加強(qiáng)高校采購招標(biāo)檔案管理的探索

文/劉群

加強(qiáng)高校采購招標(biāo)檔案管理的探索

文/劉群

摘要:隨著國家對高等院校的重視，高校自行招標(biāo)采購規(guī)模不斷擴(kuò)大，對其檔案管理的規(guī)范化就顯得尤為重要。從人員、條件、標(biāo)準(zhǔn)等三個方面分析目前我國高校招標(biāo)采購檔案管理工作中的問題，并有針對性地提出了解決措施。

關(guān)鍵詞:高校;采購招標(biāo);檔案管理

近年來國家對教育的投入不斷加大，尤其是高校更是政策傾斜的重點領(lǐng)域，隨之而來的是高校的自行招標(biāo)規(guī)模不斷擴(kuò)大，為適應(yīng)形勢的發(fā)展高校在招標(biāo)采購程序和具體的實施辦法上一定要更加完善，同時現(xiàn)狀是和招標(biāo)采購程序相關(guān)的資料的匯集、歸檔等的管理現(xiàn)狀不盡如人意，采購相關(guān)部門，在被供應(yīng)商質(zhì)疑和投訴時，或被上級單位審計檢查時，常常因為檔案資料的缺失和現(xiàn)有資料的是不完整和不詳細(xì)，在面對正常的質(zhì)詢是拿不出過硬的證據(jù)和證明材料，一致失理于人。所以，高?，F(xiàn)在亟待解決的問題就是有關(guān)招標(biāo)采購檔案的規(guī)范化管理問題。

1．加強(qiáng)招標(biāo)采購檔案規(guī)范化管理的重要性

《中華人民共和國政府采購法》第四章第四十二條明確規(guī)定，“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存15年”。從法律規(guī)定上我們可以看出國家對于采購檔案的有著極高的重視，對采購檔案的管理已經(jīng)上升到了法律高度。高校招標(biāo)采購的工作點多、線長、面廣，從采購申請的提出、可行性報告的論證、招標(biāo)邀請的公布到招標(biāo)工作的展開、中標(biāo)結(jié)果的公布再到合同的簽訂、儀器設(shè)備的檢查驗收、儀器設(shè)備的說明文件、光盤等等一切可以說明采購過程的載體都是采購檔案的一部分，采購檔案客觀、真實、完整地記載了招標(biāo)采購的全過程，可以為統(tǒng)計分析、采購記錄查閱、經(jīng)驗總結(jié)、采購監(jiān)督檢查、采購糾紛處理等提供客觀真實的依據(jù)，也是采購部門為提高自身綜合素質(zhì)，分析、總結(jié)、評價采購活動的重要依據(jù)［1］。

2．招標(biāo)采購檔案在收集管理中存在的問題

(1)采購人員缺乏檔案管理知識，導(dǎo)致采購資料的散失。招標(biāo)采購的基本資料的產(chǎn)生始于日常采購事務(wù)，最了解資料情況的是采購人員。在采購工作中實時的收集各種采購資料，才能減少資料堆積、散失的問題，所以采購人員對招標(biāo)采購資料有著收集、暫保管的職責(zé)。隨著業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的增多，相應(yīng)的文件資料數(shù)量也在增加，及時整理有用的資料信息是關(guān)鍵。但高校的采購人員對檔案的收集與管理缺乏認(rèn)識，認(rèn)為這些是檔案管理員的事。就造成了原始資料如果收集不及時，產(chǎn)生散落丟失的現(xiàn)象。

(2)采購部門暫存檔案條件不完善，導(dǎo)致采購資料存在安全隱患。由于采購周期有長有短，為了采購資料完善，便于隨時查看，采購檔案一般要暫存在采購部門一到二年時間才上交至檔案室保存，可采購部門沒有專門的資料室，采購資料便隨意放在辦公室內(nèi)，采購部門人多手雜，采購資料缺乏專業(yè)人員管理，資料的安全性、保密性等問題日益暴露。

(3)收集的采購資料無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案質(zhì)量參差不齊?，F(xiàn)在檔案管理要的采購部門沒留存，采購部門留存的，檔案管理必不一定要求存檔。往往導(dǎo)致招標(biāo)檔案移交材料不夠齊全、招標(biāo)檔案歸檔不及時等問題，采購招標(biāo)檔案沒有統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)，采購人員所收集的資料有、無、多、少不一，導(dǎo)致采購檔案質(zhì)量參差不齊，也大大增加了后期檔案管理人員復(fù)核的工作量。

3．采購檔案規(guī)范化管理的有效措施

(1)采購人員加強(qiáng)對文件和法律制度的概念，采購工作人員不僅要對《中華人民共和國政府采購法》有相關(guān)的掌握研究，而且還要掌握檔案法和相關(guān)法律法規(guī)，進(jìn)一步加深對采購的重要性的認(rèn)識，對采購信息收集工作的重要性的認(rèn)識。轉(zhuǎn)變觀念，不要以為采購資料與自己無關(guān)，都是檔案管理人員的事，應(yīng)逐步提高他們的檔案意識和法律觀念，并加強(qiáng)采購過程中做好工作管理的意識和責(zé)任，根據(jù)檔案法做采購的信息收集和歸檔工作［2］。

(2)設(shè)立資料室，加強(qiáng)監(jiān)管，嚴(yán)密手續(xù)。采購部門應(yīng)該建立臨時資料室，有專人對招標(biāo)采購資料進(jìn)行歸檔與核查，在整理核查過程中仔細(xì)查閱每項采購資料，發(fā)現(xiàn)問題或缺損即時通知負(fù)責(zé)人進(jìn)行修正，以求做到資料完善。把采購資料完整度的時間點提前到在采購部門完成。在具體工作中也同樣按照檔案管理要求的一樣嚴(yán)格執(zhí)行采購檔案的移交工作，嚴(yán)格遵守檔案的借閱和利用制度、保密制度等。

(3)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范要求。做好一份完整的、質(zhì)量過硬、經(jīng)的起質(zhì)疑審核的采購招標(biāo)資料，就要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn):①采購過程中形成的所有文件和資料齊全(從項目立項到驗收付款所形成的一切文件資料(包括音像資料、光盤、圖紙等) ;文件和資料中的批復(fù)簽名要齊全;合同簽章要規(guī)范;②要做到整理有序，便于保管和利用［3］。

在每一個采購活動中，要注意采購文件和記錄的要求，注意及時收集、編制采購文件或記錄。為完成一個采購項目，根據(jù)采購項目的實際情況及時向采購項目提交信息，以便信息管理員管理。不能等到每年的年終，否則，隨著采購任務(wù)的增加，信息不及時保存，很容易丟失信息，很難保證采購文件的完整性、真實性和有效性［4］。

4．結(jié)論

采購招標(biāo)檔案是采購部門的“終結(jié)者”，它不僅標(biāo)志著年度工作的結(jié)束，而且還提供了重要的信息，為今后的工作提供依據(jù)，是對前度工作的真實歷史記錄。近年來，國家和高校不斷加大對教育經(jīng)費(fèi)投入，高校對高等教育的發(fā)展和教育資源的優(yōu)化配置起著越來越重要的作用，對招標(biāo)材料及時記錄反饋，在分類、收集、整理、歸檔等工作中有利于提高高校招標(biāo)工作的參考資料，為相關(guān)部門查閱第一手資料，為高校工作提供有力保障。

(作者單位:常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院)

參考文獻(xiàn):

［1］韋曉川．地方院校實驗設(shè)備采購和檔案管理初探．成功(教育版)，2013 (9)．

［2］賈小娟，閆克勤，趙志強(qiáng)．高校設(shè)備物資檔案管理工作分析．中國醫(yī)學(xué)裝備，2009 (6) : 7．

［3］尹立蘋，李彥啟，楊美榮．加強(qiáng)高校采購檔案規(guī)范化管理的探索．實驗室研究與探索，2013，32 (4)．

［4］姜守哲．加強(qiáng)高校招投標(biāo)檔案管理的若干思考．黑龍江檔案，2014 (2)．

作者簡介:劉群(1978－)，女，江蘇常州人，本科學(xué)歷，研究實習(xí)員，研究方向:高職院校后勤管理。

中圖分類號:G642

文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A

文章編號:2095－9214 (2015) 12－0206－01