企業(yè)銷售成本在ERP環(huán)境下控制分析

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企業(yè)銷售成本在ERP環(huán)境下控制分析

鹽城生物工程高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校王登芳

摘要:由于銷售是生產(chǎn)經(jīng)營活動的中心,其占據(jù)著非常重要的地位。深入的市場競爭，召喚著我們建立和完善對企業(yè)銷售內(nèi)部成本的控制。其控制水平的高低已成為檢視管理水平和競爭力高低的試金石。應(yīng)用ERP系統(tǒng)，提高了運(yùn)營效率，同時也保障著企業(yè)對銷售成本的控制。本文介紹了企業(yè)銷售業(yè)務(wù)在ERP環(huán)境下的處理流程，按照企業(yè)銷售業(yè)務(wù)特點(diǎn)，提出了對ERP環(huán)境下銷售業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制方法。

關(guān)鍵詞:銷售成本 ERP系統(tǒng) 成本控制

隨著信息技術(shù)的市場競爭的日益加劇，企業(yè)對銷售成本管理的呼聲越來越高。處在這種背景下，為了企業(yè)的生存和發(fā)展，引進(jìn)并建立ERP系統(tǒng)是其首選，開發(fā)和應(yīng)用ERP系統(tǒng)逐漸受到重視。許多公司使用ERP對銷售費(fèi)用管理取得了一定的成效，但仍停留在傳統(tǒng)的控制銷售費(fèi)用的成本方面，因此，探討如何應(yīng)用ERP全過程控制銷售的真實(shí)性和完整性，具有十分重要的意義。

一、ERP環(huán)境下銷售成本處理程序

為了設(shè)計在企業(yè)內(nèi)部ERP環(huán)境下銷售成本控制系統(tǒng)，首先要充分掌握ERP環(huán)境下銷售處理的程序。在ERP系統(tǒng)中，客戶提交訂購貨物的申請，根據(jù)客戶需求銷售人員準(zhǔn)備銷售訂單，經(jīng)負(fù)責(zé)銷售的領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)和客戶訂立銷售合同，銷售訂單在ERP系統(tǒng)中輸入的同時，根據(jù)訂單安排發(fā)貨，發(fā)貨單由系統(tǒng)自動產(chǎn)生;系統(tǒng)把發(fā)貨單做觸發(fā)點(diǎn)，自動發(fā)貨記賬，期末自動進(jìn)行庫存出貨成本核算。此外，還可以根據(jù)ERP財務(wù)系統(tǒng)里邊的銷售發(fā)票分類匯總計入應(yīng)收帳款，當(dāng)它接收到賬款時在系統(tǒng)里錄進(jìn)收款單證進(jìn)行核銷，同時催收未收的錢款。最后，所有生成的審核憑證記入總賬，在財務(wù)會計核算模塊里分類匯總，然后申報納稅由財政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，倘若出現(xiàn)銷售退貨應(yīng)照以上流程實(shí)施紅字沖銷。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)銷售成本內(nèi)部控制的策略

(一)訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

ERP的環(huán)境下，訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的實(shí)施方面是以產(chǎn)品的銷售過程管理功能來實(shí)現(xiàn)的。原始數(shù)據(jù)的生成需要依仗整個銷售賬目數(shù)據(jù)。因此為了實(shí)現(xiàn)在訂貨這個環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，有必要對訂單的種類進(jìn)行有效的管理。對于企業(yè)的銷售本身來說，就是最基本的方面之一。訂貨的內(nèi)部控制方面，具有授權(quán)設(shè)計優(yōu)勢和明確相關(guān)人員職責(zé)和權(quán)限之優(yōu)勢，并在最大程度上保證了賬戶回收的真實(shí)性，從而從根本上保障了公司的經(jīng)濟(jì)效益圈。首先，ERP系統(tǒng)應(yīng)該完善現(xiàn)有的業(yè)務(wù)授權(quán)程序，這里包括兩個設(shè)置，即：常規(guī)設(shè)置作業(yè)和特種作業(yè)設(shè)置。其次，對需求方應(yīng)建立相應(yīng)的信譽(yù)卡片，相關(guān)工作人員必須嚴(yán)格審查需方信用檔案，并對各個子項設(shè)定必要的批準(zhǔn)權(quán)限。第三，相關(guān)工作人員要公正，準(zhǔn)確和嚴(yán)格的審批單據(jù)。利用ERP系統(tǒng)繼承性的特性，對相關(guān)子項目實(shí)施嚴(yán)格而徹底的審查，如果在審查過程中發(fā)現(xiàn)有不合格項目應(yīng)當(dāng)及時處理，禁止不合格的貨運(yùn)單據(jù)流入到發(fā)貨過程中。這樣做了，公司才可以最大程度的保護(hù)自己的利益。

(二)發(fā)貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

發(fā)貨環(huán)節(jié)實(shí)施內(nèi)部控制設(shè)計，主要是避免發(fā)生倉庫管理人員自裝運(yùn)貨物及對數(shù)量、質(zhì)量達(dá)不到符合性要求的可能性。一種理想的控制程序是公司發(fā)生的銷售，所有出庫單都在經(jīng)批準(zhǔn)后由ERP系統(tǒng)自動生成銷售訂單，并設(shè)計好單據(jù)內(nèi)部跟蹤流程。責(zé)任分配應(yīng)分開設(shè)計，并注重不相容職務(wù)分離原則設(shè)計，貨物倉儲、配送發(fā)運(yùn)審核、開票結(jié)算等職務(wù)是不相容的，應(yīng)該由不同的人來負(fù)責(zé)。首先，倉庫主管按照訂單生成出庫單交貨發(fā)貨，發(fā)貨前應(yīng)當(dāng)考慮庫存和供應(yīng)需求，根據(jù)該安排，檢查貨物發(fā)出的緊急程度安排貨物出庫的先后順序，查一下出庫單生成后是否符合貨品離庫流程，以反映庫存的真實(shí)狀況。其次，當(dāng)出庫單通過配送負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，設(shè)計銷售模塊自動按照系統(tǒng)流轉(zhuǎn)下的單據(jù)開出虛擬銷售發(fā)票，從而避免了在出具賬單中發(fā)生少開、重開或遺漏的危險。然后，把銷售發(fā)票按照順序匯總統(tǒng)計形成報告，以方便企業(yè)高管檢查某些客戶訂貨情況、訂貨金額、數(shù)量，銷售種類產(chǎn)品銷售額等重要信息。在虛擬的銷售發(fā)票過賬時，負(fù)責(zé)銷售業(yè)務(wù)的會計需要按照已經(jīng)生成的訂單，進(jìn)行檢核，訂單和出庫單均核對無誤后對虛擬發(fā)票進(jìn)行標(biāo)識過賬，以避免銷售遺漏。最后，為體現(xiàn)記賬憑證、銷售發(fā)票與所依附單據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置關(guān)聯(lián)票據(jù)的雙通道查核機(jī)制，目的是確保真實(shí)和完整的銷售記錄。

(三)應(yīng)收賬款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

在整個銷售過程中，最后的任務(wù)是會計清理賬務(wù)。企業(yè)會計應(yīng)該是本月底或下月初，及時通知銷售人員收回未能及時收回的銷售款。這樣可避免企業(yè)資產(chǎn)在最大程度上的流失。在ERP環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)該建立一套完整的內(nèi)部控制制度，以檢查自己的賬目中應(yīng)收款的情況，并仔細(xì)觀察在信用期間，客戶的欠的款項是否及時被收回。對于及時收回的款項，企業(yè)會計應(yīng)及時核銷。另外，在企業(yè)內(nèi)，會計要對客戶變化的信息及時調(diào)整；對于特殊類型的銷售，相關(guān)工作人員在企業(yè)內(nèi)部要設(shè)置一個提醒系統(tǒng)，這樣做的根本目的是為了對支付的情況進(jìn)行全面了解；此外，企業(yè)會計應(yīng)該對應(yīng)收賬款在規(guī)定的時間內(nèi)沒有收回的賬款要單獨(dú)實(shí)施誠信評估，評估結(jié)論應(yīng)記錄在需求方詳細(xì)的信用檔案內(nèi)。

三、結(jié)束語

ERP系統(tǒng)的實(shí)施，大大提高了企業(yè)的信息化水平，企業(yè)的管理階層可以用它來更好地控制成本?！俺杀究刂啤钡乃枷胧峭ㄟ^ERP系統(tǒng)來貫穿始終的，只有深刻理解這一思想，并付諸實(shí)踐，才會實(shí)現(xiàn)ERP成本控制的全部優(yōu)勢。ERP系統(tǒng)可以分析客戶的訂單，按照一定的時間期限內(nèi)的銷售金額，劃分客戶，以確定A級客戶；按照銷售的產(chǎn)品量作出趨勢圖，使可以集中控制其成本的部分明了清晰，以利于采取措施減少成本支出，從而增加利潤，并能預(yù)測商品的銷售。然而，不能把使用ERP系統(tǒng)來控制銷售成本看成是萬能的，它只是為企業(yè)提供更好的控制銷售成本的一個手段，各種因素還需要相關(guān)人員付出大量的時間和精力進(jìn)行分析。只有ERP的優(yōu)勢和人才結(jié)合起來，企業(yè)獲得市場競爭巨大的回報才有可能。

參考文獻(xiàn):

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