“云會計”背景下企業(yè)如何創(chuàng)新會計工作

“云會計”背景下企業(yè)如何創(chuàng)新會計工作

山東省青島市疾病預防控制中心 王云芳 葛維弘

“云會計”是在近年來隨著信息技術的飛速發(fā)展才出現(xiàn)的新概念。它的出現(xiàn)，可以說是對會計工作模式一次理念上的顛覆?！霸茣嫛笔关攧展ぷ髡邚膫鹘y(tǒng)的票據整理工作中解脫出來，以更加高效、更加迅速的方式來處理企業(yè)的財務事項，從而在極大程度上提高了財務工作的開放性和透明度。

云會計 創(chuàng)新 會計工作

隨著信息技術的飛速發(fā)展，企業(yè)的財務信息處理變得日益重要。能否實現(xiàn)對市場變化和企業(yè)自身情況的實時把握，并迅速做出決策，成為企業(yè)能夠獲得成功的關鍵，這給我國企業(yè)的財務管理帶來了極大的挑戰(zhàn)。企業(yè)的發(fā)展從此面對著來自內部與外部的雙重挑戰(zhàn)。內部挑戰(zhàn)表現(xiàn)在能否尋找到適合企業(yè)自身情況的財務管理模式，外部挑戰(zhàn)在于日益變幻莫測的市場環(huán)境，這使那些就算具備一定實力的企業(yè)也往往感覺力不從心。而近年來興起“云會計”則可以有效地幫助企業(yè)面對當前復雜的財務形勢，引領企業(yè)更好地適應信息化時代企業(yè)管理的轉變。

1 云會計的內涵

進入21世紀之后，“云計算”幾乎成為了一個吸引全體網民目光的“關鍵詞”。這里的“云”實際上指的就是互聯(lián)網。云計算也就是建立在不斷豐富的互聯(lián)網服務內容基礎之上，通過互聯(lián)網來提供動態(tài)易擴展且經常是虛擬化的資源。它有狹義和廣義之分，前者更多的是側重于互聯(lián)網的基礎設施，利用這些設施進行網絡交易的方式。后者側重的則是互聯(lián)網的服務模式，它包含的內容相當廣泛，既包括與互聯(lián)網相關的服務，也包括信息技術發(fā)展所帶來的一系列新型服務。因此，云會計也有狹義和廣義之分。狹義的云會計指的就是會計軟件，它將企業(yè)財務相關的軟件都囊括其中。廣義的云會計則與云計算相近似，更注重的是其通過互聯(lián)網的應用。在不進行離線存儲的情況下進行網絡小額商業(yè)賬戶管理的形式。它使用戶無須在硬件上安裝相應的軟件，而是在任何可以鏈接互聯(lián)網的地方登錄網上賬戶它無需在自己的電腦上進行本地安裝，因為用戶可以從有網絡連接的任何地方訪問賬戶，這與現(xiàn)階段極為流行的網上銀行有著異曲同工之處。由此可見，“云會計”的興起，離不開網絡技術發(fā)展帶來的服務器、存儲設備乃至數據中心的虛擬化。

2 云會計發(fā)展的意義

云會計理念的提出，對于傳統(tǒng)的企業(yè)財務管理是一次極大的沖擊。在這種模式下，企業(yè)的相關人員只要持有一臺上網設備，在網絡覆蓋的地方就可以隨時地查詢企業(yè)的財務狀況。具體來看，云會計的發(fā)展給企業(yè)帶來的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，可以有效緩解企業(yè)發(fā)展會計信息化帶來的成本壓力。隨著信息化的發(fā)展，會計信息化的發(fā)展已經成為了不可逆轉的趨勢，現(xiàn)階段絕大多數的國家機關都采用信息化辦公，企業(yè)的財務數據處理也都必須進行信息化處理，這樣極大地提升了財務工作的效率，但是問題也隨之出現(xiàn)。由于其與我國傳統(tǒng)的會計操作模式大相徑庭，使企業(yè)不論是在硬件、軟件還是財務人員的素質提升方面都必須投入大量的資金，這給企業(yè)帶來了不小的成本壓力，但云會計的租賃方式卻可以有效地緩解這種壓力。

其次，提升了企業(yè)會計信息化的擴展性。當代信息技術的發(fā)展極為迅猛，會計操作軟件的更新速度也如弩箭離弦。這給企業(yè)采購時帶來了極大的困惑，是以滿足當前的需求為主，在需要變化時再進行更新還是力求一步到位，盡力追求功能的強大以滿足企業(yè)的不時之需。而采取云會計的方式則可以幫助企業(yè)避免這種困擾，服務器的維護與功能更新都由軟件公司負責，企業(yè)可以根據實際需求增減所需要的服務，按時繳納租金即可。

最后，云會計模式極大地提升了企業(yè)的財務管理效率。在云會計模式下，企業(yè)在使用中的任何問題，都會有專業(yè)的信息工作者來進行解答，這使財務人員在遇到更新與功能拓展、信息安全等情況時適應時間更短，出現(xiàn)問題的概率更低。從而使企業(yè)的財務人員能夠更加專注于自己的財務管理工作，而無須擔心信息化發(fā)展的“副作用”，從而極大地提升了工作效率。

3 云會計背景下我國企業(yè)會計工作的創(chuàng)新

要想更好地適應云會計背景下所產生的財務管理形勢，企業(yè)必須要對自身的會計工作進行大膽地創(chuàng)新。只有注重創(chuàng)新，才能更好地促進企業(yè)財務工作效率的提升。

3.1 利用會計工作提升企業(yè)的成本管理

現(xiàn)階段，嚴重的浪費現(xiàn)象已經嚴重阻礙了企業(yè)的進一步發(fā)展，這也使提升成本控制成為了企業(yè)管理的重要問題?；谖覈壳敖鯌K烈的市場競爭現(xiàn)狀以及賣方市場的逐漸形成，在短時間內迅速地擴大企業(yè)的市場占有份額顯然是不切實際的，因此企業(yè)必須將提升利潤的重心放在成本管理的工作上來，注重控制營業(yè)耗材、公關差旅費以及電費、水費等，這些開支雖然看起來數額不大，但是貴在堅持，長期注重節(jié)約必會給銀行帶來豐厚的回報。

在云會計模式下，企業(yè)的全部財務動向都能夠清晰地得到體現(xiàn)，企業(yè)可以給員工一定的瀏覽權限，使員工能夠隨時瀏覽企業(yè)的支出動態(tài)。讓他們明白自身的點滴節(jié)約行為都會對企業(yè)的成本控制形成直接的影響。借此將成本控制的理念深深地植入每位財務人員的心中并將之轉化為日常自覺的行動。領導班子要充分發(fā)揮模范帶頭作用，杜絕鋪張排比等嚴重的浪費現(xiàn)象，還要使財務部門的員工都從日常行為中養(yǎng)成“勤儉節(jié)約”的品質，做到每一分錢都落在實處，每一張紙都物盡其用，實現(xiàn)資源利用效益的最優(yōu)化。完善管理方法，以科學的調查調研為基礎，積極汲取各方的先進經驗，結合自身實際出臺會計工作的成本控制措施。同時，要不斷努力地修訂和學習，實現(xiàn)成本控制在會計部門的科學化與常態(tài)化。還要建立完善的賞罰制度，充分調動財務人員降低成本的積極性。以財務部門日常工作的節(jié)約為例，身份證復印、業(yè)務單據工作人員隨手填寫隨手浪費、一些年紀大的企業(yè)工作人員在填寫單據時經常會發(fā)生錯誤或者有些特殊地方不會填寫等現(xiàn)象造成的浪費，可以說與企業(yè)財務人員有直接關系，在這種情況下，財務人員可以將各種單據的填寫樣本上傳到企業(yè)的內部網絡中，讓前來辦理的企業(yè)員工先自行熟悉，這樣在正式填寫時就可以少出錯誤。據某機構調查數據顯示：如果企業(yè)能夠對填寫單據的流程加強控制，那么可以節(jié)約該項損耗在50%以上。

3.2 加強企業(yè)財務信息的安全管理

財務信息安全對企業(yè)的重要性無需贅言。傳統(tǒng)的企業(yè)財務信息安全管理是依靠保險柜和幾把鎖頭來進行的，而在云會計模式下的信息安全管理必須適合信息化的發(fā)展才能實現(xiàn)。企業(yè)將財務信息輸入互聯(lián)網絡，固然可以使其隨時能夠被查閱和處理，但是對現(xiàn)階段高超的網絡“黑客技術”而言，有的企業(yè)財務信息簡直就是“不設防的城市”。如果企業(yè)不注重提升自己財務信息的安全性，那么其財務機密就會輕易地被競爭對手得到，這對于企業(yè)的發(fā)展是非常不利的，這種情況必須要引起企業(yè)的重視。例如可以采取設置動態(tài)密碼的方式，以“密?！眮慝@取登錄企業(yè)會計系統(tǒng)平臺的口令，而這個口令則是每分鐘都由系統(tǒng)自動生成，并且這種生成是隨機的，毫無規(guī)律性可言。這種動態(tài)密碼的使用可以在極大程度上提升企業(yè)財務信息的安全性。此外，企業(yè)還可以聘請“第三方”公司對企業(yè)的財務信息進行保護，編制程序嚴格監(jiān)控對企業(yè)財務平臺后臺的登錄情況，并將之與實名制手機號碼聯(lián)系起來。如果有陌生的手機號碼或者移動設備要非法進入，企業(yè)管理者就會立刻收到警報，然后將企業(yè)財務信息平臺迅速關閉。

3.3 建立共享服務體系

按照以往的企業(yè)財務管理模式，會計部門是隨著企業(yè)規(guī)模的擴大而不斷擴充的，不論企業(yè)下屬部門的投資多少，都必須要建立一套相對獨立的財務管理班子，才能保證財務乃至整個企業(yè)工作的順利展開，這給企業(yè)帶來了沉重的成本與人才壓力。而在云會計模式下，可以通過共享服務體系的建立來有效地解決這個問題。企業(yè)在分支單位只需要設立一個負責報表的人員即可，其主要負責將企業(yè)分支單位的相關財務信息輸入到服務器提供的該企業(yè)專用平臺，然后由企業(yè)總部的財務管理人員進行統(tǒng)一處理。以組織管理為例，會計信息化能夠幫助企業(yè)財務部門更加細化人員的分工，形成“專人、專事、專責”的精細化財務管理模式。在精細分工的基礎上，云會計模式更進一步，實現(xiàn)企業(yè)財務工作的分享，這對于加強財務監(jiān)督，消除以往“自掃門前雪”的個人思想有著非常重要的意義。

3.4 建立優(yōu)化的報銷系統(tǒng)

傳統(tǒng)的財務報銷是財務人員工作的重點之一，也是他們極為“頭疼”的問題。可在信息技術高度發(fā)展的背景下，企業(yè)可以憑借“云會計”優(yōu)化自己的財務報銷系統(tǒng)。在云會計模式下，想要申請報銷的員工只需要將報銷事由和證明單據發(fā)送到企業(yè)的專用郵箱，在核查合格之后，財務管理人員就會將報銷款迅速地打到員工的賬戶上，從而省去了以往繁瑣的票據粘貼與各相關部門簽字。據估計，“云會計”模式下的報銷系統(tǒng)，可以為企業(yè)的報銷成本節(jié)約50%~70%，報銷時間方面也可以實現(xiàn)很大的提升，財務業(yè)務處理效率可以提高10倍以上。

4 結語

“云會計”背景下的財務管理，財務管控更深入到日常業(yè)務活動中，而這將在業(yè)務處理方式和管理模式上發(fā)生變革。這種變革一方面可以讓公司相關財務戰(zhàn)略、制度在業(yè)務部門落實，另一方面也能迅速地發(fā)現(xiàn)企業(yè)財務管理存在的問題。從而極具創(chuàng)造性地改變企業(yè)的未來運營模式。相信在不遠的將來，企業(yè)財務人員與業(yè)務人員之間的界限將會很難區(qū)分，財務業(yè)務一體化已經不再是遙遠的“幻景”，從而對整個會計理論和實務都將產生深刻的影響。

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