深化改革時期人事檔案管理的改革與創(chuàng)新

段新宇

（赤峰學(xué)院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

深化改革時期人事檔案管理的改革與創(chuàng)新

段新宇

（赤峰學(xué)院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

人事檔案管理人員應(yīng)真實詳細(xì)的記錄員工工作能力和特長興趣等一些基本內(nèi)容，尤其是職員在單位的工作表現(xiàn)和誠信情況，這對當(dāng)事人的職業(yè)生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的綜合素質(zhì)，因此，改革和創(chuàng)新人事檔案管理必須要建立完善的人力資源管理制度.

改革時期；人事檔案；管理；改革創(chuàng)新

單位的決策人員必須重視，對人事檔案管理的工作，全面認(rèn)識和掌握認(rèn)識檔案管理的基礎(chǔ)知識.可以建立具有地區(qū)性的人事檔案管理部門實行社會化的管理制度，集中管理這一地區(qū)的人事檔案資料，最后再創(chuàng)建一個具有全國性的管理部門.這不僅可以解決人事檔案的多人管理問題，還可以避免出現(xiàn)“棄檔”的現(xiàn)象[1].

1 現(xiàn)狀

1.1 多人管理

我國的人事檔案管理部門是建立在計劃經(jīng)濟(jì)體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來保管的.隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的建立和改革，流動人口越來越多，很多的單位與個人都不了解人事檔案的基本內(nèi)容，出現(xiàn)了多人管理的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在兩個方面：第一，分散保管.有的人事檔案保存在過去的單位.有的人事檔案保存在當(dāng)前的單位，有的人事檔案保存在人才交流部門，甚至有的還保存在個人手上，造成一個單位內(nèi)的人事檔案處在分散保管的形式.第二，混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動等部門，還隸屬于很多無權(quán)保管的部門，導(dǎo)致多人管理的現(xiàn)象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，影響其真實與權(quán)威性，還阻礙了人才的流動與人力資源的配置.

1.2 檔隨人走

目前我國的人事檔案大多數(shù)呈現(xiàn)檔隨人走的現(xiàn)象,而這樣現(xiàn)象并不能夠適應(yīng)現(xiàn)階段市場經(jīng)濟(jì)對人事檔案的基本要求，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步，不利于人事檔案的開發(fā)與利用.當(dāng)隨人走的管理方式，造成大部分的人事檔案散布于社會的每一個角落.嚴(yán)重影響了人事檔案工作的前進(jìn)方向和發(fā)展.

1.3 封閉式管理

目前我國的人事檔案管理的透明度問題受到了很多人的關(guān)注與重視，很多媒體也相繼報道出了一些因人事檔案的不透明而對當(dāng)事人的利益造成損害的案例，這一問題的出項，說明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對當(dāng)事人的個人經(jīng)歷、工作能力和誠信情況的真實歷史記錄，因此人事檔案應(yīng)公開化、透明化，若人事檔案過于保密，使得公民對人事檔案有一定的畏懼感，會嚴(yán)重阻礙了人事檔案的開發(fā)與利用.

1.4 手段落后

隨著科學(xué)技術(shù)的基部與發(fā)展，我國的人事檔案在在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的推動下,手段明顯落后，并不適合現(xiàn)代化技術(shù)的需求.部分的單位雖然也在運用計算機(jī)進(jìn)行管理，但其軟件的開發(fā)達(dá)不到要求，人事檔案管理職員的素質(zhì)不高，很難熟練使用計算機(jī)，造成人事檔案管理的發(fā)展并沒有實質(zhì)性的突破，多數(shù)還是手工運行，只是進(jìn)行簡單的分類，且操作不便，效率低.有的單位只是用計算機(jī)進(jìn)行存儲或是檢索，且存儲量較少，實用性差，對檢索利用的管理有一定的影響，達(dá)不到現(xiàn)代化的科學(xué)、合理、系統(tǒng)化的管理.

1.5 材料、信息不真實

用人單位的人事檔案信息內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，是人事檔案部門對人事檔案管理的基本要求，但在實際生活中存在很多的不足，如員工的人事檔案必備資料不完整，包括畢業(yè)證書、技能證書等，很多重要的信息找不到，甚至出現(xiàn)鑒別錯誤的問題，將一些手續(xù)不全或是有問題的信息進(jìn)行歸檔，嚴(yán)重影響了人事檔案管理信息的真實性.還有的單位對員工的人事檔案信息沒有及時整理并歸檔，造成人事檔案管理的混亂，甚至有的單位并沒有配套的基礎(chǔ)設(shè)備，且人事檔案資料隨意放置，且管理環(huán)境較為復(fù)雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作，制度不嚴(yán)謹(jǐn)，執(zhí)行力度不足，人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出或是查看都不按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)重違反了法律法規(guī).

1.6 素質(zhì)低

隨著人力資源管理的不斷加強(qiáng)，其管理手段也得到了進(jìn)一步的改革和調(diào)整，對管理人員的知識、專業(yè)化等提出了更高的要求.但實際與要求之間存在著很大的差距與不足，如管理人員的配備比不足，出現(xiàn)了兼職管理或是無人管理的現(xiàn)象，人事檔案管理人員的素質(zhì)低，沒有原則性，對人事檔案的認(rèn)識不足，缺少奉獻(xiàn)的精神，整體的素質(zhì)低.

2 改革與創(chuàng)新

單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作，全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領(lǐng)導(dǎo)層高度重視其管理工作，各部門才會主動參與到人事檔案管理工作，表現(xiàn)出員工對人事檔案管理工作的積極性，人事檔案管理人員應(yīng)真實詳細(xì)的記錄員工工作能力和特長興趣等一些基本內(nèi)容，尤其是職員在單位的工作表現(xiàn)和誠信情況，這對當(dāng)事人的職業(yè)生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的人格品行，因此，單位要建立一個完善的人力資源管理制度，就需要從人事檔案管理的改革與創(chuàng)新做起[2].

2.1 宣傳

綜合各企業(yè)或部門的人事檔案管理實際情況，利用各種手段對其加大宣傳力度，如廣告、報紙、電視或網(wǎng)絡(luò)等手段，確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法，使公民能夠正確認(rèn)識到：在市場經(jīng)濟(jì)條件下，不論是單位之間的競爭，還是部門之間的競爭，主要是進(jìn)行人才競爭.若單位或是部門忽視了人事檔案管理工作，或是不了解人事檔案所蘊藏的人才信息內(nèi)容，就不會發(fā)現(xiàn)并使用人才，及不會在競爭中得到進(jìn)步和發(fā)展.想要增強(qiáng)干部人員的檔案意識，樹立法制、服務(wù)觀念，就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中，時時刻刻進(jìn)行記錄和把握每一個員工的工作表現(xiàn)和能力.

2.2 體制

我國的人事檔案已經(jīng)由“單位檔案”向“社會檔案”的方向轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出人事檔案管理工作的社會化的.因為長時間受到社會的計劃經(jīng)濟(jì)制度的約束，人們對人事檔案管理是國家的或是單位的傳統(tǒng)觀念比較根深蒂固，從上學(xué)到畢業(yè)工作，個人工作的選擇空間很小，造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經(jīng)濟(jì)市場的發(fā)展，人的屬性也發(fā)生了實質(zhì)性的改變：人是屬于社會的而不是僅屬于某單位或地區(qū)的.只是在某時間，個人與部門簽有勞動合同法，存在著勞動關(guān)系，若接觸勞動關(guān)系，那么人就屬于社會，個人和社會的共同發(fā)展的主要條件是人才的流動，因此，切實實行社會化管理的人事檔案管理改革創(chuàng)新，是單位檔案到社會檔案最大轉(zhuǎn)變.人事檔案管理的制度應(yīng)以承諾將人事檔案信息與企業(yè)的勞動合同分開，才是發(fā)展個人流動的前提，才能實現(xiàn)社會化的人事檔案管理.

2.3 政策

社會化的管理是人事檔案管理的目標(biāo)，但創(chuàng)新和決策的層次較高，且需要結(jié)合其他的社會創(chuàng)新改革才能夠?qū)崿F(xiàn)，不能獨自完成，因此，在加強(qiáng)人事檔案社會化的管理制度的前提下，要對其進(jìn)行政策創(chuàng)新.根據(jù)目前的社會發(fā)展形勢而言，確定各區(qū)域人事管理部門對相關(guān)的組織是否對具有人事檔案管理的資格很重要，并進(jìn)行年審制度，頒發(fā)證書.科學(xué)、合理性的規(guī)范人事檔案的信息，盡量少出現(xiàn)長久或是不合時宜的信息，樹立公開、公正的原則，將人事檔案進(jìn)行透明化，尊重公民的人事檔案知情權(quán)，把人事檔案當(dāng)作社會信息資料之一,使每一位公民都有維護(hù)個人檔案的權(quán)利.只有將人事檔案成為透明化，才能充保障人事檔案的當(dāng)事人合法權(quán)利.將行政執(zhí)法考核的內(nèi)容加上人事檔案管理歸類，加大考核力度，保證落實各項政策的制度.

2.4 真實

人事檔案信息的真實性是對人事檔案的基本要求.人事檔案的真實性主要有兩個方面：第一，客觀性、完整性，這也是最基礎(chǔ)的真實性，人事檔案的客觀完整性，能滿足人事檔案管理人員對職員信息的管理和了解；第二，人事檔案特有的的特性，它不僅能體現(xiàn)人事檔案的價值，還能滿足人事檔案管理人員對職員的選擇和使用.真實性的前提與基礎(chǔ)是第一個方面，第二個方面是對第一個方面的補充和深化.如果人事檔案沒有客觀性與完整性，那么人事檔案就失去了它特有的基礎(chǔ)和權(quán)威；若人事檔案的信息沒有真實的特性就會失去它的存在價值和意義.只有這兩個方面相互依存，相互結(jié)合，才能體現(xiàn)檔案管理存在的必要性.人事檔案真實性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責(zé)任和創(chuàng)新著三個方面的觀念，針對不同類型的管理人員,采用不同的歸檔制度，特別是能夠反映個人能力、素質(zhì)水平的資料.

2.5 管理進(jìn)程

網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)的存在為現(xiàn)代化人事檔案的管理工作提供了便捷，人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以進(jìn)行資源共享，加快檔案透明化的速度，方便當(dāng)事人的查看，還能真正的發(fā)揮人事檔案自身的功能與作用，更好的服務(wù)于單位.所以，人事檔案管理的改革可以實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，但人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的前提，是人事檔案要進(jìn)行的電子化.首先將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，即將人事檔案內(nèi)容輸入到計算機(jī)內(nèi)，利用電子化的方法建立個人信息系統(tǒng).其次在人事檔案電子化后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，在保證檔案信息保密的規(guī)定基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行資源共享.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是新型的儲存檔案資料的方式，它能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域、單位或是載體的人事檔案的資料，用網(wǎng)絡(luò)化的方式保存下來，利用網(wǎng)絡(luò)形式將信息連接起來，不但能提高人事檔案信息的使用率，還是實現(xiàn)人事檔案信息共享的有效方法[3].

2.6 素質(zhì)教育

對人事檔案管理人員的要求必須專業(yè)和知識化，因為這項工作已經(jīng)向向現(xiàn)代化和科學(xué)化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業(yè)精神與職業(yè)素養(yǎng)，還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護(hù)人事檔案當(dāng)事人的知情權(quán).人事檔案管理人員在工作中不能只聽上級的一面之詞，而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員，應(yīng)嚴(yán)格考核，通過競爭、擇優(yōu)錄取，選拔出真正的人才.此外，還應(yīng)對管理人員進(jìn)行相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，對今后的職位晉升或是福利待遇上加大關(guān)注力度.

3 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化已成為人事檔案管理的主要手段.實質(zhì)上就是利用計算機(jī)技術(shù)，將紙質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字信息，使用網(wǎng)絡(luò)化管理，將單位間的人事檔案信息進(jìn)行傳輸，實現(xiàn)信息共享，提高人事檔案管理的效率.

〔1〕陶麗霞.對新時期人事檔案管理改革的思考[J].蘭臺世界,2009（14）:9-10.

〔2〕張靜.試論企業(yè)人事檔案管理的改革與創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2013（01）:55.

〔3〕鐘莉梅.論新時期人事檔案管理制度的改革[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2013（09）:216-217.

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1673-260X（2015）09-0217-02