高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政效率提升策略探索

□江 文

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室職能及其重要性分析

(一)高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的重要性分析。二級(jí)學(xué)院辦公室的工作在幫助學(xué)院有效運(yùn)轉(zhuǎn)、促進(jìn)學(xué)校指導(dǎo)思想貫徹方面起到了重要作用。學(xué)院的日常事務(wù)管理工作是高校二級(jí)辦公室工作的重點(diǎn)內(nèi)容，二級(jí)學(xué)院辦公室主要承擔(dān)了學(xué)校與學(xué)院、學(xué)院與學(xué)院、教師和學(xué)生三者之間的聯(lián)系工作，是學(xué)校、學(xué)院、學(xué)生、教師之間的橋梁，也是二級(jí)學(xué)院的核心部門(mén)。二級(jí)學(xué)院辦公室是貫徹學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)指示、上級(jí)學(xué)校部門(mén)指導(dǎo)的重要部分，也是本學(xué)院進(jìn)行科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)、教學(xué)活動(dòng)等工作的重要組織、協(xié)調(diào)和管理部門(mén)。

(二)高校二級(jí)學(xué)院辦公室主要職能分析。高校二級(jí)學(xué)院辦公室的主要職能有綜合管理、提供服務(wù)、協(xié)調(diào)溝通等。高校二級(jí)學(xué)院辦公室的主要職能之一就是為學(xué)院的師生提供良好的服務(wù)，這也是學(xué)院辦公室的基本職能。一個(gè)學(xué)院辦公室的行政水平高低和工作作風(fēng)是否良好的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)就是能否為學(xué)院的學(xué)生和教師提供良好的服務(wù)。同時(shí)，高校二級(jí)學(xué)院辦公室應(yīng)該是學(xué)院之間、師生之間、院校之間的溝通橋梁，是上傳下達(dá)的重要樞紐。二級(jí)學(xué)院的辦公室必須要在學(xué)生管理、人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、學(xué)校指導(dǎo)下達(dá)等工作上做到居中協(xié)調(diào)，解決相關(guān)工作中的困難，緩解各方面的矛盾與沖突，做好溝通與協(xié)調(diào)工作。學(xué)院辦公室還要對(duì)學(xué)院、學(xué)校的相關(guān)事務(wù)進(jìn)行綜合管理，做好起草相關(guān)文件、組織會(huì)議、接待來(lái)訪人員等工作。

二、高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政效率低下的原因分析

(一)缺乏完善的考核標(biāo)準(zhǔn)。目前各高校二級(jí)學(xué)院建立起了一套專門(mén)的教師考核制度，從教師的課時(shí)安排、科研任務(wù)的劃分、各級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)的獲得情況、發(fā)表論文的數(shù)量等多個(gè)指標(biāo)進(jìn)行綜合考察。但是對(duì)于高校二級(jí)學(xué)員辦公室行政效率的考核標(biāo)準(zhǔn)并未形成一套行之有效的考核制度。面對(duì)繁雜的日常行政工作，學(xué)院辦公室的考核指標(biāo)數(shù)目繁雜、指標(biāo)確定標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格，給當(dāng)前的學(xué)院辦公室行政效率考核工作帶來(lái)了不便。不完善的考核標(biāo)準(zhǔn)對(duì)辦公室工作人員的積極性具有明顯影響，為了規(guī)避行政風(fēng)險(xiǎn)，避免承擔(dān)責(zé)任，工作人員不愿主動(dòng)承擔(dān)具有創(chuàng)新性的工作，完全按照領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事，不顧指示是否合理，不敢提出建議等。這些都是辦公室行政工作缺乏嚴(yán)格、完善的行政效率考核標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致的弊端。

(二)領(lǐng)導(dǎo)忽視，缺乏專業(yè)辦公室行政人才。高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政人才的培養(yǎng)并未適應(yīng)當(dāng)前高校發(fā)展的需要以及社會(huì)形勢(shì)的變化。受傳統(tǒng)的觀念影響，學(xué)院的辦公室行政工作并不具有專業(yè)性，其人員主要工作就是進(jìn)行一些日常事務(wù)的辦理，并不具有前途，學(xué)院也不為其辦公室的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不提供辦公室行政人員外出考察與交流的機(jī)會(huì)，辦公室行政人才的素質(zhì)得不到提高，工作方式得不到交流與改進(jìn)。

三、高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政效率提升策略

(一)加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院辦公室行政人才培養(yǎng)。二級(jí)學(xué)院辦公室日常行政工作具有一定的專業(yè)性。高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政人才的招收和培養(yǎng)也要符合本單位對(duì)辦公室人才專業(yè)方向的需求。從辦公室人才的招聘開(kāi)始，要注重對(duì)具有專業(yè)的行政才能的人才的招收，還要定期舉辦對(duì)本單位行政人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)工作，提供給辦公室人員外出考察和交流的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)、吸收其他學(xué)院或其他學(xué)校辦公室工作管理的優(yōu)點(diǎn)，還要制定出一套完善的待遇和獎(jiǎng)勵(lì)措施，對(duì)于真正能夠承擔(dān)責(zé)任，吃苦耐勞的行政工作人員，要重點(diǎn)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于人浮于事、權(quán)責(zé)不對(duì)等的行政人員要進(jìn)行相應(yīng)的處罰，從而改善本學(xué)院的辦公室行政管理工作。

(二)推進(jìn)數(shù)字化辦公室建設(shè)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室的行政工作也必須要跟上當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，改變傳統(tǒng)的管理方法，加強(qiáng)學(xué)院辦公室的信息化建設(shè)、提高辦公水平、推進(jìn)數(shù)字化辦公室建設(shè)。信息化的辦公室管理使得辦公室管理工作變得更加便捷，許多文件的處理工作更加便利。信息化時(shí)代快速發(fā)展，許多信息都是需要用數(shù)字化進(jìn)行儲(chǔ)存的便利的數(shù)字化儲(chǔ)存，使得數(shù)據(jù)信息能夠快速調(diào)取，利用相關(guān)信息進(jìn)行研究更加便捷，并且還可以將過(guò)去幾十年循環(huán)儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更加系統(tǒng)的管理和妥善保存。因此，二級(jí)學(xué)院辦公室的建設(shè)要向數(shù)字化方向發(fā)展，促進(jìn)辦公室工作效率的提高和方法的改進(jìn)。

(三)樹(shù)立正確的行政管理理念。堅(jiān)持以人為本的辦公室行政事務(wù)管理理念，是幫助學(xué)院辦公室管理效率提高的重要方法。在以人為本的管理理念指導(dǎo)下，學(xué)院的日常管理工作始終堅(jiān)持以人為本，從學(xué)院辦公室的管理人員出發(fā)，充分調(diào)動(dòng)其積極性和創(chuàng)造性，從而實(shí)現(xiàn)管理效率的提高和人的全面發(fā)展。在正確的理念指導(dǎo)下，學(xué)院的管理工作才能夠收到良好的管理效果。高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政效率的提高離不開(kāi)以人為本的工作理念，真正做到為學(xué)生和教師提供良好、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才能發(fā)揮二級(jí)學(xué)院辦公室上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通的橋梁作用。

(四)完善行政辦事效率考核制度。完善高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政效率考核制度、建立起一套完善、全面的考核標(biāo)準(zhǔn)是當(dāng)前學(xué)院辦公室工作效率提高的重點(diǎn)。學(xué)院辦公室要在學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)的學(xué)校部門(mén)發(fā)放統(tǒng)一的高校二級(jí)學(xué)院行政辦事和日常管理調(diào)查表，對(duì)學(xué)員辦公室管理人員的工作能力、工作質(zhì)量和服務(wù)水平進(jìn)行抽樣調(diào)查，如果條件具備也可以進(jìn)行全面調(diào)查，根據(jù)調(diào)查表來(lái)衡量某一段時(shí)間內(nèi)辦公室工作人員的工作量以及其工作效率，對(duì)調(diào)查結(jié)果顯示能力突出的工作人員要進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和提拔，激發(fā)工作人員的積極性和創(chuàng)造性，促進(jìn)學(xué)院行政辦事效率的提高。

四、結(jié)語(yǔ)

高等院校二級(jí)辦公室行政效率的高低直接影響了學(xué)院的正常運(yùn)作，同時(shí)也對(duì)本校的發(fā)展具有重要的影響。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要從改變傳統(tǒng)的行政管理理念、完善行政辦事效率考核制度等方面進(jìn)行改變，對(duì)學(xué)院辦公室行政效率的提升進(jìn)行有計(jì)劃的規(guī)劃，利用新技術(shù)的推廣和專業(yè)人才的培養(yǎng)，促進(jìn)辦公室行政效率和辦公水平的提高，加強(qiáng)學(xué)院辦公室的信息化建設(shè)，更好地發(fā)揮二級(jí)學(xué)院辦公室的綜合管理、協(xié)調(diào)溝通、提供服務(wù)的職能，推動(dòng)高等學(xué)校和二級(jí)學(xué)院的健康發(fā)展。

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