高校教學秘書隊伍現(xiàn)狀及其建設探析
——以莆田學院為例

陳林芳

(莆田學院 外國語學院，福建 莆田 351100)

高校教學秘書隊伍現(xiàn)狀及其建設探析
——以莆田學院為例

陳林芳

(莆田學院 外國語學院，福建 莆田 351100)

教學秘書隊伍建設是高校教學管理的重要組成部分，教學秘書管理水平的高低直接影響教學管理的水平和質(zhì)量。本文以莆田學院為例，闡述了高校教學秘書隊伍的現(xiàn)狀及問題，深入分析了其中的原因，并探討了有效解決的對策。

高校教學秘書；現(xiàn)狀；改善建議

教學管理是高等學校管理的重要組成部分，教學秘書是高校教學管理基層的管理者和實施者。其參與教學活動的組織與管理，對高校教學管理有著重要作用。本文結合工作實踐，闡述了教學秘書隊伍現(xiàn)狀；分析了造成教學秘書隊伍不強的原因，積極探索改善教學秘書隊伍建設的對策。

一、高校教學秘書隊伍現(xiàn)狀

近年來，隨著我國高校辦學規(guī)模的不斷擴大，教學管理工作越來越專業(yè)化和復雜化。由于受傳統(tǒng)觀念“重教育、輕管理”的影響，對教學秘書工作的重要性認識不足。[1]筆者就2011-2013年莆田學院30位教學秘書進行問卷調(diào)查，具體情況如下：

1.從年齡方面來看，被調(diào)查的30位教學秘書當中，年齡在30歲以下12人，占40%，31-40歲13人，占43.3%，41-50歲5人，占16.7%。從各年齡段的比例來看，這支教學秘書的隊伍偏年輕，其中有10位老師是本學期剛擔任教學秘書工作，年輕的秘書還是很有發(fā)展?jié)摿Φ?，但是工作壓力可想而知?/p>

2.從職稱方面來看，被調(diào)查的30位教學秘書當中，副研究員有3位，占10%；助理研究員、講師13人，占43.3%；研究實習員3位，占10%；還有11位是未定級的，占36.7%，正高一個也沒有。

3.從職級方面來看，被調(diào)查的30位秘書當中，有5位秘書是科級干部，占16.7%。

4.從學歷方面來看，研究生有8位，占26.7%；其余的22位都是本科學歷，占73.3%，博士一個也沒有。

5.從從事秘書工作與所學專業(yè)來看，跟秘書專業(yè)有關的有5位，占16.7%，其余的25位來自19個不同專業(yè)，都不是秘書專業(yè)占83.3%，大部分教學秘書沒有學過秘書學、教育學、管理學等相關專業(yè)方面的知識，缺乏教學管理方面的經(jīng)驗，在平常教學管理過程中應付日常事務性的工作，工作中缺乏創(chuàng)新意識。

6.從學術科研方面來看，申請到省級科研課題的只有3位秘書，占10%，90%的教學秘書沒有科研課題。

二、造成高校教學秘書隊伍不強的原因

1.教學秘書隊伍不穩(wěn)定，工作熱情不高

近年來，隨著教學改革的不斷深化，辦學規(guī)模的不斷擴大，教學秘書的工作越來越多、內(nèi)容也越來越繁雜。每天除了要處理日常的事務性工作外，還要處理突發(fā)事件及領導交辦的工作。比起教師，教學秘書的工資待遇相對是比較低的。在晉級和職稱評聘方面學校沒有政策向教學秘書傾斜，這種情況下教學秘書的工作熱情能高嗎？不能安心做本職工作，如果有可能的話，會通過各種渠道轉崗到其他管理部門工作；或者有的教學秘書本身是教師，兼職教學秘書工作，干了一段時間就不干了，直接當專職教師了。這樣就使教學秘書隊伍流動性比較大，直接影響到教學管理工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性，同時也間接影響到學校的教學質(zhì)量和管理水平的提高[2]。

2.教學秘書進修培訓機會少，業(yè)務水平有待提高

就本校從事教學秘書工作與所學專業(yè)關聯(lián)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，跟秘書專業(yè)有關的有5位，占16.7%，其余的25位來自19個不同專業(yè)，都不是秘書專業(yè)占83.3%。教學秘書隊伍素質(zhì)參差不齊，教學秘書參加教育學、管理學、秘書學等方面系統(tǒng)的業(yè)務培訓機會更少，學校對教學秘書專業(yè)方面的培訓意識比起教師來說會顯得較薄弱，沒有制定相應的崗位培訓制度和培訓計劃，對教學秘書的培訓缺乏政策和經(jīng)費的支持。很多人認為教學秘書的工作難度不大，主要是處理日常的事務性工作，打打電話、發(fā)發(fā)通知，技術含量不高，不需要什么專業(yè)方面的知識，認為什么人都可以干秘書工作，不需要培訓，直接就可以上崗了。高校普遍重視戰(zhàn)斗在一線的教師和科研人員，對教學秘書業(yè)務培訓重視不夠，造成教學秘書管理方面的知識普遍不夠，往往以管理經(jīng)驗為主，缺乏運用現(xiàn)代化的管理理念來開展日常工作；在教學管理理念上跟不上新形勢的發(fā)展趨勢，缺乏分析問題和解決問題的能力，更談不上向科學化、專業(yè)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。

3.教學秘書科研能力有限，創(chuàng)新意識不強

教學秘書作為高校教學管理最基層的教育工作者，日常工作非常繁雜，經(jīng)常忙于教學相關工作，還要忙于應付各類評估，如教學評估、精神文明評估、平安校園評估等等；同時還要忙于應付各類檢查，如期初檢查、期中檢查、試卷專項檢查、學生畢業(yè)論文專項檢查等等，教學秘書很難會有整塊時間閑下來做自己的事情。教學秘書在科研方面的能力非常有限，在教學管理研究方面也不被人們重視，就算個別教學秘書有科研成果，也只是發(fā)表一些論文，應付評職稱。由于對教學秘書的隊伍建設重視不夠，缺乏相應的激勵和競爭機制，你在工作上有沒有創(chuàng)新不會影響到你的工資和職務升遷，這種情況下，很多人都認為只要做好本職工作，不出教學事故，什么創(chuàng)新不創(chuàng)新的，無所謂的。

三、努力建設一支高素質(zhì)的教學秘書隊伍

1.轉變觀念，充分認識教學秘書隊伍的重要性

教學秘書是最基層的教學管理者，是聯(lián)系教務處、各院系、教師和學生的橋梁，其教學管理水平的高低會直接影響到教學的正常運轉和教學質(zhì)量。首先，各級領導應當從思想上高度重視教學秘書工作的重要性，給予更多的關心和溝通交流，多聽取他們的建議和要求，要從決策和行動上積極支持他們開展工作。其次，優(yōu)化教學秘書隊伍的人員配備，學校在招聘教學秘書的時候，應該首先考慮那些具有一定的教育、管理、秘書知識的，具有良好的素質(zhì)和能力的高學歷人員，提高教學秘書隊伍的管理水平。

2.完善機制，建立健全考核和激勵制度

高校教學秘書在工作上往往要比其他崗位的工作人員付出更多的時間和精力，但是他們的經(jīng)濟待遇和工作付出不成正比。要提高教學秘書的經(jīng)濟待遇，在學校評優(yōu)評先方面給予優(yōu)先考慮，在職稱評定、職務晉升方面給予政策支持和傾斜，充分調(diào)動他們的工作積極性，保證教學秘書隊伍的穩(wěn)定性。為了提高教學秘書的工作積極性，建立健全獎懲分明的激勵制度，建立一套相應的考核機制，主要以工作業(yè)績、工作能力、師生滿意度、工作效率和工作創(chuàng)新為考核目標，采用領導考評、群眾考評、平時考核、年度考核、定性考評和量化打分相結合。[3]對于那些在教學管理過程中工作態(tài)度認真、責任心強、業(yè)務水平高、成績突出的教學秘書給予精神上和物質(zhì)上的獎勵，讓他們享受各種優(yōu)厚的待遇。而對于那些在工作中不負責任、應付了事、上交材料拖拖拉拉、推諉扯皮的，嚴重影響到正常的教學管理秩序的教學秘書應給予批評教育，對于那些屢教不改、不適合教學秘書崗位可調(diào)換其它工作。

3.加強培訓，提高教學秘書隊伍的業(yè)務水平

隨著我國高等教育的不斷深入和不斷發(fā)展，高校的教學管理工作出現(xiàn)了新情況和新問題，所以加強對教學秘書的培訓顯得非常有必要[4]。首先，要完善和建立健全教學秘書的培訓制度。學校應該把教學秘書的培訓和進修列入教學管理隊伍建設的規(guī)劃之中，明確規(guī)定教學秘書培訓內(nèi)容和進修的形式、進修時間和經(jīng)費來源，確保培訓的規(guī)范性。其次，鼓勵教學秘書參加學歷提高教育、報培訓班、參加學術交流和工作經(jīng)驗交流；到兄弟院校參觀學習，同時也可以邀請專家做專題講座，擴大視野，開拓思路，取長補短，并結合自己學院的實際情況，總結并歸納出適合本校的教學管理的可行性方法。再次，學?？梢愿鶕?jù)需要，為教學秘書舉辦形式多樣的培訓，如：舉辦教育學、管理學、秘書學專題講座、網(wǎng)絡辦公技能培訓、組織教學管理工作專題研討會。

4.提供科研條件，提高科研創(chuàng)新能力

社會經(jīng)濟發(fā)展需要創(chuàng)新，高校教育改革需要創(chuàng)新，教學秘書的教學管理工作也需要創(chuàng)新。提高教學質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)是教學秘書的管理工作，所以教學秘書應該通過學習，不斷給自己充電，充實教學管理崗位所需的綜合管理知識和教育創(chuàng)新理念，要善于探索新方法和新思路。另外學校科研部門應該特地為教學秘書提供一些有針對性的教學管理改革項目，鼓勵教學秘書把平時從事的教學管理實踐和教學管理理論結合起來加以研究。學校也可以根據(jù)實際情況，針對教學秘書，每年撥出一定的科研?？睿黾咏虒W秘書的科研成就感，激發(fā)他們的工作熱情。

5.認識不足，不斷提高自己的業(yè)務素質(zhì)

如果教學秘書要想成為優(yōu)秀的教學管理人員，那他必須知道自己在教學管理中的重要地位，不斷以高標準要求自己。首先，要不斷學習，提高自身業(yè)務素質(zhì)。教學秘書所從事的工作性質(zhì)不但要求他們必須熟悉高校秘書工作的專業(yè)知識，而且還要求有教育學、管理學、秘書學等方面的相關知識，同時還必須要求熟練掌握現(xiàn)代化辦公軟件的使用，這就要求教學秘書不斷學習，不斷更新自己的知識結構，更好地為師生服務。其次，要善于總結，統(tǒng)籌安排。高校教學管理日常工作具有階段性，同一時間段會收到不同部門的各種通知，而且上交材料的時間也差不多，這就要求教學秘書在有限的時間內(nèi)，要統(tǒng)籌安排，理清工作思路，分清輕重緩急。[5]

四、結語

教學秘書在高校教學管理中起到承上啟下、協(xié)調(diào)左右的作用，是連接教務處和各院系、教師之間、師生之間教學活動的紐帶和橋梁。因此，要不斷總結工作經(jīng)驗，研究新情況，解決新問題，努力建設一支業(yè)務能力強、結構優(yōu)化和富有創(chuàng)新意識和競爭意識的教學秘書隊伍。

[1] 杜啟明，江芳.高校教學秘書的角色分析[J].湖北民族學院學報，2012,(2)：143～145.

[2]劉建鳳，劉孟.高校教學管理中教學秘書的工作現(xiàn)狀及改善建議[J].黃岡職業(yè)技術學院學報，2012,(3)：66～68.

[3]張奎華.高校教學秘書隊伍素能提升問題研究[J].臨沂大學學報，2012,(5)：98～100.

[4] 周潔.對新時期高校教學秘書隊伍建設的若干思考[J].浙江樹人大學學報，2011 ,(2)：74～78.

[5]徐潔.淺析高校教學秘書隊伍建設存在的問題及對策[J].教學理論研究，2012,(10)：206～207.

2095-4654(2015)01-0179-03

2014-11-09

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