淺析如何做好檔案管理工作

宗成玲

摘 要：檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。是歷史真實記錄和全面反映，是維護自身權(quán)益的重要工具，也是積累和傳播知識的重要載體。檔案管理具有“存真求實、鑒往知來”的獨特功能，是一座永不枯竭的“金礦山”。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展和人類文明的進步，檔案的作用也更加重要。就如何做好檔案管理工作，筆者發(fā)表幾點淺顯體會。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；職業(yè)素質(zhì)

一、領(lǐng)導(dǎo)重視、全員具備檔案管理意識是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵

任何單位，只有單位領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，才能使這項工作順利進行；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，有關(guān)人員不支持，很難開展許多具體工作。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認識和價值程度，決定了他們對檔案工作的重視程度，決定了檔案工作的發(fā)展進程。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議程列入有關(guān)部門的責(zé)任是時代的需要，是規(guī)范檔案的需要。如何發(fā)揮主觀能動性，去爭取領(lǐng)導(dǎo)重視、全員支持檔案工作呢？

（一）學(xué)好業(yè)務(wù)干好工作是爭取領(lǐng)導(dǎo)支持和重視檔案工作的前提和基礎(chǔ)。檔案員只有自己把檔案業(yè)務(wù)學(xué)精，把基本工作落實到位，盡最大努力把文件材料收集好、整理好，把檔案管理好，使用好，同時積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理知識，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，在領(lǐng)導(dǎo)和職工心目中留下一個好的印象，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓利用者滿意，讓上級業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員滿意，用實實在在的工作業(yè)績?nèi)〉妙I(lǐng)導(dǎo)和大家的認可，才能得到信任和支持。

（二）認真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹檔案法律法規(guī)，提高全員檔案管理意識，目前很多單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性缺乏意識，認為檔案工作在一個單位里不能生產(chǎn)具體產(chǎn)品，沒有經(jīng)濟價值，可有可無，這就需要檔案工作者經(jīng)常把相關(guān)文件和材料給領(lǐng)導(dǎo)看，這樣肯定在領(lǐng)導(dǎo)心目中留下深刻的印象，才能發(fā)揮好的效果。

單位上的大多數(shù)職工也存在著檔案意識薄弱，對檔案不甚了解，認為整理這些材料是浪費人力、物力。檔案管理人員要加大宣傳檔案法律法規(guī)力度，通過舉實例啟發(fā)全體領(lǐng)導(dǎo)干部職工認識到搞好檔案工作對單位、本人切身利益有很大的益處，形成人人重視檔案，全員參與的檔案管理意識。

二、搞好檔案管理工作，群策群力是基礎(chǔ)

做好檔案的基礎(chǔ)工作，主要是抓好立卷歸檔、收集整理、提供利用。我處的檔案絕大部分是文書、聲像、設(shè)備、基建、工程、實物等檔案，檔案基礎(chǔ)工作在各部門，因此，要做好檔案基礎(chǔ)工作，最根本的問題在各部門，最主要的力量也是在各部門。過去相當(dāng)一段時間的檔案工作的狀況是各個部門跳獨腳舞，結(jié)果出現(xiàn)了一些檔案不能按時入庫，查找檔案繁瑣等問題，案卷的質(zhì)量也受到一定影響。在處領(lǐng)導(dǎo)的重視下，明確了檔案管理職責(zé)，各部門的領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理工作的第一責(zé)任人，各部門采取責(zé)任制的辦法收集、整理、裝訂、歸檔。要求各部門切實做好檔案基礎(chǔ)工作，還及時調(diào)整充實了處檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，全體人員共同參與檔案工作，形成人人都關(guān)心檔案工作的局面。每年的各類檔案都做到及時收歸入庫裝箱，沒有發(fā)生丟失和未歸檔的問題。

實踐證明：群眾的力量是無窮的，檔案管理只有依靠全員參與，才能把工作做實做好。

三、抓好檔案信息化建設(shè)是搞好檔案管理工作的前提

檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的要求，一是要求對檔案信息資源進行數(shù)字化管理。主要任務(wù)包括：傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，就是以紙張、膠片、音像等載體保存的模擬信號檔案通過掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息檔案。電子文件歸檔和電子檔案接收。重要數(shù)字信息資源的采集三方面的內(nèi)容；二是軟件系統(tǒng)建設(shè)。信息化建設(shè)的目的是充分運用計算機等信息技術(shù)方法提高檔案管理水平和效率，這需要通過計算機軟件來實現(xiàn)。軟件系統(tǒng)建設(shè)包括目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，將來還包括非結(jié)構(gòu)化檔案以及異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)建設(shè)；三是硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，主要包括微機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、存儲設(shè)備等；四是保障體系建設(shè)。保障體系是信息化建設(shè)的支撐，主要包括檔案信息化規(guī)劃、法規(guī)、標(biāo)準、人才隊伍、安全體系等方面的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是新時代檔案管理工作的產(chǎn)物，這就要求檔案工作人員增強現(xiàn)代化意識，建立與時代合拍的檔案意識，使檔案工作，以迎接知識經(jīng)濟時代的需要，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。努力提高檔案工作人員素質(zhì)，包括思想，知識結(jié)構(gòu)和操作技能等方面專業(yè)知識，又懂IT，特別是計算機知識和網(wǎng)絡(luò)文化知識的綜合型檔案管理人才。要加快軟硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化， 現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。同時加強制度建設(shè)，建立相關(guān)運行機制。工程一處檔案管理不斷完善制度建設(shè)，以公路四化管理為契機，修訂完善了《檔案管理辦法》、《檔案員崗位責(zé)任制》，增加了《檔案信息化建設(shè)辦法》等一系列規(guī)章制度，用制度管人管事，對檔案工作的規(guī)范化管理起到了很大的作用。梳理了檔案歸檔、檔案借閱、檔案搜索等檔案管理工作流程，使我處檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化、信息化之路。

四、檔案管理人員職業(yè)道德素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，是搞好檔案管理工作的保障

由于檔案的特殊性，這就要求檔案管理人員具有較高的職業(yè)道德素養(yǎng)。一是忠于職守，愛崗敬業(yè)。檔案工作者應(yīng)盡的義務(wù)，保護，管理文件，為客戶提供高質(zhì)量的信息和服務(wù)。負責(zé)檔案的工作人員應(yīng)全心全意地投身于自己的工作，并保護完整性和安全性有關(guān)的文件和數(shù)據(jù)，以確保其作為歷史證據(jù)的可靠性； 二是遵紀守法，嚴守機密。檔案工作者應(yīng)當(dāng)保守所管理檔案信息內(nèi)容的機密，增強保密觀念，培養(yǎng)良好的保密習(xí)慣。檔案牽涉單位和個人的隱私，這就要求檔案管理人員尊重文件形成者或文件所涉及當(dāng)事人的隱私及其他合法權(quán)益，不利用職務(wù)之便，為自己或他人謀求私利，客觀、公正地對待其專業(yè)“特權(quán)”，約束自己的行為；三是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強自身的馬列主義理論素養(yǎng)，提高自身的政治素質(zhì)，只有這樣，才能在實際工作中明辨是非、堅持真理、實事求是，以正確的的立場、觀點和方法對待檔案工作。這就要求各單位要加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極參加檔案業(yè)務(wù)知識和崗位技能培訓(xùn)，配備與單位檔案工作科學(xué)化管理相適應(yīng)的專（兼）職檔案管理人員，做到持證上崗，專業(yè)治檔。

檔案管理對單位運轉(zhuǎn)具有非常重要的作用，各單位必須加大檔案管理開發(fā)力度，結(jié)合單位內(nèi)部實際情況，進而不斷提高單位檔案管理水平，推動單位檔案管理工作的規(guī)范化開展。

總之，做好檔案管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，需要全員參與，需要大力發(fā)揚認真專業(yè)務(wù)實的作風(fēng)，不斷提高檔案管理人員自身素質(zhì)，淡泊名利、甘于奉獻、勤于耕耘， 信息化社會的到來，給檔案事業(yè)發(fā)展帶來前所未有的機遇，我們應(yīng)更好地擔(dān)負起檔案工作資政育人、傳承文明、服務(wù)大局的重任。