淺析ERP系統(tǒng)在石油化工企業(yè)成本管理的應用

杜軍

摘要：ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，指建立在信息技術(shù)基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP（物料需求計劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理。本文以提升石油化工企業(yè)成本競爭力為目標，把傳統(tǒng)的成本管理方式向信息化、智能化、實時化的高效成本管理方式轉(zhuǎn)變，借助ERP系統(tǒng)對相關(guān)制度、流程、標準進行固化，實行剛性控制，達到集成信息、簡化環(huán)節(jié)、優(yōu)化程序、規(guī)避風險、提高效率的目的。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 石油化工 成本管理

ERP系統(tǒng)跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。

一、石油化工企業(yè)ERP系統(tǒng)應用背景

（一）贏得市場競爭

我國石油化工市場需求增長強勁，裝置產(chǎn)能持續(xù)擴張。由于市場需求旺盛，同類企業(yè)建設快速增加，到2014年世界500強前10位有5家是石油化工企業(yè)。隨著國內(nèi)外企業(yè)的銷售渠道和客戶網(wǎng)絡建設加快、加入WTO后投資便利化，加劇了市場競爭。在生產(chǎn)技術(shù)工藝幾近趨同的情況下，價格戰(zhàn)日趨激烈，成本成為競爭成敗的重要因素。因此，只有不斷挖掘成本潛力，才能實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（二）改進傳統(tǒng)成本管理

傳統(tǒng)的成本管理存在數(shù)據(jù)滯后、效率低下、控制單一等諸多弊端，對短期內(nèi)的成本變化缺乏敏感性。隨著市場競爭對低成本戰(zhàn)略要求的提高，成本控制向精細化、深層次發(fā)展，傳統(tǒng)成本管理手段已無法滿足精細化、高效盈利的需要。因此，必須利用現(xiàn)代信息手段實施低成本戰(zhàn)略。

（三）實現(xiàn)長期發(fā)展目標

國內(nèi)石油化工企業(yè)旨在建設成為世界一流的大型企業(yè)集團，如中國石化、中國石油、中國海油等。實現(xiàn)這一發(fā)展目標，必須以成本優(yōu)勢立于不敗之地。目前，很多國內(nèi)外石油化工企業(yè)已采用ERP系統(tǒng)管理，通過過年實踐應用，不斷提高管理效率，在激烈的市場競爭中贏得主動，進而提升競爭力。

二、ERP系統(tǒng)在降低成本方面主要作用

（一）決策環(huán)節(jié)

1.高效整合信息

通過互聯(lián)網(wǎng)等多種信息收集渠道，及時收集原油期貨、化工原輔料、各類產(chǎn)品、相關(guān)經(jīng)濟政策等信息；銷售環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)與用戶加強溝通，獲取市場變化和競爭對手信息；技術(shù)層面則緊密結(jié)合市場情況，通過產(chǎn)銷研機制建立，獲取產(chǎn)品改進及發(fā)展趨勢的信息。各環(huán)節(jié)、各層面將基礎數(shù)據(jù)錄入決策分析模塊，進行分析歸類，作為企業(yè)決策的參考。

2.規(guī)范成本核算流程

一是數(shù)據(jù)采集。將成本項目進行分類，確定數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)采集點，盡最大可能通過自動采集方式，按照規(guī)定編碼原則錄入ERP系統(tǒng)，滿足成本核算和成本分析的需要。二是數(shù)據(jù)審核。財務部門、生產(chǎn)技術(shù)部門要聯(lián)合對ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息進行嚴格審核，保障數(shù)據(jù)信息的及時準確性。三是數(shù)據(jù)運算。通過系統(tǒng)對各類成本數(shù)據(jù)進行運算，編制相應的分析圖表。四是數(shù)據(jù)分析，這也最關(guān)鍵流程。從石油化工企業(yè)角度出發(fā)，主要分三個級別對成本項目進行分析，公司級主要有成本結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品品種、原輔料成本、燃料動力成本等項目；生產(chǎn)裝置級主要有包裝物、輔助材料、修理費、物料消耗等項目；班組級主要有裝置產(chǎn)量、物料消耗、能源動力等項目。每級成本分析對應不同的成本中心和控制項目，按照實時數(shù)據(jù)，找出成本項目異常變動點，及時采取控制措施。同時，加強對歷史累計數(shù)據(jù)和預算數(shù)據(jù)作為目標，進行對比分析，及時衡量本期的成本管理水平，查找差距，挖掘潛力，及時調(diào)整管理方法。

（二）采購環(huán)節(jié)

1.規(guī)范運作，控制采購行為

建立規(guī)范的采購流程，把分解后的環(huán)節(jié)固化在采購控制模塊中，實現(xiàn)采購與詢比價監(jiān)督、采購與付款相分離的嚴格管控，徹底杜絕傳統(tǒng)采購管理中物資采購自主決策等現(xiàn)象。具體由物資采購員作采購申請，管理層審批采購計劃，初步確定采購數(shù)量和單價等；之后按照制定的采購流程進行運作，如嚴格執(zhí)行招標投標，實現(xiàn)每個環(huán)節(jié)都有審批、都有痕跡。同時，紀律檢查部門加強采購效能監(jiān)察工作。物資采購信息數(shù)據(jù)維護也是重要環(huán)節(jié)，要及時將采購物資的名稱、單價、供應商、采購員、庫址等錄入ERP系統(tǒng)，建立大數(shù)據(jù)庫，以便維護回顧。

2.經(jīng)濟訂購，減少采購支出

對于原輔料、包裝物、備品備件等物資，ERP系統(tǒng)通過統(tǒng)計運算，計算出滿足計劃生產(chǎn)所需各時段物料需求量，再與實際調(diào)整情況結(jié)合，預設定好訂購點、經(jīng)濟訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)，錄入ERP系統(tǒng)中。如當某物料總庫存量加上在途量小于訂購量時，ERP系統(tǒng)自動生成并發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟訂購量采購申請，提醒物資采購人員及時根據(jù)庫存情況，結(jié)合采購物資訂單、供應商情況做好補量測算，做出合理處置，避免裝置非計劃停車和采購過剩的現(xiàn)象，從而降低采購成本。

3.改善管理，降低人力投入

依托ERP管理整合物料業(yè)務流程，實現(xiàn)全流程系統(tǒng)操作，把紙質(zhì)票據(jù)傳遞變?yōu)樾畔⒘鱾鬟f，手工處理變?yōu)橄到y(tǒng)自動處理，進一步提高了工作效率。物料領用過程中生產(chǎn)車間根據(jù)ERP庫存管理模塊提供的物料庫存狀況查詢功能，可以快速、及時地在線了解物料的庫存狀況，結(jié)合產(chǎn)品生產(chǎn)需求下達生產(chǎn)領料單，實現(xiàn)省時、快捷、準確領料。盤庫過程中所有物料均在系統(tǒng)內(nèi)有固定編碼信息，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、庫區(qū)、庫位等，通過ERP系統(tǒng)進行物料庫存盤點，核對庫存賬實差異，確保物料賬物相符。同時，提高物資存儲精度，分類管理各類物資最大庫存量和安全庫存量、失效期、最長存儲期等科目，提供超儲、短缺、積壓、失效告警等功能，進一步減少認為頻繁統(tǒng)計等重復工作，提升物資管理水平，提高員工工作效率。

（三）生產(chǎn)環(huán)節(jié)endprint

1.提高工作效率

應用ERP系統(tǒng)把涉及生產(chǎn)效率的產(chǎn)量、開工率、投入產(chǎn)出等指標進行采集分析，動態(tài)監(jiān)控。ERP系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)出產(chǎn)品自動生成數(shù)字條碼信息，記錄產(chǎn)品原料、生產(chǎn)工藝、物化性質(zhì)、質(zhì)量狀況等內(nèi)容，作為銷售環(huán)節(jié)的基礎信息；裝置啟停機、負荷變化都通過SMES系統(tǒng)實時采集錄入，經(jīng)過系統(tǒng)統(tǒng)計計算，與前期和目標進行對比分析，查找差異原因，制定整改措施，使裝置實時可控。裝置原輔材料投入，以及各階段的半成品、產(chǎn)成品、殘次料等數(shù)據(jù)信息都納入系統(tǒng)，結(jié)合能耗物耗分析，不斷優(yōu)化裝置運行，在生產(chǎn)各環(huán)節(jié)降低成本。

2.改進產(chǎn)品質(zhì)量

提高產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)率，少出殘次品，是降低制造成本的重要方面。在物資進場時，對原輔料、包裝物、備品備件等各項關(guān)鍵控制指標進行嚴格檢驗，發(fā)現(xiàn)異常立即退貨換貨，保證物資質(zhì)量；檢驗環(huán)節(jié)對半成品、產(chǎn)成品進行各性能指標檢測，保證產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定；同時做好產(chǎn)品倉儲環(huán)節(jié)抽檢，準確掌握產(chǎn)品狀態(tài)。在此基礎上，系統(tǒng)對質(zhì)量信息統(tǒng)計、分析，提供質(zhì)量分析報告，找出生產(chǎn)制造的異常，降低不合格率，進而降低單位產(chǎn)品成本。

3.控制裝置能耗

水、電、蒸汽公用工程等能耗成本占成品噸成本較大比重，是降低產(chǎn)制造成本的有效途徑。在完善關(guān)鍵生產(chǎn)設備計量設備基礎上，通過現(xiàn)場SMES系統(tǒng)自動采集到的數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，指導節(jié)能降耗工作。針對外網(wǎng)電價“峰谷”差異，控制倒電負荷，加大谷時倒電量，在ERP中設定監(jiān)控程序，節(jié)約倒電成本。針對技術(shù)管理部門在能源管理模塊中發(fā)現(xiàn)水消耗數(shù)據(jù)異常現(xiàn)象，立即進行排查，及時堵塞了地下水管滲漏的隱患。根據(jù)系統(tǒng)單位能耗情況，裝置維修時，將一些大功率設備及時停止，開機前在最合理的時間進行加熱等，有效地降低能耗。優(yōu)化裝置蒸汽利用，完善各等級蒸汽輸送、使用措施，充分利用低溫熱，減少熱損失。

4.減少設備故障

針對設備自動化程度高、維修費高的現(xiàn)象，利用ERP建立設備故障專家診斷系統(tǒng)。將平時設備出現(xiàn)故障的原因、現(xiàn)象、處理措施、使用備件、處理人等信息都匯總到ERP中，形成專家數(shù)據(jù)庫。維護人員可按照不同時間段對故障部位、故障原因、維修方法進行檢索，為故障處理提供預案。同時，系統(tǒng)自動統(tǒng)計匯總各部分設備的損壞次數(shù)、維修時間、損壞備件的種類等數(shù)據(jù)，自動形成相關(guān)的設備保養(yǎng)計劃、檢修計劃，實現(xiàn)設備主動維修、精確保養(yǎng)，減少設備事故，降低維護費用。

（四）物流環(huán)節(jié)

1.提高庫存周轉(zhuǎn)率

依托庫存定額管理模塊，實現(xiàn)庫存管理控制信息化。根據(jù)模塊內(nèi)的歷史數(shù)據(jù)和當前存貨信息，科學合理制定物資儲備定額，設置上限和下限，作為存貨控制標準。當庫存超過儲備定額上限或者下限時，系統(tǒng)自動報警，提醒把握采購和銷售時機，減少庫存積壓和滯留，降低庫存持有成本和資金占用，提高存貨周轉(zhuǎn)率。

2.縮短產(chǎn)品發(fā)貨時間

銷售環(huán)節(jié)在ERP系統(tǒng)可實現(xiàn)接到客戶訂單時可在線實時查閱產(chǎn)品庫存是否足夠等情況，針對庫存不足的訂單，系統(tǒng)可將需要生產(chǎn)的產(chǎn)品信息自動轉(zhuǎn)入生產(chǎn)管理模塊；對庫存充足的訂單，系統(tǒng)將按照指令自動生成產(chǎn)品調(diào)撥單至物流部門，物流部門根據(jù)調(diào)撥單進行產(chǎn)品理貨、發(fā)貨工作，同時在系統(tǒng)內(nèi)直接打印標有客戶編號的產(chǎn)品發(fā)貨單和出庫碼單，便于客戶對賬。

（五）管理環(huán)節(jié)

1.優(yōu)化機構(gòu)流程，提升ERP運轉(zhuǎn)效率

為滿足ERP管理簡單高效的特點，進行組織機構(gòu)改革，變多部門、多層級的機構(gòu)設置為扁平化組織架構(gòu)，公司實現(xiàn)一級管理，效率大幅提高。在此基礎上，按照業(yè)務運轉(zhuǎn)的需要，重新優(yōu)化各類流程，并固化到ERP中，分模塊、分層級、分職能，梳理各類業(yè)務主流程、子流程，進一步完善制度和崗位職責，用規(guī)范的流程控制采購、生產(chǎn)、儲運、銷售等環(huán)節(jié)，降低成本。

2.完善制度體系，加強ERP精細維護

每天ERP系統(tǒng)需要錄入多條數(shù)據(jù)和信息，信息錄入規(guī)范準確是確保系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的基礎，為此，要建立相應制度體系，對ERP管理系統(tǒng)各模塊的采集、錄入、維護等建立標準化的操作規(guī)則，杜絕數(shù)據(jù)漏采、錯采、漏錄、錯錄以及因人為操作失誤導致的系統(tǒng)故障。建立嚴格的考核機制，對不按標準規(guī)程操作的行為進行嚴考核。

3.創(chuàng)新“三基”管理，增強ERP配套設施

為使各項基礎管理工作與ERP相配套，提升整體管理層次，持續(xù)強化“三基”管理水平。一是實施看板管理，在生產(chǎn)現(xiàn)場設立管理看板，把每天的工作計劃、指令、狀況、問題解決、事件進度等過程要素體現(xiàn)在看板上，實現(xiàn)制度上墻，促進現(xiàn)場管理有序進行。二是實行輔助業(yè)務社會化外包。打破石油化工企業(yè)“大而全、小而全”的傳統(tǒng)饃式，將產(chǎn)品運輸、產(chǎn)品包裝及裝卸外包，有效節(jié)約企業(yè)管理資源，提高專業(yè)化水平和管理效率。三是推行標準化管理。通過強化培訓、考核，達到現(xiàn)場規(guī)整有序，設備保養(yǎng)、定置化管理水平持續(xù)提高。四是定期盤查庫存狀況，看是否有滯存物資；定期清理制度文件，開展“我為制度做診斷活動”；通過不斷照鏡子，講一步挖掘了資源潛力，提高了辦公效率。

三、結(jié)語

通過ERP系統(tǒng)，進一步實現(xiàn)石油化工企業(yè)物資流、資金流和信息流有效集成，把人力資源開發(fā)、供應鏈管理、生產(chǎn)過程控制、財務運行、成本分析等全部納入進來，使成本制度信息化，決策信息及時化，成本管控透明化，生產(chǎn)經(jīng)營精細化，成本競爭能力顯著增強。

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（作者單位：中國石化揚子石油化工有限公司）endprint