檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新

陳健民

檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新

陳健民

（福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建永安366000）

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的管理體制、“局館合一”的管理模式和檔案統(tǒng)一管理是檔案管理運(yùn)行機(jī)制的特點(diǎn)；在檔案管理運(yùn)行機(jī)制中存在著一些問題如單位不重視、制度不完善、不能夠正確運(yùn)用新的技術(shù)和設(shè)備等；管理體制創(chuàng)新必然要求運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新，創(chuàng)新運(yùn)行機(jī)制是檔案管理模式改革的實際需要，所以管理運(yùn)行機(jī)制必須進(jìn)行改革與創(chuàng)新。

檔案管理；運(yùn)行機(jī)制；改革；創(chuàng)新

檔案工作不是一項很熱門的工作，很多人對其都不熟悉，認(rèn)為其無關(guān)緊要。隨著改革開放的發(fā)展，檔案管理工作對社會的發(fā)展有重要的影響，舊的管理模式已經(jīng)不能完全適應(yīng)，管理運(yùn)行機(jī)制需要跟上社會的步伐進(jìn)行改革創(chuàng)新，在滿足社會需求的同時，更應(yīng)滿足單位的工作效率。

一、檔案的基本涵義

“檔案”一詞起源于明末清初，至今我們?nèi)栽谑褂脵n案一詞。檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。而《檔案法》中的檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。現(xiàn)在我們所說的檔案就是《檔案法》中的檔案。檔案的本質(zhì)屬性是歷史的原始記錄。

檔案的價值在于它的查考、利用價值，即我們實際工作中對檔案的使用，主要有憑證價值、情報價值。檔案有以下幾點(diǎn)作用：第一可以作為一些單位的參考或查考依據(jù)，如機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)建設(shè)等；第二可以作為資料或素材，如科學(xué)研究、編史修志、宣傳教育等幾個方面。

二、檔案管理

按照國家有關(guān)規(guī)定，全國檔案工作由各級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理。各地方檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)，要按照國家有關(guān)檔案工作，統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)情況，制定本地區(qū)的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)檔案工作。具體到每個單位，檔案管理人員的工作有收集、整理、保管本單位的檔案資料等工作，這些工作人員要遵守各級檔案管理制度。單位內(nèi)各分、子單位的檔案管理工作受到本單位中心檔案室管理人員的監(jiān)督和指導(dǎo)，并須不定期接受檔案行政管理部門對管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)、檢查驗收。

檔案管理包括兩個方面：實體檔案管理和檔案信息組織。實體檔案管理是對檔案資源的管理，包括收集、整理、鑒定、保管檔案等工作；檔案信息組織是對檔案中信息的管理，包括對信息的輸入、存儲、加工、核對、輸出等工作，它是信息傳遞的工作。

三、檔案管理運(yùn)行機(jī)制的特點(diǎn)

具有中國特色的檔案管理體制是經(jīng)過了三次調(diào)整和變革形成的，它具有“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的管理體制、“局館合一”的管理模式和檔案統(tǒng)一管理的三方面特點(diǎn)。

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制是以“集中統(tǒng)一”為基礎(chǔ)，全國的檔案由工作中央級的檔案行政管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；內(nèi)部事務(wù)由地方的各級黨委和人民政府的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。這些是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的。

由計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變的中國，隨著政治管理體制的改革，檔案管理體制也發(fā)生了質(zhì)的變化，例如檔案管理體制先后調(diào)整了三次。國家檔案局有執(zhí)行管理全國檔案事務(wù)的職能，中央檔案館具有保管檔案的職能，兩個機(jī)構(gòu)相輔相成形成統(tǒng)一。地方各級區(qū)域內(nèi)的檔案管理和保管工作需要由地方各級檔案管理機(jī)構(gòu)分配，他們要受到中央的監(jiān)督管理等。

黨和政府于1959年采取了統(tǒng)一的檔案管理體制，這有利于保障黨和國家檔案的真實性和安全。關(guān)于檔案管理工作，黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人多次在例會或其他工作中做出強(qiáng)調(diào)：各級黨委和政府加強(qiáng)重視并要做出合理有效的措施，目的是為解決各種實際問題，并要充分發(fā)揮檔案管理工作在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用及價值。

四、檔案工作中管理的意義

為了國家的健康發(fā)展，提高各級機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率，檔案工作中的“管理”極其重要，它是管理工作的一個組成部分。一個部門、單位的工作業(yè)績及管理水平需以管理檔案的規(guī)范性為標(biāo)準(zhǔn)。因為檔案記載一些真實的資料，例如單位的發(fā)展歷史、優(yōu)秀業(yè)績或工作中目前遇到的問題等等，所以我們可以依據(jù)記載的檔案進(jìn)行以后工作的規(guī)劃，揚(yáng)長避短，提高工作的效率和業(yè)績。做好檔案管理工作需要做到：勇于嘗試新的管理模式和改變舊的觀念。因此，為了促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和提升部門的影響力，做好檔案管理工作具有重要的意義。

五、檔案工作管理運(yùn)行機(jī)制存在的問題

檔案管理工作在目前的工作實際中仍存在如單位不重視、制度不完善、不能夠正確運(yùn)用新的技術(shù)和設(shè)備等很大問題。

1、單位不重視

現(xiàn)實工作中可能還存在檔案管理人員工作態(tài)度不端正的問題，認(rèn)為此事可有可無，再加上單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得檔案管理人員工作懶散、不認(rèn)真，造成檔案收集質(zhì)量差和利用效率低等。但是，從客觀上講，無論是哪個單位，檔案工作都具有極其重要的作用，比如：如果某公司如果能夠有效利用檔案資源，查找出原來在工作中不利于提高工作成效的做法，進(jìn)一步改進(jìn)工作方式方法或生產(chǎn)工藝，那么他們的經(jīng)濟(jì)效益在一定程度上會有所提高。但就是由于現(xiàn)實中有些單位對檔案管理、利用工作的不重視，對檔案管理員工要求低，不支持他們進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，造成這些人員專業(yè)素質(zhì)低等原因，使得可能因利用檔案生成的經(jīng)濟(jì)效益少之又少。

2、制度不完善

有的部門、單位還存在檔案管理工作的制度的制定、落實不完善等問題。如果制度不健全、不能做到很好地去落實，造成工作流程的不健全，很多工作都不能夠順利的完成。例如：搜集、整理、保護(hù)或保密檔案的工作目前還未完善，這樣的話就很可能會出現(xiàn)某些問題，如一些信息的缺失、流失、損毀及不方便查找利用等；有些單位雖具有完整的檔案管理制度和流程，但因執(zhí)行的力度不夠，使檔案管理工作的管理水平提高不上去，這樣的話，制定出的檔案管理制度和沒有制定一樣；有的單位在收集檔案材料時，因為制定的制度得不到良好的落實，工作考核不明確，上交檔案材料與否全憑個人意愿，導(dǎo)致檔案收集不全、不及時等現(xiàn)象；或者因檔案工作人員缺乏責(zé)任心，對單位的檔案材料收集整理工作不能及時的完成，久而久之文件便會堆積如山，很可能使檔案管理人員形成厭煩的心理，處理文件材料時，會出現(xiàn)不專心、粗心等行為，這將會導(dǎo)致資料整理不完整、卷內(nèi)目錄與實際文件內(nèi)容有沖突，甚至?xí)?dǎo)致重要檔案資料丟失；如果檔案借閱制度沒得到很好的落實，當(dāng)某人前來借閱檔案，檔案管理人員未按規(guī)定要求借閱人登記并簽字確認(rèn)，而是由借閱人自己隨意拿走，那么借出的檔案如果沒能及時地歸還，過后檔案管理人員很可能會忘記此事，最后甚至導(dǎo)致檔案資料不知去向；還有，《中華人民共和國檔案法》第二十四條明確規(guī)定禁止涂改、偽造檔案，《中華人民共和國檔案法實施辦法》也有具體的規(guī)定，如果檔案管理者利用工作之便破壞了檔案的真實性，給檔案利用者提供虛假的信息，這是嚴(yán)重的違法的行為，也違背了社會道德規(guī)范。

3、不能夠正確運(yùn)用新的技術(shù)和設(shè)備

如今是互聯(lián)網(wǎng)時代，計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的使用貫穿于社會各個領(lǐng)域。為了更方便地進(jìn)行管理檔案工作，很多單位都運(yùn)用了計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。但是也有一些單位不重視檔案管理，也不重視計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理方面的運(yùn)用，導(dǎo)致計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)在單位檔案管理上還只是粗淺的利用，進(jìn)一步深層次利用的需求意識非常不成熟。現(xiàn)在雖是信息化時代，但是有的單位為了節(jié)約成本，依舊選擇舊的管理模式，這給檔案管理工作帶來負(fù)面消極的影響，不利于提高檔案管理、利用效率。

對于這些問題，管理工作運(yùn)行機(jī)制需要進(jìn)行改革并在這個基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新。

六、管理工作運(yùn)行機(jī)制創(chuàng)新的原因

1、管理體制創(chuàng)新必然要求運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新

以往因為非專業(yè)化的管理方式的存在，一定程度有著工作保守、功能單一、水平低下等方面的問題，不能提供給社會有效的服務(wù)，所以應(yīng)該改革檔案管理模式，第一步先整合檔案資源，保管由分散變?yōu)榧校瑱n案資源需集約化管理；檔案行政管理要實現(xiàn)檔案部門一家主管的改變，檔案歸屬要實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的改變，就必須有一套相應(yīng)的新運(yùn)行機(jī)制。為了能適應(yīng)改革的發(fā)展，需筑起新的檔案工作的運(yùn)行機(jī)制，達(dá)到預(yù)想的要求。

2、創(chuàng)新運(yùn)行機(jī)制是檔案管理模式改革的實際需要

安徽首創(chuàng)的檔案管理模式改革的初步成功，證明了此次改革的可行性，在全省乃至全國可以推廣，不過各單位需根據(jù)自身實際情況制訂改革實施方案。檔案工作的方方面面和各地和相關(guān)部門都與檔案管理模式的改革有關(guān)，如何依法強(qiáng)化資源管理、打破所有制的限制、整合分散的檔案資源等都需要體制和機(jī)制的創(chuàng)新，最終會帶動檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

七、有關(guān)檔案管理體制的改革與創(chuàng)新的建議

檔案管理體制的改革與創(chuàng)新須從整體、部分或者說宏觀、微觀方面對檔案的管理工作進(jìn)行全面考量，作出恰當(dāng)?shù)姆治?，根?jù)分析結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母锱c創(chuàng)新。因這二者之間的關(guān)系是相輔相成、缺一不可的，處于共同發(fā)展的趨勢。

因不同的部門發(fā)展方式或經(jīng)營理念的不同，所以不能全國上下全盤采取的單一的檔案管理模式，因為那樣做，單位個性化的要求無法實現(xiàn)，對現(xiàn)代化檔案管理體制的發(fā)展也無益處。所以應(yīng)建立多元化的檔案管理體制，逐漸形成一種形式：以上級主管單位為主，下屬單位為輔，二者對檔案進(jìn)行分別管理。

科學(xué)的責(zé)任制度是檔案管理體制的重中之重。其中規(guī)范檔案管理體制是關(guān)鍵。每個單位、每個工作人員如果能按照檔案的管理體制進(jìn)行自我規(guī)范，那么各部門、不同檔案的統(tǒng)一管理就會與個人的考核同步發(fā)展。計算機(jī)技術(shù)雖很發(fā)達(dá)，但很多工作還需要檔案人員親自操作。因此，對檔案管理人員的素質(zhì)必須嚴(yán)格要求，需要經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)，并且需要有很強(qiáng)的專業(yè)知識和工作的責(zé)任感、榮譽(yù)感，不斷地激發(fā)高素質(zhì)的檔案管理人員不斷進(jìn)步，更好地融入工作中去，這也能很好地促進(jìn)檔案管理體制的不斷創(chuàng)新。

八、有關(guān)檔案運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新的建議

1、堅持原則

檔案運(yùn)行機(jī)制的改革與創(chuàng)新的須遵循以下幾點(diǎn)原則：第一全面認(rèn)識什么是檔案；第二了解檔案管理工作的重要性；第三熟練掌握檔案管理工作的各項環(huán)節(jié)；第四遵從有利于提高檔案管理、利用效率的原則，無條件的遵守并執(zhí)行檔案管理的相關(guān)條例。

2、管理趨于服務(wù)性、標(biāo)準(zhǔn)化

為了更好地服務(wù)社會，檔案管理職能部門之間需制定合理優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，目的就是為了提高檔案保管、利用效率，才能更方便大眾，服務(wù)于社會各行業(yè)，這也是做好檔案管理工作的實質(zhì)性的要求。

3、工作需監(jiān)督

檔案管理的監(jiān)督包括國家檔案局等各級檔案行政管理部門的監(jiān)督和單位內(nèi)部的監(jiān)督，由檔案行政管理部門不定期的進(jìn)行檢查指導(dǎo)，以防止檔案資料損毀丟失、機(jī)密泄露等各種不安全情況的發(fā)生。

我們生活在當(dāng)今這信息時代，檔案管理在社會的發(fā)展和單位工作效率的提高中起著越來越重要的作用，面對管理運(yùn)行機(jī)制存在的一些問題，為了順應(yīng)時代的發(fā)展，檔案工作管理運(yùn)行機(jī)制必須作出一些改革并有所創(chuàng)新。

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G27[

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2014-12-19

陳健民，福建水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師。