圖書分編工作流程優(yōu)化問題的探索

□郭 琛

一、引言

圖書分編工作是由圖書驗(yàn)收、建立副本、整理編號(hào)、制圖和加工審核等工作流程組成的，這些環(huán)節(jié)看似獨(dú)立，其實(shí)相互聯(lián)系，缺一不可。流程銜接若是出現(xiàn)問題將影響到整個(gè)分編流程的工作效率。圖書分編工作的流程復(fù)雜，工作量大，需要工作人員協(xié)力合作，細(xì)心負(fù)責(zé)，因此需要一個(gè)有效的分編管理工作制度，避免出現(xiàn)分工不合理、順序顛倒、責(zé)任不明確造成工作人員互相推卸責(zé)任等不良后果。因此，優(yōu)化圖書分編工作成了圖書館管理中的當(dāng)務(wù)之急，一是隨著各種現(xiàn)代化技術(shù)的推廣應(yīng)用，大多圖書館已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，而圖書分編工作作為圖書管理過程中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也必須隨之加以改善和優(yōu)化，簡(jiǎn)化分編流程，節(jié)省人力物力，推進(jìn)圖書管理的信息化建設(shè)。二是良好的圖書分編工作能夠幫助圖書館提高運(yùn)作效率，最大程度的發(fā)揮圖書館的作用，由于各圖書館的特色不盡相同，使各圖書分編工作也各有不同。為了提高圖書分編工作的效率，需要工作人員彼此間明確分工，有效銜接，根據(jù)實(shí)際情況科學(xué)合理地改進(jìn)分編工作的各個(gè)流程。

二、圖書分編工作中存在的問題

由于現(xiàn)實(shí)需要，現(xiàn)階段許多圖書館都進(jìn)行了合并工作，造成了許多管理混亂的情況，比如，多個(gè)管理系統(tǒng)的共存情況，這些管理系統(tǒng)在進(jìn)行實(shí)際運(yùn)作時(shí)容易產(chǎn)生交叉管理，或者發(fā)生多余的管理系統(tǒng)閑置的現(xiàn)象，對(duì)館內(nèi)資源的共享性和利用率造成了嚴(yán)重影響;多種分類體系引起的混亂，各個(gè)圖書館的分類體系會(huì)有一些細(xì)節(jié)上的差異，不但造成分編工作的困難，也影響到了借讀者查找文獻(xiàn)的效率;多種檢索號(hào)、多種文獻(xiàn)格式等會(huì)造成圖書管理工作的混亂，容易出現(xiàn)同一圖書在目錄中重復(fù)出現(xiàn)的現(xiàn)象，造成各種不良后果。由于各個(gè)圖書館管理工作中的個(gè)體差異，合并后雖然提高了圖書館的規(guī)模與資源范圍，但也因此出現(xiàn)很多的混亂情況，而由于傳統(tǒng)分編工作流程復(fù)雜，對(duì)圖書資源進(jìn)行重新分編整合無疑要花費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間，因此最優(yōu)化分編工作成了合并后圖書館管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

三、圖書最優(yōu)化分編工作的策略

(一)進(jìn)行小批量分編作業(yè)。通常圖書分編工作一種是采取大批量作業(yè)，另一種就是小批量作業(yè)。大批量作業(yè)就是一次性將所有購進(jìn)的圖書進(jìn)行分編工作，這種工作模式作為一個(gè)整體工作單元，一般需要花費(fèi)一定的時(shí)間進(jìn)行操作。因其每一個(gè)分編流程都要進(jìn)行整批完成，有序地完成最后步驟后收納圖書入庫，必須要完成這個(gè)單元的工作量才能進(jìn)行下一批購進(jìn)圖書的分編工作，雖然不容易造成分編工序的混亂，但存在許多局限性，比如有一批購進(jìn)圖書的數(shù)量很多，采用大批量作業(yè)所需的時(shí)間將會(huì)很長(zhǎng)，不但會(huì)延遲后進(jìn)圖書的分編工作，造成圖書的積壓，也會(huì)影響到圖書的實(shí)時(shí)性，從而影響到圖書館的服務(wù)質(zhì)量與整體形象。并且隨著圖書的積壓，也會(huì)對(duì)后續(xù)的分編工作造成影響，分編過程中出現(xiàn)的問題也很難查清原因，影響到整體分編工作的質(zhì)量。而小批量作業(yè)是指將購進(jìn)的圖書按照實(shí)際情況分成若干單元，減少一個(gè)單元的工作量，提高單元分編工作的速度和效率，直到所有圖書入庫收納。這個(gè)過程中，每個(gè)單元的圖書可多可少，能夠完全按照實(shí)際需要進(jìn)行，靈活性很強(qiáng)，比如，將一批急需圖書劃分為一個(gè)單元，先進(jìn)行分編工作，完成后再開展其他圖書的分編工作，這樣就保證了圖書的時(shí)效性，提高了圖書館的服務(wù)質(zhì)量，也提高了圖書的利用率，此外，此過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤也能夠根據(jù)單元的不同進(jìn)行及時(shí)查找和更改。綜上所述，小批量作業(yè)相較大批量作業(yè)，更有利于提高圖書分編工作的效率和速度，提高圖書館的圖書管理質(zhì)量，為廣大借讀者服務(wù)。

(二)完善分編管理制度。圖書分編工作的效率低下很多時(shí)候是由于相關(guān)管理制度不夠健全造成的，沒有完善的分編管理工作，分編人員就沒有明確的分工意識(shí)與相對(duì)的責(zé)任心，造成相互之間推卸分編工作過程中出現(xiàn)種種問題。因此，為了提高分編工作的質(zhì)量和效率，就必須不斷完善相關(guān)的管理制度，建立崗位責(zé)任制，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作責(zé)任和工作內(nèi)容，并建立相關(guān)的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，以提高分編人員的工作責(zé)任心。首先，要制定規(guī)范的分編流程指南，并要求分編人員嚴(yán)格按照指南進(jìn)行分編工作，規(guī)范工作流程，減少失誤的發(fā)生;其次，要建立相關(guān)的員工管理制度。一是要建立起崗位責(zé)任制度，使工作人員明確自己的崗位工作內(nèi)容，并提高工作人員的工作責(zé)任心，二是要實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，定期對(duì)分編人員的表現(xiàn)給予評(píng)定，并將評(píng)定結(jié)果掛鉤獎(jiǎng)金等實(shí)質(zhì)上的獎(jiǎng)懲，激勵(lì)工作人員的工作積極度。

(三)提高分編工作人員的素質(zhì)。分編人員的整體素質(zhì)對(duì)圖書分編工作質(zhì)量是有極大影響的。為了提高分編工作人員的素質(zhì)，一是要提高分編人員的道德素質(zhì)。分編人員的道德素質(zhì)和職業(yè)操守將決定它的工作質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平，一個(gè)有責(zé)任心的人會(huì)認(rèn)真對(duì)待自己的每一項(xiàng)工作，從而減少失誤的產(chǎn)生，而沒有責(zé)任心的人在進(jìn)行分編工作時(shí)更容易出現(xiàn)順序混亂、歸類錯(cuò)誤等現(xiàn)象，直接影響到了分編工作的效率，而且良好的道德素養(yǎng)會(huì)使分編人員更好地明白圖書的重要性，提高他們對(duì)圖書的熱愛，從而更加熱愛自己的工作，而圖書館最終是服務(wù)于大眾的，良好的道德素質(zhì)能夠使工作人員具有更好地服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)工作責(zé)任心，因此，加強(qiáng)分編人員的道德素質(zhì)是提高分編工作質(zhì)量的第一步。二是要加強(qiáng)對(duì)分編人員的培訓(xùn)工作。圖書分編的每一個(gè)流程環(huán)節(jié)都是很重要的，不能混淆工序作用，不能顛倒順序，以免造成圖書管理的混亂，這就要求分編人員必須要有很高的職業(yè)素養(yǎng)，熟悉分編各方面的專業(yè)流程。比如，在查重、分類等工作中就需要分編人員能夠很熟練地使用MARC 格式的運(yùn)用，并了解相應(yīng)的圖書分類標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)本館的實(shí)際分類情況對(duì)圖書進(jìn)行分類歸納。雖然大部分圖書都有著統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，但詳細(xì)的分類中每一個(gè)圖書館都有自己的要求和原則，所以分編人員就要熟悉分類工序的各種操作原則，以免出現(xiàn)偏差，影響到本館圖書的利用效率。此外，還需要分編人員擁有廣闊的知識(shí)面，比如，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、外語能力等，才能在進(jìn)行圖書分編時(shí)更加有效率，有質(zhì)量。

四、結(jié)語

因此，為了提高圖書館的運(yùn)作效率與服務(wù)質(zhì)量，就必須優(yōu)化圖書分編工作流程，各圖書館應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮自己的聰明才智，以達(dá)到最優(yōu)化分編工作流程的目的，提高整體圖書管理的質(zhì)量，更好地為廣大借讀者客戶們服務(wù)。

［1］ 黃春．淺論高職圖書館分編工作精細(xì)化管理［J］．現(xiàn)代企業(yè)教育，2010

［2］ 高源．編目業(yè)務(wù)外包條件下的圖書分編工作——以原河北理工大學(xué)圖書館為例［J］．河北理工大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2011

［3］ 桑萍．圖書分編工作質(zhì)量控制的探討［J］．華章，2010

［4］ 李燮慧．現(xiàn)代高校圖書館編目中的質(zhì)量控制分析［J］．南昌高專學(xué)報(bào)，2011

［5］ 李永紅．圖書分編工作流程的最優(yōu)化問題探究［J］．成功(教育)，2013