企業(yè)內(nèi)部控制中對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)欺詐與商業(yè)賄賂的防范

天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)賽威傳動(dòng)（中國(guó)）投資有限公司　王冬梅

摘要:自從改革開放以來(lái)，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈；隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的同時(shí)，逐漸形成了不太良好的商業(yè)環(huán)境。商業(yè)賄賂案、商業(yè)欺詐案、商業(yè)間諜案屢見不鮮。市場(chǎng)呼喚良好環(huán)境的重新塑造、企業(yè)行為的自律。國(guó)家也在這種形式下陸續(xù)出臺(tái)了相關(guān)反腐敗、反賄賂的法律法規(guī)。

前幾年發(fā)生的阿里巴巴員工將虛假信息提供給公眾后，阿里巴巴的馬云先生立即給予正面的回復(fù)，這是廣大公眾所歡迎與贊賞的態(tài)度，所以對(duì)阿里巴巴沒有造成實(shí)質(zhì)性的危害。

那么，企業(yè)自身如何防范和規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)呢，尤其是內(nèi)部員工不遵守職業(yè)操守給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)？不同行業(yè)應(yīng)有各自不同的辦法，如服務(wù)行業(yè)與制造業(yè)其內(nèi)控手段可以結(jié)合各自特點(diǎn)來(lái)制定。下面僅就工業(yè)制造企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)談?wù)勎覀€(gè)人的淺見。

在制造企業(yè)內(nèi)部控制內(nèi)容中，采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的欺詐與商業(yè)賄賂與其他行業(yè)一樣，同樣可能發(fā)生，而且其形式更加多樣與隱蔽。為何這樣說(shuō)呢，舉例來(lái)說(shuō)，目前更多的企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)，一般多愿意采用招投標(biāo)形式進(jìn)行物資的采購(gòu)。一個(gè)招投標(biāo)可以引出投標(biāo)方的串標(biāo)、圍標(biāo)，然而表面上卻可以做得滴水不漏，如果想要徹底查清各方關(guān)系，恐怕招標(biāo)方需要有更多的投入。更何況還會(huì)有內(nèi)外勾結(jié)發(fā)生。

制造業(yè)企業(yè)因?yàn)椴少?gòu)物資較為廣泛，即有專業(yè)性較強(qiáng)物料，也有通用型輔料，還有日常消耗類物資、IT產(chǎn)品、家具等固定資產(chǎn)類。以下分專業(yè)物料的采購(gòu)與其他輔料的采購(gòu)分別敘述。

對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的物料，由于采購(gòu)渠道比較有限，價(jià)格信息不透明化，采購(gòu)人員需要具有較高的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)，并對(duì)供應(yīng)商的工藝、成本等有一定認(rèn)識(shí)，才可以在談判中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。這種情況下，企業(yè)只有通過(guò)對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行嚴(yán)格控制，如供應(yīng)商的遴選等，來(lái)對(duì)可能的欺詐與賄賂進(jìn)行防范。而對(duì)于采購(gòu)人員個(gè)人行為的控制，只有通過(guò)選擇有嚴(yán)格自律的人員來(lái)?yè)?dān)任，否則從正面的渠道進(jìn)行防范還是有些困難。

而對(duì)于其他輔助材料的采購(gòu)，由于具有技術(shù)門檻低、市場(chǎng)供應(yīng)比較充足等特點(diǎn)，可以采用多方比價(jià)詢價(jià)的方式進(jìn)行防范。前提同樣是審慎考查、選擇具有資質(zhì)的同類型供應(yīng)商。要求采購(gòu)員從合格供應(yīng)商清單中進(jìn)行比價(jià)詢價(jià)，不可隨意新增供應(yīng)商。對(duì)于采購(gòu)員的監(jiān)控方式也可采取比較靈活的方式，比如不定期的抽查、比較等。

隨著自動(dòng)化程度的提高，尤其制造企業(yè)對(duì)于人、機(jī)、物管理的重視，很多企業(yè)采用ERP管理系統(tǒng),財(cái)務(wù)管理由靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)跟蹤功能。但是對(duì)于崗位職責(zé)不同的人員在系統(tǒng)中權(quán)限的設(shè)置是否合理，并未引起足夠的重視。

國(guó)外發(fā)生過(guò)這樣的案例：不是采購(gòu)員，而是會(huì)計(jì)人員用其上級(jí)的密碼建立了一個(gè)“虛假供應(yīng)商”，三年時(shí)間用該賬戶挪用公司資金13萬(wàn)美元。這是因?yàn)閮H需要在線操作即可完成的授權(quán)造成的舞弊案件，這個(gè)案例提醒我們，在系統(tǒng)中的權(quán)限設(shè)置應(yīng)特別引起重視。

尤其是同一個(gè)部門不同級(jí)別人員不同崗位人員，其權(quán)限應(yīng)有不同。而且在系統(tǒng)中操作必須有獨(dú)立部門或人員進(jìn)行監(jiān)控，哪怕是事后監(jiān)督，也可起到一定防范效果。也就是說(shuō)，根據(jù)每個(gè)崗位職能不同，配以不同系統(tǒng)權(quán)限，相互檢查監(jiān)督的作用可以在系統(tǒng)中以流程的方式實(shí)現(xiàn)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，采購(gòu)人員可以有制作PO權(quán)限，但是沒有收貨權(quán)限，收貨僅可以庫(kù)存部門來(lái)操作，會(huì)計(jì)人員沒有制作PO和收貨權(quán)限。這樣對(duì)于一筆PO的付款，如果設(shè)置為貨到付款，那么必須經(jīng)過(guò)三個(gè)人——采購(gòu)員制單、庫(kù)存人員收貨與會(huì)計(jì)人員系統(tǒng)做校驗(yàn)方可實(shí)現(xiàn)，一個(gè)人絕對(duì)無(wú)法完成。這是一個(gè)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置、流程控制的例子說(shuō)明。

我們回到如上案例，假設(shè)此會(huì)計(jì)人員上級(jí)僅有建立供應(yīng)商的權(quán)限，但是沒有制作PO、收貨等后續(xù)一系列與款項(xiàng)支付有關(guān)的權(quán)限，那么這名會(huì)計(jì)人員就不會(huì)得逞。

有人提出如果建立供應(yīng)商的權(quán)限不放在財(cái)會(huì)部門，是否可以？

還有人提出，即便供應(yīng)商是真實(shí)的，采購(gòu)員、會(huì)計(jì)人員與供應(yīng)商進(jìn)行勾結(jié)，從報(bào)價(jià)上便開始偽造，可順利通過(guò)比價(jià)環(huán)節(jié)和付款審核環(huán)節(jié)，舞弊事件仍有可能會(huì)發(fā)生。是否有辦法杜絕？

答案是肯定的。以下我們來(lái)討論一種可能的方式，其對(duì)于部門間不同職能的設(shè)計(jì)、通過(guò)其關(guān)聯(lián)性實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督，不僅可有效防范欺詐并且同時(shí)規(guī)避賄賂的出現(xiàn)。即將供應(yīng)商的遴選與采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行分別由兩個(gè)獨(dú)立的部門進(jìn)行。

簡(jiǎn)單的流程描述如下：由A部門在一定規(guī)程控制下，按照固定模式確定若干家供應(yīng)商，并劃分級(jí)別，將合格供應(yīng)商名錄確定下來(lái)后，將此名單提供給B部門，B部門根據(jù)物料對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商，向優(yōu)先級(jí)別供應(yīng)商下單。B部門對(duì)合同貨期、交貨質(zhì)量、付款進(jìn)行跟蹤與記錄，并將執(zhí)行合同過(guò)程中遇到問(wèn)題向A部門進(jìn)行反饋。A部門定期搜集相關(guān)供應(yīng)商實(shí)際供貨信息，并根據(jù)B部門的反饋不定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核，要求供應(yīng)商對(duì)于可改善項(xiàng)目進(jìn)行整改。并根據(jù)這些信息進(jìn)行定期（比如年度一次）的評(píng)估，對(duì)各供應(yīng)商打分，并根據(jù)分值進(jìn)行優(yōu)勝劣汰、或者劃分等級(jí)供B部門在實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)操作中參考。

可見，A部門對(duì)于供應(yīng)商確定下來(lái)的條件，不僅包括供應(yīng)商企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，還需要對(duì)所有將來(lái)合作過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，即供貨合同相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)與確認(rèn)，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、送貨批量、批次、付款條款、收到發(fā)票類型（即價(jià)格）等。這樣對(duì)于級(jí)別的明確劃分有所依據(jù)。尤其在使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)，A部門可以自行從系統(tǒng)中得到供應(yīng)商履行合同信息，這些信息應(yīng)由不同職能劃分的部門分別完成，相對(duì)來(lái)說(shuō)造假有一定難度。

綜上所述，杜絕的關(guān)鍵在于遴選供應(yīng)商時(shí)“一定規(guī)程”、“固定模式”的確定。前面我們討論過(guò)關(guān)于專業(yè)物料與輔助物料的不同，A部門確定供應(yīng)商當(dāng)然要根據(jù)不同物料特性，有不同的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程。這才是重中之重。

如果有可以明確量化的條件，供貨信息在系統(tǒng)中由不同部門提供，如收貨部門，任何個(gè)人從中舞弊的可能性就可以降低到較低水平。但不是說(shuō)可以百分百杜絕，因?yàn)槭侨嗽谶M(jìn)行錄入的工作。再進(jìn)一步的防范工作，只能由公司內(nèi)部控制部門來(lái)進(jìn)行了。抓住最重要的關(guān)鍵性的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，順藤摸瓜，就能有所效果。