談檔案管理的現代化與信息化建設

周　偉

（綏棱縣委組織部檔案管理中心　黑龍江 綏棱 152200）

談檔案管理的現代化與信息化建設

周偉

（綏棱縣委組織部檔案管理中心黑龍江 綏棱 152200）

隨著我國社會各方面管理的成熟和規(guī)范，檔案管理在當前越來越多的行業(yè)中得到應用，與單位或企業(yè)，以及職工之間的關系也日益密切，推動檔案管理的現代化是當前我國社會管理信息化建設的必然要求和趨勢。針對目前檔案管理中存在的問題，要切實推進檔案管理的現代化進程，必須從管理信念、管理方式和管理制度三個方面全面加強落實檔案管理工作的現代化，促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

檔案管理；現代化；信息技術；檔案事業(yè)

一、推進檔案管理現代化的意義

（一）社會管理信息化的必然要求。信息科學技術的普及應用已深刻地改變了我國社會各行各業(yè)的發(fā)展方式，其中以網絡及電子設備的應用對社會工作方式和手段的改變影響最為明顯和巨大。結合社會的發(fā)展，檔案管理工作也應與時俱進，從檔案管理的制度﹑資料收集的途徑，以及資料保存﹑整理﹑査詢等方式進行現代化的改革，使網絡信息的現代化技術與當前的檔案管理工作相融合。

（二）推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)的管理和發(fā)展涉及到各行各業(yè)等多方面的工作，在社會科技的不斷進步以及社會管理的曰漸成熟下，當前我國檔案事業(yè)暴露出在傳統(tǒng)管理模式下的一系列問題，如不及時推動檔案事業(yè)的現代化改革，將會對社會管理造成一定的障礙和影響。我們應迎合社會管理的信息化建設，通過信息科學技術的應用，推進我國檔案事業(yè)的改革進程，提髙檔案管理的現代化水平，使檔案事業(yè)能切實滿足社會發(fā)展需要，發(fā)揮其應有的管理作用。

二、目前我國檔案管理現代化工作中存在的問題

（一）檔案管理現代化人才不足，難以推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理現代化的前提是管理人才的現代化，但是從目前人員現狀來看，檔案管理人員的工作僅僅只是停留在資料保存及整理的工作層面，不少政府機關部門和企事業(yè)單位并未真正重視檔案工作中的現代化管理。其次，從事檔案管理工作人員素質參差不齊，專業(yè)知識掌握不夠，也不具備現代化管理知識水平，有的單位由于編制問題，甚至沒有專職的檔案管理人員，人員頻繁更替﹑身兼數職，造成檔案資料收集不完整﹑損毀﹑丟失，大大降低了檔案資料的利用價值，繼而導致檔案管理工作在人才培養(yǎng)和人員隊伍的支持方面缺乏創(chuàng)新發(fā)展的動力。

（二）支持資金短缺，無法滿足檔案現代化進程的需要。

新形勢下，對于檔案工作的要求越來越高，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端和人才知識儲備的匬乏已經極大地影響了檔案的保密﹑安全﹑開發(fā)利用和發(fā)展進程。但是，由于檔案意識的普遍偏低，對檔案的重要程度認識不夠，導致檔案工作無法納入長遠規(guī)劃，對檔案事業(yè)的資金投入缺乏，如：庫房面積不足﹑設施條件差﹑存査管理手段落后﹑設備老化﹑裝具陳舊等等，使得目前很多部門的檔案管理物質條件遠不能適應現代社會發(fā)展的進程。經費的不足，已經成為檔案管理現代化滯后的主要原因。

三、提升檔案管理現代化水平的途徑

檔案管理現代化是當前我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，具體而言，是要求在檔案管理工作中合理管理和分配各項信息資源，并利用現代科學技術對信息資源進行進一步的數據開發(fā)和利用，使檔案管理能在信息保存的基礎上發(fā)揮信息交流共享以及數據統(tǒng)計管理的作用，真正實現以現代化方法管理信息的檔案工作改革目標。結合當前我國檔案管理工作的普遍形勢和工作實際，可從以下幾個方面切實提高檔案管理現代化水平：

（一）轉變檔案管理理念。推進檔案管理現代化的關鍵在于轉變當前檔案管理的核心理念，即在檔案管理理念中融入現代化意識，使檔案管理工作的發(fā)展能有意識地向現代化推進。在管理理念的轉變中，主要體現在機關部門及企事業(yè)單位對管理工作的重視程度，以及檔案管理工作人員所樹立的現代化管理意識。

（二）轉變檔案管理方式。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，主要以信息的簡單收集整理作為主要的管理方式，但在信息技術的應用下，檔案管理能使相關信息的數據管理﹑傳遞﹑交流和分享變得更精細全面，因此轉變傳統(tǒng)的檔案管理方式，建立行之有效的檔案管理標準體系，通過制訂統(tǒng)一的標準，引導檔案管理工作的標準化建設。在實際工作中，檔案管理工作在統(tǒng)一的標準模式下，能輕易實現信息資源的共享和交流，從而大大提高部門或企業(yè)之間信息傳遞的效率，使檔案管理現代化能充分發(fā)揮科學化管理的作用。

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，信息科學技術的成熟和普及推動我國社會各個領域管理的現代化進程，傳統(tǒng)的檔案管理方式和手段己經難以應對當前社會發(fā)展形勢。當前，我國不少政府機關部門和企事業(yè)單位的工作和管理手段己逐步實現電子化和科技現代化，各方面管理的規(guī)范程度日益加深，檔案管理是其中不可缺失的重要環(huán)節(jié)。但是檔案管理工作普遍仍沿用過去傳統(tǒng)陳舊的管理辦法，例如檔案紙質化管理依然是當前的主要方式，在人員及文書信息量不斷增大的情況下，往往會出現由于信息搜集和保存不全面，檔案管理秩序凌亂，容易造成檔案丟失或缺失等。因此，檔案管理工作現代化是當前信息社會發(fā)展的必然趨勢和結果。

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