期刊發(fā)展過程中如何提高編輯的服務(wù)意識

張淑敏，段為杰，林　松，向　政，劉　偉，吳立航，張凱英

（吉林大學(xué)《高等學(xué)?；瘜W(xué)學(xué)報》編輯部，長春130012）

期刊發(fā)展過程中如何提高編輯的服務(wù)意識

張淑敏，段為杰，林松，向政，劉偉，吳立航，張凱英

（吉林大學(xué)《高等學(xué)校化學(xué)學(xué)報》編輯部，長春130012）

分析了科技期刊編輯服務(wù)意識的提高對期刊發(fā)展的重要性，討論了編輯在日常工作中服務(wù)理念和工作方式對提高期刊知名度和影響力的作用。從稿件處理流程，學(xué)術(shù)?？l(fā)表，來電、來信和來訪處理及學(xué)術(shù)會議安排等幾方面工作出發(fā)，基于筆者的工作實踐，就如何通過提高編輯工作服務(wù)意識來促進科技期刊的發(fā)展，提出了一些可行性的方法和建議。

科技期刊；編輯；服務(wù)意識；稿件處理

科技期刊是科研成果的主要載體，是科技交流的重要園地［1］，廣大科研工作者通過這個載體和平臺展示自己的科研成果，并進行學(xué)術(shù)思想的交流，這個載體的質(zhì)量和效率及這個平臺的水準(zhǔn)和高度與編輯的服務(wù)意識和工作方式有著密不可分的關(guān)系。編輯高質(zhì)高效的工作方式、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、科學(xué)合理的工作方法能為廣大科研工作者提供更多更好的服務(wù)，給作者、專家和編委留下良好而持久的印象，從而會促進科技期刊知名度和影響力不斷提高。但是，目前有些科技期刊的編輯工作思想保守、工作方式循規(guī)蹈矩、工作態(tài)度敷衍了事，這在一定程度上傷害了作者的投稿熱情，影響了期刊的工作質(zhì)量和效率，破壞了期刊的整體形象和聲譽，妨礙了期刊的進一步發(fā)展和壯大。筆者基于自身工作實踐，就編輯如何在稿件處理，學(xué)術(shù)?？l(fā)表，來電、來信和來訪接待及學(xué)術(shù)會議安排等方面工作中增強服務(wù)意識，改進工作方法，提出了一些有效的、切實可行的方法和建議。

1　稿件處理過程中的服務(wù)意識

1.1審稿過程

審稿過程是指稿件從投稿到最終確定錄用與否的過程，我國學(xué)術(shù)期刊的審稿多數(shù)采用“三審制”，即責(zé)任編輯初審、專家復(fù)審、主編終審［2］，稿件審理應(yīng)該高效、客觀和公正，編輯在這一過程中需具有較強的服務(wù)精神和意識。

作者投稿后總是希望自己的成果能盡快發(fā)表，文章錄用與否能得到盡早的回復(fù)［3］。編輯應(yīng)想作者之所想，急作者之所急，采取有效的方法和措施盡可能縮短審稿時間：①加快初審速度，編輯收到投稿后應(yīng)即刻初審，若投稿需修改后再送外審，應(yīng)將修改要求盡快告知作者，并督促修回；若投稿需補充相關(guān)材料，可讓作者通過E-mail、傳真、QQ和微信等方式提供，以縮短時間提高工作效率；②及時送外審和提交終審，對于外審中的稿件，編輯要定期提醒和督促審稿專家，若超期仍未審回，應(yīng)馬上更換審稿人；外審?fù)ㄟ^的稿件，編輯應(yīng)即刻提交主編簽批決審；③及時反饋信息，終審?fù)ㄟ^的稿件，如果作者因畢業(yè)答辯、職稱評定和基金申報等原因，急需錄用證明，編輯應(yīng)盡快開具，并通過傳真、快遞或掃描后發(fā)郵件、QQ和微信等方式盡快交給作者，為作者提供及時必要的幫助；稿件擬定錄用后編輯要盡快作退修處理，退修函應(yīng)包括初審、外審和終審意見，以及修改體例和修改期限等內(nèi)容，使作者充分了解稿件修改要求；退稿更要及時，不可拖延，為作者贏得另投他刊或重新研究的時間［4］。編輯在稿件審理過程中高質(zhì)高效的工作方式和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，會使廣大作者無論稿件錄用與否，都會信服審理結(jié)果，并認(rèn)可編輯部的工作，這能為作者和期刊的再次合作奠定良好基礎(chǔ)，也能在一定程度上增強期刊的信譽。

1.2編校過程

擬定錄用的稿件修回后，編輯要先進行編輯加工然后校對。編校質(zhì)量的好壞直接影響學(xué)術(shù)期刊的質(zhì)量［5］，編輯較強的服務(wù)意識和認(rèn)真的工作態(tài)度對提高編校質(zhì)量會起到很大的作用。

編輯加工能讓作者優(yōu)秀的科研成果以更加清晰、完善的形式公開發(fā)表，有助于作者學(xué)術(shù)思想的傳播和學(xué)術(shù)影響力的提高，同時也能提升期刊的載文質(zhì)量和水平。編輯加工包括體例修改加工和內(nèi)容整理加工兩方面。稿件體例方面的加工比較繁瑣，涉及許多細節(jié)性的內(nèi)容，如標(biāo)點符號使用、字母正斜體和大小寫、標(biāo)題和正文字體和字號、段落劃分、圖表格式和位置、作者信息及參考文獻格式等等，編輯要有足夠的耐心和細心，通過認(rèn)真加工使作者的文章更清晰、明了。稿件研究內(nèi)容的整理加工則對編輯的業(yè)務(wù)能力和水平提出了更高的要求，編輯不僅要有較扎實的專業(yè)基礎(chǔ)知識，還要對所負(fù)責(zé)學(xué)科領(lǐng)域的研究前沿和熱點有一定了解。編輯在加工稿件研究內(nèi)容時，首先應(yīng)對論文的研究方法、體系、結(jié)果、結(jié)論有一個總括性了解，然后理清文章邏輯關(guān)系和作者工作思路，加工時編輯要認(rèn)真推敲，反復(fù)琢磨稿件內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)正文表述與圖表不對應(yīng)、公式推導(dǎo)不正確、文章結(jié)構(gòu)順序不合理、內(nèi)容表述前后矛盾或不完整、實驗數(shù)據(jù)或計算數(shù)據(jù)有偏差、英文摘要不完整或有語法錯誤等問題時，要向作者提出合理化的修改意見，這些有價值的專業(yè)性建議，會使作者的研究成果會更加完善。文章整體水平得以進一步提高。

校對工作可以消除文稿在編輯加工和排版過程中出現(xiàn)的差錯，同時可進一步發(fā)現(xiàn)原稿中存在的問題，以便將所有的差錯都消滅在出版印刷之前。校對質(zhì)量是確保出版質(zhì)量的重要因素之一，“編筐編簍，全在收口”這句俗語恰好道出了校對在出版工作中所處的地位［6］。編輯在校對時要認(rèn)真仔細，責(zé)任心要強。

編輯在編校過程中體現(xiàn)出來的敬業(yè)精神及專業(yè)化能力和水平會得到廣大科研工作者的認(rèn)可和尊敬，從而能進一步提升期刊的聲譽，增強期刊的影響力。

1.3發(fā)表過程

稿件發(fā)表過程包括發(fā)送作者清樣、作者清樣校對、編輯核對清樣和組織出版等步驟。發(fā)表過程是稿件處理的最后環(huán)節(jié)，編輯在此環(huán)節(jié)中的工作質(zhì)量和服務(wù)意識，會影響到稿件發(fā)表的最終狀態(tài)。通常，作者都會認(rèn)真校對文章清樣，但也有一部分作者因為繁忙、粗心等原因沒有通篇認(rèn)真校對文稿，而只是大概瀏覽，鑒于這種情況，編輯要摒棄“文責(zé)自負(fù)”的心理，對校對意見更不能一味“照單全收”，而要認(rèn)真把好稿件處理這一最后“關(guān)口”，逐條核對檢查作者的校對內(nèi)容，若發(fā)現(xiàn)校對結(jié)果存在明顯錯誤、自相矛盾或修改不完整等情況時，編輯要與作者認(rèn)真地溝通和交流，確定出最合理的校對結(jié)果，以避免出現(xiàn)刊文后再刊發(fā)更改告示說明的情況。編輯高度負(fù)責(zé)的工作精神和態(tài)度會提高期刊的載文質(zhì)量和水平，維護期刊的形象和聲譽。

1.4刊后過程

很多研究工作具有系列性，編輯給各期作者發(fā)送文章的PDF電子版及具有鏈接功能的當(dāng)期目錄，會為作者向國內(nèi)外投稿時引用前期工作提供方便；另外，作者對期刊目錄中感興趣的且認(rèn)為有參考價值的信息也能方便地進行鏈接瀏覽，這在一定程度上會增加刊物的引用機會，提高期刊的影響力。年度總目錄是科技期刊一年載文信息的匯總，編輯將具有鏈接功能的年度總目錄發(fā)送給期刊的各位編委、審稿專家和本年度發(fā)文作者，能使眾多的編委、專家和作者更全面地了解期刊全年的載文信息，并能方便快捷地鏈接讀取刊文內(nèi)容，提高期刊的引用幾率，進一步擴大期刊的影響范圍。

2　來電、來信和來訪處理中的服務(wù)意識

2.1來電處理

科技期刊編輯部日常工作中的電話業(yè)務(wù)較多，涉及的內(nèi)容也比較繁雜。編輯與來電者之間會有較多的言語交流，所以編輯要提高自身的服務(wù)意識，格外注重自身的言語面貌，語氣要平和親切，交流要耐心細致。不同來電處理方式也不同：對于詢問稿件的來電，可讓作者在線稍等，編輯即刻查明稿件所處狀態(tài)后清晰地告知作者情況；對于問詢其他編輯負(fù)責(zé)稿件的來電，應(yīng)馬上將來電轉(zhuǎn)給該編輯，若該編輯不在，要告知來電者會代為轉(zhuǎn)達，或告知聯(lián)系時間和其他聯(lián)系方式；對于有特殊需求的來電，如稿件要求提前發(fā)表、索要錄用證明、文章修改延遲或修改文章作者等，編輯要詳細問明緣由，如果能夠解決，要給予肯定的答復(fù)，為來電者提供必要的幫助；如果無法解決，也要耐心地說明原因，取得來電者的理解；對于涉及編輯部其他工作業(yè)務(wù)的來電，如繳納費用、期刊印刷發(fā)行、期刊協(xié)會通知、編委會事宜或其他部門業(yè)務(wù)等，編輯應(yīng)清楚詳細地告知編輯部負(fù)責(zé)人或財務(wù)人員的聯(lián)系方式，如果需要轉(zhuǎn)達的，編輯一定要及時準(zhǔn)確地進行轉(zhuǎn)達，以保證編輯部工作的正常開展。

2.2來信處理

電子郵件是編輯部與作者交流的最常用的方式［7］，郵件涉及的內(nèi)容多種多樣，編輯在處理信件時要有較強的工作服務(wù)意識，如果來信問題能夠解決，應(yīng)馬上回復(fù)告知解決方案；如果來信問題需要一些處理時間，應(yīng)盡快回復(fù)說明原由；如果來信內(nèi)容涉及其他編輯的工作，應(yīng)回信告知該編輯的聯(lián)系方式，并將信件轉(zhuǎn)給該編輯；如果來信是關(guān)于編輯部的，應(yīng)回信告知相關(guān)負(fù)責(zé)人（如主任、總編或財務(wù)人員）的聯(lián)系方式，并將信件轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)責(zé)任人，如有必要還要口頭轉(zhuǎn)達。編輯信件查收及時，來信封封必回，有問必答，不僅能給廣大專家學(xué)者提供及時必要的幫助，也為期刊樹立一個高質(zhì)、高效，值得信賴的良好形象，從而擴大期刊的影響力。

2.3來訪接待

期刊編輯部時常會有一些專家和學(xué)生來訪，有些是詢問稿件情況、繳納費用、索取錄用證明、送交修改稿或清樣稿、還有些專家是出差特意來拜訪。因為與來訪者之間要進行面對面的接觸和交流，編輯的服務(wù)意識和工作態(tài)度就顯得非常重要，無論對于什么情況的來訪者，無論來訪者是有威望的專家還是普普通通的學(xué)生，編輯接待時都要做到態(tài)度熱情謙虛，解答問題耐心細致，辦理事務(wù)認(rèn)真周到。編輯較高的素質(zhì)和得體的言談舉止會使來訪者感到賓至如歸，不僅為以后的再次合作奠定好基礎(chǔ)，而且也能在一定程度上樹立期刊良好的形象，提高期刊的聲譽。

3　學(xué)術(shù)?？l(fā)表中的服務(wù)意識

學(xué)術(shù)?？蚍Q特刊，是學(xué)術(shù)期刊針對某學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的某一學(xué)術(shù)焦點所出的特輯［8］，如果?？x題具有前沿性、創(chuàng)新性，引領(lǐng)性，可以吸引好稿源，擴大刊物的知名度，提高刊物的學(xué)術(shù)影響力，有助于科技期刊的國際化［9］。在專刊發(fā)表過程中編輯須有“甘為他人作嫁衣”的奉獻精神，嚴(yán)格執(zhí)行?？媱?，與作者保持密切的聯(lián)系和溝通，合理部署組稿、編排、印刷、發(fā)行各環(huán)節(jié)工作，加強刊物后期的宣傳推廣工作。編輯不畏繁瑣和辛苦，全身心為作者和讀者做好服務(wù)，保證專刊成功出版，能充分發(fā)揮?？瘜ζ诳男麄骱鸵I(lǐng)作用，幫助期刊樹立和強化品牌，進一步提升刊物在國內(nèi)外的學(xué)術(shù)影響力。

4　學(xué)術(shù)會議期間的服務(wù)意識

科技期刊編輯參加學(xué)術(shù)會議有助于更新知識，了解本專業(yè)領(lǐng)域的研究動態(tài)和熱點［10］。因為會議期間可與專家學(xué)者進行面對面的交流，所以編輯能為與會專家學(xué)者提供更多更直接的服務(wù)，同時也能對期刊作更多的介紹和宣傳，擴大期刊的影響力范圍，提高期刊的影響力。

4.1會前準(zhǔn)備

為了幫助與會專家學(xué)者更準(zhǔn)確、更方便地了解期刊的發(fā)展現(xiàn)狀、審稿機制、收發(fā)稿件數(shù)量和發(fā)表周期等情況，編輯在會前需做一些必要的準(zhǔn)備工作，如認(rèn)真整理匯總刊物的相關(guān)數(shù)據(jù)和材料，制作印刷宣傳冊和墻報，挑選刊物，設(shè)計制作口頭報告ppt文件等，為解答專家學(xué)者的各項咨詢和開展刊物的宣傳工作做好準(zhǔn)備。

4.2會間安排

編輯要充分利用好學(xué)術(shù)會議的機會，通過發(fā)放宣傳冊，分發(fā)刊物，粘貼墻報，作大會口頭報告，召開分編委會，向高水平專家約稿等方式增強與會專家及學(xué)生對期刊的了解和認(rèn)識；另外，編輯在會議期間要尋找和創(chuàng)造更多的與專家學(xué)者接觸和交流的機會，耐心細致地為他們解答關(guān)于期刊的各種問題。通過這些服務(wù)性的宣傳和咨詢活動，可爭取到更多更有能力的審稿專家和更多更優(yōu)秀的稿件。進一步加深與會者對刊物的印象，從而提高期刊的知名度和影響力。

4.3會后聯(lián)系

學(xué)術(shù)會議會期較短，活動安排比較緊湊，編輯與專家學(xué)者的交流比較短暫和匆忙，不會作更深入的交談［10］，會后編輯要主動與在會議期間接觸過的專家學(xué)者聯(lián)系，如通過打電話、發(fā)郵件、加QQ好友或者添加微信等方式，將編輯部相關(guān)材料及情況介紹給這些專家學(xué)者，方便他們更進一步了解和認(rèn)識刊物及編輯，使以后的合作有一個良好開端，促進期刊工作更好的發(fā)展

5　結(jié)　論

在編輯部的日常工作中，編輯與作者、審稿專家及編委等會有較頻繁的接觸和聯(lián)系，編輯的服務(wù)意識及工作方式方法會直接關(guān)系到期刊的整體形象和聲譽，進而在一定程度上影響到期刊的發(fā)展。沒有一流的服務(wù)態(tài)度和精神，辦不成一流的期刊［11］，所以編輯在工作中要不斷增強自身的服務(wù)意識，提高自身的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，既要高質(zhì)高效又要有理有節(jié)，在廣大科研工作者中樹立起期刊的良好形象，創(chuàng)造出期刊的良好聲譽，從而促進期刊進一步的發(fā)展和壯大。

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