澳大利亞國(guó)家檔案館的數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃研究

肖秋會(huì)　伍黎丹

(武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，武漢，430072)

澳大利亞國(guó)家檔案館的數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃研究

肖秋會(huì)伍黎丹

(武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，武漢，430072)

[摘要]數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃是澳大利亞國(guó)家檔案館提出的一項(xiàng)針對(duì)數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存計(jì)劃。本文分析了該計(jì)劃制定的背景、管理理念及理論依據(jù)，闡述了其構(gòu)成要素以及在關(guān)鍵領(lǐng)域的特色舉措。最后，分析了數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃對(duì)我國(guó)數(shù)字信息長(zhǎng)期保存的借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字信息長(zhǎng)期保存澳大利亞國(guó)家檔案館數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃

1數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的提出

2011年，澳大利亞國(guó)家檔案館在廣泛征求政府部門(mén)意見(jiàn)的基礎(chǔ)上制定了 “數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃”(Digital Continuity Plan)，旨在促使澳大利亞政府在數(shù)字環(huán)境中建立更為高效的業(yè)務(wù)處理流程，提高業(yè)務(wù)活動(dòng)的透明度，強(qiáng)化政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和各類利益相關(guān)者的責(zé)任，減少信息存儲(chǔ)空間和費(fèi)用，提高數(shù)字信息長(zhǎng)期保存的安全性，最終有助于整體性政府政策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

數(shù)字信息作為寶貴的國(guó)家資源和業(yè)務(wù)資產(chǎn)，驅(qū)使各國(guó)政府著手應(yīng)對(duì)針對(duì)它們的妥善保存及長(zhǎng)期利用問(wèn)題，澳大利亞國(guó)家檔案館的數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃由此應(yīng)運(yùn)而生。此外，數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的提出也是為了滿足行政管理和公共服務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展需要，為構(gòu)建“整體性政府”奠定基礎(chǔ)。整體性政府(whole-of-government)是指20世紀(jì)70年代歐美各國(guó)針對(duì)公共服務(wù)碎片化問(wèn)題提出的政府治理理念，澳大利亞將其定義為“以公共服務(wù)機(jī)構(gòu)的跨部門(mén)協(xié)作為標(biāo)志、為解決特殊問(wèn)題而成立的聯(lián)合政府”，旨在恰當(dāng)處理那些涉及不同公共部門(mén)、不同行政層級(jí)和政府范圍的棘手問(wèn)題[1]。要構(gòu)建整體性政府，既要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)筑部門(mén)間的信息交流與共享平臺(tái)，又要確保數(shù)字信息在流動(dòng)與管理過(guò)程中的安全，還必須充分保證政府機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量。數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的實(shí)施則能為部門(mén)間信息的交流、共享及長(zhǎng)期保存提供保障，為整體性政府的打造創(chuàng)造有利條件。

數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的理論依據(jù)可追溯至文件連續(xù)體理論(Records Continuum Theory)。文件連續(xù)體理論最初由澳大利亞著名檔案學(xué)者、國(guó)家檔案館首任館長(zhǎng)Ian Maclean于20世紀(jì)50年代提出，基本形成于20世紀(jì)80年代。20世紀(jì)90年代，澳大利亞檔案學(xué)者Frank Upward以英國(guó)社會(huì)學(xué)家Anthony Giddens對(duì)結(jié)構(gòu)主義理論的闡述為基礎(chǔ)，重新闡釋并進(jìn)一步發(fā)展了文件連續(xù)體管理模式，使其成為澳大利亞電子文件與數(shù)字信息管理的基本原則。1996年出版的《澳大利亞文件管理標(biāo)準(zhǔn)》中將文件連續(xù)體解釋為“從文件的形成(包含文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì))到文件作為檔案保存和利用的全過(guò)程管理中連貫一致的管理方式”[2]。文件連續(xù)體理論打破了文件保管的階段區(qū)分，通過(guò)構(gòu)建一個(gè)包含4個(gè)維度、4大主軸、16個(gè)焦點(diǎn)的多維坐標(biāo)體系，描述了電子文件生命運(yùn)動(dòng)各階段界限日趨模糊、聯(lián)系卻越發(fā)明顯的特點(diǎn)，揭示了文件運(yùn)動(dòng)在時(shí)間和空間上的連續(xù)性和整體性特點(diǎn)，為數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃提供了科學(xué)的理論依據(jù)[3]。與著名的PANDORA項(xiàng)目(Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia，即保存和獲取澳大利亞網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)資源項(xiàng)目)相比，雖然同為澳大利亞國(guó)家層面開(kāi)展的數(shù)字信息長(zhǎng)期保存項(xiàng)目，PANDORA項(xiàng)目主要針對(duì)網(wǎng)絡(luò)出版物開(kāi)展，旨在完成對(duì)澳大利亞重要聯(lián)機(jī)出版物的篩選、編目、長(zhǎng)期保存、提供利用，數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃則更多地面向政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)團(tuán)體的業(yè)務(wù)信息管理[4]；而另一方面，始于1996年的PANDORA項(xiàng)目制定了一系列關(guān)于網(wǎng)絡(luò)存檔的政策、程序、方針、標(biāo)準(zhǔn)，為其后包括數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃在內(nèi)的諸多數(shù)字信息長(zhǎng)期保存活動(dòng)提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

2數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的相關(guān)要素

澳大利亞國(guó)家檔案館推行的數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃是數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的組成部分，數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略由數(shù)字連續(xù)性原則、數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃、實(shí)用指南、數(shù)字連續(xù)性成果等若干要素構(gòu)成。如圖1所示，“數(shù)字連續(xù)性”是為了確保機(jī)構(gòu)所保存和管理的數(shù)字信息得以按照需要予以利用、按照期望時(shí)限予以保存所采取的基本戰(zhàn)略，在此基礎(chǔ)上概括提煉出“數(shù)字連續(xù)性原則”；在數(shù)字連續(xù)性原則指導(dǎo)下實(shí)施的一系列關(guān)鍵舉措稱為“數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃”；而戰(zhàn)略的最終目的是實(shí)現(xiàn)“數(shù)字連續(xù)性成果”。

圖1　數(shù)字連續(xù)性基本要素及相互關(guān)系圖

2.1　數(shù)字連續(xù)性(Digital Continuity)

“數(shù)字連續(xù)性”是對(duì)原英文名稱Digital Continuity的直譯，實(shí)際上就是一項(xiàng)對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行長(zhǎng)期保存的戰(zhàn)略，故王熹也將其譯為“數(shù)字信息長(zhǎng)期保存”[5]；而從戰(zhàn)略的內(nèi)容看，相比于廣義的、未限定用戶群體的數(shù)字信息長(zhǎng)期保存，數(shù)字連續(xù)性更強(qiáng)調(diào)為政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)團(tuán)體進(jìn)行指導(dǎo)。作為一種管理和保存數(shù)字信息的方式，數(shù)字連續(xù)性從滿足機(jī)構(gòu)、政府和社區(qū)利用需求的角度加強(qiáng)對(duì)原生性電子文件的管理和保存，目的在于確保數(shù)字信息按需提供利用[6]。對(duì)具有需求的用戶而言，數(shù)字連續(xù)性應(yīng)保證數(shù)字信息是完整的、可獲取的、可利用的，且保管期限不能超過(guò)需要保存的期限。其中，可利用性是數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的最終目的，具體指：①當(dāng)你需要時(shí)能找到它；②當(dāng)你需要時(shí)能打開(kāi)它；③能夠按照你需要的方式處理它；④能夠理解它是什么、它要表達(dá)的是什么；⑤能夠信任它所表達(dá)的內(nèi)容[7]。

2.2　數(shù)字連續(xù)性原則(Digital Continuity Principles)

澳大利亞國(guó)家檔案館提出獨(dú)具特色的數(shù)字保存六項(xiàng)原則，旨在確保業(yè)務(wù)信息能夠根據(jù)需要得到盡可能長(zhǎng)久的保存和利用，內(nèi)容包括：

第一，理解數(shù)字信息作為業(yè)務(wù)資源、證據(jù)資源和社區(qū)資源的價(jià)值，據(jù)此對(duì)其采取資產(chǎn)管理。隨著時(shí)間的推移，數(shù)字信息的價(jià)值因相關(guān)性和背景的變化而變化，準(zhǔn)確評(píng)估商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、法律義務(wù)和社區(qū)義務(wù)成為數(shù)字信息管理的基本前提。

第二，確立數(shù)字信息治理在政府機(jī)構(gòu)治理中的核心地位，清晰劃分角色并分配職責(zé)。認(rèn)知數(shù)字信息對(duì)于機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)處理的重要性，將其納入機(jī)構(gòu)管理的流程和框架中，明確崗位責(zé)任，制定數(shù)字資源戰(zhàn)略。

第三，數(shù)字信息必須是真實(shí)的、可靠的。數(shù)字信息是決策的重要依據(jù)，而問(wèn)責(zé)制要求決策的依據(jù)能夠承受審查，因此數(shù)字信息必須是完整、可靠的，即在特定背景下能被證明是真實(shí)的、可信的、安全的、沒(méi)有發(fā)生未經(jīng)授權(quán)的修改和變更。

第四，數(shù)字信息應(yīng)當(dāng)是可發(fā)現(xiàn)的、可獲取的、可利用的。數(shù)字信息的可發(fā)現(xiàn)是指易于被檢索，可獲取指易于檢索和閱讀，可利用指易于判斷、理解、編輯、更新、分享及重復(fù)利用。數(shù)字信息只有同時(shí)滿足這三點(diǎn)，才能更好地滿足用戶需求。

第五，數(shù)字信息應(yīng)采用數(shù)字化的管理方式。將數(shù)字形式的信息打印到紙上將使有價(jià)值的背景信息丟失且降低辦事效率。因此，應(yīng)將數(shù)字信息以數(shù)字化方式保存在具有必要功能的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，降低對(duì)紙質(zhì)載體的依賴。

第六，對(duì)數(shù)字信息的保存、保護(hù)和管理應(yīng)持續(xù)進(jìn)行，直到信息不再被需要為止。數(shù)字信息的保管期限應(yīng)以滿足機(jī)構(gòu)、政府和社區(qū)的需要為根本目的。數(shù)字信息的保管時(shí)間可能會(huì)超過(guò)其生成、捕獲和管理系統(tǒng)的生命期限，積極的全生命周期管理則應(yīng)覆蓋這些變化，包括系統(tǒng)的變更和信息格式的變化等[8]。

2.3　數(shù)字連續(xù)性成果(Digital Continuity Outcomes)

有效的數(shù)字連續(xù)性能為機(jī)構(gòu)帶來(lái)巨大的收益，這種收益會(huì)在多方面、多層次得到體現(xiàn)。首先，在業(yè)務(wù)方面，能提高業(yè)務(wù)處理的效率、質(zhì)量和透明度，降低可預(yù)見(jiàn)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和不必要的開(kāi)銷，使機(jī)構(gòu)和組織獲利最大化，同時(shí)也讓政府、市民和其他利益相關(guān)者的需求盡可能得到滿足。其次，在操作方面，協(xié)助對(duì)機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)重要性的評(píng)估，促使人員、流程和技術(shù)等構(gòu)成要素得以均衡，讓機(jī)構(gòu)的整體運(yùn)作更為流暢。再次，在信息方面，使信息在其全生命過(guò)程中能充分發(fā)揮作用，使用戶的一切信息需求都能得到滿足。

3數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的關(guān)鍵舉措

為了使數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略在業(yè)務(wù)管理，人員、流程、技術(shù)管理和信息管理三個(gè)核心領(lǐng)域取得顯著成效，需要實(shí)施如下關(guān)鍵舉措。

3.1　針對(duì)業(yè)務(wù)的舉措

為促成機(jī)構(gòu)利益最大化，需要對(duì)該機(jī)構(gòu)的信息管理現(xiàn)狀和前景有準(zhǔn)確的把握。對(duì)此，數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃建議機(jī)構(gòu)實(shí)施信息審查(information review)，即對(duì)業(yè)務(wù)管理過(guò)程中創(chuàng)建、捕捉和利用的數(shù)字信息進(jìn)行記載并建立收支記錄，明確本機(jī)構(gòu)數(shù)字信息管理的職責(zé)、義務(wù)、條件、花費(fèi)、收益和風(fēng)險(xiǎn)。該審查可以只針對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的某一階段狀況，也可以從具有最高優(yōu)先權(quán)或最大風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)開(kāi)始，逐步擴(kuò)大審查范圍。理想狀態(tài)下，信息審查的對(duì)象應(yīng)包括各種類型的業(yè)務(wù)信息。信息審查有助于機(jī)構(gòu)確定實(shí)現(xiàn)其業(yè)務(wù)目標(biāo)的必要條件，如具體的信息和人員。機(jī)構(gòu)依靠信息審查不僅能掌握所需信息的來(lái)源、信息在不同環(huán)境間的流動(dòng)方式、特定的信息利用方式等，還能掌握最大程度發(fā)揮信息價(jià)值所需的條件以及當(dāng)前信息管理存在的缺漏，為修改方案的制定奠定基礎(chǔ)[9]。

3.2　針對(duì)流程、人員和技術(shù)的舉措

數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃要求將人員、流程和技術(shù)等關(guān)鍵要素進(jìn)行整合，從整體上構(gòu)建數(shù)字信息治理框架(digital information governance framework)，即：以機(jī)構(gòu)目標(biāo)為導(dǎo)向，利用信息通信技術(shù)(ICT)、安全、風(fēng)險(xiǎn)管理、業(yè)務(wù)連續(xù)性和問(wèn)責(zé)等多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)和技術(shù)對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行科學(xué)有效的管理。這響應(yīng)了澳大利亞政府所倡導(dǎo)的政府信息存儲(chǔ)、利用和傳播既要從滿足業(yè)務(wù)處理的需求出發(fā)，也要充分考慮隱私、版權(quán)、知識(shí)管理、安全、歷史和責(zé)任等問(wèn)題[10]。其次，正如數(shù)字連續(xù)性原則所強(qiáng)調(diào)的，數(shù)字信息的管理應(yīng)充分融入機(jī)構(gòu)管理且明確界定崗位職責(zé)，高級(jí)管理層(領(lǐng)導(dǎo)層)成員負(fù)責(zé)相關(guān)政策的實(shí)施，專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)運(yùn)作和監(jiān)管，分工明確、各司其職。另外，對(duì)同時(shí)扮演著數(shù)字信息管理者和用戶雙重角色的機(jī)構(gòu)人員，澳大利亞政府通過(guò)政府網(wǎng)站等平臺(tái)提供了各種援助，如：國(guó)家檔案館的網(wǎng)站張貼了有關(guān)信息利用的建議，推出文件管理在線學(xué)習(xí)課程“The Keep the Knowledge-Make a Record eLearning”，新南威爾士州文件管理局還發(fā)放了免費(fèi)的電子文件管理在線訓(xùn)練包，這些舉措值得我國(guó)借鑒。在具體操作上，機(jī)構(gòu)除了要確保系統(tǒng)、工具、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)對(duì)數(shù)字信息管理的有效支持，還應(yīng)將數(shù)字信息的創(chuàng)建、捕捉、利用和管理等環(huán)節(jié)納入日常的業(yè)務(wù)工作流程。此外，長(zhǎng)期監(jiān)督和審查也是十分必要的。

3.3　針對(duì)信息的舉措

數(shù)字信息管理的對(duì)象始終是信息，無(wú)論其內(nèi)容、留存目的和管理環(huán)境如何特殊，都應(yīng)從信息本身的特性入手，遵守信息管理的基本要求，推行從信息創(chuàng)建到銷毀的全過(guò)程管理。機(jī)構(gòu)不僅要重視對(duì)數(shù)字信息本身的管理(如謹(jǐn)慎選用文件格式、加強(qiáng)對(duì)元數(shù)據(jù)的管理)，還應(yīng)重視對(duì)環(huán)境整體狀況的把握，例如：通過(guò)建立數(shù)字信息長(zhǎng)期檢查系統(tǒng)等方式監(jiān)視數(shù)字信息的保存環(huán)境，或在數(shù)字信息進(jìn)行跨環(huán)境交換時(shí)掌控信息流動(dòng)前后的環(huán)境狀況(具體可參見(jiàn)《澳大利亞政府互操作框架》)。

以數(shù)字形式創(chuàng)建或接收的信息，應(yīng)以數(shù)字形式進(jìn)行歸檔和提供利用，使其在全生命過(guò)程中都以數(shù)字形式參與流轉(zhuǎn)并得到管理。數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃特別強(qiáng)調(diào)，機(jī)構(gòu)應(yīng)專門(mén)對(duì)此制定相應(yīng)的政策并提供技術(shù)支持。維持原生電子文件的數(shù)字形態(tài)，實(shí)際上是對(duì)電子文件生命運(yùn)動(dòng)規(guī)律的遵循和對(duì)數(shù)字連續(xù)性原則的實(shí)踐。

此外，檔案館長(zhǎng)期保存超過(guò)需求期限的信息容易導(dǎo)致信息公開(kāi)方面的問(wèn)題，因此，需要對(duì)這些數(shù)字信息進(jìn)行及時(shí)的、合乎規(guī)范的處置。澳大利亞1983年檔案法規(guī)定，聯(lián)邦文件應(yīng)依法進(jìn)行保存、銷毀或移交到國(guó)家檔案館。這里的“聯(lián)邦文件”實(shí)際上包括了政府機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)處理中創(chuàng)建、傳遞和接收的所有文件。在遵照特定銷毀流程的前提下，需銷毀的文件指重復(fù)的、不重要的、短期的、輔助性的一般性文件。除了遵守一般的法律法規(guī)，對(duì)文件的最終處置還應(yīng)考慮文件自身的特殊性和機(jī)構(gòu)內(nèi)的規(guī)定。

4數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃對(duì)我國(guó)數(shù)字信息長(zhǎng)期保存的借鑒意義

綜上所述，數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃是澳大利亞國(guó)家檔案館在政府電子文件激增背景下提出的針對(duì)三個(gè)核心領(lǐng)域的數(shù)字信息管理方案，它吸收了文件連續(xù)體理論對(duì)文件生命運(yùn)動(dòng)整體性及連續(xù)性的獨(dú)特理解，是扎根于現(xiàn)代檔案學(xué)理論成果的數(shù)字信息管理實(shí)用方案。作為數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的關(guān)鍵部分，數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃以數(shù)字連續(xù)性六項(xiàng)原則為指導(dǎo)，即：充分理解機(jī)構(gòu)數(shù)字信息的各項(xiàng)價(jià)值并實(shí)施相應(yīng)管理；將數(shù)字信息管理納入機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理并明確崗位責(zé)任；數(shù)字信息應(yīng)是真實(shí)、可靠的；數(shù)字信息可以被發(fā)現(xiàn)、獲取和按需利用；數(shù)字信息管理應(yīng)在數(shù)字環(huán)境中進(jìn)行；對(duì)數(shù)字信息的保管應(yīng)持續(xù)進(jìn)行到不被需要為止。數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃旨在達(dá)到數(shù)字連續(xù)性成果：為機(jī)構(gòu)及利益相關(guān)者帶來(lái)最大利益，使機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵性要素得到最佳配置，使信息在全生命過(guò)程中能滿足一切需要。

數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃對(duì)我國(guó)電子文件及數(shù)字信息管理具有重要的借鑒意義，表現(xiàn)在：

第一，原生性數(shù)字信息資源應(yīng)在數(shù)字環(huán)境中保存和提供利用。應(yīng)有意識(shí)地維持原生電子文件的數(shù)字化形式，擺脫將信息“打印到紙上”的思維定勢(shì)和習(xí)慣。數(shù)字連續(xù)性原則明確指出，“數(shù)字信息應(yīng)采用數(shù)字化的管理方式”，這為我們管理和保存原生性電子文件提供了一種思路：對(duì)數(shù)字信息真實(shí)性、完整性、可靠性的維護(hù)不能簡(jiǎn)單套用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理方式，而應(yīng)當(dāng)尊重?cái)?shù)字信息生命運(yùn)動(dòng)的連續(xù)性規(guī)律，維持?jǐn)?shù)字信息生命階段的連貫性和完整性，既然原生性電子文件在數(shù)字環(huán)境中生成，就應(yīng)該在數(shù)字環(huán)境中長(zhǎng)期保存。這涉及到政策、技術(shù)、版權(quán)、隱私等諸多問(wèn)題。我國(guó)現(xiàn)階段完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的數(shù)字化保存尚有一定難度，但要提前為這一必然的趨勢(shì)做好政策、法律、標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)上的準(zhǔn)備。電子文件的雙套制管理僅是條件不成熟時(shí)的權(quán)宜之計(jì)，不能長(zhǎng)期依賴紙質(zhì)拷貝。

第二，檔案機(jī)構(gòu)與政府部門(mén)應(yīng)保持全面、密切的合作。在數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的擬定和實(shí)施過(guò)程中，澳大利亞國(guó)家檔案館多次與政府重要部門(mén)進(jìn)行商議和合作，由此取得實(shí)質(zhì)性成果。政府機(jī)構(gòu)不僅是數(shù)字信息的重要生產(chǎn)者和數(shù)字信息生命周期中最初的管理者，還掌握著大量的人力、財(cái)力和信息資源，能提供必要的政策、標(biāo)準(zhǔn)支持和法律援助。因此，檔案館與政府機(jī)構(gòu)的合作對(duì)于推進(jìn)數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存十分重要。政府還能憑借其權(quán)威和組織優(yōu)勢(shì)成為可靠的組織者、監(jiān)督者和協(xié)調(diào)者，為檔案工作提供強(qiáng)有力的支持。檔案館在推進(jìn)數(shù)字信息保存項(xiàng)目時(shí)應(yīng)積極與政府主要部門(mén)以及技術(shù)部門(mén)、產(chǎn)業(yè)部門(mén)和標(biāo)準(zhǔn)部門(mén)等進(jìn)行多方合作，將數(shù)字信息管理和長(zhǎng)期保存與政府機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，制定以滿足業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向的數(shù)字保存政策和技術(shù)策略，促進(jìn)數(shù)字信息在部門(mén)間的交流暢通，減少重復(fù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用。

第三，應(yīng)制定我國(guó)的政府?dāng)?shù)字信息管理戰(zhàn)略，提出政府?dāng)?shù)字信息管理的基本原則，并制定具體的實(shí)施措施。澳大利亞數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃針對(duì)數(shù)字信息管理和長(zhǎng)期保存提出了詳實(shí)的關(guān)鍵舉措及實(shí)施指南，如信息審查、構(gòu)建數(shù)字信息治理框架、實(shí)行評(píng)估和長(zhǎng)期監(jiān)督等措施，使該計(jì)劃具有很強(qiáng)的操作性和實(shí)用性。一項(xiàng)計(jì)劃兼具政策指導(dǎo)性和實(shí)際操作性，才能真正落實(shí)到實(shí)際工作中。例如：明確數(shù)字信息流轉(zhuǎn)過(guò)程中的責(zé)任人及崗位職責(zé)；在制定電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，對(duì)保證數(shù)字記錄真實(shí)性、完整性與有效性的需求指標(biāo)提出強(qiáng)制性要求。

此外，澳大利亞國(guó)家檔案館提出的數(shù)字保存六項(xiàng)原則對(duì)于我國(guó)數(shù)字保存也具有十分重要的參考價(jià)值。

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Study on Digital Continuity Plan of National Archives of Australia

Xiao QiuhuiWu Lidan

(School of Information Management, Wuhan University, Wuhan 430072)

[Abstract]Digital Continuity Plan is a project aiming at long-term preservation of digital information, which has been put forward by National Archives of Australia. The paper analyzes the proposition background, management idea and theoretical basis of Digital Continuity Plan, and then describes its elements and characteristic measures in key fields. Finally, the reference value of the project in long-term preservation of digital information in China is emphasized.

[Key words]Digital informationLong-term preservationNational archives of AustraliaDigital continuity plan

(收稿日期：2015-03-07)

DOI:10.13365/j.jirm.2015.04.019

[中圖分類號(hào)]G203

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]2095-2171(2015)04-0019-05

[作者簡(jiǎn)介]肖秋會(huì)，教授，研究方向?yàn)闄n案管理、電子文件管理、信息政策與信息法；伍黎丹，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化。