淺談檔案的規(guī)范化管理

武金光

摘 要：檔案管理人員應該按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，結合本單位實際情況，從檔案的收集和歸檔、整理和分類排列、基本編目和保管、鑒定銷毀和統(tǒng)計移交、保密和利用等方面，規(guī)范管理檔案，為經(jīng)濟社會發(fā)展保駕護航。

關鍵詞：檔案 管理 規(guī)范化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）08（c）-0109-02

檔案管理人員應按照《中國人民共和國檔案法》及其相關的法律法規(guī)的要求，結合本單位實際情況，做好檔案規(guī)范化管理工作。

1 檔案收集和歸檔

1.1 檔案的收集范圍

檔案收集范圍是指反映本單位工作實際、具有查閱和利用價值的各種門類和載體的文件。在履行職務過程中，任何人不得將形成的文件據(jù)為己有或者損毀。

1.2 檔案收集的質量要求

為了便于保管和利用，檔案人員應區(qū)別不同價值和年度，遵循文件形成規(guī)律，保持文件間的有機聯(lián)系，按照相應質量標準收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。

1.3 整理歸檔的時間要求

為了便于齊全、完整收集文件材料，應采用隨時和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務、行政管理文件的整理歸檔應在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應在科技活動結束或之后3個月內(nèi)完成；（3）會計文件檔案在暫由會計機構保管1年，整理歸檔應在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應在相關活動結束或之后3個月內(nèi)完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應實時完成，對應紙質文件的物理歸檔在要求時間內(nèi)完成；（6）重大活動形成文件的整理歸檔應在此活動結束或之后3個月內(nèi)完成；（7）專業(yè)文件的整理歸檔在行業(yè)主管部門規(guī)定時間內(nèi)及時完成。

2 檔案整理和分類排列

2.1 整理檔案

在堅持尊重和維護檔案本質特性，保持文件檔案間的聯(lián)系，便于保管和利用的原則基礎上，認真做好檔案整理工作。

在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進行監(jiān)督、指導和檢查驗收工作，也要監(jiān)督和指導歸檔后的統(tǒng)一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務、行政管理類紙質文件；財會部門整理歸檔會計類文件檔案；相關科室整理其他類型的檔案資料。

2.2 分類排列檔案

一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應的標準、規(guī)范和辦法，合理運用保管期限、年度、發(fā)文機構等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。

應按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。

3 檔案基本編目和保管

3.1 檔案基本編目

檔案基本編目主要包括案卷封面項目、案卷脊背項目以及檔案盒封面和盒脊項目，要填寫齊全相應項目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、“管期限、件（頁數(shù)）、檔號等組成了案卷封面項目，全宗號、目錄號、年度、案卷號等組成了案卷脊背項目，全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、起止件號（室）、盒號等組成了檔案盒封面和盒脊項目。

用“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制以卷為單位的紙質文書檔案檔號，用“全宗號-年度-保管期限-件號”的方式編制以件為單位的紙質文書檔案檔號，用“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制科技檔案檔號，按照相關規(guī)定編制其他類型檔案資料的檔號。要完整齊全規(guī)范填寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細則與機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等的規(guī)定編制機讀目錄。

3.2 檔案保管

檔案保管應嚴格遵守“集中統(tǒng)一管理”的基本原則。檔案人員應對檔案進行科學管理，檔案庫房內(nèi)非工作人員不得入內(nèi)。要建立適宜檔案安全保管保護的相應庫房和柜架，容積要符合遠期發(fā)展需要，配備“八防”設備并按照規(guī)定進行定期和不定期的維護、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規(guī)范進行，并設置有指引標識。

要保持庫房清潔衛(wèi)生，微小氣候適宜，室內(nèi)不得擺放非檔案物品。要調控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監(jiān)測溫度、濕度頻次在每周4次以上。

4 檔案鑒定銷毀和統(tǒng)計移交

4.1 檔案鑒定銷毀

檔案管理人員要對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實和歷史作用進行正確分析和鑒別，對檔案的保存價值進行準確認定。這要求單位應成立檔案鑒定銷毀工作領導機構，并負責完成此項工作。按照職責要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。

要根據(jù)各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規(guī)定，鑒定檔案的保存價值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據(jù)相關規(guī)定寫出鑒定銷毀意見和報告，審查工作由鑒定銷毀工作領導機構成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應填寫銷毀清冊，銷毀在主管領導批準后進行。必須在2人以上在清冊上簽字并現(xiàn)場監(jiān)督銷毀檔案，同時在清冊上詳細記錄銷毀的時間、地點和方法，對存在的問題及時糾正。

4.2 檔案統(tǒng)計和移交

要及時準確記錄檔案資料的各種統(tǒng)計臺帳，對室藏檔案資料情況要及時進行統(tǒng)計，準確記錄其數(shù)量變動情況，真正做到數(shù)據(jù)準確、真實，帳實相符，不得出現(xiàn)錯誤。檔案行政管理部門要求報送的檔案工作報表腰按照要求在規(guī)定的時限內(nèi)完成。調離工作崗位的檔案人員必須按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，交接雙方應清點核對移交目錄，將出現(xiàn)的問題準確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責任、及時處理，順利完成工作交接工作。

5 檔案保密和利用

5.1 檔案保密

為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關規(guī)定，不得泄露涉密檔案內(nèi)容。要嚴格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復印工作，為杜絕失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復制和摘抄檔案。檔案利用者應嚴格遵守保密制度，檔案庫房未經(jīng)許可不得擅自進入，無關的檔案資料不得查閱。要及時處理檔案保密檢查過程中發(fā)現(xiàn)的不安全因素，及時追查責任，嚴肅處理遺失和失泄密事件并采取補救措施。

5.2 檔案利用

檔案利用者必須按照規(guī)定認真填寫檔案利用登記表。單位內(nèi)部和外部人員因工作需要查閱檔案者，其辦理流程為：（1）科室和辦公室負責人同意可以查閱一般檔案資料；（2）經(jīng)過分管領導或單位主要領導批準同意后，可以查閱涉密檔案資料。（3）單位外部人員需要持單位介紹信并經(jīng)相關科室和辦公室負責人以及分管檔案工作的領導同意后方可查閱本單位的檔案資料。

檔案利用的時間、時限和相關要求：（1）應在工作時間在閱覽室內(nèi)進行檔案查閱。確實需要借閱者，一般應在5天以內(nèi)，需要延長者應重新辦理手續(xù)或經(jīng)過單位領導批準。（2）檔案借閱管理和利用者，不能有以下行為：摘抄、復印、照相、翻拍或借給他人檔案資料；圈點、勾劃、標記甚或撕毀檔案資料；檔案資料內(nèi)容的公布；其他損毀檔案資料的行為。（3）相關人員提供檔案利用服務要主動熱情，按照要求詳細檢查檔案資料，及時匯報并解決發(fā)現(xiàn)檔案利用者的出現(xiàn)不良現(xiàn)象或問題。

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