財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施方法探討——基于Z公司的案例探討

廣州燃石生物科技有限公司　胡曉芝

財(cái)務(wù)共享服務(wù)的實(shí)施方法探討——基于Z公司的案例探討

廣州燃石生物科技有限公司胡曉芝

摘要:共享服務(wù)是通過將集團(tuán)中分散在多個(gè)經(jīng)營地域的那些具有規(guī)模經(jīng)濟(jì)和范圍經(jīng)濟(jì)屬性的非核心業(yè)務(wù)整合到共享服務(wù)中心來集中處理，從而較好地解決職能部門分散的問題，并實(shí)現(xiàn)降低成本和提高服務(wù)質(zhì)量。本文在回顧財(cái)務(wù)共享服務(wù)國內(nèi)實(shí)施現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)的總結(jié)了共享服務(wù)模式的概念、作用等，而后討論了Z公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心其所帶來的效益進(jìn)行了評估。

關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)共享服務(wù)績效管理

近20年來，國內(nèi)企業(yè)集團(tuán)迅速發(fā)展，形成了跨行業(yè)、跨地域、多層級的經(jīng)營模式，這些經(jīng)營模式對財(cái)務(wù)管理提出了新的要求。在這一背景下，我國一下企業(yè)集團(tuán)也開始嘗試財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的創(chuàng)新。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)簡介及意義

財(cái)務(wù)共享服務(wù)是共享服務(wù)的一個(gè)領(lǐng)域，旨在將不同國家和地區(qū)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)集中到共享服務(wù)中心來核算和報(bào)告。因?yàn)檫@種新型的財(cái)務(wù)管理模式可以壓縮運(yùn)營成本、提升服務(wù)水平、提高信息質(zhì)量等作用，所以日益成為國外那些不滿當(dāng)前組織績效的跨國企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)變革的首選。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：

(一)有利于降低成本

財(cái)務(wù)共享服務(wù)通過將那些具有規(guī)模經(jīng)濟(jì)和范圍經(jīng)濟(jì)屬性的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中到一個(gè)或多個(gè)地方處理，將非核心的重復(fù)性會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)從下屬子公司剝離出來，轉(zhuǎn)移到共享服務(wù)中心后，一個(gè)財(cái)務(wù)人員可以處理幾個(gè)公司的相同業(yè)務(wù)，從而提供了處理的效率、減少了人員。

(二)提高專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過集中服務(wù)，統(tǒng)一財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)流程等，梳理冗余步驟，實(shí)行專業(yè)分工，由此減少因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)和制度不統(tǒng)一而造成的信息偏差，保證了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性和可靠性。

(三)財(cái)務(wù)管理集中于核心業(yè)務(wù)

財(cái)務(wù)集中后財(cái)務(wù)人員從繁瑣的日常業(yè)務(wù)中解脫出來，由財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)向財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型，集中更多精力于集團(tuán)決策和經(jīng)營指導(dǎo)等高附加值的業(yè)務(wù)，更多的參與決策，成為管理層的“智囊團(tuán)”和經(jīng)營單位的合作伙伴。

二、Z公司財(cái)務(wù)管理存在的主要問題

Z公司是中國最大的通訊設(shè)備制造業(yè)上市公司之一，在快速發(fā)展的初期，形成了基于公司外派的分散式財(cái)務(wù)管理模式，即各子公司獨(dú)立核算，并由總部定期合并財(cái)務(wù)報(bào)表。這種分散的財(cái)務(wù)管理模式在Z公司的發(fā)展初期發(fā)揮了重要作用，但是也面臨以下挑戰(zhàn)：

(一)分散的獨(dú)立財(cái)務(wù)組織效率較低、成本較高

隨著Z公司不斷擴(kuò)大，財(cái)務(wù)人員急劇增長，財(cái)務(wù)運(yùn)營成本也相應(yīng)增加。而單個(gè)分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)崗位職責(zé)設(shè)置可能有交叉，所以無法形成專業(yè)的分工，帶來較高的人力成本，就造成了資金管理成本、財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)報(bào)告成本居高不下。

(二)缺乏對業(yè)務(wù)的支持和對決策的支撐

財(cái)務(wù)人員忙于憑證審核、支付款項(xiàng)、生成報(bào)表、預(yù)算管理、編寫公司財(cái)務(wù)制度并監(jiān)督職能部門執(zhí)行等工作，無暇應(yīng)對管理層決策所需的信息支持和對業(yè)務(wù)單位的經(jīng)營分析及建議。

(三)集團(tuán)缺乏對基層業(yè)務(wù)單位及子公司的監(jiān)控

各基層業(yè)務(wù)單位及子公司的財(cái)務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；財(cái)務(wù)政策和制度由集團(tuán)向基層單位層層傳遞，中間有可能存在誤讀；同時(shí)，受環(huán)境和人際關(guān)系的影響，在集團(tuán)和基層單位利益有沖突的時(shí)候，基層單位財(cái)務(wù)人員有可能會(huì)向基層單位屈服，而產(chǎn)生財(cái)務(wù)舞弊。

三、Z公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)對效率的提升

實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)之后，我們看到Z公司最直接的轉(zhuǎn)變是：

(一)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化

借助信息技術(shù)的發(fā)展，信息系統(tǒng)向業(yè)務(wù)前端進(jìn)行了拓展，費(fèi)用支出核算中需要的各維度數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)人員在前端直接填寫，最終反映到數(shù)據(jù)庫中，這對財(cái)務(wù)人員的工作效率以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量都有重要的作用。

(二)財(cái)務(wù)核算集中化

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化和財(cái)務(wù)信息化為財(cái)務(wù)核算集中化提供了條件。集中和共享，將各單位日常會(huì)計(jì)核算等職能剝離到一個(gè)財(cái)務(wù)組織中去，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)集團(tuán)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的一致性、準(zhǔn)確性和有效性。同時(shí)核算業(yè)務(wù)的剝離和集中，支持財(cái)務(wù)人員從事務(wù)處理性向價(jià)值創(chuàng)造性轉(zhuǎn)變，繼而支持公司全球化戰(zhàn)略。

(三)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化

在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化、財(cái)務(wù)核算集中化的基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)領(lǐng)域發(fā)生了最為重要的變化——財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。通訊行業(yè)競爭日益激烈的市場環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員要從孤立、封閉的系統(tǒng)中解脫出來，完成從單純記賬向真正的業(yè)務(wù)伙伴轉(zhuǎn)變，建立一套可以使企業(yè)更好的適應(yīng)市場變化、最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)增值的財(cái)務(wù)管理模式。

(四)人力成本的節(jié)約

表4-2是Z公司主要財(cái)務(wù)職能崗位時(shí)間分布統(tǒng)計(jì)表，F(xiàn)TE是全時(shí)工作人員數(shù)（Full-time equivalents）的縮寫，一個(gè)FTE相當(dāng)于一個(gè)人投入工作8小時(shí)，非全時(shí)人員按照70%折合全時(shí)人數(shù)。我們可以看出，實(shí)施前財(cái)務(wù)人員總數(shù)約2000人，部門龐大、存在冗余，但是FTE總數(shù)為1198，個(gè)別崗位工作量并不飽和。另外，崗位職能分布失衡，財(cái)務(wù)管理相關(guān)職能投入的工時(shí)過少，只占6.7%。實(shí)施共享服務(wù)后，盡管核算業(yè)務(wù)和增值服務(wù)的業(yè)務(wù)量增長了3-5倍，但整體財(cái)務(wù)人員減少30%，為集團(tuán)的會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理提供了高質(zhì)高效的信息化支撐。

(五)節(jié)約成本

實(shí)時(shí)共享服務(wù)后，點(diǎn)對點(diǎn)的服務(wù)模式被流水線所取代，專業(yè)分工帶來了效率提升并直接反映在單位業(yè)務(wù)成本的下降——財(cái)務(wù)單據(jù)的審核成本實(shí)施前的14.98元降低為7.26元/單，單位財(cái)務(wù)運(yùn)營成本下降了近50%。

(六)時(shí)效提升

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)處理效率比實(shí)施前有很大提升，員工報(bào)銷在業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核后3天內(nèi)即可到賬。通過對票據(jù)流程、賬務(wù)處理流程優(yōu)化，時(shí)結(jié)賬時(shí)間整體比規(guī)定時(shí)間提前了兩天。

四、結(jié)束語

顯然，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的效益主要來自于良好的整合、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)以及標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，但是仍有許多公司對這塊領(lǐng)域的投資沒有取得預(yù)期的收益。究其原因，領(lǐng)導(dǎo)不力和拙劣的變革管理通常導(dǎo)致規(guī)劃期延長、實(shí)施成本上升等，從Z公司實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的例子。

參考文獻(xiàn):

[1]呂丹.財(cái)務(wù)共享進(jìn)行時(shí).首席財(cái)務(wù)官，2010,10：40-42

[2]李莞箐.共享服務(wù)提升企業(yè)管理[N].每周電腦報(bào)，2004，08：31