采用ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)的實(shí)踐和思考

曹金鳳，呂　杰

（1.上海大學(xué)期刊社《應(yīng)用數(shù)學(xué)和力學(xué)（英文版）》編輯部，上海200444；2.上海健康醫(yī)學(xué)院醫(yī)療器械學(xué)院，上海200093）

采用ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)的實(shí)踐和思考

曹金鳳1，呂杰2

（1.上海大學(xué)期刊社《應(yīng)用數(shù)學(xué)和力學(xué)（英文版）》編輯部，上海200444；2.上海健康醫(yī)學(xué)院醫(yī)療器械學(xué)院，上海200093）

ScholarOne Manuscripts是全球領(lǐng)先的、國際通用的在線投審稿系統(tǒng)?！稇?yīng)用數(shù)學(xué)和力學(xué)（英文版）》總結(jié)了2年多的使用體會，認(rèn)為它具有操作便捷、能夠吸引國外稿源、加快審稿流程、分工明確、有效監(jiān)督及能夠提供實(shí)用的統(tǒng)計(jì)分析功能等優(yōu)點(diǎn)，同時總結(jié)了在使用ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)的初期遇到的問題和解決措施。

英文期刊；稿件處理；在線投審稿系統(tǒng)；ScholarOne Manuscripts

隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，數(shù)字化已成為當(dāng)前期刊發(fā)展的主要趨勢［1］。為了順應(yīng)這一趨勢，科技期刊稿件的處理逐漸擺脫了傳統(tǒng)的紙本方式，取而代之的是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的在線投審稿系統(tǒng)［2-3］。

《應(yīng)用數(shù)學(xué)和力學(xué)（英文版）》編輯部早在2007年就開通了在線投審稿系統(tǒng)，選用的是瑪格泰克稿件遠(yuǎn)程處理系統(tǒng)［4］。較之前的郵件投稿方式相比，這一系統(tǒng)能夠加快稿件處理進(jìn)程，使稿件處理步驟清晰化，責(zé)任明確，方便作者跟蹤稿件的最新狀態(tài)，構(gòu)建起編輯部與作者及審稿人有效溝通的平臺?，敻裉┛讼到y(tǒng)是目前國內(nèi)較為完善、功能較全面的投審稿系統(tǒng)，但也存在一些不足，其對英文期刊的適應(yīng)性還有待提高。隨著《應(yīng)用數(shù)學(xué)和力學(xué)（英文版）》國際化進(jìn)程的推進(jìn)，國外投稿量逐年上升，采用國際通用的投審稿系統(tǒng)的需求日益迫切。基于這一趨勢，我刊在2013年7月正式開通了ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)。

1　ScholarOne Manuscripts簡介

ScholarOne Manuscripts是全球領(lǐng)先的專業(yè)信息服務(wù)提供商湯森路透推出的在線投審稿平臺。全球超過365家學(xué)術(shù)出版社和學(xué)會、4 500多種學(xué)術(shù)期刊，以及超過1 800萬注冊用戶都在使用它作為在線投審稿解決方案［5］。

ScholarOne Manuscripts提供了6種可能的用戶角色，分別為作者、編輯、審稿人、管理員、主編和編委會，分工明確，實(shí)現(xiàn)了從投稿、審稿、編輯、出版的全程網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作［6］。

2　編輯部使用ScholarOne Manuscripts的體會

2.1操作便捷

對作者而言，ScholarOne Manuscripts投審稿系統(tǒng)界面簡單明了，便于作者投稿及跟蹤稿件的最新動態(tài)。作者投稿成功后，系統(tǒng)會自動發(fā)郵件告知作者。同時，當(dāng)選擇了其他作者作為稿件的合作者時，系統(tǒng)也會自動發(fā)信通知對方，這能在一定程度上防范學(xué)術(shù)不端行為。一旦稿件有了最新的決定，即當(dāng)稿件需要修改或其他操作時，作者會及時收到郵件，同時這些決定也會在作者中心顯示出，便于作者查詢。

對審稿人而言，當(dāng)其受邀擔(dān)任一篇稿件的審稿專家時，審稿人可以直接在審稿邀請信點(diǎn)擊相應(yīng)的鏈接選擇同意審稿、拒絕審稿或當(dāng)期無法審稿。若審稿人在規(guī)定期限內(nèi)無回應(yīng)，系統(tǒng)會自動再次發(fā)送審稿邀請信。只有當(dāng)審稿人選擇同意審稿時，稿件才會顯示在審稿人中心，責(zé)任編輯邀請審稿人的任務(wù)才被認(rèn)為已完成，否則該稿件會保留在責(zé)任編輯界面。這樣的設(shè)置，能夠加快稿件處理的流程，避免因?yàn)閷徃迦藷o響應(yīng)而耽誤外審的進(jìn)度。

對編輯、主編和編委會而言，這三者的角色有共同之處。當(dāng)有稿件需要處理時，系統(tǒng)會自動發(fā)送郵件進(jìn)行提醒，編輯、主編或編委只需進(jìn)入對應(yīng)的角色中心就能看到當(dāng)前需處理的稿件。每篇稿件的處理均有一定期限，超過這個期限，系統(tǒng)將自動發(fā)郵件提醒，同時這篇稿件會顯示在對應(yīng)角色中心的過期稿件列表中。這能保證每篇稿件都得到及時而平等的處理。同時，ScholarOne Manuscripts集成了CrossCheck學(xué)術(shù)不端檢索系統(tǒng)，編輯、主編和編委可以直接點(diǎn)擊相似度報告查看，不需再由編輯手動上傳至 CrossCheck，減少了工作量的同時，也加快了編輯的工作效率。

2.2吸引國外作者和審稿人

我刊自2013年7月采用ScholarOne Manuscripts在線投審稿平臺以來，海外作者投稿更為便捷，海外登錄系統(tǒng)較之前穩(wěn)定很多，同時，更為標(biāo)準(zhǔn)通用的英文表達(dá)及流程吸引了更多的海外作者投稿，海外來稿數(shù)目和比例都大幅增長。2013年《應(yīng)用數(shù)學(xué)和力學(xué)（英文版）》全年來稿量為496篇，其中外稿195篇，所占比例為39.3%。2014年全年來稿量為677篇，其中外稿328篇，所占比例達(dá)到48.4%。

ScholarOne Manuscripts在添加審稿專家時考慮了選擇審稿專家的客觀需要，提供了必要的參考字段，可通過添加姓名和電子郵箱地址來快速添加審稿專家，有利于編輯部邀請國際審稿人加入專家?guī)?，幫助期刊建立一支國際化的審稿專家隊(duì)伍。

2.3優(yōu)化稿件處理流程

ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)明確了主編和編委會的職責(zé)，其創(chuàng)建的編委會的角色幫助編委們真正參與到稿件的處理中。ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)對所有審稿記錄都進(jìn)行保存，編輯能對審稿人信息進(jìn)行有效的管理。同時，通過建立審稿人評價體系，在每次審稿人審稿結(jié)束之后，編輯都可以對審稿意見的科學(xué)性、客觀性、完整性及時效性進(jìn)行評分，做到對審稿專家心中有數(shù)，有利于更好地選擇高質(zhì)量的審稿專家，提高審稿質(zhì)量的同時也能加快審稿流程。

2.4分工明確，有效監(jiān)督

ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)中，三個主要角色：作者、審稿人、編輯之間互相反饋，系統(tǒng)管理員和主編對全過程進(jìn)行有效監(jiān)督。作者可以隨時查看編輯處理稿件的情況，編輯負(fù)責(zé)跟蹤編委會工作的情況，監(jiān)督審稿人的審稿質(zhì)量和時效性，當(dāng)稿件需要修改時，編輯也需要監(jiān)督作者的稿件修改情況，是否滿足修改要求同時必須在一定期限內(nèi)修回。

對編輯而言，ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)客觀記錄著每一位編輯處理稿件的具體細(xì)節(jié)，包括處理稿件的數(shù)量、稿件處理的時效性、有無超期情況等，這些可作為對編輯工作評估的有效參考。同時，管理員可以查看某一時間段內(nèi)每位編輯正在處理的稿件數(shù)量，從而可以均衡分配工作量，保證稿件都能得到及時的處理。

2.5報表統(tǒng)計(jì)功能

ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的分析統(tǒng)計(jì)功能，可以實(shí)現(xiàn)對日常紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，給出詳細(xì)的分析報告，幫助編輯部對一些重要的指標(biāo)進(jìn)行分析和總結(jié)，如投稿量、接受率、退稿率、投稿作者國別分布情況等。這些指標(biāo)能為期刊組稿方向和制訂計(jì)劃提供重要參考。

3　初期使用時遇到的問題及不足

《應(yīng)用數(shù)學(xué)和力學(xué)（英文版）》自2013年7月開通ScholarOne Manuscripts在線投審稿系統(tǒng)以來也遇到了不少問題。經(jīng)過編輯部的通力合作，與湯森路透公司技術(shù)方的不斷溝通請教，現(xiàn)已基本走上正軌。在系統(tǒng)使用初期需要注意如下兩點(diǎn)：

3.1如何建立適合本刊的工作流程

ScholarOne Manuscripts通用的工作流程與我刊之前的工作流程相差較多，對我刊稿件處理的流程改動較大，在經(jīng)過與技術(shù)方多次溝通，編輯部內(nèi)部多次溝通，同時與主編、編委會等協(xié)商之后，在通用的工作流程上進(jìn)行適當(dāng)改動，使其更適合我刊的現(xiàn)狀。同時，ScholarOne Manuscripts投審稿系統(tǒng)要求編委會積極參與稿件處理過程，這也在一定程度上促成了編委會成員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。

3.2各種角色的適應(yīng)與協(xié)調(diào)

首先，編輯要先適應(yīng)新系統(tǒng)的使用，多參與技術(shù)支持方的各類培訓(xùn)，包括現(xiàn)場教學(xué)、電話會議培訓(xùn)和觀看教學(xué)視頻等。在系統(tǒng)正式上線之前，編輯部先運(yùn)作了一定時期的測試版，通過對作者、審稿人、編輯、主編、編委會及管理員身份的模擬，測試了投稿、審稿和處理稿件的實(shí)際狀態(tài)，以實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)的熟悉。同時，編輯部對主編和參與系統(tǒng)處理稿件的編委會成員進(jìn)行一對一的溝通，幫助他們熟悉系統(tǒng)的操作。

在新系統(tǒng)使用之初，編輯部要通過多種渠道進(jìn)行宣傳，并通過網(wǎng)站主頁的通知欄詳細(xì)介紹了新系統(tǒng)的使用方法，在網(wǎng)站上可以下載作者使用須知和審稿人使用須知，必要時可以通過參加學(xué)術(shù)會議宣傳期刊的同時簡單介紹一下新系統(tǒng)的使用方法。當(dāng)作者或?qū)徃迦擞龅较到y(tǒng)使用方面的問題時，編輯部也會在第一時間通過郵件或電話溝通的方式幫助他們。

4　結(jié) 束 語

ScholarOne Manuscripts作為全球領(lǐng)先的、國際通用的在線投審稿系統(tǒng)，具有操作便捷、能夠吸引國外稿源、加快審稿流程、分工明確、有效監(jiān)督及能夠提供實(shí)用的統(tǒng)計(jì)分析功能等優(yōu)點(diǎn)，但在使用初期，編輯部要建立適合本刊的工作流程，并多方面宣傳，幫助各種角色盡快適應(yīng)這一系統(tǒng)的使用。

［1］鐘麗君.科技期刊數(shù)字化發(fā)展探究［J］.中國科技期刊研究，2010，21（5）：689-692.

［2］姚戈，王亨君.大數(shù)據(jù)時代科技期刊在線投審稿平臺狀況研究［J］.長江大學(xué)學(xué)報：社科版，2014（37）：176-177.

［3］程維紅，任勝利，王應(yīng)寬，等.中國科協(xié)所屬科技期刊的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)展［J］.中國科技期刊研究，2010，21（4）：425-430.

［4］李啟正.國內(nèi)外期刊采編系統(tǒng)的特點(diǎn)與現(xiàn)狀［J］.新聞研究導(dǎo)刊，2015（6）：175-175.

［5］湯森路透發(fā)布ScholarOne Manuscripts中文版［EB/OL］.［2015-08-14］.http://www.thomsonscientific.com.cn/press/8548453/.

［6］黃娟，吳民淑.《中國藥理學(xué)報》使用ScholarOne Manuscripts在線投稿審稿系統(tǒng)的實(shí)踐［J］.中國科技期刊研究，2011，22（1）：93-95.