關(guān)于高校評(píng)估檔案管理規(guī)范化的探索研究

楊艷紅

（赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

在高校開展教學(xué)評(píng)估不僅是政府職能部門管理方式上的創(chuàng)新，也是對(duì)高校辦學(xué)進(jìn)行規(guī)范管理的要求[1].因此為了更好的發(fā)揮評(píng)估檔案管理在教學(xué)評(píng)估中的重要作用，提高高校評(píng)估工作的效率，促進(jìn)評(píng)估過(guò)程的可靠性，需要高校轉(zhuǎn)變已有的檔案觀念以及管理制度，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè).

1 高校評(píng)估檔案及其范圍

1.1 上級(jí)機(jī)關(guān)的評(píng)估文件

這里所指的上級(jí)主要是國(guó)家教育部以及?。ㄗ灾螀^(qū)）教育廳，其評(píng)估文件則是指有關(guān)教學(xué)評(píng)估的政策性方針，以及對(duì)評(píng)估工作的批復(fù)和正式的評(píng)估結(jié)論，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校視察過(guò)程中的講話、會(huì)議資料也屬于上級(jí)機(jī)關(guān)評(píng)估文件的范疇.除此之外，校外的有關(guān)評(píng)估專家所形成的正式的錄音錄像等材料也可以被納入此行列.

1.2 評(píng)估專家組形成的指導(dǎo)文件

專家聽課，對(duì)教學(xué)環(huán)境、教學(xué)設(shè)備的實(shí)地考察，師生會(huì)議記錄以及課堂抽查過(guò)程中所形成的記錄材料都屬于專家組的評(píng)估指導(dǎo)文件，專家組根據(jù)這些記錄材料可以對(duì)評(píng)估結(jié)果形成初步的反饋意見，供上級(jí)機(jī)關(guān)參考[2].

1.3 本校有關(guān)評(píng)估工作的文件資料

本校的教學(xué)工作計(jì)劃、季度總結(jié)、請(qǐng)示建議、各種會(huì)議材料以及本校的自評(píng)總結(jié)等資料都屬于本校評(píng)估工作中的文件.本校根據(jù)評(píng)估工作制定的一系列規(guī)章制度以及關(guān)于評(píng)估工作的計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)支出等，也屬于本校的評(píng)估文件.

1.4 評(píng)估后有關(guān)教學(xué)整改的材料

高校在評(píng)估結(jié)束之后，要根據(jù)上級(jí)的工作指示和教育專家的意見進(jìn)行為期一年的整改工作，整改是評(píng)估工作結(jié)束之后的重要環(huán)節(jié)，是深化教育體制改革的重要手段.高校評(píng)估的最終目的是為了提高高校的辦學(xué)水平與教學(xué)質(zhì)量，因此廣大高校要對(duì)不符合評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)的整改，整改過(guò)程中所形成的整改方案需要向教育部評(píng)估中心報(bào)送，所以有關(guān)整改方案的評(píng)估材料也是評(píng)估檔案的重要組成部分[3].

2 高校評(píng)估檔案規(guī)范化管理的重要地位

我國(guó)高校普遍實(shí)行本科教學(xué)水平評(píng)估制度，這也是繼“211工程”之后教育領(lǐng)域的又一次重大教育改革.在高校開展教學(xué)評(píng)估不僅有利于進(jìn)一步明確教學(xué)理念，更有利于深化教育體制改革，保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量，提升高校的辦學(xué)水平和社會(huì)地位[4].因此高校評(píng)估作為一項(xiàng)重要的實(shí)踐活動(dòng)，需要不斷向著規(guī)范化的方向發(fā)展，廣大高校也要將這一過(guò)程中所產(chǎn)生的文件資料及時(shí)的轉(zhuǎn)化為檔案，因此加強(qiáng)高校評(píng)估檔案的規(guī)范化整理可以有效的促進(jìn)教學(xué)評(píng)估工作的順利開展.

2.1 保證評(píng)估工作的連續(xù)性

高校評(píng)估工作并不是一次性的評(píng)定工作，而是實(shí)行“五年一輪”的評(píng)估制度，這就意味著高校評(píng)估工作是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，不能使高校因?yàn)橐淮卧u(píng)估結(jié)果符合要求標(biāo)準(zhǔn)就放松教學(xué)管理.高校評(píng)估最主要的目的就是使未獲得優(yōu)秀的高校奮起直追，努力改變現(xiàn)有的教學(xué)情況，興利除弊，為下一次的教學(xué)評(píng)估做準(zhǔn)備.評(píng)估檔案真實(shí)的記錄了每一次的評(píng)估情況，因此可以保證評(píng)估工作的連續(xù)性，起到承上啟下的重要作用.

2.2 豐富高校檔案內(nèi)容

高校評(píng)估作為一項(xiàng)嶄新的激勵(lì)機(jī)制，可以極大的促進(jìn)我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，因此從形式上來(lái)講，評(píng)估檔案也豐富了現(xiàn)有檔案的內(nèi)容，為高校的教育科研工作增添了新的研究?jī)?nèi)容，促進(jìn)了高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[5].

2.3 提升高校的管理水平

高校評(píng)估檔案可以為高校的長(zhǎng)期發(fā)展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的程序也記載了評(píng)估工作的整個(gè)過(guò)程，為高校提供了成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，同時(shí)也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對(duì)于高校管理質(zhì)量的全面提升具有重要的意義.

2.4 提高學(xué)校的社會(huì)影響力

只有提高檔案管理的規(guī)范化水平，才能對(duì)檔案資源進(jìn)行充分的利用.教學(xué)檔案管理中有關(guān)專業(yè)、課堂設(shè)置等方面的資料可以為教學(xué)改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實(shí)際需求，加強(qiáng)學(xué)校與社會(huì)的聯(lián)系，因此只有保證檔案管理質(zhì)量，才能為學(xué)校與外界的聯(lián)系及時(shí)提供有效的教學(xué)信息，提高學(xué)校的社會(huì)影響力和聲譽(yù)[6].

3 高校評(píng)估檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 沒(méi)有對(duì)評(píng)估資料進(jìn)行全面收集

評(píng)估檔案是對(duì)評(píng)估資料的歸納統(tǒng)一，要保證評(píng)估檔案的完整性，就需要對(duì)評(píng)估資料進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的收集，形成一系列的評(píng)估文件.在實(shí)際的評(píng)估工作中，許多高校往往忽略了本校評(píng)估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學(xué)校對(duì)領(lǐng)導(dǎo)視察的講話和評(píng)估專家的訪談也沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的記錄和歸檔，造成真正被記載下來(lái)的評(píng)估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評(píng)估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評(píng)估工作的全部過(guò)程.

3.2 對(duì)評(píng)估檔案沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理

評(píng)估工作是近年來(lái)才開展的一項(xiàng)教育實(shí)踐活動(dòng)，因此大部分高校還沒(méi)有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實(shí)際的工作中往往重視評(píng)估工作的現(xiàn)實(shí)投入?yún)s忽略了評(píng)估材料的歸檔整理，有些高校認(rèn)為評(píng)估結(jié)果出來(lái)了評(píng)估工作就結(jié)束了，至于評(píng)估文件的檔案整理則拋之腦后，教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、人事處各管各的，各部門對(duì)評(píng)估檔案進(jìn)行分別管理，失去了檔案資料之間的聯(lián)系和溝通，嚴(yán)重影響了評(píng)估檔案的有效利用.

3.3 評(píng)估檔案歸檔之前沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)鑒定

在整個(gè)評(píng)估過(guò)程中會(huì)形成大量的文件資料記載，如果對(duì)這些資料沒(méi)有統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)與明確的歸檔范圍，就很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的資料.因此在評(píng)估資料歸檔前應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的劃分和鑒定，去偽存真，實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的科學(xué)管理和有效利用.

3.4 缺乏評(píng)估檔案的專業(yè)管理人員

高校評(píng)估工作存在的時(shí)間并不長(zhǎng)，因此對(duì)評(píng)估檔案的管理還沒(méi)有形成規(guī)范化的管理制度，許多評(píng)估檔案都沒(méi)有專門的工作人員進(jìn)行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現(xiàn)職工作人員，導(dǎo)致評(píng)估檔案管理工作因?yàn)槿狈I(yè)管理而無(wú)法有序的開展[7].

4 實(shí)現(xiàn)高校評(píng)估檔案管理規(guī)范化的措施

4.1 增強(qiáng)評(píng)估檔案規(guī)范化管理的意識(shí)

對(duì)檔案規(guī)范化管理意識(shí)的缺乏是導(dǎo)致我國(guó)高校評(píng)估檔案管理水平不高的主要原因.評(píng)估檔案是衡量學(xué)校教學(xué)水平和管理水平的重要參考，因此為了發(fā)揮評(píng)估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)教育，通過(guò)形式多樣的宣傳活動(dòng)，使評(píng)估檔案管理的重要性深入高校每一個(gè)教職工的心里，鼓勵(lì)高校全體成員參與到評(píng)估檔案的管理工作中，增強(qiáng)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性.高校管理人員還要改變傳統(tǒng)的管理觀念，提高自身的服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，合理的制定評(píng)估檔案規(guī)范化管理的各項(xiàng)制度，保證學(xué)校各部門之間的協(xié)同合作，形成全員參與的良好局面，實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化.

4.2 以教學(xué)評(píng)估檔案管理為基礎(chǔ)

教學(xué)評(píng)估是高校評(píng)估工作的重要內(nèi)容，因此學(xué)校各部門要切實(shí)的以教學(xué)評(píng)估為基礎(chǔ)，不斷優(yōu)化其他各項(xiàng)評(píng)估檔案管理制度，提高評(píng)估檔案管理的整體水平.教學(xué)評(píng)估能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的缺陷，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)評(píng)估檔案的審查和監(jiān)督.有些高校管理不到位，沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，歸檔機(jī)制也不健全，最終導(dǎo)致了重復(fù)歸檔和漏檔現(xiàn)象的發(fā)生.針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，需要建立統(tǒng)一的院系檔案，明確各院系的管理職責(zé)，加強(qiáng)管理人員的教育培訓(xùn)，提高實(shí)踐技能，為日后評(píng)估檔案的規(guī)范化管理奠定良好的基礎(chǔ)[8].

4.3 健全評(píng)估檔案管理制度

評(píng)估檔案規(guī)范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實(shí)的發(fā)揮評(píng)估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評(píng)估檔案管理制度，制定一系列科學(xué)有效的管理方法和措施來(lái)實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學(xué)的分類機(jī)制，按照評(píng)估檔案的專題性質(zhì)進(jìn)行合理劃分，對(duì)各類評(píng)估材料進(jìn)行科學(xué)的歸納整理，建立一個(gè)全面有效的檔案管理體系.對(duì)獲取的評(píng)估檔案要及時(shí)移交給學(xué)校的有關(guān)檔案管理部門，防止評(píng)估資料的漏檔.

4.4 提高評(píng)估檔案信息化管理的水平

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使其在各行業(yè)領(lǐng)域都有了廣泛的應(yīng)用，因此評(píng)估檔案的信息化管理也成為一種必然的趨勢(shì).高校評(píng)估檔案的信息化管理離不開檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，因此要不斷加大評(píng)估檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)力度，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的共享和保存.評(píng)估檔案管理系統(tǒng)首先要保證檔案信息的安全保存，只有在對(duì)檔案信息進(jìn)行完整保存的前提下才能順利開展其他工作.提高檔案的管理水平還要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的動(dòng)態(tài)監(jiān)督和審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全和檔案資料的完整，保證檔案信息化管理的質(zhì)量.

結(jié)語(yǔ)

高校評(píng)估檔案對(duì)高校的教學(xué)、科研、黨政管理等各項(xiàng)活動(dòng)都具有非常重要的作用，它不僅能夠完整的記錄學(xué)校的發(fā)展軌跡與歷史沿革，還能衡量高校的管理水平，因此要切實(shí)做好評(píng)估檔案的管理工作.為了提高評(píng)估檔案的管理水平，需要增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)技能的教育和培訓(xùn)，建立健全評(píng)估檔案管理制度，提高評(píng)估檔案信息化管理的水平，不斷完善高校評(píng)估檔案的管理，使評(píng)估檔案管理向著規(guī)范化的方向發(fā)展.

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