者，其原始性、真實(shí)性是宣傳教育最好的說服者，甚至其濃厚的文化底蘊(yùn)比文字更具說服力和感染力，因此，檔案工作者要充分利用照片檔案的文化傳承作用，讓其與校園文化建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)息息相扣，讓其在被利用中求發(fā)展，在發(fā)展中體現(xiàn)其價(jià)值。

（五）照片檔案工作與學(xué)校檔案信息化建設(shè)同步

基于數(shù)碼照片的激增和高校信息管理的發(fā)展趨勢，高校照片檔案的科學(xué)管理迫在眉睫。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將照片檔案的信息匯集，提煉其精華，正確科學(xué)地分類和處理，實(shí)現(xiàn)照片檔案信息資源的共享，以便更好地服務(wù)師生，是高校照片檔案信息化建設(shè)的最終目的。高校的照片檔案要想實(shí)現(xiàn)這一目的，必須和所對應(yīng)的相關(guān)的文字類檔案信息環(huán)環(huán)相扣，做到收集、分類、鑒定、歸檔的同步，并依賴學(xué)校的信息建設(shè)平臺實(shí)現(xiàn)其和檔案信息建設(shè)同發(fā)展共進(jìn)步的發(fā)展目標(biāo)。

（六）加強(qiáng)照片檔案編研工作力度

高校檔案工作者要緊緊抓住學(xué)校舉辦的各專題展覽、宣傳櫥窗、招生畫冊、年鑒等工作時(shí)機(jī)，積極爭取資金和人力，將能真實(shí)有效地反映學(xué)校歷史原貌的各照片檔案科學(xué)地、有機(jī)地、系統(tǒng)地再編研以達(dá)到更好的利用效果，充分體現(xiàn)照片檔案的價(jià)值。

The Current Situation and Countermeasure of the Management of Photo Archive of Universities

CHEN Zheng-jiao (School Offi ce,Wenshan University,Wenshan 663099,China)

Abstract:The photo archive of university is still photography image form and worth preserving records.Traditional and new digital photo archives are the important part of vniversity archives.The standard management of traditional or new photo archives are the important archival information resources of university photo archives,which should be put on the agenda.According to the problems of archive management,the paper explores the effective ways of photo archives.

Key word:university;Photo archive;management;countermeasure

（責(zé)任編輯　楊愛民）