探究高校教學秘書工作存在的問題與對策

王 紅

（金陵科技學院 秘書系，江蘇 南京 210001）

一 高校教學秘書的重要性及必要性

（一）教學秘書是教學計劃制定的“參謀家”

教學秘書是高校教學管理的基層管理者，并且還是直接參與者[1]。教學活動作為基層管理者，具有一定的溝通作用，充當上令下達和下情上奏的傳遞者，可以說，高校教學秘書工作是教學活動與教學管理之間的橋梁和紐帶[2]。基于某種程度而言，教學秘書的紐帶有著其他管理人員無法替代的優(yōu)勢，因而，這在一定程度上決定了教學秘書在學校決策、教學計劃制定過程中可以為提供具有一定參考意義和價值的真實資料與信息，最終充當高校教學秘書的“參謀家”的地位。

（二）教學秘書是教學過程開展的“策劃者”

高校教學秘書的任務不僅繁瑣，而且繁重，它承擔著來自教師、來自學生等各個方面的大小事宜。具體而言，教師方面：安排教學任務；調整各個專業(yè)教學計劃；制定教師課表；調、停課；安排課程考查、考試；整理教師各個學年的考試試卷；對每個教師的工作量進行統(tǒng)計；幫助教師完成課題申報項目；整理教師獲得獎勵及處分的材料；組織教師完成課堂教學評估。學生方面，組織選課；征訂教材；整理學生考試試卷成績；安排補考、重修考試；考察畢業(yè)生資格；審查學位授予資格；畢業(yè)論文的整理和歸檔；學生實習等，這些工作都需要教學秘書去完成[3]。可以說，教師與學生這些需求幾乎涵蓋了高校教學中的各個領域，對于教學秘書而言，正是這各個領域內順利實施的重要策劃者及組織者[4]。倘若教學秘書工作的缺失，會使得整個教學過程陷入無秩序狀態(tài)。

（三）教學秘書是高校師生的“服務者”

高校教學秘書雖然作為管理者，但其職位目標要求秘書需要為高校教師及學生提供服務。教師和學生在學校遇到的80%以上的問題都需要靠教學秘書去解決[5]。可以說，作為總中樞的秘書在高校中具有不容忽視的重要作用。倘若高校教師不能夠有效地進行工作，會使得高校管理環(huán)境脫節(jié)，出現(xiàn)協(xié)作。溝通障礙。因而，高校秘書是高校師生的“服務者”，提高校師生做好一切善后工作，能夠讓師生在各自的領域內后顧無憂的進行教學與學習。

二 高校教學秘書的工作特點

教學秘書簡單來說就是協(xié)助高校領導完成高校日常管理中遇到的各種問題，幫助教師與學生完成各自的“教學目標”和“學習目標”[6]。教學秘書在高校中即從屬于教務處，也處于院系教學管理的獨立地位，即是管理者又是服務者。以下具體就高校秘書教學的工作特點進行分析。

（一）獨特性

教學秘書工作最為主要的內容是服務，主要為教師服務也為學生服務。高校聚集知識和知識分子，其教師的職稱千差萬別，加上性格迥異，不能民族風格背景的學生，都使得教師的服務對象具有一定的獨特性，因獨特性的存在，不可避免的加劇了服務難度，同時還使得服務類型多元化。此外，教學秘書自身存在一定的特殊性，教學秘書的行政隸屬關系在各教學單位，教學秘書的業(yè)務工作是教學管理。

（二）繁瑣性

教學秘書工作范圍涉及較廣，可以說，不僅涉及到教學管理中的各個方面，而且還涉及到眾多師生之間的切身利益。如：教師檔案整理、學生檔案整理、補考通知、課表安排等等。

（三）時效性

教學秘書工作不僅工作范圍涉及廣泛，并且還具有一定的時效性，一般以一個學年為例。每年高校都會有畢業(yè)生、有新生，有新教師的入職，有老教師的離退，可以說，這些都說明了教學秘書工作的時效性。

（四）規(guī)律性

高校教學以學期為周期，因而教學秘書的管理工作具有一定的規(guī)律性可循，每季新學期開學前，教學秘書需要安排課表、安排調休、安排課程考試，每年學生畢業(yè)時，會對檔案進行整理，對學生論文進行歸檔，可以說這些都體現(xiàn)出一定的規(guī)律性。

三 高校教學秘書需要具備的素質與能力

（一）基本素質

首先，對于高校教學秘書而言，需要具備較高的思想政治素質和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，熱愛教育工作，自身具備較強的責任感與責任意識，在工作中時刻提教師和學生著想，解決學生所想、解決教師所需。此外，有較強的服務意識，能夠嚴格按照規(guī)章制度進行執(zhí)行，有效地自覺抵制不良風氣。教學秘書因與學校各個單位交往密切，不可避免的會出現(xiàn)一些矛盾問題，因而，這就要求高校教學秘書具備良好的修養(yǎng)，當碰到矛盾時，不能感情用事，應該本著以人為本、實事求是、公平、公正的態(tài)度和原則進行處理，有效地把握好溝通協(xié)調分寸，讓教師與學生都能夠感受到教學秘書在設身處地的替自己著想[7]。最后，教學秘書還需具備一個秘書專業(yè)知識，只有在扎實專業(yè)知識的支撐下，教學秘書才能夠制定出創(chuàng)新的教學計劃和培養(yǎng)方案，并且對教師的教學狀況與學生的學習狀況有所掌握，進而有效保障院系教學工作的順利開展。

（二）必備能力

教學秘書接觸的人員分為多個層次，因此，較強的溝通協(xié)調能力和表達能力是教學秘書必備能力。高校教學中，事故的發(fā)生沒有預期性，往往是突然發(fā)生，因此，這就需要教學秘書具有一定的隨機應變能力。教學秘書充當?shù)氖枪芾韺?，需要具備一定的管理能力，對領導給予的指示快速執(zhí)行，并且準確安排教學活動。教學秘書面對的工作繁多、繁瑣，需要秘書具備統(tǒng)籌安排的協(xié)調能力。此外，隨著計算機時代的到來，高校已經開始信息化建設，因而，教學秘書還需具備一定的計算機知識及辦公軟件使用技巧。

高校是一個承載新信息的大熔爐，能夠產生數(shù)以萬計的新信息，因此，教學秘書需要具有超前的眼光，能夠與時俱進，在具體的工作中，多接觸了解新信息，樹立新的工作目標與服務目標，在具體的實踐過程中，借鑒別人有益經驗，取長補短，最終力求事半功倍。

四 高校教學秘書工作中存在的一系列問題

近些年來，高校教育擴招，使得精英教育轉化為大眾教育，高校人數(shù)的增加，給原本負擔較重的教學秘書帶來了更加繁重的工作任務，加上教育改革下，傳統(tǒng)的教學秘書工作已經不能夠適應當前社會發(fā)展的需要，基于此而言，高校中教學中存在一系列亟待解決的問題。以下就具體問題進行分析。

（一）隊伍穩(wěn)定性差，待遇較低

1.政治待遇低。高校中，綜合實力的評比在于科研質量，基于此，高校領導一般重視高?？蒲?。對于教學秘書而言，一般不給予重視，不重視就會造成忽視，忽視就會造成遺忘，可以說，教學秘書是高校中處于邊緣地位的一個職位。此外，在傳統(tǒng)思想觀念的影響下，一般人們將高校秘書定義為打雜、善后的，其工作就是簡單的制定課表、安排課程、統(tǒng)計成績、歸檔等簡單工作，認為沒有復雜度，一般人就可以做，因此，不需要基于一定的政治對位。并且，由于秘書工作比較繁瑣，不容易考核，其工作成果很難被具體表現(xiàn)出來，因而，高校教學秘書自身對工作也持有一定的排斥度。

2.職稱評定難。在上述部分提到高校秘書工作繁瑣，工作成績不容易被直接量化出來，因而，在職稱評定的過程中存在一定難度?，F(xiàn)如今，高校秘書評定職稱一般分屬在管理行列，與高校管理人員共同參與評定，但是，教學秘書工作不容易較為直觀體現(xiàn)，因此，處于相對劣勢地位[8]。通常在一線崗位堅持十幾年還是一個科員，這些問題都在一定程度上打擊了教學秘書工作的積極性。

3.收入低。高校中，職工工資直接與職稱掛鉤，而教學秘書因職稱難評定，其收入待遇普遍較低。這樣以來，教學秘書的工作成果與工資不掛鉤，其工作成績好壞與否所領取的工資是一樣的，因而，使得教學秘書失去一定的工作積極性。

（二）崗位職責不明晰

教學秘書作為高校的教學管理人員，應該在教務部門和院（系）雙重領導下開展具體的管理和服務工作[9]。對于國內大部分高校而言，一般教職工的崗位設置是依據(jù)人數(shù)制定的，尤其對于新建的本科院校而言，其管理模式仍舊沿襲大專管理模式，所以，院系中沒有設置具體的教學秘書工作崗位，如：科研領域秘書、黨政秘書、行政秘書等，崗位的缺失造成管理出現(xiàn)一定混亂。

（三）信息溝通不順暢

信息化時代下，互聯(lián)網出現(xiàn)在生活中的各個領域，給整個社會帶來了重大的改變。但是，就高校利用信息化的現(xiàn)狀而言，其信息化建設的要求遠遠落后于教學管理的實際需求。此外，信息在傳遞的過程中，受到軟硬件條件的限制與制約，不能夠準確、流暢的進行信息傳播與溝通。可以說，信息流通不暢也是制約高校教學秘書工作的一個主要原因。

五 針對出現(xiàn)的問題提出的幾點對策

（一）提高重視度

在高校中，只有領導重視了教學秘書工作，才能使得高校秘書工作的政治地位得以提升，消除人們對教學秘書的錯誤認識。因此，高校相關部門應當對教學秘書選拔及培養(yǎng)給予一定的重視，對教學秘書的突出成績給予肯定與表揚，此外，在高校教學秘書中，建立行之有效的評價機制，提高教學秘書的收入水平[10]。對于人才引進來說，高校應當給予一定的優(yōu)惠政策吸引高學歷的專業(yè)管理畢業(yè)生，充實教學秘書工作，將教學秘書工作的培養(yǎng)納入到高校教學培養(yǎng)的計劃中。

（二）明確崗位職責

教學秘書是高校教學中的服務者，其具體內容按時間可以劃分為：事前、事中、事后三方面，事前，對教學計劃及教學工作進行有效安排；事中，切實做好教學管理文件的上傳工作，安排課表、學生報到、學生考試等等相關事宜；事后；對學生和教師的檔案資料進行保管與整理。

（三）搭建信息傳遞平臺

高校中應當充分利用信息化優(yōu)勢，對教學秘書工作的管理設施進行完善，有效改善教學條件和教學環(huán)境。高校需要對自身高校的教務管理軟件進行完善，對高校的網絡平臺進行完善，此外，從軟硬件兩個方面確保教學秘書工作的信息傳遞。

總而言之，高校教學秘書工作是高校管理中的一項重要環(huán)節(jié)，其工作好壞與否直接影響到高校發(fā)展。因而，高校應該給予教學秘書工作一定的重視度，加強高校教學秘書隊伍的建設，針對出現(xiàn)的問題，找出切實有效的解決方案，進而提升高校教學質量，提升高校綜合實力，積極推進高校持續(xù)、健康有序發(fā)展。

[1]鄧新榮,高務龍.高校教學秘書隊伍建設中存在的問題及其對策[J].民辦教育研究,2010,(5).

[2]張教赟.新時期高職院校教務秘書激勵機制研究[J].職業(yè)教育研究,2010,(4).

[3]謝丹桔.高校教學秘書在地方性本科院校評估中的能動作用[J].湖南科技學院學報,2010,(2).

[4]鐘天亮.新時期高校教學秘書應具備的素質和能力[J].科技情報開發(fā)與經濟,2010,(1).

[5]劉瑩.新時期如何做好高校教學秘書工作[J].科教文匯(上旬刊),2010,(1).

[6]彭龍芳.高校教學秘書角色定位與能力培養(yǎng)[J].經營管理者,2010,(1).

[7]高雯芳.對做好高校教學秘書工作的幾點思考[J].科教文匯(下旬刊),2010,(2).

[8]易秋芳.高校教學秘書工作存在的問題與對策[J].重慶科技學院學報(社會科學版),2010,(5).

[9]倪麗梅.高校教學秘書工作存在的問題與對策探析[J].科教文匯(上旬刊),2011,(1).

[10]王赫.高校教學秘書工作存在的問題及對策研究[J].才智,2014,(17).