數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性探討

丘 強

（清遠市國土資源信息中心，廣東 清遠 511515）

數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性探討

丘 強

（清遠市國土資源信息中心，廣東 清遠 511515）

目前對我國核心信息之一的國土資源檔案的管理仍沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，管理效率不高。我國國土資源檔案數(shù)量逐漸增多，僅依靠人工管理的方法是不可行的。因此，要運用現(xiàn)代科技和信息化手段來實現(xiàn)對國土資源檔案的數(shù)字化管理。分析數(shù)字化管理在我國國土資源檔案管理中的適用性問題相當(dāng)重要，在了解數(shù)字化管理的適用性前提下，可以通過對數(shù)字化管理方向的劃分，為國土資源檔案實現(xiàn)全面而科學(xué)的管理提供良好方法，提高國土資源檔案管理工作的有效性。

數(shù)字化；管理；國土資源；檔案；適用性

數(shù)字化檔案管理指的是將檔案信息通過模擬技術(shù)轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的管理活動，數(shù)字化檔案具有便于儲存、占據(jù)存儲空間小的優(yōu)點，能確保檔案信息的安全可靠。運用多媒體手段，對信息資源進行整合，然后將這些檔案信息統(tǒng)一成規(guī)定格式，儲存至數(shù)據(jù)庫中。在該數(shù)據(jù)庫中，可以實現(xiàn)國土資源檔案信息共享，方便檔案的管理和利用。運用數(shù)字化技術(shù)對國土資源檔案信息進行管理，能實現(xiàn)對信息的遠程控制，使在不同時間和地域的人也能查閱相關(guān)檔案信息。

1　數(shù)字化檔案管理在國土資源管理中的適應(yīng)性分析

1.1數(shù)字化檔案管理能滿足對國土資源檔案的多元化管理需求

目前，我國的國土資源檔案數(shù)量越來越多，其類型也向多樣化發(fā)展。在對檔案信息進行管理的過程中，要對檔案進行分類管理，國土資源檔案主要包括綜合類檔案、地籍信息類檔案以及測繪類檔案等，還有以影像資料、電子檔案等形式存在的檔案。當(dāng)然，這些不同類別的檔案還可向下分為不同的子類檔案，例如，國土資源的地籍檔案就包括國有土地地籍檔案和私有化地籍檔案。由于我國的國土資源檔案具有多元化的特點，在管理上也要相應(yīng)地運用多元化的手段進行管理。數(shù)字化手段能將檔案轉(zhuǎn)化為不同的類型，然后統(tǒng)一規(guī)范格式，存儲到同一的數(shù)據(jù)庫中進行管理，充分體現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理在國土資源檔案管理中良好的適用性。

1.2數(shù)字化管理適用于國土資源檔案管理的繁雜性特點

在對國土檔案進行管理時，要借助專業(yè)知識，國土資源檔案管理具有一定的特殊性，檔案的種類繁多，不同種類的檔案在管理方法上也是有所不同的，且檔案管理的流程比較復(fù)雜。因此，在國土資源檔案管理過程中必須借助智能化管理手段，以確保管理工作的有序性。數(shù)字化管理能實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫與知識庫間的轉(zhuǎn)換，借助智能化系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行整理、分析，從而實現(xiàn)國土資源檔案管理的有效性。

1.3數(shù)字化管理能適應(yīng)國土資源檔案管理的更替性特點

如上文所述，國土資源檔案的種類繁多且地籍方面信息經(jīng)常出現(xiàn)變化。面對這些變化，必須借助數(shù)字化管理方法加以解決。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和城市化進程的加快，地籍信息的更替性問題更加突出。在原有的人工管理模式中，管理人員要手動修改檔案資料，很容易產(chǎn)生錯誤。而數(shù)字化管理，可運用智能化手段將要改的信息用搜索引擎搜索出來，然后進行統(tǒng)一修改，避免出現(xiàn)漏改、錯改的問題，提高國土資源檔案管理的實效性。

1.4數(shù)字化管理能適用國土資源檔案管理的整體性特點

國土資源檔案是資源和信息的綜合體，具有一定的系統(tǒng)性和整體性，很多資源都是相互聯(lián)系的，因此不能對其進行分散化管理，應(yīng)將所有的資源匯集到一起形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫進行管理，在國土資源檔案管理過程中，如果數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏，會導(dǎo)致整個國土資源檔案信息的間斷，造成不可估量的損失。在原有的人工管理方法中，由于國土資源檔案非常繁雜，無法進行整體性、有效性的管理，頻頻發(fā)生遺漏問題。而且當(dāng)發(fā)現(xiàn)錯誤時，需要修改大批檔案，浪費時間和人力。在數(shù)字化管理中，只要建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，就能實現(xiàn)對國土資源檔案的整體管理，而且一旦發(fā)現(xiàn)錯誤和遺漏還可及時彌補，有效提高國土資源檔案管理的實時性。

2　改進國土資源檔案數(shù)字化管理的措施

2.1更新觀念，充分認(rèn)識到數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的重要性

只有充分認(rèn)識到數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的效果，管理人員才能更新檔案管理觀念。在國土資源檔案管理過程中，要積極推行數(shù)字化管理。國土資源檔案管理涉及很多部門，國土資源部的相關(guān)部門會對檔案進行共同管理，但這些部門的信息都不能完善的記載到數(shù)據(jù)庫中，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫到知識庫的轉(zhuǎn)化。所以，在國土資源檔案管理過程中，與傳統(tǒng)的管理方法不同，信息化管理主要是運用設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)自動化管理，通過強大的數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)國土資源檔案資料的整合。因此，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變自身的思維方式，由傳統(tǒng)的思維方式向數(shù)字化、智能化的管理方式轉(zhuǎn)變，使國土資源檔案資料管理更加符合要求。

各部門應(yīng)更新觀念，將國土資源檔案的數(shù)據(jù)及時存儲到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，保證數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性，提高國土資源檔案管理的實效性。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和知識水平

在進行國土資源檔案管理時，需借助傳統(tǒng)管理方法與現(xiàn)代化管理方法相結(jié)合的方式，但無論采取哪種方法，都需要借助人力。在對數(shù)字化國土資源檔案資料進行管理時，人仍然是關(guān)鍵元素，因此，在管理過程中，需提高管理人員的素質(zhì)，讓他們具備扎實的專業(yè)知識，同時要具有計算機知識，熟練操作辦公網(wǎng)絡(luò)，這樣才能真正實現(xiàn)國土資源檔案資料的數(shù)字化管理，在一定程度上彌補傳統(tǒng)檔案資料管理上的缺陷。

2.3促進數(shù)字化建設(shè)

在國土資源檔案管理過程中，主要是依靠的是數(shù)字化技術(shù)。因此要加強檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，沒有完善的數(shù)字化技術(shù)和管理理念，檔案資料的數(shù)字化管理就不能實現(xiàn)。所以，在具體管理工作中，一定要加大在數(shù)字化建設(shè)方面的投入，更新硬件和軟件設(shè)施，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化管理。

2.4制訂和實施計劃

在進行國土資源檔案管理工作之前，首先要明確國土資源檔案管理中可能會面臨的困難。同時，國土資源檔案管理是一項比較系統(tǒng)的工作，需要不同部門的人員相互配合，因此，在管理之前一定要做出完備的計劃，落實資金和人才，努力建立一套完整的數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管理工作的科學(xué)性和連續(xù)性。

2.5進行安全性建設(shè)

在國土資源檔案數(shù)字化管理過程中，最讓人擔(dān)憂的就是數(shù)據(jù)的安全性問題。在信息技術(shù)時代，信息很容易遭受病毒的入侵，因此，在對國土資源檔案進行數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)提高安全意識，做好相關(guān)的防范措施，定期對系統(tǒng)進行殺毒。對管理人員進行安全性培訓(xùn)，提高他們的安全意識。在對數(shù)據(jù)進行存儲時，一定要設(shè)置密碼，防止數(shù)據(jù)被盜取，對資料的調(diào)用要制定嚴(yán)格的制度加以規(guī)范，提高國土資源檔案的安全性和可靠性，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)化管理。

3　結(jié) 語

國土資源檔案具有繁雜性、整體性的特點，管理過程中要面臨很多問題。傳統(tǒng)的手工管理方式逐漸體現(xiàn)出其固有的弊端，降低國土資源檔案管理的有效性，因此，在國土資源檔案管理過程中要運用數(shù)字化管理手段，不斷更新觀念，充分認(rèn)識數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的重要性，不斷提高國土資源檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，制訂并實施相關(guān)計劃，提高檔案管理的實效性。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.162

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1673-0194（2015）14-0209-02

2015-05-22