科技期刊編輯與作者的溝通策略

張永光，王曉鋒，鄒　鈺

（云南省醫(yī)學(xué)信息研究所《衛(wèi)生軟科學(xué)》編輯部，昆明650031）

科技期刊編輯與作者的溝通策略

張永光，王曉鋒，鄒鈺

（云南省醫(yī)學(xué)信息研究所《衛(wèi)生軟科學(xué)》編輯部，昆明650031）

由于編輯出版工作的特殊性，與作者溝通是科技期刊編輯工作的重要內(nèi)容之一。詳述了科技期刊編輯應(yīng)做的溝通前準(zhǔn)備工作，包括全面審稿、了解作者、擬好溝通提綱、應(yīng)對作者質(zhì)疑等4方面；分析了當(dāng)面溝通、郵寄紙質(zhì)信函、發(fā)電子郵件、打電話、通過QQ及微信之類新媒體等5種溝通方式的優(yōu)缺點(diǎn)，提出要根據(jù)不同的溝通事項(xiàng)選擇合適的溝通方式；闡述了科技期刊編輯與作者溝通中要掌握的一些技巧。

科技期刊；編輯；作者；溝通；職業(yè)素養(yǎng)

溝通即信息交流，指的是溝通的主體將一定的信息傳遞給特定的溝通對象，并獲得預(yù)期反饋的整個(gè)過程［1］?？萍计诳木庉嫻ぷ魇蔷庉嬇c作者互相協(xié)助、互相作用的互動(dòng)性工作，溝通貫穿于科技期刊稿件處理的全過程，包括約稿組稿、收稿反饋、審稿修稿、定稿出版、寄送樣刊等都離不開有效的溝通，其中尤以審稿修稿這個(gè)環(huán)節(jié)的溝通最為重要。只有通過良好有效的溝通，才能使作者完全領(lǐng)會(huì)編輯的意圖，對自己的論文做出正確的修改和完善。也只有通過良好有效的溝通，編輯才能了解作者的實(shí)際情況和想法，對作者的論文給出更加準(zhǔn)確的判斷。通過溝通交流過程中編輯與作者的思想觀點(diǎn)的碰撞，才能使作者的論文既符合作者實(shí)際又達(dá)到編輯出版規(guī)范的要求。但科技期刊編輯與作者的溝通不是日常生活中的閑聊，而是內(nèi)容繁雜、專業(yè)較強(qiáng)、講究策略的一項(xiàng)編輯業(yè)務(wù)工作，是每個(gè)科技期刊編輯（特別是青年編輯）必須要掌握的一項(xiàng)編輯業(yè)務(wù)能力。

1　溝通前準(zhǔn)備

1.1全面審稿

所謂全面審稿，包括2個(gè)方面的內(nèi)容［2］，一是編輯自己對稿件要進(jìn)行全面審稿，二是對審稿專家的審稿意見要全面理解。首先，科技期刊來稿最大的特點(diǎn)就是涉及方方面面的專業(yè)知識(shí)，比如《衛(wèi)生軟科學(xué)》的來稿中有一篇使用灰度理論分析社區(qū)健康質(zhì)量的論文，需要編輯花大量時(shí)間去學(xué)習(xí)灰度理論、灰聚類分析等方面的專業(yè)知識(shí)，才能對該文做出正確的判斷；其次，審稿專家的審稿意見通常也較“專業(yè)”，而且審稿意見往往寥寥數(shù)語，雖句句命中論文要害，但卻給編輯處理審稿意見帶來了障礙，需要編輯結(jié)合論文，反復(fù)研讀審稿專家的審稿意見，完全領(lǐng)會(huì)審稿專家提出該意見的原因和目的，以便能將信息無損地傳遞給作者。

1.2了解作者

了解作者可以讓編輯對作者有一個(gè)大概的、輪廓性的認(rèn)識(shí)，確認(rèn)作者的身份信息，以做到心中有數(shù)。了解作者可以通過隨稿所附的作者簡介來了解，內(nèi)容包括作者的年齡、籍貫、學(xué)歷、職稱、研究方向和研究現(xiàn)狀等。比如，了解了作者的年齡、學(xué)歷和職稱后，編輯與之溝通的時(shí)候才能根據(jù)不同的溝通對象采用不同的溝通方式。和青年作者溝通時(shí)編輯要做到平等親和，要注意聽取他們的意見，不要輕易打斷他們的講話，不要武斷地否定他們的觀點(diǎn)；和專家型作者溝通時(shí)編輯要做到禮貌尊重、不卑不亢，在專業(yè)上要慎重考慮他們的意見，但在編輯規(guī)范方面則應(yīng)該多提要求。

1.3擬好提綱

編輯與作者溝通時(shí)必須做到條理清晰、語言準(zhǔn)確、全面客觀，最好的方法就是擬好溝通的提綱［3］。溝通提綱可以審稿意見為藍(lán)本并作適當(dāng)補(bǔ)充，最好每條事項(xiàng)標(biāo)注序號(hào)。溝通提綱應(yīng)該先列重要的事項(xiàng)再列次要的事項(xiàng)，比如首先指出論文在材料方法、觀點(diǎn)結(jié)論等方面的不足，再列參考文獻(xiàn)著錄、圖表制作、語言文字規(guī)范方面的不足。對于每條審稿意見最好在論文中作相應(yīng)標(biāo)注，以免溝通時(shí)一下子找不到而影響溝通效率。在溝通提綱的基礎(chǔ)上與作者溝通，才能做到信息傳達(dá)的全面和準(zhǔn)確，向作者塑造專業(yè)、嚴(yán)肅的編輯形象。

1.4應(yīng)對作者質(zhì)疑

科技期刊編輯與作者的溝通，往往是對作者某些觀點(diǎn)進(jìn)行指正并要求作者對其論文進(jìn)行修改，這往往會(huì)遭到作者本能的或多或少的抵觸［4］。所以，與作者溝通前，編輯應(yīng)該事先設(shè)想好，編輯提出的每一條意見，作者將會(huì)進(jìn)行什么樣的解釋說明甚至是反駁，編輯應(yīng)該認(rèn)真考慮作者將會(huì)提出的意見是否合理、應(yīng)該如何應(yīng)對。筆者審過一篇題為《××省農(nóng)村居民高血壓影響因素分析》的論文，但該文只調(diào)查了該省某縣特定三個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的農(nóng)村居民的人口學(xué)基本特征（不含吸煙等行為習(xí)慣和膳食結(jié)構(gòu)），顯然，這樣的調(diào)查樣本并不能切合“××省”這么宏達(dá)的論題的，且調(diào)查的影響因素也不合理。通常的審稿意見會(huì)要求作者“在全省范圍內(nèi)采用恰當(dāng)?shù)某闃臃矫孢M(jìn)行樣本選取，調(diào)查因素要涵蓋樣本人群的吸煙等行為習(xí)慣和膳食結(jié)構(gòu)”。但是該調(diào)查已經(jīng)結(jié)束，如果與作者溝通時(shí)要求作者改變樣本、改變調(diào)查內(nèi)容是完全不可能的，必然會(huì)遭到作者的質(zhì)疑和反對，所以與作者溝通時(shí)要么直接退稿，要么在與作者確認(rèn)不可能改變樣本和調(diào)查內(nèi)容的情況下，建議作者另擬題目從其他角度重新撰寫論文。

與作者溝通前切忌沒有事先設(shè)想到會(huì)發(fā)生的情況，當(dāng)作者提出質(zhì)疑時(shí)方寸大亂、搖擺不定，將會(huì)嚴(yán)重影響審稿的嚴(yán)肅性和專業(yè)性，給作者留下不好的印象。

2　選擇合適的溝通方式

2.1當(dāng)面溝通

該方式適用范圍較小，一般僅適用于作者常住編輯部所在城市、一些重大問題需當(dāng)面溝通、一些資料需當(dāng)面出示的情況，或者編輯、作者中一方希望拜訪另一方的情況。該方式的優(yōu)點(diǎn)是編輯與作者能更加直接、全面地了解對方的想法，缺點(diǎn)是時(shí)間成本、經(jīng)濟(jì)成本較高。

2.2郵寄紙質(zhì)信函

這種方式是傳統(tǒng)的與作者溝通的方式，在編輯出版歷史上曾經(jīng)留下過許多諸如鄒韜奮等老一輩編輯與作者通過紙質(zhì)信函溝通的佳話，但由于該方式手續(xù)多、投遞慢、易丟失等缺點(diǎn)，已慢慢被科技期刊編輯所摒棄。

2.3發(fā)電子郵件

這種方式的優(yōu)點(diǎn)是速度快、直觀明了，編輯起草郵件時(shí)有充足的時(shí)間斟酌考慮，作者接到郵件也有充足的時(shí)間深入分析，雙方都能考慮得更全面、更充分，以做出審慎的提問和回答。另外，電子郵件還可以反復(fù)查看和思考。缺點(diǎn)是該方式是間接方式，一些意圖可能無法清晰地通過文字表達(dá)，或者郵件接收者也可能無法通過文字全面領(lǐng)會(huì)發(fā)郵件者的意圖。

2.4打電話

這種方式的優(yōu)點(diǎn)是即時(shí)性和互動(dòng)性，信息可以以最快的速度快遞給對方并得到對方的回復(fù)，雙方的觀點(diǎn)可以得到碰撞和完善。其缺點(diǎn)是因?yàn)榧磿r(shí)性，通話雙方的思考時(shí)間極短，無法對對方的觀點(diǎn)進(jìn)行深入的思考從而導(dǎo)致答復(fù)不當(dāng)。另外，雙方不能獲得對方的情緒、表情的變化，有時(shí)不能顧及到對方的情緒，可能會(huì)一時(shí)嘴快說出一些冒犯的言辭。

2.5通過新媒體

主要是QQ、微信等方式，這種方式具有很多優(yōu)點(diǎn)，希望引起科技期刊編輯的重視，該方式具有打電話的即時(shí)性，又能像電子郵件方式一樣留給雙方充足的考慮時(shí)間。還具有其他方式不具備的優(yōu)勢，比如筆者審過一篇論文，由于WORD軟件版本的差異導(dǎo)致作者端論文中一個(gè)圖表顯示是正常的，而編輯端顯示是混亂的，筆者通過電話、電子郵件等方式與作者溝通，但作者都不能明白筆者的意圖，最后通過QQ截圖，讓作者直觀看到編輯端看到的混亂圖表，作者立即就知道了具體情況，在筆者的指導(dǎo)下將整個(gè)文檔轉(zhuǎn)化為PDF格式文件并發(fā)送過來，筆者再使用PHOTOSHOP軟件將PDF文件中的這個(gè)圖表取出，保存為獨(dú)立圖片文件，插入到WORD文檔，避免了軟件版本差異導(dǎo)致的圖表變形。雖然溝通交流方式日新月異，但很多編輯部審稿費(fèi)、刊稿費(fèi)等涉及費(fèi)用的溝通仍以郵局匯款為主，該方式雖穩(wěn)妥安全，但也存在需作者花時(shí)間外出匯款、手續(xù)多、投遞慢、匯兌復(fù)雜等缺點(diǎn)。于是筆者所在的《衛(wèi)生軟科學(xué)》編輯部開通了微信賬戶，通過微信轉(zhuǎn)賬的方式，方便作者快速、便捷地繳納審稿費(fèi)、刊稿費(fèi)，得到了作者的好評。

以筆者的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)需要與作者溝通事項(xiàng)較多、復(fù)雜，或者涉及一些專業(yè)的、生僻的詞匯時(shí)，采用電子郵件的方式與作者進(jìn)行溝通較為恰當(dāng)；當(dāng)詢問論文細(xì)節(jié)、作者簡介等個(gè)別的、細(xì)微的情況時(shí)，采用打電話的方式與作者溝通為宜；當(dāng)反饋審稿意見且審稿意見條數(shù)較多時(shí)，《衛(wèi)生軟科學(xué)》編輯一般先讓一審編輯與作者通電話，向作者傳達(dá)審稿意見的同時(shí)也能全面傾聽作者的想法和觀點(diǎn)，通電話之后再通過電子郵件發(fā)送修稿通知，以彌補(bǔ)作者接電話過程中可能造成的遺忘。另外，隨著科技的發(fā)展和通訊技術(shù)的日新月異，科技期刊編輯與作者的溝通方式也不能拘泥守舊，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而不斷創(chuàng)新，大膽采用QQ、微信等新的溝通方式與作者溝通，特別是與青年作者溝通的時(shí)候。

3　溝通中要掌握一定的技巧

溝通技巧是一門學(xué)問，甚至是一門藝術(shù)，良好的溝通技巧能讓編輯與作者產(chǎn)生很好的共鳴情緒，在交流中實(shí)現(xiàn)雙贏。溝通時(shí)，編輯需要努力做到“和而不同”，即在認(rèn)識(shí)和接受差異的基礎(chǔ)上，為了完善稿件這一共同目標(biāo)，努力達(dá)成共識(shí)［5］。

溝通技巧包括很多方面，筆者認(rèn)為科技期刊編輯與作者溝通要特別注意的是 3個(gè)方面的內(nèi)容。一是溝通態(tài)度。要做到平等尊重，編輯不能高高在上，將自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加給作者，也不能違背自己的職業(yè)操守，不顧編輯工作的獨(dú)立性而盲目迎合作者。其次，使用溝通語言，要注意交流的語速語調(diào)，向作者提問時(shí)，語速不能太快，語氣也不能太尖銳，要委婉親切，對事不對人，不揭短，不指責(zé)，在充分肯定、適當(dāng)贊美的基礎(chǔ)上指出疑問，使作者樂于接受問題，比如可以這樣說“您的論文整體很好，但在××方面還存在一些缺憾”“我認(rèn)為如果您從××方面來寫您的論文可能會(huì)讓您的論文更完美”，而不是質(zhì)問“你的論文為什么要這樣寫？！”。作者反饋的信息要懂得傾聽，及時(shí)反應(yīng)，當(dāng)不能及時(shí)反應(yīng)時(shí)要學(xué)會(huì)處理，比如可以適當(dāng)重復(fù)對方剛才說的話，一方面可以讓對方覺得你明白并在乎他說的話，另一方面也能給自己時(shí)間構(gòu)思以作答。二是要掌握正確的時(shí)機(jī)，一般不要在下班、休息時(shí)間打電話給作者，當(dāng)作者很忙或者不方便接電話時(shí)，要果斷變更通話時(shí)間或者換成其他的溝通方式。三是要有效合理地利用時(shí)間，把握溝通的“度”，只有討論文章中不能確定和不易查詢的問題、核對有疑問的數(shù)據(jù)等重要問題再聯(lián)系作者，要注意收集匯總疑問，通過少量幾次溝通即解決全部問題，不能一有疑問就隨時(shí)、多次聯(lián)系作者，以免干擾作者的正常生活和工作。

成功溝通的最高層次是達(dá)成雙贏，雙方都獲益。在與作者的有效溝通中，編輯不僅能了解彼此的觀點(diǎn)、思路和方法，了解相關(guān)研究領(lǐng)域的發(fā)展動(dòng)態(tài)，還可以從作者身上學(xué)到專業(yè)知識(shí)，開闊視野，彌補(bǔ)個(gè)人認(rèn)識(shí)誤區(qū)；作者也能在與編輯的交流中，更加了解期刊的稿件要求，提高規(guī)范化寫作的能力等［6］。因此，掌握一定的溝通策略和技巧，做到有情感的交流、把握分寸的交流，是達(dá)到良好和有效溝通的重要保證。

［1］程艷霞.管理溝通［M］.武漢：武漢理工大學(xué)出版社，2003：56.

［2］岳靜玲.編輯與作者的有效溝通策略［J］.編輯之友，2007（3）：49-50.

［3］路宜新.科技期刊編輯與作者溝通前的準(zhǔn)備［J］.編輯學(xué)報(bào)，2012，24（4）：348-349.

［4］劉瑜君.淺議科技期刊編輯與作者的有效溝通［M］//學(xué)報(bào)編輯論叢.2014：348-350.

［5］劉風(fēng)華.王沛.論編輯與作者溝通中的“和而不同”［J］.江西科技師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（5）：26-28.

［6］龐立.姚萍.王勇.等.期刊編輯如何應(yīng)對作者的溝通［J］.編輯學(xué)報(bào)，2012，24（S2）：4-5.