高職院校電子檔案管理工作發(fā)展

◎柴艷艷

高職院校電子檔案管理工作發(fā)展

◎柴艷艷

隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案已經(jīng)發(fā)展成為高職院校檔案工作中的一部分。電子檔案的廣泛運(yùn)用，深切的影響了高職院校的檔案管理工作，同時也對高職院校的檔案理論研究產(chǎn)生了很大的作用。電子檔案是一種以電子文件的方式，對高職院校的學(xué)生們的檔案進(jìn)行管理。所以，高職院校應(yīng)該解決好如何管理電子檔案以及如何保存電子檔案的問題。本文從與紙質(zhì)檔案比較得出電子檔案的優(yōu)點(diǎn)開始分析，同時找出電子檔案在管理時容易出現(xiàn)的問題，在此基礎(chǔ)上提出一些管理方法。

檔案在各個高職院校培養(yǎng)人才方面扮演著重要的角色，檔案記錄著學(xué)生的上學(xué)經(jīng)歷，更是各高校存在的歷史證明。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已然成為檔案工作發(fā)展的主流方向，并且以電子文件的形式存在于各個高職院校中。電子文件出現(xiàn)時間在20世紀(jì)中后期隨著電子檔案的發(fā)展，將會在很大程度上改變檔案的工作內(nèi)容，并且檔案工作者也會迎來更大的挑戰(zhàn)?？茖W(xué)且規(guī)范的管理電子檔案，并要求高職院校結(jié)合自身特點(diǎn)，從分了解電子檔案的重要性，努力開展電子檔案的管理工作。

電子檔案的主要優(yōu)點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作都是以紙質(zhì)類型的文件作為工作的對象。紙質(zhì)檔案工作是從文件的立案歸檔開始的，每個高職院校都會有大量的檔案資料需要整理，整理完成后，檔案人員在經(jīng)過收集、立卷、整理、移交等過程。這些繁瑣的步驟就會很容易導(dǎo)致檔案在整理過程中出現(xiàn)差錯，在移交過程中也容易將檔案丟失，非常不安全。

但是電子檔案的發(fā)展為檔案工作帶來了許多好處：電子檔案能夠全面且公正的提供信息服務(wù)系統(tǒng)。在檔案信息數(shù)據(jù)庫建成之后，每個人都可以很方便的在允許范圍內(nèi)查看到自己想要的信息。而且，檔案的數(shù)據(jù)信息被刻錄到磁盤上后，丟失的可能性變得很??；電子檔案的發(fā)展不僅可以提高檔案工作者的工作效率，還可以達(dá)到實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的目的。電子檔案是一種以數(shù)字畫的形式保存的文件，通過網(wǎng)絡(luò)能夠及時準(zhǔn)確的查找到所需要的信息，并根據(jù)實(shí)時的動態(tài)更新檔案信息，從而節(jié)約查詢檔案的時間，使工作效率大幅度提升。

高職院校電子檔案在管理時易出現(xiàn)的問題

檔案管理人員的工作素質(zhì)還有待加強(qiáng)。很多的檔案工作人員剛開始都處于從紙質(zhì)檔案向電子檔案的過度階段，對電子檔案的認(rèn)識還不夠，在管理時因操作不當(dāng)很容易將檔案數(shù)據(jù)丟失。各高職院校中的檔案管理者在對檔案進(jìn)行管理時，還繼續(xù)延續(xù)著以前管理紙質(zhì)檔案的老辦法，認(rèn)為計算機(jī)管理檔案并不方便，經(jīng)常將接收到電子檔案打印成紙質(zhì)文件，這樣會加大檔案管理的難度；有的人還會出現(xiàn)過度依賴計算機(jī)的情況，將接收到檔案不能及時的進(jìn)行備份。這些都是因?yàn)闄n案管理者的觀念太老舊，對電子檔案的認(rèn)識還不清楚。

電子檔案的安全性還有所欠缺。電子檔案作為電子文件中的一種，其工作主要還是依賴于計算機(jī)，并以光盤、磁盤為主要介質(zhì)，以數(shù)字化的方式記錄著檔案信息。這些工作都需要在網(wǎng)上進(jìn)行操作并進(jìn)行傳輸。如果一旦計算機(jī)被病毒或者一些不安全行為非法入侵，很可能導(dǎo)致檔案信息被更改或刪除。同時，管理上也會有一些不安全性。在管理時，因軟件較多，磁盤沒有被保存，而且，密碼、口令等重要信息容易泄露。這些都會成為電子檔案不安全的隱患。

電子檔案的不可識別。電子檔案雖然有其優(yōu)越性，但在實(shí)際操作中還是存在著一定的風(fēng)險。由于信息技術(shù)的發(fā)展，各種軟件、硬件、技術(shù)的更新速度也隨之加快，這就出現(xiàn)了新舊技術(shù)之間的差別性。這種差別性在計算機(jī)發(fā)展過程中日益突出，極有可能造成電子文件信息的不可識別，不能順利的將信息在計算機(jī)上讀出來。

高職院校電子檔案工作的管理措施

改善檔案管理人員的工作素質(zhì)結(jié)構(gòu)。根據(jù)各高職院校電子檔案管理工作出現(xiàn)的問題，培養(yǎng)一批既懂計算機(jī)專業(yè)知識又對電子檔案有充分認(rèn)識的人員是現(xiàn)在各高校的首要工作。高職院校應(yīng)組織本校的檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，更新檔案管理者的對檔案的管理觀念，并應(yīng)充分認(rèn)識到電子檔案的重要性。在強(qiáng)化各人員計算機(jī)專業(yè)知識的同時，還應(yīng)該讓他們學(xué)習(xí)如何管理電子檔案。在的檔案管理工作中，如何很好地保護(hù)好文件、保持檔案的原始性、延長電子檔案的存檔時間、在各個環(huán)節(jié)中如何更好的進(jìn)行工作，這些都是需要檔案管理者充分掌握的知識。所以加強(qiáng)檔案管理者自身的工作素質(zhì)是很重的。

加強(qiáng)電子檔案管理的安全性。隨著計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，其存儲的方式也越來越多，這就要求管理人員也要不斷地更新技術(shù)，對新型載體加強(qiáng)研究，以保障電子檔案信息的安全。

對電子檔案工作時的流程加以監(jiān)督。將檔案信息歸檔時要嚴(yán)格保證信心的原始性和真實(shí)性，電子檔案形成后，管理者要隨時的監(jiān)視檔案信息并及時解決檔案中存在的異常情況，在按照規(guī)范將電子檔案進(jìn)行整理、鑒別和歸檔。同時，各高職院校要加強(qiáng)本校計算機(jī)的安全防護(hù)工作，防治病毒和黑客的入侵。

將電子檔案科學(xué)化歸檔。要實(shí)行規(guī)范化的著錄電子文件。在信息技術(shù)的快速發(fā)展下，電子文件易出現(xiàn)不可讀的危險，所以要及時將電子文檔進(jìn)行備份或者打印出來留檔，確保文件不會被丟失。對電子文件進(jìn)行著錄工作也是為了保存信息的完整性；、建立安全且完善的電子檔案系統(tǒng)。在搜集電子檔案的過程中，為了電子檔案系統(tǒng)能夠更快更準(zhǔn)確把它們放在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。需要注意的是，保存電子文件的原始性是很重要的；健全電子檔案歸檔制度。檔案在進(jìn)行整理時會發(fā)現(xiàn)，它比紙質(zhì)檔案的種類更加繁多。高校部門在做這項工作時要嚴(yán)密配合，嚴(yán)格按照建立的歸檔制度，把不同種類的文件區(qū)分開來進(jìn)行存檔。這是每個高職院校都應(yīng)該把這件事情重視起來，做到嚴(yán)格整理、科學(xué)分類、嚴(yán)格歸檔、及時跟蹤監(jiān)控并及時解決問題。

（作者單位：黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院）