醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探

宋秋云（新疆塔城地區(qū)人民醫(yī)院，新疆 塔城　834700）

醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探

宋秋云
（新疆塔城地區(qū)人民醫(yī)院，新疆 塔城834700）

摘要：醫(yī)院的檔案文件是記錄著醫(yī)生工作的詳情證據(jù)，是醫(yī)院在醫(yī)療活動(dòng)中形成的文件、圖表、音像、磁盤等不同材料或者信息載體的材料。檔案規(guī)范化管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，由于目前醫(yī)院對(duì)檔案管理的方式和手段比較落后，所以規(guī)范檔案管理相當(dāng)重要。本文對(duì)影響檔案管理的因素進(jìn)行探究，分析怎樣規(guī)范檔案管理，并針對(duì)存在的問(wèn)題，提出解決措施，對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理起到一定的作用，對(duì)醫(yī)院的科學(xué)決策和現(xiàn)代化管理具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；規(guī)范化；管理

中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-864X（2015）05-0065-01

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，規(guī)范化檔案管理工作對(duì)醫(yī)院加強(qiáng)科學(xué)化、現(xiàn)代化、提高管理水平具有重要的基礎(chǔ)和可靠的保障。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理工作，是作為醫(yī)院管理基礎(chǔ)工作的重要問(wèn)題。

一、影響醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的原因

影響醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的因素有以下幾點(diǎn)；（1）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，由于醫(yī)院相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，而導(dǎo)致醫(yī)院檔案規(guī)范化管理不能夠有效的實(shí)施。對(duì)于大量的檔案資料，不僅大大降低員工的工作效率，嚴(yán)重影響醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展，這就需要醫(yī)院的管理人員充分了解檔案管理的重要性，大力開展檔案管理宣傳工作，才能夠不斷完善醫(yī)院檔案規(guī)范化管理工作（2）健全的規(guī)章制度，一般在醫(yī)院的管理機(jī)構(gòu)，并沒有形成對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，這就會(huì)導(dǎo)致檔案材料的雜亂無(wú)章，由于檔案影響到醫(yī)院的全體工作人員和就診患者的相關(guān)信息，沒有健全的規(guī)章制度，就會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，將完善的規(guī)章制度落實(shí)到實(shí)處，是對(duì)檔案管理最基本的保障（3）相關(guān)檔案管理人員的基本素質(zhì)比較低，這會(huì)嚴(yán)重影響檔案的規(guī)范化管理。由于檔案管理人員沒有專門性的學(xué)習(xí)和相關(guān)的培訓(xùn)，對(duì)于相關(guān)的《檔案法》也不是了解，就會(huì)大大影響檔案規(guī)范化管理工作形成障礙。

二、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施

（一）增加醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視。檔案管理工作的首要前提是離不開醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。醫(yī)院的檔案對(duì)于醫(yī)用價(jià)值的影響是非常重要的，不僅能夠及時(shí)反映近期醫(yī)院的患者就診情況的基本信息，還能夠?yàn)獒t(yī)院的未來(lái)發(fā)展提供建設(shè)性的意見。對(duì)于規(guī)范化的檔案管理工作，首先要求醫(yī)院相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，還應(yīng)要求相關(guān)人員主動(dòng)開發(fā)資源管理，把封閉式的管理轉(zhuǎn)化為開放性的管理；在檔案規(guī)范化的管理工作中，應(yīng)該把檔案中的資源轉(zhuǎn)化為可以看到的信息匯報(bào)給相關(guān)的管理者，不僅能夠?yàn)榛颊叩脑\斷提供基本信息依據(jù)，還能為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高帶來(lái)幫助。我們?cè)趯?duì)檔案規(guī)范化管理時(shí)要依據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)護(hù)人員重視檔案管理，把檔案與自己的生活和工作聯(lián)系起來(lái)，為促進(jìn)檔案管理提供有效的措施。通過(guò)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定就可以看出，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、管理，其目的就是為了維護(hù)檔案的完整性和安全性，以便于社會(huì)各領(lǐng)域的開發(fā)和利用。對(duì)于《檔案法》的傳播和理解，對(duì)于醫(yī)院管理者顯得尤為重要，也應(yīng)該得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（二）建立健全完善各種規(guī)章制度。檔案管理的規(guī)范化管理制度對(duì)于確保檔案的及時(shí)收集、安全管理和有效利用具有重要的意義。對(duì)于檔案管理工作中的主要問(wèn)題就是制定檔案規(guī)范化管理中的規(guī)章制度，要具有科學(xué)性和規(guī)范性。建立和完善《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》等管理制度，使檔案管理更加規(guī)范化和制度化。

對(duì)于檔案管理制度的規(guī)范，應(yīng)該與醫(yī)院的相關(guān)制度相統(tǒng)一，成為醫(yī)院管理工作中的一部分。從醫(yī)院的不同管理角度去實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的總體管理目標(biāo)，并形成一個(gè)整體的醫(yī)院管理制度的體系，把檔案管理工作歸納到相關(guān)人員的崗位責(zé)任，以引起相關(guān)人員的重視，還應(yīng)與相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)向融合，讓管理工作不能有半點(diǎn)馬虎，把檔案規(guī)范化管理工作落實(shí)到實(shí)處，對(duì)奠定醫(yī)院的規(guī)范化管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三） 以《檔案法》為依據(jù)，規(guī)范基礎(chǔ)性管理。對(duì)于《檔案法》第一點(diǎn)上提到了，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)護(hù)人員重視檔案管理，把檔案與自己的生活和工作聯(lián)系起來(lái)，為促進(jìn)檔案管理提供有效的措施。按照《檔案法》的規(guī)定，統(tǒng)一由文書形成部門立卷歸檔，主要目的是能夠系統(tǒng)化、整體化、準(zhǔn)確、安全的歸納相關(guān)的材料，以便于工作的快速展開，對(duì)于醫(yī)院的工作活動(dòng)和歷史面貌具有相關(guān)的了解。對(duì)于熟悉各類檔案，能夠提高檔案的質(zhì)量，對(duì)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)化、安全化也提供保障。檔案科的管理工作，對(duì)全院的檔案工作進(jìn)行組織、檢查和指導(dǎo)，并在一定的程度上了解相關(guān)部門的基本工作程序，有一個(gè)清晰的思路。對(duì)于規(guī)范化檔案管理，能夠?yàn)獒t(yī)院管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）提高檔案管理人員的基本素質(zhì)。提高檔案管理工作人員的基本素質(zhì)是檔案規(guī)范化管理工作中的基礎(chǔ)。能夠直接影響到檔案工作的發(fā)展。首先對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，認(rèn)真研讀和遵守《檔案法》的相關(guān)規(guī)定；管理人員要樹立良好的職業(yè)道德；要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變服務(wù)的方式，檔案管理工作的主要宗旨就是把醫(yī)院的服務(wù)放在首要的位置，檔案管理人員要具有高度的責(zé)任心和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，忠于職守，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)穆殬I(yè)道德規(guī)范自己的職業(yè)行為；要樹立正確的工作觀念，要干一行、愛一行，不斷掌握檔案管理的理論專業(yè)知識(shí)，努力學(xué)習(xí)專業(yè)技能，積極探索工作領(lǐng)域中的新技能、新知識(shí)，以適應(yīng)檔案管理工作的需要。

結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式的轉(zhuǎn)變和檔案信息量的不斷增加，通過(guò)增加醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視、建立健全完善各種規(guī)章制度、以《檔案法》為依據(jù)，規(guī)范基礎(chǔ)性管理、提高檔案管理人員的基本素質(zhì)等方法做好檔案的規(guī)范化管理工作，為促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展有著特殊的作用。為健全醫(yī)院的各項(xiàng)管理制度，建立醫(yī)院科學(xué)管理的長(zhǎng)效機(jī)制，不斷提高醫(yī)院服務(wù)水平的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的科學(xué)、規(guī)范管理提供有效的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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