如何優(yōu)化ERP下的集團公司財務(wù)管理

徐秀萍

摘要：經(jīng)濟的發(fā)展為科技的進步提供了基礎(chǔ)和前提，當前，我國經(jīng)濟快速發(fā)展，推動了新經(jīng)濟的產(chǎn)生，推動了信息經(jīng)濟的發(fā)展，在這樣的背景下，ERP應(yīng)運而生。ERP是進行企業(yè)管理的一種以計算機管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的新型管理方式，能有效地提高集團公司的生產(chǎn)經(jīng)營效率，增強集團公司的綜合競爭力。本文結(jié)合我國國情，對ERP的定義和特點進行了簡要闡述，并就其在集團公司財務(wù)管理中所發(fā)揮的重要作用進行了分析，最后，就如何優(yōu)化ERP下集團公司財務(wù)管理提出了建議。

關(guān)鍵詞：ERP 集團公司 財務(wù)管理

一、ERP的定義及特點

ERP的全稱是Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計劃，是一種以現(xiàn)代化企業(yè)管理信息為指導(dǎo)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立而成的企業(yè)資源集合電子管理系統(tǒng)。集團公司使用ERP進行企業(yè)管理，不僅能有效地減輕財務(wù)管理工作人員的工作負擔，還能極大地提高工作效率，使得會計工作、審計工作更為精準。

經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展以及信息經(jīng)濟的產(chǎn)生，要求企業(yè)必須摒棄過去陳舊的發(fā)展方式，提高信息管理比重，引入新型發(fā)展方式，增強其競爭力，提高綜合管理水平。在這樣的背景下，ERP有效地改善了集團企業(yè)原有的管理方式，使得財務(wù)管理的功能得到充分的發(fā)揮，有利于集團企業(yè)在發(fā)展的過程中得到全面的提升。

（一）ERP的定義

在現(xiàn)代化管理的新思想下，利用計算機信息技術(shù)發(fā)展管理系統(tǒng)成為主流，ERP系統(tǒng)就是在這樣的發(fā)展背景下，以MRPII（制造資源計劃）為基礎(chǔ)，利用計算機系統(tǒng)發(fā)展而來的。

ERP系統(tǒng)所包含的內(nèi)容十分廣泛，覆蓋了集團公司的財務(wù)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、銷售處理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、質(zhì)量控制系統(tǒng)等等，系統(tǒng)的整合和集成化是ERP最大的特點與優(yōu)勢。而從ERP系統(tǒng)所特有的功能來看，其常見的管理模塊包括資產(chǎn)管理（AM）、物料管理（MM）、人力資源（HR）、項目管理（PS）、質(zhì)量管理（QA）、生產(chǎn)計劃（PP）等。

ERP以集團公司的供應(yīng)鏈為發(fā)展基礎(chǔ)，將集團公司的不同生產(chǎn)環(huán)節(jié)歸結(jié)于支持性的價值鏈，如財務(wù)價值鏈、質(zhì)量價值鏈、人力資源管理價值鏈等，將不同的生產(chǎn)內(nèi)容歸結(jié)為決策性的價值鏈，如產(chǎn)品生產(chǎn)價值鏈、銷售價值鏈、利潤分析與處理價值鏈等，使得企業(yè)管理更為標準化與規(guī)范化。

此外，ERP所承載的不僅僅是集團公司的信息集中與處理能力，更為重要的是，體現(xiàn)了新型的企業(yè)管理思想，通過ERP系統(tǒng)能夠有效地將集團公司的內(nèi)部信息資源與外部市場、政策、國際狀況等資源進行歸納與整合，并為集團公司的發(fā)展提出最優(yōu)方案，使得集團公司的決策更為科學(xué)與正確。

（二）ERP系統(tǒng)的特點

1.系統(tǒng)性

ERP系統(tǒng)中存在計劃系統(tǒng)、供銷系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、運輸系統(tǒng)等子系統(tǒng)，各個子系統(tǒng)并不是相互獨立的，它們相互聯(lián)系，相互作用，共同構(gòu)成ERP系統(tǒng)。通過子系統(tǒng)中信息的流動與使用，子系統(tǒng)與集團公司財務(wù)管理形成了系統(tǒng)性的運作方式，將財務(wù)管理內(nèi)容與子系統(tǒng)相應(yīng)的模塊中對應(yīng)數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，有利于形成“財務(wù)—業(yè)務(wù)”，以及“業(yè)務(wù)—業(yè)務(wù)”這樣的工作模式，有利于ERP系統(tǒng)為財務(wù)管理提供有效的支持與幫助，構(gòu)成綜合管理系統(tǒng)。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合性

在ERP下，對于相關(guān)的財務(wù)管理數(shù)據(jù)，只需要進行一次的輸入，即可將數(shù)據(jù)分享到其他的管理模塊，不需要進行重復(fù)錄入，極大地提高了工作效率。

3.精確性

由于ERP系統(tǒng)基于計算機管理系統(tǒng)，集團公司的不同生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)都是通過計算機完成的，相關(guān)數(shù)據(jù)的計算也是通過計算機進行，其數(shù)據(jù)與信息具有較高的精確性，能更好地反應(yīng)集團公司發(fā)展的特點。

4.高效性

由于不同的業(yè)務(wù)操作在完成后會在第一時間反應(yīng)，ERP系統(tǒng)提供了一種高效的管理方式，對數(shù)據(jù)信息管理表進行及時更新，有利于集團公司對其發(fā)展的情況在最短的時間內(nèi)進行了解。

5.業(yè)務(wù)整合性

ERP系統(tǒng)針對財務(wù)管理，能有效地進行財務(wù)信息的收集、分析與整合，有利于財務(wù)管理系統(tǒng)形成一個統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，對業(yè)務(wù)進行實時管理和監(jiān)控。

二、采用ERP對集團公司財務(wù)管理的重要作用

（一）ERP系統(tǒng)能有效地實現(xiàn)資金集中管理

首先，在ERP系統(tǒng)下，集團公司總部可以實時地對子公司資金管理情況進行監(jiān)督與控制，及時掌握資金的流動與運行。

其次，ERP系統(tǒng)為資金管理提供了資金結(jié)算管理系統(tǒng)，在資金結(jié)算管理系統(tǒng)中，可以通過與外部的金融機構(gòu)，如商業(yè)銀行，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)鏈與數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)資金的統(tǒng)一管理，提高資金流通的速度。并對與資金相關(guān)的數(shù)據(jù)及時進行分析與整合，制定資金管理制度與預(yù)算方案。

最后，將所編制的資金管理制度與預(yù)算方案納入到ERP系統(tǒng)內(nèi)容中，由ERP系統(tǒng)完成對所涉及方案實施的監(jiān)督與控制，并對資金的流通及時向集團公司反映，及時對子公司提供資金支持與幫助。通過ERP系統(tǒng)，能有效地進行資金的集中、籌措、管理和使用，降低財務(wù)管理的成本，提高資金使用效率。

（二）革新財務(wù)管理數(shù)據(jù)的采集和處理方式

在ERP系統(tǒng)下，財務(wù)管理的數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了極大的改變，如在進行數(shù)據(jù)采集時，主要工作責任前移到各個業(yè)務(wù)主管部門，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的及時收集與直接處理。當集團公司的具體業(yè)務(wù)發(fā)生時，該業(yè)務(wù)的工作人員則需要及時將相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP管理系統(tǒng)，相關(guān)數(shù)據(jù)則會自動儲存到后臺，并與其他子系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的分享，通過進入財務(wù)管理系統(tǒng)，該數(shù)據(jù)則會自動轉(zhuǎn)化生成所需要的財務(wù)信息。在這種新型的數(shù)據(jù)采集與整合的管理方式下，能有效地將非財務(wù)信息及時地轉(zhuǎn)化為財務(wù)管理信息，實現(xiàn)信息資源的整合與共享，與此同時，減輕了工作人員的工作量，提高了工作效率。

此外，在ERP系統(tǒng)下，財務(wù)數(shù)據(jù)實現(xiàn)了處理方式的極大轉(zhuǎn)變，有利于實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的高效化、科學(xué)化和集成化。在具體的工作業(yè)務(wù)中，工作中產(chǎn)生的財務(wù)數(shù)據(jù)可以通過信息系統(tǒng)由網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，在系統(tǒng)后臺進行自動的保存。其中，絕大部分信息都是通過后臺總賬系統(tǒng)進行自動生成的，不需要財務(wù)管理工作人員進行手動輸入與整合，在處理的過程中，能避免由于數(shù)據(jù)繁雜所造成的工作人員計算錯誤以及錄入錯誤。同時，也有利于保證財務(wù)信息與具體業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)范管理，防止出現(xiàn)賬實不符的情況，對工作人員利用職權(quán)惡意篡改信息等現(xiàn)象也能有效地進行杜絕。

（三）提高集團公司預(yù)算管理能力

ERP管理的理念是對企業(yè)資源進行合理的整合與配置，這與集團公司財務(wù)管理中的預(yù)算管理的理念是相輔相成的。ERP系統(tǒng)通過對公司的信息、業(yè)務(wù)、資金等項目信息的整合與管理，實現(xiàn)信息的共享，構(gòu)成一個綜合性的信息分享平臺，有利于集團公司制定預(yù)算制度時充分利用相關(guān)的信息，綜合考慮全局。

在ERP系統(tǒng)下，集團公司在制定預(yù)算制度時，可以從ERP系統(tǒng)中之間看到往年的財務(wù)管理信息，并通過相關(guān)的子系統(tǒng)進行分析，對預(yù)算制度及時提出禁止信息、警告信息、建議信息等，有利于對預(yù)算進行事前預(yù)測與控制。在預(yù)算的實施過程中，結(jié)合ERP信息，能對集團公司的發(fā)展進行事中控制，并將預(yù)算數(shù)據(jù)與實際業(yè)務(wù)過程中的數(shù)據(jù)進行分析對比，提出下一步執(zhí)行的建議。

三、在ERP下優(yōu)化集團公司財務(wù)管理的建議

（一）財務(wù)管理工作人員提高自身綜合素質(zhì)

由于ERP以電子信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，許多由財務(wù)管理工作人員負責的工作，都由直接業(yè)務(wù)部分所負責，并由ERP后臺操作系統(tǒng)直接生成財務(wù)管理信息。如在進行采購過程中，其購貨入庫的相關(guān)財務(wù)憑證，只需要庫房管理工作人員對訂單進行核對和確認后即可觸發(fā)財務(wù)管理信息系統(tǒng)，自動生成數(shù)據(jù)并保存到ERP系統(tǒng)中。這使得許多財務(wù)管理工作人員的傳統(tǒng)工作被取締，對財務(wù)管理工作人員的工作方式革新帶來一定的挑戰(zhàn)，要求財務(wù)管理工作人員摒棄過去的管理思想，接受新的財務(wù)管理工作方法，全面提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)信息經(jīng)濟發(fā)展的需求。

財務(wù)管理工作人員必須認識到，財務(wù)管理的工作核心已不僅僅是對數(shù)據(jù)的采集，更為重要的是，在ERP系統(tǒng)中，如何對財務(wù)管理數(shù)據(jù)進行深入的分析與對比，并將數(shù)據(jù)服務(wù)于集團公司的決策過程。這要求財務(wù)管理工作人員必須提高自身對計算機的操作能力，對數(shù)據(jù)的分析能力與對集團公司的了解程度。

財務(wù)管理工作人員必須樹立管理思想。對于相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，不僅僅是進行簡單地統(tǒng)計，而是從ERP系統(tǒng)的整體管理入手，思考如何實現(xiàn)資源的合理分配，如何實現(xiàn)最優(yōu)化管理，充分利用ERP下的分析系統(tǒng)與預(yù)測系統(tǒng)。

（二）轉(zhuǎn)變財務(wù)管理的傳統(tǒng)方式

我國財務(wù)管理的傳統(tǒng)方式是核算型的方式，而在ERP下，核算型財務(wù)管理已遠遠不能滿足財務(wù)管理的需求，需要向管理型財務(wù)管理方式轉(zhuǎn)變。

在ERP下，滿足了集團公司通過統(tǒng)一化、標準化以及科學(xué)化地進行財務(wù)管理的目的，并在集團公司的不同環(huán)節(jié)、工作流程中，如采購環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)等實現(xiàn)“無縫連接”，將集團公司的資金、物資、信息、數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理，實時控制。因此，在ERP下，傳統(tǒng)財務(wù)管理中繁瑣的記賬、計算等都不需要進行，由ERP系統(tǒng)完成即可，使得財務(wù)管理的質(zhì)量得到了有效的提高。

在這樣的管理模式變更下，傳統(tǒng)的財務(wù)管理方式需要得到改變，由核算型變?yōu)楣芾硇?，將財?wù)管理的工作重心由事后的核算工作轉(zhuǎn)向事前或者事中的預(yù)測以及控制，將傳統(tǒng)的靜態(tài)管理與評估變?yōu)閯討B(tài)的實施監(jiān)控過程，將傳統(tǒng)的簡單輸入財務(wù)數(shù)據(jù)變?yōu)閷ω攧?wù)數(shù)據(jù)進行進一步的分析與深化，使得財務(wù)管理數(shù)據(jù)真正發(fā)揮其重要作用。

（三）強化風險管理意識和風險控制能力

ERP使得財務(wù)信息得到有效的采集與流通，通過業(yè)務(wù)部門的直接采集，財務(wù)信息流通效率實現(xiàn)了有效地提高，此外，通過ERP系統(tǒng)還能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與公開，包括對集團公司外部的共享，提高了信息的透明度。與此同時，信息的流通與共享，也使得集團公司信息面臨著流失等風險，因此，必須強化風險管理意識，注重對信息的保護與保密，防止工作人員的工作失誤造成信息流失，甚至是惡意泄露。

集團公司為了提高風險控制能力，可以制定相應(yīng)的風險控制制度，由財務(wù)管理部門與前臺的業(yè)務(wù)部門進行溝通與協(xié)調(diào)，并建立健全相應(yīng)的考核與監(jiān)督機制，對業(yè)務(wù)部門工作人員的信息輸入、保護等進行監(jiān)督。最后，通過對業(yè)務(wù)部門所輸入的信息進行及時的審核，對于存在問題的信息及時進行處理。

最后，還需要加強對內(nèi)部風險的防范。通過將ERP系統(tǒng)下的管理控制系統(tǒng)與集團公司原有的內(nèi)部控制制度相結(jié)合，對關(guān)鍵控制點進行強化管理，建立健全風險預(yù)測與反饋制度，對內(nèi)部可能產(chǎn)生的風險進行預(yù)測與評估，并及時制定應(yīng)對策略，全面提高集團公司的風險防范和控制能力。

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（作者單位：珠海市珠光集團控股有限公司）