試論事業(yè)單位檔案管理中的問題和解決對策

王中玫

摘 要：本文著重分析了事業(yè)單位檔案管理中所存在的主要問題，并針對這些問題進(jìn)行了探討，提出了一些意見和看法，以便供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

一、簡析事業(yè)單位檔案管理中所面臨的主要問題

（一）事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識。長久以

來，很多人員對事業(yè)單位中檔案管理工作存在著偏見，認(rèn)為檔案管理工作的主要內(nèi)容和范疇就是對檔案進(jìn)行保管，以便保證檔案能夠完好沒有損壞，純粹的事務(wù)性工作，并不是事業(yè)單位中的主要部門。這種錯誤的認(rèn)識和偏見導(dǎo)致很多事業(yè)單位的檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，不僅缺乏必要的檔案管理經(jīng)費，就連檔案管理人員方面也嚴(yán)重短缺。由于對檔案管理工作認(rèn)識不足，嚴(yán)重限制了阻礙了檔案管理工作的順利開展，導(dǎo)致檔案管理工作與時代脫節(jié)，難以跟上時代發(fā)展的腳步。

（二）檔案管理水平較低，力量薄弱。在事業(yè)單位檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理人員專業(yè)知識缺乏、管理模式落后以及人員流動性較大等諸多問題，導(dǎo)致對事業(yè)單位檔案管理認(rèn)識不足，缺乏重視，無論是收集必要的信息資料，還是對其進(jìn)行整理和歸檔，都不能順利的開展，效率很低。而且在某些事業(yè)單位的基層，甚至沒有檔案管理這個部門，專業(yè)的檔案管理人員被迫協(xié)助辦公成為勤雜工，流動性較強(qiáng)，導(dǎo)致檔案沒有專人進(jìn)行管理，往往流于形式，很多問題往往得不到反映，束于高閣。這種缺乏科學(xué)和規(guī)范的檔案管理工作，局面十分混亂，很多管理人員缺乏專業(yè)的知識，只能進(jìn)行較為簡單的立卷歸檔，將全宗號、類別號、保管期限等進(jìn)行混淆，導(dǎo)致編錯號，蓋錯章，帶來十分嚴(yán)重的不良后果。

（三）缺乏完善的檔案管理設(shè)施。大部分事業(yè)單位都對檔案管理室的面積進(jìn)行限制，一般所處的位置也相對較為偏僻，缺乏完善的檔案管理設(shè)施。檔案卷柜只能進(jìn)行簡單移動，由于檔案室容量較小，也沒有相應(yīng)的檔案密集架，造成很多資料堆積的現(xiàn)象。并且還有部分事業(yè)單位缺乏電腦設(shè)備，仍然采取傳統(tǒng)的手工記賬模式，并沒有將信息數(shù)據(jù)及時的傳入電腦并備份，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展，滯后于政府采購事業(yè)。

二、強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的有效對策

（一）加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理工作的重視。檔案管理工作的有效開展，能夠在一定程度上降低成本，促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高，而且對人才引進(jìn)和管理發(fā)揮著十分重要的作用，因此，事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，做好管理工作。同時，對于檔案管理人員來說，參加科學(xué)的崗前培訓(xùn)也是十分必要的，以便提高檔案管理的專業(yè)度和規(guī)范度。

（二）提高檔案管理的工作效率。很多事業(yè)單位中人事變動較為頻繁，極大地增加了檔案管理工作的難度和復(fù)雜度。只有對檔案管理進(jìn)行及時更新，準(zhǔn)確完善檔案信息，才能將檔案管理工作量降到最低，減小管理難度，提高檔案管理效率。

（三）完善檔案管理相關(guān)制度?？茖W(xué)規(guī)范的制度能夠在很大程度上引導(dǎo)和規(guī)范工作行為，促進(jìn)工作效率的提高，由此可見，在檔案管理工作中對相關(guān)制度進(jìn)行建立和完善是十分必要的。檔案管理工作中所面臨的很多問題都是源于不規(guī)范不科學(xué)的工作制度。因此，在充分考慮和分析目前社會整體發(fā)展形勢和單位實際工作情況的基礎(chǔ)之上，對檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行完善，并將這些制度貫徹落實到位，以便從根本上提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

（四）優(yōu)化資源配置，充分利用現(xiàn)有檔案庫。對現(xiàn)有的資源進(jìn)行優(yōu)化配置高效利用，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時準(zhǔn)確匯報相關(guān)信息，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，也是其主要工作目標(biāo)，因此必須科學(xué)化管理檔案工作。要想提高檔案管理工作，還需要對檔案資源進(jìn)行充分利用，只有這樣，才能凸顯出檔案管理的重要作用，提高相關(guān)人員對檔案管理工作的重視，激發(fā)工作人員的熱忱。

（五）完善檔案管理工作的必備設(shè)施。近年來，隨著改革的不斷深入和技術(shù)的不斷變革，事業(yè)單位要想緊跟時代發(fā)展的腳步，就必須順應(yīng)時代發(fā)展需求，進(jìn)一步深化體制改革，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，提高信息資源的分享和利用水平。在檔案管理工作中引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，可以極大地提高檔案管理工作效率。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工記賬的模式，實行電子檔案模式，已經(jīng)成為目前檔案管理的主流方向，只有完善設(shè)備，才能夠更好地發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位中的作用。

（六）充分挖掘檔案管理資源和價值。充分挖掘檔案管理資源和價值，首先應(yīng)該全面開發(fā)檔案信息資源，對這些資源進(jìn)行合理的篩選歸類并加以利用，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，對檔案信息資源進(jìn)行最大程度的開發(fā)和利用，降低工作成本，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。其次，質(zhì)量較高的檔案管理信息可以在很大程度上幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的思考和決策，使領(lǐng)導(dǎo)能夠較快作為正確的判斷，及時安排和協(xié)調(diào)部門之間的工作，將責(zé)任具體化，促進(jìn)各項工作的順利開展。另外，檔案管理工作的順利開展，還能夠提高事業(yè)單位的整體形象和社會地位，為事業(yè)單位營造良好的發(fā)展環(huán)境和空間，增強(qiáng)員工的認(rèn)同感，充分發(fā)揮員工的創(chuàng)造力，促進(jìn)事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

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