企業(yè)自籌創(chuàng)新基金項目經(jīng)費管理探析

趙宇玲

(中國西南電子技術(shù)研究所，四川 成都 610036)

0 引言

隨著人類社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)發(fā)生著巨大的變化，并對整個社會的文明、政治以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，科技創(chuàng)新水平正成為影響國家、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的決定性因素［1］。為滿足企業(yè)科技創(chuàng)新能力提升的內(nèi)在需求和適應(yīng)外部市場開拓、競爭的外在要求，許多企業(yè)一方面，積極爭取國家、地方創(chuàng)新基金支持;另一方面，也加大了對自籌創(chuàng)新基金的投入力度。但由于創(chuàng)新基金項目管理制度不夠健全、管理手段單一、研發(fā)與管理人員意識薄弱，出現(xiàn)重投入輕管理、資金使用不當(dāng)、資源利用率低、項目質(zhì)量差等現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)弄虛作假挪用經(jīng)費、擠占經(jīng)費的問題，既加大了科技創(chuàng)新投入風(fēng)險，也破壞了科技創(chuàng)新投入的持續(xù)性［2］。因此，加強(qiáng)對創(chuàng)新基金項目經(jīng)費的管控和監(jiān)督，不僅有利于項目計劃的制訂與執(zhí)行的嚴(yán)肅性，而且能確保“好鋼用在刀刃上”，避免重復(fù)開發(fā)、重復(fù)采購儀器設(shè)備，切實提高科技投入經(jīng)濟(jì)效益。本文針對一般企業(yè)自籌創(chuàng)新基金(以下簡稱自籌基金)項目經(jīng)費管理過程中存在的一些不足之處，探討了改進(jìn)的對策建議，對企業(yè)自籌基金項目的經(jīng)費管理具有一定的借鑒和指導(dǎo)意義。

1 自籌基金項目經(jīng)費管理中存在的問題及原因

近幾年，國家科技部、國防科工局等科技創(chuàng)新項目管理機(jī)構(gòu)加大了對項目投入額度和經(jīng)費的管控力度。企業(yè)迫于主管機(jī)關(guān)審計或檢查等壓力，對外部創(chuàng)新基金經(jīng)費管理相對嚴(yán)格、細(xì)致。而對自籌基金項目的經(jīng)費管理則較寬松、粗放，項目立項、執(zhí)行和驗收階段都存在較多問題。

1.1 立項階段預(yù)算缺乏科學(xué)性

企業(yè)一般沒有制定自籌基金項目預(yù)算管理辦法，確定項目批復(fù)經(jīng)費的依據(jù)是各項目負(fù)責(zé)人按照會計制度規(guī)定的列支名目(材料費、直接人工費、其他直接費和管理費等)估算的成本。預(yù)算經(jīng)專家評審、科研管理部門審核及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批后最終確定。由于項目負(fù)責(zé)人和科研管理人員缺乏一定的財務(wù)預(yù)算知識和成本觀念，或雖具備相關(guān)的知識，但缺乏責(zé)任感，經(jīng)費總額及各成本要素預(yù)算較隨意(對整個項目投入的工作量沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓烙嫞瑢Σ牧蟽r格和外協(xié)價格沒有充分的調(diào)研，虛高情況較多);立項評審專家作為非投資方容易忽略項目的財務(wù)評審而更多關(guān)注需求和技術(shù)實現(xiàn)途徑，以上多方面原因?qū)е马椖拷?jīng)費預(yù)算編制不夠規(guī)范、合理，與項目實際需要存在較大偏差［1］。

對企業(yè)驗收項目的預(yù)算執(zhí)行率進(jìn)行統(tǒng)計、對比，可以發(fā)現(xiàn):項目預(yù)算普遍偏高，其中材料費占比高，部分項目申請采購由技改經(jīng)費落實的軟件或設(shè)備超出自籌基金預(yù)算范圍;部分項目預(yù)計的內(nèi)/外場試驗費未開支;項目結(jié)束時預(yù)算執(zhí)行率普遍低于85%，少數(shù)項目預(yù)算執(zhí)行率低于50%;外協(xié)費和分?jǐn)傞g接費(固定資產(chǎn)使用費、工資費、管理費)超預(yù)算且占比大。

1.2 執(zhí)行階段使用不規(guī)范

多數(shù)企業(yè)對自籌基金項目經(jīng)費管理均要求?？顚Ｓ茫瑸槊總€項目單獨設(shè)置一個編號，在批復(fù)額度內(nèi)實報實銷，報銷流程由項目承研部門和財務(wù)管理部門審核(科研管理部門未參與)。由于科研人員的“馬太效應(yīng)”，自籌基金項目團(tuán)隊通常同時承擔(dān)多個項目，而各項目相互間技術(shù)高度耦合，發(fā)生的設(shè)計費、間接費等難以嚴(yán)格區(qū)分，經(jīng)費混用、挪用現(xiàn)象時有發(fā)生。同時，企業(yè)項目管理與經(jīng)費管理分別由科研管理部門和財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)，雖然兩者職能劃分明確，但卻導(dǎo)致科研管理與經(jīng)費管理脫節(jié):前者負(fù)責(zé)計劃進(jìn)度監(jiān)管，沒有參與經(jīng)費使用合理性和有效性的監(jiān)管;后者只負(fù)責(zé)判斷經(jīng)費使用是否符合財務(wù)制度要求，沒有對經(jīng)費使用情況與進(jìn)度的匹配性進(jìn)行審核［1］。

在執(zhí)行撥款或開展評估時，對企業(yè)自籌基金項目經(jīng)費開支情況進(jìn)行檢查不難發(fā)現(xiàn):部分項目用自籌基金項目編號為其他項目采購器件;部分項目報銷了與本項目不相關(guān)的外場聯(lián)試費或外協(xié)費，或者報銷了非本項目團(tuán)隊成員的差旅費;少數(shù)項目不斷延期造成分?jǐn)傞g接費用超過直接費用;個別項目甚至編造會議套取經(jīng)費。

1.3 驗收階段缺乏審計考核

近幾年，各企業(yè)在自籌基金項目經(jīng)費撥付過程中結(jié)合管理需要進(jìn)行了不同模式的改革:例如“年度撥款”調(diào)整為“實時撥款”;“全額撥付批復(fù)經(jīng)費”調(diào)整為“批復(fù)額度內(nèi)實報實銷”。由于驗收階段未開展審計考核，對項目經(jīng)費使用情況的好壞沒有獎懲，上述改革雖然對促進(jìn)經(jīng)費執(zhí)行率與序時進(jìn)度匹配有一定作用，但是對于規(guī)范經(jīng)費使用和節(jié)約成本成效甚微。

對項目驗收階段承研部門提交的經(jīng)費使用報告進(jìn)行分析時可以發(fā)現(xiàn):項目“滯后報銷”和收尾階段“突擊花錢”的現(xiàn)象屢見不鮮，如論證階段的調(diào)研費在驗收前報銷，研制階段的外協(xié)費在驗收時正在走合同審批流程。此外，由于多數(shù)企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)和項目管理系統(tǒng)未關(guān)聯(lián)，項目結(jié)余經(jīng)費未及時處理，導(dǎo)致科研管理部門每年要集中通知財務(wù)管理部門在財務(wù)系統(tǒng)對此進(jìn)行封存。少數(shù)項目利用項目驗收和封存工號之間的時間差，在項目驗收后仍利用該工號報銷各種費用。

2 自籌基金項目管理的對策建議

2.1 建立健全自籌基金項目經(jīng)費管理制度

2.1.1 經(jīng)費監(jiān)督審核機(jī)制

建立自籌基金項目經(jīng)費監(jiān)督審核機(jī)制，不僅可以起到督促、獎懲的作用，還可以對潛在問題提前預(yù)警，制定防范措施，防患于未然。要建立和完善自籌基金項目經(jīng)費監(jiān)督審核機(jī)制，可以從以下幾方面著手:

(1)預(yù)算過程。對近幾年歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、統(tǒng)計后在經(jīng)費預(yù)算報告中確定各項開支預(yù)算比例范圍，控制間接費等額度;在立項評審中提高經(jīng)費預(yù)算評估權(quán)重。立項時經(jīng)費預(yù)算報告需提交物資采購部門、財務(wù)管理部門和科研管理部門分別對材料價格合理性、政策相符性和目標(biāo)相關(guān)性等進(jìn)行審核，審核通過后提交專家評審和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。

(2)使用過程。加強(qiáng)對經(jīng)費支出和報銷的審核?？紤]到管理成本，可根據(jù)報銷金額大小設(shè)置兩級審批流程:一級由承研部門和財務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批;二級由承研部門、科研管理部門和財務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過程對票據(jù)真實性和業(yè)務(wù)真實性進(jìn)行審核，對違反規(guī)定的支出項目予以駁回并進(jìn)行通報，購買的專用儀器設(shè)備及配套軟件要進(jìn)行專項審批，入庫后作為企業(yè)公共資產(chǎn)建立臺賬，項目驗收后移交企業(yè)主管部門按其他同類公共資產(chǎn)管理［3］。

(3)驗收過程。驗收階段財務(wù)管理部門、審計部門要協(xié)同科研管理部門開展項目驗收，檢查項目是否完成任務(wù)書要求的研究內(nèi)容和技術(shù)指標(biāo)，配套技術(shù)資料及有關(guān)文件是否完備、可靠，并重點對自籌基金項目經(jīng)費使用的有效性和合理性實施審計。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題要求承研單位進(jìn)行整改，整改不到位的終止撥付經(jīng)費或收回已撥付經(jīng)費。驗收通過后，及時在財務(wù)系統(tǒng)封存對應(yīng)項目編號，避免無限期掛賬。

2.1.2 經(jīng)費激勵機(jī)制

人是科研活動中最積極、最重要的因素，如果能對自籌基金項目制定成本控制(節(jié)流)或成果轉(zhuǎn)化(開源)方面的激勵機(jī)制，可有效發(fā)揮科研人員主觀能動性，促進(jìn)其通過節(jié)約材料、加強(qiáng)方案論證與仿真、嚴(yán)格計劃執(zhí)行等措施降低成本，同時通過推進(jìn)成果轉(zhuǎn)化提高項目經(jīng)濟(jì)效益。

激勵手段和方式有多種，企業(yè)在制定具體措施時應(yīng)結(jié)合不同員工的具體需求。多數(shù)企業(yè)從事自籌基金項目的員工一般為年輕的高水平技術(shù)人員，按照馬斯洛需求理論，其在尊重和自我實現(xiàn)方面的需求較強(qiáng)烈，對此可重點給予授權(quán)激勵和晉升激勵，例如授權(quán)開源節(jié)流優(yōu)秀團(tuán)隊利用項目結(jié)余經(jīng)費開展創(chuàng)意孵化等權(quán)利，在職位晉升中予以適當(dāng)?shù)募臃旨畹取?/p>

2.1.3 經(jīng)費信用評價機(jī)制

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，每年投入自籌基金支撐的項目不斷增長，而且部分前沿、探索性項目周期長。若每年對所有在研項目經(jīng)費進(jìn)行全面、細(xì)致的監(jiān)督檢查耗時長且管理成本大，因此可建立經(jīng)費使用信用評價機(jī)制，對承研項目部門/團(tuán)隊經(jīng)費預(yù)算、經(jīng)費使用的誠信情況進(jìn)行評估并備案［1］，促進(jìn)科研人員形成良好的科學(xué)行為。信用評價結(jié)果可用于支撐后續(xù)項目申請、過程監(jiān)督和獎勵評定等，例如對信用評價等級高的承研部門/團(tuán)隊，可以采取批復(fù)項目時預(yù)算壓縮少，立項后監(jiān)督頻率低，獎勵評定時優(yōu)先考慮等方式。

建立經(jīng)費信用評價機(jī)制是一項復(fù)雜的工程，涉及配套的管理制度、評價指標(biāo)體系、信息采集及評估流程、信息使用和跟蹤辦法等，整個過程不是一蹴而就的，需企業(yè)結(jié)合自身組織結(jié)構(gòu)、研發(fā)流程和管理文化等多種因素確定，同時也需要大量的歷史數(shù)據(jù)支撐，否則容易挫傷企業(yè)項目科技創(chuàng)新的積極性。

2.2 推進(jìn)自籌基金項目經(jīng)費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)建設(shè)

經(jīng)費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)通過將項目經(jīng)費預(yù)算、執(zhí)行情況與項目進(jìn)度關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)經(jīng)費與進(jìn)度等信息互通，達(dá)到科研管理部門對項目經(jīng)費的實時動態(tài)管理和監(jiān)控的目標(biāo)，同時可利用系統(tǒng)設(shè)置一些預(yù)警數(shù)據(jù)，將經(jīng)費使用過程中可能出現(xiàn)的各種隱患消滅在襁褓中，實現(xiàn)項目經(jīng)費“事前”管理和管控［4］。除了對單個項目經(jīng)費進(jìn)行實時動態(tài)管控，系統(tǒng)還可以記錄并積累各項目全生命周期各階段開支明細(xì)，利用其統(tǒng)計功能幫助科研管理部門分析各類項目開支項比例、各階段開支比例等規(guī)律，為后續(xù)項目制定預(yù)算提供借鑒和支撐。

多數(shù)企業(yè)已建有項目管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)，可考慮將兩者集成。同時要切實發(fā)揮經(jīng)費動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)的作用，就要加強(qiáng)配套管理制度建設(shè)(數(shù)據(jù)填報與審批制度等)和對用戶部門的監(jiān)督檢查等。

2.3 加強(qiáng)自籌基金項目管理人才培養(yǎng)和激勵

自籌基金項目是企業(yè)開展技術(shù)創(chuàng)新的孵化場，對提升創(chuàng)新能力具有不可或缺的作用，建立一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的管理團(tuán)隊是推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新的重要保障。前面分析提及，自籌基金項目預(yù)算不科學(xué)、使用不規(guī)范，與科研管理人員不懂財務(wù)和財務(wù)管理人員不懂業(yè)務(wù)密切相關(guān)，其中也不排除部分既懂財務(wù)又懂業(yè)務(wù)的管理人員因為缺乏激勵而在管理過程中“睜一只眼閉一只眼”，因此有必要加強(qiáng)對兩類人員的培養(yǎng)和激勵。

加強(qiáng)自籌基金項目管理人才培養(yǎng)和激勵可重點圍繞四個方面開展:確定與企業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展需求相適應(yīng)的人才戰(zhàn)略，保障人才隊伍培養(yǎng)的延續(xù)性和實用性;建立人才選用制度，確保人才素養(yǎng)和能力滿足崗位需求;堅持企業(yè)內(nèi)訓(xùn)和企業(yè)外培相結(jié)合，完善人才培養(yǎng)體系;制定人才激勵機(jī)制，對在管理過程中作出突出貢獻(xiàn)和敢于革新的人才給予獎勵，促進(jìn)人盡其才。

3 結(jié)語

企業(yè)自籌基金作為企業(yè)推進(jìn)科技創(chuàng)新的重要途徑，必須依靠科學(xué)、規(guī)范的制度和流程保障，并且要打破傳統(tǒng)的、靜態(tài)的、各管理部門相互獨立的管理模式［5］。企業(yè)在自籌基金項目經(jīng)費管理過程中可以結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有組織架構(gòu)和流程建立以下管理制度:①項目經(jīng)費管理辦法;②經(jīng)費預(yù)算實施細(xì)則;③經(jīng)費使用實施細(xì)則;④經(jīng)費審計實施細(xì)則;⑤經(jīng)費信用管理實施細(xì)則;⑥經(jīng)費管理系統(tǒng)管理辦法;⑦經(jīng)費獎懲實施細(xì)則。

本文對企業(yè)自籌基金項目經(jīng)費管理過程中暴露的問題進(jìn)行分析后，從制度、監(jiān)管系統(tǒng)建設(shè)、人才培養(yǎng)與激勵等方面提出了建議措施，對企業(yè)優(yōu)化自籌基金項目經(jīng)費管理，降低科技創(chuàng)新成本、推動科技創(chuàng)新良性發(fā)展有一定積極意義。

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