機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理中的問題與對策探索

□王麗曼

機(jī)關(guān)單位的檔案是記錄單位工作活動和發(fā)展歷程的重要信息源，它以客觀、動態(tài)、細(xì)致的視角對機(jī)關(guān)單位的信息記錄作出了貢獻(xiàn)。當(dāng)前，隨著我國信息化建設(shè)的全面展開，信息化管理也深入發(fā)展到各個(gè)行業(yè)和部門。檔案信息化管理已逐漸成為當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理的主要模式。當(dāng)然，在信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，不可避免地出現(xiàn)了一些漏洞和缺陷，我們需要認(rèn)識到問題所在，分析問題，并解決問題，從而實(shí)現(xiàn)有效的檔案信息化管理。

一、機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理中存在的問題

(一)部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理工作不夠重視。當(dāng)前我國機(jī)關(guān)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了較為顯著的成果，但其中仍然存在一些發(fā)展空白，其中一個(gè)主要的原因就在于部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視程度仍然不足，并沒有真正充分認(rèn)識到檔案信息化管理的積極作用和對機(jī)關(guān)單位整體發(fā)展的重要意義?；诖?，部分領(lǐng)導(dǎo)層的檔案信息化建設(shè)理念也并未成熟，這就直接導(dǎo)致了政策、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等各個(gè)方面對于信息化建設(shè)的投入和傾斜不足，從而延緩了檔案信息化管理的發(fā)展步伐。

(二)檔案信息化技術(shù)有待提升。檔案信息化管理的質(zhì)量依托于信息技術(shù)的完備，先進(jìn)的信息技術(shù)保證了檔案管理的效率。而當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)中，仍然存在著技術(shù)相對落后的問題，當(dāng)前某些信息化管理技術(shù)仍然存在著一定的缺陷，需要不斷改進(jìn)才能夠更好地適應(yīng)檔案管理需要。

1.電子文件和電子檔案中存在著一定局限性。一是電子文件本身就存在著保管條件和保管期限等方面的局限性。二是在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的過程中，掃描儀等中間設(shè)備存在著缺陷。當(dāng)前很多單位使用的掃描儀速度較慢，所以在一定程度上影響了電子文件的轉(zhuǎn)化，降低了速度和工作效率。

2.數(shù)據(jù)存儲備份和管理中存在問題。一是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案信息化管理需要加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)備份意識，在此基礎(chǔ)上，豐富數(shù)據(jù)備份手段和途徑。目前很多單位的檔案數(shù)據(jù)備份僅有DVD或者VCD光盤，并沒有其他的備份方式，單一的備份方式在很大程度上影響了備份效果。二是備份光盤的質(zhì)量也有待提高。三是光盤備份格式等沒有統(tǒng)一要求，電子數(shù)據(jù)內(nèi)容清單也不完善，這樣的備份手段在信息量巨大的今天已經(jīng)不能夠滿足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

(三)檔案管理業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對于檔案管理工作的質(zhì)量有著直接影響，檔案管理的信息化建設(shè)更要求業(yè)務(wù)人員能夠在專業(yè)素質(zhì)上有較高的提升，并且適應(yīng)時(shí)代的需要掌握先進(jìn)的信息技術(shù)。而從目前我國機(jī)關(guān)單位的檔案管理人才隊(duì)伍的發(fā)展情況來看，機(jī)關(guān)單位普遍存在著管理人員業(yè)務(wù)水平不均衡、新技術(shù)掌握不足的問題。

(四)檔案信息安全意識淡薄。檔案管理的一個(gè)重要原則就是安全，而當(dāng)信息技術(shù)引入檔案管理工作中后，更要加強(qiáng)安全意識，采取先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行信息安全防范，以防止信息泄露，對單位和工作人員自身造成不利影響。目前各單位檔案管理的信息化建設(shè)狀況良好，管理人員的素質(zhì)也得到了普遍提升，但仍然存在少數(shù)單位管理人員安全意識淡薄的現(xiàn)象，對于網(wǎng)絡(luò)安全并沒有防范意識，所以在工作中并不注重必要的安全防范工作，這就會為數(shù)據(jù)安全留下了隱患，不利于檔案管理的正常運(yùn)行。

二、提升檔案信息化管理水平的有效策略

(一)全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理的工作質(zhì)量很大程度上依賴于高素質(zhì)高能力的管理人員，特別是在信息化時(shí)代，檔案管理工作者需要進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)能力，學(xué)習(xí)新技術(shù)，豐富工作經(jīng)驗(yàn)，才能夠真正適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。基于這一要求，機(jī)關(guān)單位要重視并積極開展對管理人員的培訓(xùn)工作，從專業(yè)技能到職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)行全方位的學(xué)習(xí)提升。另外，加強(qiáng)在檔案信息化管理方面的指導(dǎo)，加強(qiáng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的培訓(xùn)和教育，及時(shí)完善和更新知識技術(shù)結(jié)構(gòu)和人才結(jié)構(gòu)。在管理人員隊(duì)伍中間普及信息技術(shù)知識，推進(jìn)管理人員在信息技術(shù)方面的能力提升，使業(yè)務(wù)人員能夠積極適應(yīng)信息化的檔案管理工作。

(二)重視檔案管理信息化建設(shè)，積極開發(fā)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。檔案信息化管理工作的進(jìn)行，一是要從意識層面真正重視，將檔案管理的信息化建設(shè)作為主要的工作項(xiàng)目加以開發(fā)，確立全面的檔案信息化理念和創(chuàng)新發(fā)展理念，加大人力物力的投入力度，全面推進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的建設(shè)的發(fā)展。二是信息化建設(shè)重在技術(shù)的更新與引進(jìn)，檔案管理的信息化也需要遵循這一發(fā)展理念，要提高檔案信息化管理水平，必須積極開發(fā)相應(yīng)的管理軟件，并升級當(dāng)前軟件和設(shè)備，從單位工作性質(zhì)、特點(diǎn)和實(shí)際要求出發(fā)，有針對性地開發(fā)推廣管理軟件和信息技術(shù)，將檔案信息化管理納入到有序的發(fā)展軌道。當(dāng)前檔案管理軟件的發(fā)展需要盡快完善統(tǒng)一的軟件發(fā)展規(guī)劃與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保全國檔案管理軟件有標(biāo)準(zhǔn)可依。同時(shí)，檔案管理軟件應(yīng)該具有較強(qiáng)的通用性，能夠適應(yīng)不同類型的檔案管理和不同層次的人員素質(zhì)?？傊?，檔案管理軟件的開發(fā)是檔案信息化管理的重要前提和基礎(chǔ)，開發(fā)安全、可靠、易于操作的優(yōu)秀軟件，是當(dāng)前提升檔案信息化管理水平的主要工作。

(三)完善檔案信息化管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。檔案管理工作需要在有序的軌道內(nèi)運(yùn)行，這就需要在制度上加以規(guī)范和約束，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理，從而有效提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。在信息收集方面，要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格、規(guī)范的收集。廣泛收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合，適時(shí)收集，掌握檔案的形成規(guī)律，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的材料收集。檔案管理要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中，這樣有利于檔案的保管和利用;同時(shí)也要保證檔案保存的條件和環(huán)境，特別是電子檔案要保證其環(huán)境的安全性，避免信息泄露。

(四)提高安全意識，做好檔案信息系統(tǒng)的安全工作。檔案信息化管理的重要原則之一就是保證信息系統(tǒng)的安全性，特別是在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，來自黑客、病毒、系統(tǒng)自身故障等多方面的安全因素都時(shí)刻對檔案管理的安全產(chǎn)生威脅。所以，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須重視其中的安全問題，構(gòu)筑堅(jiān)實(shí)的安全堤壩，實(shí)時(shí)控制網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行系統(tǒng)，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)。對檔案管理網(wǎng)絡(luò)要實(shí)時(shí)監(jiān)控，并制定嚴(yán)密的措施，防范黑客攻擊。對于各種網(wǎng)絡(luò)病毒也要有充分的認(rèn)識和了解，掌握應(yīng)對病毒的方法和技術(shù)。做好數(shù)據(jù)備份工作也是檔案管理安全中的重要內(nèi)容。由于網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)自身可能會出現(xiàn)故障，再加上來自系統(tǒng)外部的多種因素干擾，檔案信息和數(shù)據(jù)極易受到損壞、流失，所以，做好數(shù)據(jù)的備份是十分必要的。

三、結(jié)語

檔案信息化管理的建設(shè)是一個(gè)長期的過程，其中，管理部門必須做好對其信息化建設(shè)的引導(dǎo)工作，加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃和實(shí)時(shí)指導(dǎo)，在保證檔案信息化管理正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升其科學(xué)性，從而最大限度地發(fā)揮檔案管理在機(jī)關(guān)單位事業(yè)中的積極作用。機(jī)關(guān)單位除了增強(qiáng)自身檔案管理建設(shè)之外，更要著眼于對國內(nèi)外先進(jìn)檔案信息技術(shù)的學(xué)習(xí)交流，將我國機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作引領(lǐng)向更加先進(jìn)的發(fā)展軌道。

［1］王仁邦，張有明，徐金華.檔案信息化建設(shè)的重要一環(huán)——檔案信息資源的有序整理［J］.山東檔案，2001，5

［2］胡愛娟.論企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)存在的問題與對策［A］.寧波市檔案學(xué)會交流論文［C］，2007