論開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

王玉萍

天津廣播電視大學(xué)，天津300191

論開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

王玉萍

天津廣播電視大學(xué)，天津300191

開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案是與學(xué)校教育教學(xué)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在學(xué)校發(fā)展的各方面具有重要作用。目前，開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案建設(shè)存在歸檔科目繁雜、歸檔資料不完整、案卷整理不規(guī)范、利用率低以及支持服務(wù)力度不夠等問(wèn)題。因此，開(kāi)放大學(xué)可從管理過(guò)程、制度、技術(shù)和服務(wù)意識(shí)、模式、手段兩方面，強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新，提高學(xué)籍檔案工作的效率和工作質(zhì)量。

開(kāi)放大學(xué)；學(xué)籍檔案；管理；服務(wù)

開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新是根據(jù)用戶(hù)需求和教育手段變化，重新調(diào)整業(yè)務(wù)管理和技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段，集成檔案形成過(guò)程中的知識(shí)流程和業(yè)務(wù)流程，達(dá)到目標(biāo)責(zé)任和工作效益的目的，同時(shí)滿足用戶(hù)檔案服務(wù)需求的過(guò)程。檔案服務(wù)模式是根據(jù)檔案發(fā)展的形勢(shì)和利用者不斷變化的需求，更新服務(wù)觀念、深化服務(wù)內(nèi)涵、拓展服務(wù)范圍、引進(jìn)新成果、改善服務(wù)手段的一個(gè)過(guò)程。新形勢(shì)下，搞好開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新，是電大學(xué)籍管理工作中的核心內(nèi)容。

一、開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)過(guò)程中的突出問(wèn)題

1.歸檔科目繁雜

一是，入檔材料繁多，且種類(lèi)不一。開(kāi)放大學(xué)既有學(xué)歷教育，又有非學(xué)歷教育；學(xué)歷教育中既有開(kāi)放教育，又有成人教育。二是，管理過(guò)程復(fù)雜。各類(lèi)入檔材料中包含有入學(xué)資格審校、信息修改、學(xué)籍異動(dòng)、選課記錄、成績(jī)記載、畢業(yè)（學(xué)位）申請(qǐng)等，學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)所形成的學(xué)籍檔案材料繁多復(fù)雜。三是，電大學(xué)生來(lái)源復(fù)雜，且主要是在職學(xué)習(xí)，工學(xué)矛盾突出，基本信息核對(duì)經(jīng)常無(wú)法正常進(jìn)行，帶來(lái)諸多后續(xù)信息修改問(wèn)題；同時(shí)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)人數(shù)逐年增加，給后續(xù)的課程注冊(cè)、成績(jī)登載、畢業(yè)審核等工作帶來(lái)不便，更有甚者直到畢業(yè)之際方發(fā)現(xiàn)個(gè)人基本信息錯(cuò)誤致使延緩畢業(yè)或復(fù)學(xué)，給學(xué)籍檔案管理建設(shè)工作帶來(lái)極大影響。

2.歸檔資料不完整

從天津開(kāi)放大學(xué)（籌）系統(tǒng)學(xué)籍檔案立卷的情況看，諸多教學(xué)單位只是將各類(lèi)學(xué)籍報(bào)表和發(fā)放表入卷，忽視了相關(guān)會(huì)議記錄、學(xué)生申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)批示等材料的收集，個(gè)別單位甚至只是對(duì)畢業(yè)生成績(jī)單進(jìn)行了簡(jiǎn)單的立卷整理，影響了檔案的齊全完整，無(wú)法對(duì)相關(guān)事件的回查工作提供材料支持。

3.案卷整理不規(guī)范

部分單位只是簡(jiǎn)單的將各類(lèi)材料入卷保存，卷內(nèi)沒(méi)有材料目錄，也沒(méi)有按工作項(xiàng)或?qū)W期時(shí)間進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，個(gè)別單位甚至對(duì)卷盒都沒(méi)有命名，沒(méi)有按照通知要求進(jìn)行檔案建設(shè)。

4.檔案信息管理和開(kāi)發(fā)利用水平較低

一是，學(xué)籍檔案的管理僅僅停留在簡(jiǎn)單的收集、整理、歸檔，后期僅限于做好檔案保管工作，沒(méi)有對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，并從中提煉出有規(guī)律性、結(jié)論性數(shù)據(jù)資料來(lái)為教學(xué)管理服務(wù)、為教學(xué)改革服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。二是，學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用缺少精通業(yè)務(wù)和熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，沒(méi)有適當(dāng)?shù)拈_(kāi)發(fā)系統(tǒng)和開(kāi)發(fā)環(huán)境。

5.支持服務(wù)不適應(yīng)開(kāi)放大學(xué)建設(shè)要求

學(xué)籍檔案管理服務(wù)對(duì)象不僅僅是學(xué)生和相關(guān)主管部門(mén)，教師、分校學(xué)籍檔案管理人員和各類(lèi)有需求的社會(huì)人員都應(yīng)包含在其服務(wù)對(duì)象范疇內(nèi)，在不違反檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的前提下提供應(yīng)有支持服務(wù)。目前，天津開(kāi)放大學(xué)（籌）學(xué)籍檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)僅面向?qū)W生和相關(guān)主管單位提供單一性的查詢(xún)服務(wù)，沒(méi)有向校內(nèi)其他門(mén)和分校開(kāi)放，且僅能提供學(xué)籍檔案直觀呈現(xiàn)的相關(guān)信息，致使其服務(wù)對(duì)象無(wú)法感受到貼心的支持服務(wù)，達(dá)不到應(yīng)有的服務(wù)效果。

三、開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新

1.管理過(guò)程創(chuàng)新

按照知識(shí)流程管理中知識(shí)的獲取、共享、儲(chǔ)存和應(yīng)用原則，對(duì)學(xué)籍檔案形成的管理過(guò)程開(kāi)展業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，特別是對(duì)畢業(yè)審核這一核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。根據(jù)“價(jià)值鏈分析法”將畢業(yè)審核業(yè)務(wù)流程分解成多個(gè)相互聯(lián)系的鏈條，然后分析每個(gè)鏈條上所包含的有價(jià)值的活動(dòng)，再將分解優(yōu)化后的鏈條重新整合，按照檔案建設(shè)要求對(duì)各鏈條上所形成的信息予以記載、整理和歸檔，形成規(guī)范的學(xué)籍檔案。

以畢業(yè)審核為例，將其分解為畢業(yè)審核準(zhǔn)備、學(xué)生提交畢業(yè)申請(qǐng)、分校初審、省校復(fù)審、央校畢業(yè)終審、央校生成和下發(fā)電子注冊(cè)號(hào)并上報(bào)教育部畢業(yè)生信息、省校接收并下發(fā)電子注冊(cè)號(hào)、省校上報(bào)畢業(yè)證書(shū)制證數(shù)據(jù)、央校制作并下發(fā)畢業(yè)證書(shū)、省校接收并分發(fā)畢業(yè)證書(shū)、分校接收并發(fā)放畢業(yè)證書(shū)和建立并上報(bào)畢業(yè)生檔案、省校建立畢業(yè)生檔案、省校和分校保存畢業(yè)審核流程中的各類(lèi)信息等13個(gè)步驟。其業(yè)務(wù)流程可分成準(zhǔn)備、實(shí)施、上報(bào)、存儲(chǔ)四個(gè)步驟。事實(shí)上，每個(gè)流程步驟都還包括多個(gè)環(huán)節(jié)，各步驟檔案形成如下。

準(zhǔn)備：前期準(zhǔn)備工作是學(xué)籍形成的重要組成部分，需要占用大量時(shí)間。期間要完成畢業(yè)審核方案制定，確定畢業(yè)生成績(jī)發(fā)布時(shí)間、畢業(yè)審核時(shí)間、畢業(yè)審核報(bào)告格式、發(fā)布畢業(yè)審核通知等。該步驟需要的工作環(huán)節(jié)雖然不多，但每一環(huán)節(jié)都有文件規(guī)范，將這些相應(yīng)的文件、方案、通知按要求予以保存，形成畢業(yè)審核準(zhǔn)備階段檔案。

實(shí)施：實(shí)施步驟的特點(diǎn)是責(zé)任重大，不容有失，各環(huán)節(jié)信息材料均需妥善保管。該步驟主要包括初審、復(fù)審、終審、制證數(shù)據(jù)審校、畢業(yè)證書(shū)制作及發(fā)放等工作，對(duì)信息的準(zhǔn)確性要求極為嚴(yán)格，出現(xiàn)任何失誤，都將影響學(xué)生切身利益，甚至造成不可挽回的結(jié)果。檔案的形成緊密?chē)@各環(huán)節(jié)展開(kāi)，按各環(huán)節(jié)實(shí)施順序?qū)⑦^(guò)程中出現(xiàn)的學(xué)生畢業(yè)申請(qǐng)、分校畢業(yè)審核報(bào)告、證書(shū)簽領(lǐng)等材料予以歸檔，形成實(shí)施階段檔案。

上報(bào)：上報(bào)是將學(xué)生數(shù)據(jù)按上級(jí)要求整理完畢后，報(bào)給上級(jí)主管部門(mén)?，F(xiàn)有數(shù)據(jù)上報(bào)的各環(huán)節(jié)多通過(guò)教務(wù)管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)實(shí)施，檔案的形成多以電腦截屏形式出現(xiàn)，將數(shù)據(jù)傳輸和接受過(guò)程予以留存。

儲(chǔ)存：儲(chǔ)存是畢業(yè)審核流程的最后步驟，也是整個(gè)學(xué)籍檔案形成和管理中最核心的環(huán)節(jié)。在該環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)教學(xué)單位嚴(yán)格按照畢業(yè)生檔案建設(shè)要求，打印畢業(yè)生成績(jī)單并粘貼照片，同時(shí)按學(xué)號(hào)或電子注冊(cè)號(hào)順序整理上報(bào)，并同時(shí)形成教學(xué)單位畢業(yè)生檔案。省校接收教學(xué)單位上報(bào)合格的畢業(yè)生成績(jī)單后，按檔案建設(shè)規(guī)范要求整理歸檔，報(bào)送校檔案室永久留存。

學(xué)籍管理各業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)是單個(gè)流程線性進(jìn)行的同時(shí)，多個(gè)流程之間可能存在交叉。針對(duì)這個(gè)特點(diǎn)，可采取單個(gè)工作流程由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，且可以多人并行進(jìn)行的工作方式，其過(guò)程各類(lèi)信息材料由第一責(zé)任人整理歸檔，這種工作方式可以明確責(zé)任，同時(shí)還可以集中力量完成各工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。

2.管理制度創(chuàng)新

檔案工作創(chuàng)新，必須在機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新，積極研究和探索新形勢(shì)下檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，調(diào)動(dòng)激勵(lì)檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，建立以工作目標(biāo)管理為中心的考核機(jī)制，來(lái)評(píng)定工作質(zhì)量和完成情況，建立工作規(guī)章制度管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的責(zé)任，建立評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。

3.管理技術(shù)創(chuàng)新

要推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)代替手工對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計(jì)，提高學(xué)籍檔案工作效率和信息開(kāi)發(fā)效益，并通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)把學(xué)籍檔案所記載的信息資源迅速地傳播出去，提高學(xué)籍檔案的使用效率和信息輸出量。要推行以學(xué)籍檔案信息資源共享為目標(biāo)的學(xué)籍檔案資源信息化建設(shè)。在搞好學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為系統(tǒng)師生提供一個(gè)開(kāi)放、交互性的學(xué)籍檔案查詢(xún)平臺(tái)。通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，用戶(hù)可隨時(shí)隨地利用網(wǎng)絡(luò)檢索和查詢(xún)所需的信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，從根本上改變傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理與利用方式，更好的系統(tǒng)師生和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)。

三、開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案服務(wù)創(chuàng)新

1.服務(wù)意識(shí)創(chuàng)新

本著“想客戶(hù)所想，急客戶(hù)所急”的服務(wù)意識(shí)，在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)提供面向師生和社會(huì)的學(xué)籍檔案相關(guān)信息發(fā)布以及面向?qū)W生個(gè)人的支持服務(wù)。學(xué)籍檔案由于其記載內(nèi)容的特殊性、重要性及其保管的嚴(yán)肅性，給人以神秘感，使人望而卻步，難以形成利用學(xué)籍檔案資源開(kāi)展相關(guān)研究的氛圍，致使其資源難以加工利用，形成浪費(fèi)。在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)和保障檔案材料安全的前提下，建立開(kāi)放的學(xué)籍檔案服務(wù)平臺(tái)，既能得到社會(huì)對(duì)檔案服務(wù)的尊重，也能夠滿足社會(huì)公眾的不同需求，通過(guò)有效的支持服務(wù)去創(chuàng)造新的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。各開(kāi)放大學(xué)可制定相應(yīng)的激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員將相關(guān)的檔案查詢(xún)和支持服務(wù)從狹小的檔案室內(nèi)解放出來(lái)，建立起一套規(guī)范、完整的支持服務(wù)系統(tǒng)和服務(wù)平臺(tái)，使學(xué)籍檔案服務(wù)與時(shí)俱進(jìn)。

2.服務(wù)模式創(chuàng)新

一是，學(xué)籍檔案工作人員應(yīng)將歸檔的各類(lèi)材料進(jìn)行數(shù)字化處理，特別是一些容易受損和利用頻率較高檔案材料進(jìn)行數(shù)字化加工處理，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)存貯中心，將各類(lèi)檔案數(shù)字材料存入數(shù)據(jù)庫(kù)中，這是學(xué)籍檔案服務(wù)模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)工作。二是，省級(jí)開(kāi)放大學(xué)可構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建設(shè)和完善相應(yīng)的檢索功能。建立系統(tǒng)辦學(xué)單位內(nèi)部學(xué)籍檔案管理局域網(wǎng)，要求各教學(xué)單位及時(shí)將學(xué)籍檔案信息上傳至該局域網(wǎng)，由省級(jí)開(kāi)放大學(xué)審驗(yàn)合格后統(tǒng)一存儲(chǔ)至學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)，通過(guò)校園網(wǎng)或?qū)W生學(xué)習(xí)平臺(tái)將學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)連入互聯(lián)網(wǎng)，不同客戶(hù)可在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行相關(guān)學(xué)籍檔案信息查閱。三是，開(kāi)放大學(xué)應(yīng)制定適應(yīng)學(xué)籍檔案化特點(diǎn)的以及具有網(wǎng)絡(luò)數(shù)字文件管理和服務(wù)的規(guī)章制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并不斷完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)籍檔案管理的政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這是創(chuàng)新學(xué)籍檔案服務(wù)模式的根本保證。四是，開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案建設(shè)還應(yīng)同時(shí)堅(jiān)持紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制原則，尤其是永久性保存的學(xué)籍檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性和一致性。

3.服務(wù)手段創(chuàng)新

一是，學(xué)籍檔案管理部門(mén)可制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織系統(tǒng)學(xué)籍檔案信息入庫(kù)和上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的網(wǎng)上檢索，為社會(huì)各界提供更好的服務(wù)。二是，開(kāi)放大學(xué)應(yīng)建立電子文檔中心，集中系統(tǒng)各教學(xué)單位的歸檔學(xué)籍信息電子文件，通過(guò)檔案網(wǎng)站，提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù)，既發(fā)揮信息中心和信息公開(kāi)場(chǎng)所的作用，又實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動(dòng)上傳收集、整理，達(dá)到電子文件信息資源共享。三是，整合資源，必須打破系統(tǒng)辦學(xué)單位、學(xué)籍管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)相對(duì)獨(dú)立的局面，建立一個(gè)完整的信息共享系統(tǒng)，實(shí)行學(xué)籍檔案一體化管理，充分發(fā)揮系統(tǒng)整體優(yōu)勢(shì)，建立聯(lián)合檔案目錄，實(shí)行資源共享，推動(dòng)學(xué)籍檔案工作可持續(xù)發(fā)展，提高學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用水平。

開(kāi)展學(xué)籍檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新探索，能為開(kāi)放大學(xué)各類(lèi)檔案創(chuàng)新管理和服務(wù)提供借鑒，將檔案管理工作從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以?xún)r(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識(shí)管理模式，擴(kuò)大開(kāi)放大學(xué)學(xué)習(xí)支持服務(wù)廣度和深度。

［1］黃曉強(qiáng).企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究［D］.天津大學(xué)，2010.

［2］桑媛媛.關(guān)于成人教育學(xué)籍檔案優(yōu)化管理的對(duì)策研究［J］.湖北大學(xué)成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，（6）：39-41.

［3］呂冬梅.現(xiàn)代信息技術(shù)在高校成人教育學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用［J］.中國(guó)成人教育，2014，（3）：64-65.

［4］曾憲力.電大檔案管理創(chuàng)新建設(shè)探討［J］.湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2014，（6）：13-14.

［5］劉新喻.做好開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的思考［J］.青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2014，（2）：162-164.

責(zé)任編輯：周曉華張旭

Study on M anagement and Service Innovation of Students Archives at Open University

WANG Yu-ping

（Tianjin Open University，Tianjin 300191）

As the intangible assets developing with the educational and teaching undertaking at the same pace，the student archives have been playing an important role in the development of open university.At present，there are problems of complicated subjects for the construction of student status files at open university，including uncompleted filing information，lack of standardization on file collections，archival arrangement，inadequate of utilization and insufficient supporting service.Open university should discuss on filemanagementand service innovation from two aspects including on both management process，system and technology construction and service consciousness，mode and methods in order to improve work efficiency and quality on students archivesmanagement.

Open university；students archives；manage；service

G724.82

A

2095－5537（2015）03－00049－03

2015-01-09

［課題項(xiàng)目］本文系天津廣播電視大學(xué)校級(jí)科研課題“開(kāi)放教育學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究”（課題編號(hào)：14XY1029）階段性成果。

王玉萍（1962—），女，漢族，天津市人，天津廣播電視大學(xué)實(shí)習(xí)研究員，研究方向：遠(yuǎn)程教育。