期刊出版的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理——以《陰山學(xué)刊》為例

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期刊出版的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理——以《陰山學(xué)刊》為例

常 芳 芳, 田兵,李 琬 華

(包頭師范學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 包頭 014030)

摘要：項(xiàng)目的按時(shí)、高效完成離不開(kāi)為項(xiàng)目制定的進(jìn)度計(jì)劃。期刊的每一期都可以作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度計(jì)劃管理，具體可以包括以下步驟：劃分工作任務(wù)，合理安排工作進(jìn)度，合理分配每個(gè)子任務(wù)所需的資源，編制出版流程圖。

關(guān)鍵詞：期刊；項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理；《陰山學(xué)刊》

1項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理的概念與步驟

項(xiàng)目進(jìn)度控制實(shí)質(zhì)上是對(duì)項(xiàng)目時(shí)間的管理，即為了在一定的時(shí)間范圍內(nèi)，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程安排實(shí)施全面管理。要保障一本書(shū)的最好出版周期，就要保證書(shū)的出版工作在限定的時(shí)間范圍內(nèi)完成，此時(shí)就需要對(duì)出版過(guò)程和進(jìn)度進(jìn)行控制，從而保證按計(jì)劃完成出版任務(wù)。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是對(duì)一系列具體活動(dòng)的界定，項(xiàng)目的按時(shí)、高效完成離不開(kāi)為項(xiàng)目制定的進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃涉及到的管理活動(dòng)主要有：安排活動(dòng)順序、預(yù)測(cè)所需時(shí)間、合理規(guī)劃進(jìn)度、嚴(yán)格控制時(shí)間等。項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中的具體步驟如下:

(1)安排活動(dòng)順序：首先要明確項(xiàng)目各成員及其工作內(nèi)容，以及為保證項(xiàng)目完成所要做的各種具體任務(wù)。各項(xiàng)目工作的內(nèi)在聯(lián)系是不同的，可能基于工作性質(zhì)、內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)或外部因素形成的。根據(jù)具體情況靈活選擇并確定最終排序，項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖是確定項(xiàng)目活動(dòng)順序的有效方法。

(2)預(yù)測(cè)所需時(shí)間：項(xiàng)目的結(jié)束伴隨著各項(xiàng)目成員的工作任務(wù)的完成，項(xiàng)目所需時(shí)間包括項(xiàng)目成員為完成職責(zé)工作的實(shí)際工作時(shí)間和間斷性時(shí)間。預(yù)測(cè)項(xiàng)目所需時(shí)間首先要明確的就是項(xiàng)目的啟動(dòng)與收尾時(shí)間，因此劃分合理的區(qū)分界限是時(shí)間預(yù)測(cè)的關(guān)鍵。

(3)合理規(guī)劃進(jìn)度安排：考慮部門(mén)預(yù)算或資源約束條件，在對(duì)活動(dòng)進(jìn)行排序、預(yù)測(cè)活動(dòng)耗時(shí)的基礎(chǔ)上，合理規(guī)劃項(xiàng)目的進(jìn)度。項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃一經(jīng)確定不得隨意變更，進(jìn)度控制要保證項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度沒(méi)有較大的差距，這需要實(shí)時(shí)、定期的監(jiān)控與必要的調(diào)整措施，甘特圖常被用來(lái)顯示進(jìn)度計(jì)劃。

(4)嚴(yán)格控制活動(dòng)時(shí)間：對(duì)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度的監(jiān)控及評(píng)價(jià)?？刂祈?xiàng)目進(jìn)度有嚴(yán)格的步驟，首先需要找出進(jìn)度不一致的原因，分析是否采取調(diào)整措施以及采取何種具體措施；其次，調(diào)整措施也需要在進(jìn)度計(jì)劃上予以列明；最后，根據(jù)修改后的計(jì)劃，再次估算項(xiàng)目進(jìn)度，對(duì)調(diào)整措施的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

在項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程中，如果發(fā)生各環(huán)節(jié)任務(wù)的時(shí)間占用變化，或者由于項(xiàng)目目標(biāo)變更引起某些工作計(jì)劃相應(yīng)調(diào)整，項(xiàng)目?jī)?nèi)外部環(huán)境的變化等情形，要對(duì)原有時(shí)間預(yù)計(jì)進(jìn)行合理的調(diào)整，保證項(xiàng)目在周期內(nèi)順利完成。項(xiàng)目管理實(shí)施后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也要安排專(zhuān)人對(duì)項(xiàng)目后驗(yàn)收、組織建檔等工作進(jìn)行時(shí)間進(jìn)度上的控制。

2《陰山學(xué)刊》項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理過(guò)程分析

傳統(tǒng)紙介質(zhì)的出版物中，圖書(shū)和期刊是最主要的兩種類(lèi)型。期刊作為連續(xù)型出版物雖然從表面上看似乎不符合項(xiàng)目的一次性、唯一性的特征，但事實(shí)上每一期刊物都可以看作是一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目。從期刊現(xiàn)實(shí)的出版過(guò)程來(lái)看，期刊雖然有固定的出版周期，每期之間的出版流程大致相同，但實(shí)際的出版現(xiàn)狀是，許多的期刊并不能夠保證在規(guī)定的出刊時(shí)間出刊，仍然需要用項(xiàng)目進(jìn)度管理方法予以規(guī)范。

尤其是在期刊編輯出版過(guò)程中常常會(huì)有各種突發(fā)情況，如作者突然撤稿、稿件中發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤等，這些都可能影響刊物出版時(shí)間，給項(xiàng)目帶來(lái)直接的損失。為了提高項(xiàng)目管理的效率，保證出版的進(jìn)度，項(xiàng)目管理者應(yīng)該建立明確的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表，必要的時(shí)候在進(jìn)入出版流程前與作者簽訂出版合同，明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。項(xiàng)目管理者還要督促責(zé)任編輯經(jīng)常與作者保持聯(lián)系，對(duì)文稿進(jìn)行及時(shí)的修改、潤(rùn)色與提高。在考慮進(jìn)度安排時(shí)，要監(jiān)督出版項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)展，防止拖延誤期的情況發(fā)生。

《陰山學(xué)刊》是一本創(chuàng)刊近三十年的傳統(tǒng)省級(jí)學(xué)術(shù)刊物。過(guò)去刊物的編輯、印刷、發(fā)行基本按照流水作業(yè),三個(gè)審次、六個(gè)校次，每個(gè)環(huán)節(jié)的完成時(shí)限、指標(biāo)沒(méi)有明確的規(guī)定，刊物拖期時(shí)有發(fā)生，引入項(xiàng)目進(jìn)度管理方法后，刊物的出版過(guò)程有了更科學(xué)的規(guī)劃和監(jiān)督，整個(gè)面貌得到了很大的改觀(guān)。以下對(duì)《陰山學(xué)刊》出版進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理的情況進(jìn)行分析。

《陰山學(xué)刊》出版項(xiàng)目進(jìn)度管理，按以下程序依次進(jìn)行。

第一，劃分工作任務(wù)?！蛾幧綄W(xué)刊》出版項(xiàng)目可分成幾個(gè)子任務(wù)，并確定每個(gè)子任務(wù)的具體工作方法，同時(shí)要監(jiān)控每個(gè)子任務(wù)的落實(shí)情況。合理分配每個(gè)子任務(wù)的工作量，同時(shí)分配相應(yīng)的工作人員，控制任務(wù)進(jìn)度。劃分子任務(wù)的作用，主要是合理分工，同時(shí)使工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)，提高項(xiàng)目進(jìn)度，縮減項(xiàng)目開(kāi)發(fā)成本。具體的項(xiàng)目子任務(wù)見(jiàn)下圖。

第二，合理安排工作進(jìn)度，制定每一子任務(wù)的工作時(shí)間。子任務(wù)的工作時(shí)間要根據(jù)出版時(shí)間和每個(gè)子任務(wù)的難易程度來(lái)進(jìn)行合理劃分，包括工作的起始時(shí)間和最終的結(jié)束時(shí)間，以減少項(xiàng)目開(kāi)發(fā)時(shí)間，提前完成《陰山學(xué)刊》的出版工作。進(jìn)度安排一般采用倒推法，以出刊時(shí)間為結(jié)束時(shí)間，以征稿時(shí)間為開(kāi)始時(shí)間，從后往前排，排出整個(gè)項(xiàng)目的總體時(shí)間安排。在實(shí)施過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整解決?！蛾幧綄W(xué)刊》每期出刊時(shí)間為雙月20日(社會(huì)科學(xué)版)，每期出刊日為下一期刊物截稿日，刊物以?xún)蓚€(gè)月為一個(gè)出版周期。從征稿開(kāi)始到出刊總時(shí)間大約為120天，具體過(guò)程有：收稿、初審、復(fù)審、終審、編輯、校對(duì)、印刷等。

圖1:《陰山學(xué)刊》出版項(xiàng)目結(jié)構(gòu)分解圖

制定刊物的進(jìn)度計(jì)劃，可以繪制甘特圖。傳統(tǒng)進(jìn)度計(jì)劃表僅僅顯示各個(gè)工作程序的時(shí)間安排，如果出版過(guò)程有變化，調(diào)整起來(lái)十分麻煩，如果遇到某些階段要同步進(jìn)行，很難直觀(guān)看出。而根據(jù)書(shū)刊出版流程內(nèi)容不能隨意更改，但程序可以變動(dòng)的熱點(diǎn)，甘特圖更符合出版進(jìn)度管理的需要。與傳統(tǒng)的出版進(jìn)度計(jì)劃的方法相比，甘特圖可以根據(jù)出版進(jìn)度的需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，最終保證出版目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

估算各項(xiàng)工作所需要的時(shí)間是制定進(jìn)度計(jì)劃的關(guān)鍵。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(執(zhí)行編輯)要根據(jù)最后期限的要求，結(jié)合本單位內(nèi)外人力、物力等實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行時(shí)間估算。一期刊物一校的時(shí)間一般情況下排期10天，但如果項(xiàng)目期限緊，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就可能讓不同的校次同時(shí)進(jìn)行，一校、二校的時(shí)間可能共同占用10天。如果估算時(shí)間太少，可能造成執(zhí)行人(編輯)負(fù)擔(dān)過(guò)重，如果估算時(shí)間太多，則可能造成資源的浪費(fèi)。另外，編制時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃還必須把節(jié)假日、各項(xiàng)工作的交接時(shí)間、稿件的傳遞時(shí)間等因素考慮在內(nèi)。

第三，合理分配每個(gè)子任務(wù)所需的資源，包括人力資源和物力資源，其中最重要的是人力資源的合理分配。人力資源的合理分配，也就是要確定每個(gè)成員的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，合理安排他們?cè)诿總€(gè)子任務(wù)中所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容，充分發(fā)揮每個(gè)成員的優(yōu)勢(shì)，順利完成工作任務(wù)。不同工作的輕重緩急程度不同，根據(jù)項(xiàng)目工作的繁簡(jiǎn)程度，合理確定完工時(shí)間，有時(shí)相互關(guān)聯(lián)的兩項(xiàng)工作也可以由一個(gè)工作組成員來(lái)完成。提前合理分配好每個(gè)子任務(wù)對(duì)應(yīng)的工作人員，既能夠充分發(fā)揮每個(gè)成員的優(yōu)勢(shì)，加快工作進(jìn)度，提前完成出版工作，同時(shí)還能夠避免多個(gè)不同任務(wù)分配到一個(gè)人的情形，造成出版工作的臨時(shí)調(diào)度和倉(cāng)促應(yīng)對(duì)。結(jié)合《陰山學(xué)刊》出版活動(dòng)，將每個(gè)子任務(wù)分配到具體的工作部門(mén)或成員，同時(shí)監(jiān)督其工作進(jìn)度，具體的項(xiàng)目責(zé)任見(jiàn)下表。

表1：項(xiàng)目責(zé)任表

注：☆表示主要負(fù)責(zé)；○表示配合責(zé)任；●表示監(jiān)督

第四，編制《陰山學(xué)刊》出版流程圖。出版流程圖能夠清晰地反映出版工作各個(gè)環(huán)節(jié)的先后次序，一般是先確定選題，然后是撰寫(xiě)后的審閱、排版、印刷、宣傳以及獲得銷(xiāo)售反饋等(見(jiàn)圖2)。出版項(xiàng)目流程圖也包括了不同的項(xiàng)目組成員在一個(gè)完整流程中如何相互配合、正確銜接，從而保證《陰山學(xué)刊》出版項(xiàng)目工作更好地開(kāi)展。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須熟悉《陰山學(xué)刊》出版操作流程，項(xiàng)目論證書(shū)經(jīng)批準(zhǔn)可行后，接下來(lái)就是按照該操作流程逐步執(zhí)行各過(guò)程。在出版項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程中，專(zhuān)門(mén)的、科學(xué)的項(xiàng)目管理方法可以幫助出版工作各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)分析與計(jì)算。在申報(bào)選題、訂立合約、加工制作、裝訂發(fā)行等不同的環(huán)節(jié)，項(xiàng)目的成本、時(shí)間、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等都需要進(jìn)行預(yù)計(jì)和分析。

圖2:《陰山學(xué)刊》出版流程圖

在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要經(jīng)常檢查項(xiàng)目的進(jìn)展情況，如果發(fā)現(xiàn)實(shí)際進(jìn)度與進(jìn)度計(jì)劃存在偏差，要分析偏差產(chǎn)生的原因并采用措施使項(xiàng)目及時(shí)回到預(yù)定的軌道上來(lái)。進(jìn)度延遲的原因有多方面：可能是由于各有關(guān)部門(mén)之間配合不夠協(xié)調(diào)，如果接稿編輯在接到稿件后不能在第一時(shí)間交給責(zé)任編輯，刊物編輯時(shí)間久會(huì)拖長(zhǎng)，如果印制單位不及時(shí)安排印制，那么印制時(shí)間就會(huì)拖長(zhǎng)。只有各個(gè)環(huán)節(jié)，作者、編輯人員、校對(duì)人員、美術(shù)設(shè)計(jì)人員、印刷單位之間緊密合作，刊物編輯出版生產(chǎn)項(xiàng)目才能按進(jìn)度順利完成；項(xiàng)目重要條件，如出版時(shí)間突然提前、刊物欄目發(fā)生重大調(diào)整，都會(huì)使實(shí)際進(jìn)度延遲；一些突發(fā)性的風(fēng)險(xiǎn)，如約稿作者無(wú)法在約定時(shí)間提交稿件、作者中途撤稿、稿件發(fā)現(xiàn)重大政治性錯(cuò)誤需要換稿、印制單位機(jī)器突發(fā)故障等，都可能使整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度大幅度延遲。當(dāng)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度偏離計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，就要在保證質(zhì)量的前提下采取一定措施調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，可以調(diào)整工作的順序(如前述的合并校次)；也可以縮短某些工作的持續(xù)時(shí)間，如增加校對(duì)人員數(shù)量縮短校對(duì)時(shí)間，聘用兼職編輯節(jié)省編輯時(shí)間，增加印制單位壓縮圖書(shū)印制時(shí)間，直接用使用電子版修改文稿和與作者交流，制作地對(duì)紅等。

通過(guò)對(duì)《陰山學(xué)刊》出版活動(dòng)進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理，一方面縮短了刊物出版工期，另一方面也使得整個(gè)刊物的管理活動(dòng)更為規(guī)范、科學(xué)，從根本上解決了刊物拖期的問(wèn)題。由此可見(jiàn)，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃管理對(duì)于傳統(tǒng)連續(xù)型出版物的出版管理仍然有著非常高的適用價(jià)值。

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On the Project Schedule Management of Periodical Publishing:

A Case Study on Yinshan Academic Journal

CHANG Fang-fang, TIAN Bing, LI Wan-hua

(Editorial Department of the Academic Journal, Baotou Teachers College， Baotou 014030)

Abstract:The project formulation and annual plans are important in completing the projects timely and efficiently. Each of the journals can be managed as a project. The project schedule management of the periodials could include the following steps: dividing the tasks, arranging the progress of the work reasonably; allocating the resources required for each sub-task; preparing the publication flowchart.

Key words:periodical; Project Schedule Management; Yinshan Academic Journal

中圖分類(lèi)號(hào)：C55-02

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-1869(2015)01-0107-04

作者簡(jiǎn)介：常芳芳(1977-)，女，蒙古族，內(nèi)蒙古烏海人，碩士，副編審，研究方向：編輯出版。

基金項(xiàng)目：包頭師范學(xué)院青年科學(xué)研究基金項(xiàng)目(BSYKJ2013-17)

收稿日期：2014-11-16