高校檔案管理人員信息化素質(zhì)提升的探討

田 英

(西南石油大學(xué) 檔案館，成都 610500)

高校檔案管理人員信息化素質(zhì)提升的探討

田 英*

(西南石油大學(xué) 檔案館，成都 610500)

高校檔案管理人員的信息化素質(zhì)的高低是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。分析了高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀，闡述了在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，如何提高檔案管理人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)，提出了檔案管理人員應(yīng)具備的3種信息能力及其措施。

高校；檔案管理人員；信息素質(zhì)

隨著信息化浪潮的到來(lái)，高校檔案信息資源以其不可再生的原始憑證性及可重復(fù)利用性逐漸受到人們的關(guān)注。社會(huì)對(duì)高校檔案信息的依賴程度與需求日漸增多，檔案館(室)已不僅是檔案實(shí)物載體的“庫(kù)房”，還是檔案信息流通的“樞紐”。檔案信息化日益成為高校發(fā)展不可缺少的重要組成部分，檔案管理人員的信息素質(zhì)高低決定了高校檔案信息的利用效果。高校在深入開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作中，檔案管理人員不再只是對(duì)各類檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單地收集、整理與保管的“保管員”，還應(yīng)是高校檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的“先行者”，負(fù)責(zé)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向以借助計(jì)算機(jī)為載體的多媒體信息化為主的機(jī)讀檔案轉(zhuǎn)化。因此，檔案管理人員的綜合信息素質(zhì)，尤其是信息能力成為高校檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的“關(guān)鍵點(diǎn)”。

一、高校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀

《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確高校要以檔案信息化建設(shè)帶動(dòng)檔案事業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，其中以提高檔案管理人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)為主要任務(wù)。高校檔案管理工作正由自我封閉向開(kāi)放服務(wù)轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的“庫(kù)房保管員”式的管理模式正快速地被改變，而現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)已難以適應(yīng)信息時(shí)代的要求。

(一)思想觀念落伍，缺乏檔案管理信息化意識(shí)

由于高校大部分檔案管理工作處于校內(nèi)各項(xiàng)工作進(jìn)展的末端，加之檔案工作默默無(wú)聞的特點(diǎn)導(dǎo)致檔案管理人員普遍缺乏事業(yè)成就感，不去主動(dòng)熟練掌握、運(yùn)用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，部分高校仍依賴傳統(tǒng)的、手工檢索利用等方式開(kāi)展日常工作。部分檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，安于現(xiàn)狀，對(duì)檔案工作缺乏熱情，放松了對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)[1]，對(duì)高校檔案管理信息化工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)信息化工作系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，甚至有部分人員片面地認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)就是將整理好的檔案資料以檢索目錄的形式錄入所用的檔案管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)即可，沒(méi)有把高校檔案信息當(dāng)成一種重要的信息資源加以認(rèn)識(shí)、管理、開(kāi)發(fā)和利用，缺乏檔案管理人員應(yīng)有的檔案信息素質(zhì)。

(二)人員結(jié)構(gòu)不合理，綜合信息素質(zhì)不高

高校具備檔案專業(yè)教育背景的人員匱乏，大都是中途轉(zhuǎn)行。盡管現(xiàn)有檔案管理人員的學(xué)歷水平都有很大提高，但真正精通高校檔案管理專業(yè)知識(shí)、并掌握相關(guān)的現(xiàn)代信息處理技術(shù)的檔案管理人員很少。檔案管理人員的整體專業(yè)水準(zhǔn)不高，只能進(jìn)行常規(guī)的檔案資料的接收、整理、上架入庫(kù)和日常的借閱查詢等工作，對(duì)現(xiàn)有館藏檔案信息的挖掘不足、編研水平有限，導(dǎo)致很多有價(jià)值的檔案信息資源成為深藏庫(kù)房的“死檔案”，無(wú)法充分發(fā)揮其潛在的重要作用，影響了高校檔案管理工作信息化建設(shè)的開(kāi)展與創(chuàng)新。

(三)進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用的能力不足

部分檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、檔案管理軟件的運(yùn)用不熟練，檔案管理信息化工作還采用傳統(tǒng)模式，例如只能將部分現(xiàn)存或新產(chǎn)生的檔案資源以目錄形式進(jìn)行簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)與編輯，形成初級(jí)的檢索目錄，而對(duì)現(xiàn)有館藏檔案，特別是有重要利用與保存價(jià)值的檔案資源進(jìn)行全文數(shù)字化并深入挖掘、拓展的工作進(jìn)展緩慢，甚至毫無(wú)進(jìn)展，造成館藏檔案實(shí)體全文與檔案檢索目錄信息的不能完全對(duì)接、不能依據(jù)現(xiàn)有檔案信息形成更多有新利用價(jià)值的衍生檔案信息。另外，檔案管理人員信息資源開(kāi)發(fā)能力不足，不能熟練地運(yùn)用現(xiàn)有的信息化設(shè)備來(lái)解決工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，給現(xiàn)有館藏檔案資源的信息化開(kāi)發(fā)帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

二、高校檔案管理人員應(yīng)具備的信息能力

高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理模式從以檔案實(shí)體向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。換句話說(shuō)，高校檔案管理信息化建設(shè)在檔案信息源提供、信息技術(shù)服務(wù)手段、用戶需求等方面向檔案管理人員提出了更高的要求，而信息處理技能是其中最核心的部分。檔案信息化建設(shè)仍面臨許多基礎(chǔ)、連續(xù)、繁雜的手工整理過(guò)程，如檔案信息資源的收集、整理、鑒定、編目、建庫(kù)、保管與提供利用等環(huán)節(jié)；同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化歸檔檔案信息化管理的過(guò)程，及時(shí)將庫(kù)存檔案中有重要價(jià)值、利用頻率高及未來(lái)有重要潛在利用價(jià)值的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化的工作，從而加快高校檔案管理信息化建設(shè)中的信息技術(shù)推廣和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。如用戶可直接在檔案軟件系統(tǒng)的檔案信息檢索過(guò)程中能查到所需信息；在做好電子文件加密工作中，要進(jìn)一步加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)與推廣，使檔案管理部門擁有更豐富的檔案信息資源，為利用者提供全面、優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案信息服務(wù)。因此，為適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)的需要，檔案管理人員應(yīng)具備以下幾種能力：

(一)良好的信息意識(shí)和信息認(rèn)知能力

在信息時(shí)代具備良好的信息素養(yǎng)是檔案管理人員必備重要素質(zhì)之一。高校檔案具有數(shù)量龐大且內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)，涵蓋學(xué)校各個(gè)時(shí)期的教學(xué)、科研以及黨、群、行政管理等諸方面形成的、具有保存價(jià)值的文件、圖像、視頻等原始記錄。檔案管理人員承擔(dān)著準(zhǔn)確、迅速地收集有效的檔案信息，及時(shí)地提供各類檔案信息的重要職責(zé)，因此必須加強(qiáng)對(duì)有關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)運(yùn)用、信息管理的方法等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)。信息認(rèn)知能力是指人們對(duì)信息的識(shí)別并判斷其性質(zhì)及其價(jià)值的能力[2]，具體來(lái)講，信息認(rèn)知能力是人們對(duì)信息及信息活動(dòng)的識(shí)別，并在判定其特質(zhì)與價(jià)值時(shí)，能對(duì)其進(jìn)行綜合利用的一種能力。檔案工作者具備良好的信息認(rèn)知能力主要取決于其信息意識(shí)與信息知識(shí)[2]。提高高校檔案管理人員的信息認(rèn)知能力，就是要加強(qiáng)他們對(duì)信息資源意識(shí)、信息產(chǎn)權(quán)與信息安全意識(shí)、信息道德意識(shí)等方面的認(rèn)知。信息意識(shí)是指信息及其活動(dòng)在人們頭腦中的反映，表現(xiàn)為信息敏感力、觀察力及創(chuàng)新能力，具體指能夠積極認(rèn)識(shí)到高校檔案信息的重要性以及檔案管理人員在檔案信息的傳播、利用中所起的重要“橋梁”作用，并具備對(duì)高校檔案信息的鑒別分析能力，能認(rèn)識(shí)到迅速更新與傳播檔案信息是未來(lái)的趨勢(shì)。

(二)扎實(shí)、熟練的信息處理能力

高校檔案信息管理工作中的信息處理能力包括獲取與整理檔案信息的能力、鑒別與生成數(shù)字信息的能力以及在工作中開(kāi)展檔案信息的組織開(kāi)發(fā)與交流的能力。

1．獲取與整理檔案信息的能力

在高校檔案管理信息化的建設(shè)中，由于檔案信息產(chǎn)生與傳播的方式、分布范圍、密集程度與更新速度都是以往所不及的，所以，高校檔案管理人員還要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，這是高校檔案信息化管理的必備技能[3]。檔案管理人員獲取檔案信息的能力就是利用一定的信息技術(shù)獲取所需信息的能力，表現(xiàn)為運(yùn)用信息檢索方式和相應(yīng)的信息處理技術(shù)來(lái)搜集、檢索相關(guān)的檔案信息，并對(duì)所獲取信息的價(jià)值進(jìn)行選擇的能力。它不僅要求檔案管理人員要熟悉館藏的內(nèi)容與獲取相關(guān)信息的方法，而且要及時(shí)收集各類檔案信息資源，以豐富現(xiàn)有的館藏資源。同時(shí)，還要具備檔案信息整理的能力，能及時(shí)、準(zhǔn)確地將搜集來(lái)的檔案信息，按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、篩選、分析鑒別與整理，為后續(xù)的檔案信息化處理做好準(zhǔn)備。

2．鑒定檔案信息的能力

處于信息社會(huì)的高校，有大量的電子文件與各類數(shù)字檔案信息，對(duì)這些檔案信息的原始性、真實(shí)性、有效性等進(jìn)行評(píng)估更為重要、也更困難。這需要高校檔案管理人員具備相應(yīng)專業(yè)的檔案信息鑒別能力，主要包含：對(duì)所搜集來(lái)的檔案信息進(jìn)行鑒別、整理，依據(jù)檔案信息的原始性、真實(shí)性、適用性進(jìn)行篩選與鑒別，使檔案信息更加條理化、系統(tǒng)化。比如將每年由各院系交來(lái)的本科、碩士、博士生的成績(jī)單、畢業(yè)證及學(xué)位證號(hào)、派遣證等各類教學(xué)信息進(jìn)行核實(shí)、整理鑒別，然后將核實(shí)后數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接整理，導(dǎo)入所用檔案軟件系統(tǒng)，產(chǎn)生新的富有不同專題特色的檔案信息，為檔案用戶提供更為便捷的查詢利用。

3．對(duì)館藏檔案信息的組織開(kāi)發(fā)(編研)的能力

對(duì)現(xiàn)有館藏檔案信息組織開(kāi)發(fā)與利用是高校檔案信息化檔案工作的核心工作點(diǎn)之一。這要求高校檔案管理人員要依據(jù)檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有組織的編研工作，以形成各類專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并能依據(jù)查檔用戶的需求，從檔案信息的深層次、廣泛性以及檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的時(shí)效性等方面進(jìn)行深入挖掘，不斷形成二次、三次等不同層次的檔案編研文獻(xiàn)。如我校已完成的《歷屆畢業(yè)生學(xué)歷學(xué)位證編號(hào)檔案索引》《科研成果匯編》《西南石油大學(xué)歷次黨代會(huì)簡(jiǎn)況》《新都校區(qū)基建檔案常用檔案資料索引》等編研成果，提高了教學(xué)、科研、黨群、基建等類別檔案信息的檢索效率?？梢?jiàn)，檔案管理人員信息開(kāi)發(fā)的能力，決定了高校檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和檔案用戶對(duì)檔案信息的利用頻次，進(jìn)而影響著高校檔案工作和其他各方面工作的發(fā)展。因此，要求檔案人員要具備較高的檔案信息的敏感性，能迅速捕捉到檔案用戶的需求熱點(diǎn)、及時(shí)有效地提供相應(yīng)的檔案信息。這種能全面掌握并合理運(yùn)用檔案管理學(xué)的知識(shí)、方法和手段對(duì)所獲取的有價(jià)值信息進(jìn)行有效利用并能進(jìn)行創(chuàng)新知識(shí)的能力即檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用能力，它是檔案管理人員應(yīng)具備的最主要的信息能力，也即具有創(chuàng)新性質(zhì)的工作能力。

(三)良好的外語(yǔ)應(yīng)用能力

信息化時(shí)代，各國(guó)之間的交流越來(lái)越頻繁，檔案工作也離不開(kāi)信息的傳遞與交接[4]。由于信息資源共享程度的增加，高校檔案管理人員不僅要了解檔案專業(yè)方面的動(dòng)態(tài)，還應(yīng)充分地利用互聯(lián)網(wǎng)，及時(shí)、準(zhǔn)確地獲悉國(guó)外檔案管理工作中重要的檔案信息資源與研究成果。如果檔案管理人員具備良好的外語(yǔ)能力，就能學(xué)習(xí)、借鑒國(guó)外檔案信息管理中先進(jìn)的理念和方法，及時(shí)共享許多有價(jià)值的檔案信息，有利于加強(qiáng)學(xué)校檔案信息的深入開(kāi)發(fā)與利用，從而提高高校檔案信息管理水平。在基礎(chǔ)工作方面，如出國(guó)人員成績(jī)單、畢業(yè)證、學(xué)位證等相關(guān)學(xué)籍信息的翻譯工作，也都需要有較強(qiáng)的外語(yǔ)水平。檔案管理人員具備良好的外語(yǔ)能力才能更好地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的翻譯與中英文信息的審核、服務(wù)工作。

三、提高高校檔案管理人員信息化素質(zhì)的措施

1)提升高校檔案管理人員對(duì)提高信息能力的認(rèn)識(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理信息化工作的重要保證，也是提高檔案管理人員信息素質(zhì)的基礎(chǔ)。高校檔案管理人員要提升對(duì)檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)，不斷更新思想觀念，拓展檔案專業(yè)知識(shí)、提高檔案信息化應(yīng)用的能力，積極主動(dòng)適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)工作的要求。只有及時(shí)提高高校檔案信息化的認(rèn)識(shí)，不斷更新檔案信息化管理的理念以及檔案信息化管理的技術(shù)手段，并與檔案工作結(jié)合起來(lái)，才能擔(dān)負(fù)起高校檔案信息化建設(shè)的重任。

2)聘請(qǐng)從事檔案專業(yè)教育的高校教師對(duì)在職檔案管理人員進(jìn)行定期的專題培訓(xùn)活動(dòng)，使高校的檔案管理人員能全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)不斷更新的檔案知識(shí)；聘請(qǐng)信息專業(yè)人員在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)與使用等信息處理技術(shù)方面對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高運(yùn)用新信息技術(shù)手段處理檔案信息的能力，使其成為檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)的能手。

3)將開(kāi)展有關(guān)信息管理方面的專題講座常規(guī)化。聘請(qǐng)信息管理方面的專家、學(xué)者舉辦講座，使高校檔案管理人員不斷豐富在檔案信息領(lǐng)域的新動(dòng)向與新發(fā)展，熟練掌握并靈活應(yīng)用高校檔案信息管理的新方法與新技術(shù)，不斷強(qiáng)化檔案管理人員自身的信息素質(zhì)與能力。

4)運(yùn)用檔案管理軟件系統(tǒng)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)工作。這要求檔案管理人員要全面掌握檔案管理軟件的應(yīng)用，同時(shí)還要能夠熟練使用各種類型的掃描儀、高拍儀、攝像機(jī)等設(shè)備，并結(jié)合其他圖像處理軟件對(duì)一些紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理、加工、壓縮成JPG、TIF、PDF等文件格式，然后再上傳至檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為用戶提供各類檔案利用服務(wù)。如我校部分新生錄取名冊(cè)、成績(jī)單、派遣證號(hào)、畢業(yè)證及學(xué)位證號(hào)等重要、常用的教學(xué)類檔案信息已實(shí)現(xiàn)了電子與紙質(zhì)檔案的一致化，提高了查找利用率。

5)積極鼓勵(lì)、支持檔案管理人員參與高校間的檔案學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。如組織高校檔案管理人員參加檔案工作學(xué)術(shù)研討會(huì)，提高分析、解決問(wèn)題的能力，并支持他們不斷學(xué)習(xí)、借鑒并運(yùn)用新思路與新方法，提高其對(duì)檔案信息的敏感度及對(duì)處理各類信息的能力。

6)加強(qiáng)檔案管理人員終身學(xué)習(xí)的能力。高校檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育的重要性，在日常工作中自覺(jué)、主動(dòng)地學(xué)習(xí)檔案新知識(shí)與檔案信息管理中的新知識(shí)與新技術(shù)，不斷拓寬檔案職業(yè)視野，完善自我的檔案職業(yè)體系。

7)加強(qiáng)檔案管理系列的培養(yǎng)制度與機(jī)制的健全。學(xué)校檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視和加強(qiáng)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育[5]，建立健全高校檔案管理人員在檔案管理、檔案信息化建設(shè)方面的教育、培訓(xùn)、考核等制度，逐漸健全并完善高校檔案管理人員的選拔、聘任、晉升與獎(jiǎng)勵(lì)等管理制度和機(jī)制的建設(shè)。以制度建設(shè)來(lái)優(yōu)化人才成長(zhǎng)的環(huán)境，加強(qiáng)高校檔案管理人員信息化能力的培養(yǎng)力度，促進(jìn)檔案隊(duì)伍的信息素質(zhì)提高，使高校檔案信息化工作水平適應(yīng)未來(lái)檔案事業(yè)信息化發(fā)展的要求。

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[4] 李晶.略論信息時(shí)代下高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2011(35):214.

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The Promotion of Information Quality for University Archives Management Personnels

TIANYing*

(Archives,Southwestern Petroleum University，Chengdu 610500,China)

With the development of information construction of university archives management, the level of information quality of university archive management personnels is the key to realize the archives information construction. In this paper, through the actual analysis of the university archives management personnel quality, how to promote the construction of archives informationization is elaborated in the new situation, and how to improve the file management staff awareness of archives informatization process is depicted as well. The three kinds of information capacity are necessary for archive management staffs, and the specific measures of improving information capacity are put forward. It is conducive to the establishment of a professional, high-quality archives management team, and to promote the long-term development of university archives.

university; archivist; information quality

2014-03-18

田英(1969— )，女(漢族)，館員，研究方向：高校綜合檔案管理，通信作者郵箱：631296304@qq.com。

G271.6

A

2095-5383(2015)01-0075-03

10.13542/j.cnki.51-1747/tn.2015.01.022