發(fā)揮教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用

□宋 婕

高職院校教學(xué)水平的高低直接影響著人才質(zhì)量，所以說對(duì)于高職院校來講，管理好教學(xué)工作是非常重要的任務(wù)，必須安排相關(guān)的人員對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行管理和督促。很多高校設(shè)立了教學(xué)秘書一職，用來保證高職院校良好的教學(xué)管理秩序，從而能夠進(jìn)一步提高教學(xué)質(zhì)量。本文通過調(diào)查和研究，總結(jié)了教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理工作中的重要作用，同時(shí)對(duì)如何更好地發(fā)揮教學(xué)秘書的作用提出了相關(guān)策略。

一、教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理工作中的作用

(一)承上啟下的作用。教學(xué)秘書在高職院校的教學(xué)管理中發(fā)揮著承上啟下的作用:一方面，教學(xué)秘書必須要認(rèn)真了解高職院校針對(duì)教學(xué)工作制定的規(guī)范和制度，同時(shí)必須要按照一定的程序，在教學(xué)工作中積極按照規(guī)章制度安排教學(xué)工作，另外還需要根據(jù)每個(gè)學(xué)院的不同情況，適當(dāng)?shù)貙?duì)規(guī)范制度的實(shí)施進(jìn)行一定的調(diào)整;另一方面，教學(xué)秘書需要將規(guī)章制度在每個(gè)學(xué)院的落實(shí)情況進(jìn)行匯總，同時(shí)收集每個(gè)學(xué)院針對(duì)規(guī)章制度提出的意見和建議，從而將這些情況及時(shí)地反映給學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，使得高職院校的管理者能夠根據(jù)意見和建議修改規(guī)章制度，從而能夠不斷促進(jìn)規(guī)章制度的完善和教學(xué)效率的提高。

(二)對(duì)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督。教學(xué)工作是教學(xué)秘書的管理工作重點(diǎn)，因此為了更好地了解教學(xué)工作的進(jìn)展情況，必須要對(duì)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督:第一，教學(xué)秘書需要對(duì)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，實(shí)時(shí)的向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)教學(xué)工作的開展情況;同時(shí)，教學(xué)秘書需要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)教學(xué)管理工作中的問題和不足，并且能夠提出一些改進(jìn)的意見和建議，促進(jìn)教學(xué)管理工作的完善;第二，教學(xué)秘書不僅要將學(xué)校制定的新的規(guī)章制度在教學(xué)工作中積極地落實(shí)，而且還需要全面了解教學(xué)工作的開展情況，為更好地開展教學(xué)管理工作出謀劃策。

(三)活動(dòng)的組織者和溝通者。為了更好地進(jìn)行教學(xué)管理工作，需要及時(shí)地對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行總結(jié)，分享各個(gè)院校教學(xué)工作的成功經(jīng)驗(yàn)，因此就需要教學(xué)秘書進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的組織，所以教學(xué)秘書是一些教學(xué)管理活動(dòng)的組織者和溝通者，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一，為了更好地組織和策劃相關(guān)的教學(xué)活動(dòng)，需要教學(xué)秘書進(jìn)行組織，這是因?yàn)榻虒W(xué)秘書對(duì)于教學(xué)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都比較熟悉，了解各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，所以由教學(xué)秘書進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的組織是合適的;第二，教學(xué)秘書是活動(dòng)的溝通者，為了更好地組織教學(xué)管理的相關(guān)活動(dòng)，需要學(xué)?；蛘邔W(xué)院的不同部門之間相互合作，同時(shí)配合教學(xué)秘書進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的組織和策劃，因此就需要教學(xué)秘書作為中間的橋梁，溝通學(xué)院與學(xué)院、學(xué)院與部門、學(xué)校與部門等等。

(四)處理教學(xué)信息的管理工作。在高職院校開展教學(xué)管理工作的過程中，會(huì)有數(shù)量巨大、種類繁多的信息需要處理，因此教學(xué)秘書除了需要做好以上工作之外，還需要對(duì)教學(xué)信息進(jìn)行一定的處理，主要包括以下幾點(diǎn):第一，對(duì)一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作，主要是將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行保存，雖然基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不需要經(jīng)過復(fù)雜的加工，但是由于數(shù)量比較多，因此在處理的過程中也有非常大的工作量;第二，對(duì)學(xué)校組織的一些教學(xué)科研活動(dòng)，教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)等做好相關(guān)的記錄工作，同時(shí)還需要將這些文檔下發(fā)到各個(gè)學(xué)院，使之能夠更好地學(xué)習(xí)和使用;第三，教學(xué)秘書需要對(duì)一些教學(xué)工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)進(jìn)度進(jìn)行記錄等等。

(五)處理相關(guān)的教學(xué)工作。教師是高職院校中教學(xué)工作的實(shí)施者，但是教學(xué)工作中不僅僅包括教學(xué)工作的實(shí)施，而且還包括很多其他的工作，例如:教學(xué)計(jì)劃的制定、教學(xué)資源的申請(qǐng)和分配、教學(xué)工作的運(yùn)行等等，這些都屬于教學(xué)秘書的工作范圍。所以教學(xué)秘書需要處理相關(guān)的教學(xué)工作，主要包括以下幾點(diǎn):第一，輔助制定教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)計(jì)劃的制定是任課導(dǎo)師的重要工作，同時(shí)也是教學(xué)秘書的工作內(nèi)容，教學(xué)秘書需要積極了解高職院校的人才培養(yǎng)目標(biāo)，了解不同學(xué)院的人才培養(yǎng)策略，從而判斷任課導(dǎo)師制定的教學(xué)計(jì)劃是否完善合理，如果存在不足還需要提出相應(yīng)的修改意見;第二，督促教學(xué)計(jì)劃的落實(shí)，教學(xué)計(jì)劃制定完成后，需要任課導(dǎo)師和學(xué)生嚴(yán)格按照教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行教學(xué)，從而保證教學(xué)計(jì)劃的認(rèn)真實(shí)施，對(duì)嚴(yán)重破壞教學(xué)計(jì)劃的行為需要及時(shí)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);第三，合理分配高職院校中的教學(xué)資源，對(duì)于很多高職院校來講，學(xué)生數(shù)量的不斷增加，使得很多教學(xué)資源相對(duì)不足，所以為了在有效的教學(xué)資源條件下，更好地實(shí)施教學(xué)工作，需要教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)資源進(jìn)行合理分配，從而在最大程度上保證教學(xué)工作的正常實(shí)施。

二、發(fā)揮教學(xué)秘書積極作用的途徑

(一)不斷提高教學(xué)秘書的整體素質(zhì)。教學(xué)秘書在高職院校的教學(xué)管理工作中發(fā)揮了巨大的作用;同時(shí)，教學(xué)秘書的整體素質(zhì)是影響教學(xué)秘書作用的重要因素，因此為了更好地發(fā)揮教學(xué)秘書的重要作用，需要不斷提高教學(xué)秘書的整體素質(zhì):第一，加強(qiáng)教學(xué)秘書的培訓(xùn)機(jī)制，從而使得教學(xué)秘書能夠更快地適應(yīng)教學(xué)管理工作，在教學(xué)管理工作中發(fā)揮積極的作用;第二，設(shè)置一定的考核機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的積極性，從而更好地開展教學(xué)管理工作。

(二)師生更好地配合教學(xué)秘書的工作。教學(xué)秘書對(duì)于統(tǒng)籌教學(xué)工作起著重要的作用，在開展教學(xué)管理工作的過程中，離不開教師和學(xué)生的積極配合，因此為了更好地發(fā)揮教學(xué)秘書的重要作用，需要高職院校的教師和學(xué)生積極配合教學(xué)秘書的工作:一方面，教師和學(xué)生盡自己最大努力，為教學(xué)秘書開展工作提供便利;另一方面，教師和學(xué)生需要及時(shí)與教學(xué)秘書進(jìn)行交流和溝通，使得教學(xué)秘書能夠更詳細(xì)地了解教學(xué)工作，這樣才能更好地對(duì)教學(xué)工作實(shí)施管理，才能更好地發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的重要作用。

三、結(jié)語

高職院校承擔(dān)著為社會(huì)和國家培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重任，其教學(xué)工作的質(zhì)量和教學(xué)效果直接影響著人才培養(yǎng)的質(zhì)量，因此必須對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行科學(xué)合理的管理，進(jìn)一步提高教學(xué)工作的教學(xué)效果，才能培養(yǎng)出高質(zhì)量的人才。因此，本文重點(diǎn)論述了教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理工作中的重要作用，并對(duì)如何發(fā)揮教學(xué)秘書的作用提出了相關(guān)建議。相信，隨著教學(xué)秘書管理工作的不斷開展，能夠更好地督促高職院校的教學(xué)工作，從而進(jìn)一步促進(jìn)高職院校教學(xué)工作質(zhì)量的提高。

［1］祁文軍． 淺議教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的職能與作用［J］．太原師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2008

［2］李爭(zhēng)一．試析高等院校教務(wù)管理人員素質(zhì)及其培養(yǎng)［J］． 通化師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2007

［3］王新華，李炎婷．教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求［J］．新疆職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2009