按鍵精靈在圖書館自動化管理工作中的應(yīng)用初探

楊 斌

(天津大學(xué)，天津 300072)

按鍵精靈在圖書館自動化管理工作中的應(yīng)用初探

楊 斌

(天津大學(xué)，天津 300072)

介紹了按鍵精靈軟件，并對按鍵精靈軟件在圖書館自動化管理系統(tǒng)中的部分輔助應(yīng)用進(jìn)行了初步嘗試。淺議按鍵精靈為代表的鍵盤鼠標(biāo)操作軟件在降低勞動強(qiáng)度，簡化操作流程，提升工作效率等方面的意義。為圖書館工作自動化提供新的思路。

圖書館；采編業(yè)務(wù)；腳本編輯工具；按鍵精靈

圖書館的自動化圖書管理系統(tǒng)是一個(gè)相對復(fù)雜的系統(tǒng)，一個(gè)完整的圖書管理系統(tǒng)需要完成各類信息的收集、處理、反饋以及互動等等系列動作，使館藏的圖書的排布以及流通有序化。圖書館的各個(gè)職能部門或館員僅需要掌握相應(yīng)的模塊或者功能單元即可完成分內(nèi)幾乎所有的工作。我們期望這個(gè)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)盡量多的功能，甚至完成一些人性化的任務(wù)，那么必然導(dǎo)致構(gòu)成這個(gè)復(fù)雜體系的每個(gè)信息元更加復(fù)雜。針對大量的復(fù)雜信息的錄入、整理和操作，給圖書館員帶來很多重復(fù)勞動性質(zhì)的工作任務(wù)，在一些業(yè)務(wù)高峰期，直接的表現(xiàn)就是高體力強(qiáng)度，低腦力甚至無腦力強(qiáng)度的勞動。

1.機(jī)器替代操作及什么是按鍵精靈

北京大學(xué)圖書館陳君實(shí)用計(jì)算機(jī)編程語言開發(fā)了針對圖書采編業(yè)務(wù)操作流程的自動操作程序，這套程序配合北京大學(xué)圖書館使用的Sirsi Symphony圖書管理系統(tǒng)，幾乎將圖書采編所有的重復(fù)性勞動全部用計(jì)算機(jī)替代操作。機(jī)器是永遠(yuǎn)不會累的，人做起來很費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，機(jī)器可以完成得又快又好，寶貴的人力節(jié)約下來投入到高腦力強(qiáng)度的工作中，大大提升工作的品質(zhì)和效率。不過編程對多數(shù)圖書館員而言有些不接地氣，我們找到一款不太需要編程基礎(chǔ)的鍵盤鼠標(biāo)模擬軟件，尋求替代編程語言完成機(jī)器操作的方法。

按鍵精靈是兄弟工作組開發(fā)的一款模擬鼠標(biāo)鍵盤動作的免費(fèi)軟件。通過制作腳本，可以讓按鍵精靈代替雙手，自動執(zhí)行一系列鼠標(biāo)鍵盤動作。按鍵精靈簡單易用，不需要任何編程知識就可以作出功能強(qiáng)大的腳本。只要在電腦前用雙手可以完成的動作，按鍵精靈都可以替代完成。按鍵精靈的強(qiáng)大之處在于，讓不會編程的人也能寫程序，讓不會寫按鍵精靈腳本的人也能對其進(jìn)行有限的修改。

2.針對自動化圖書管理系統(tǒng)，按鍵精靈能做些什么

按鍵精靈可以模擬鍵盤的幾乎所有按鍵、組合鍵，鼠標(biāo)的移動，點(diǎn)擊，滾輪等等命令，這些命令配合一些控制命令以及編程語句(非必要)，構(gòu)成腳本。在“腳本屬性”里可以設(shè)置腳本開啟和中止的熱鍵，循環(huán)，自動運(yùn)行等等基本屬性。編寫成熟，應(yīng)用廣泛的腳本還可以直接生成可直接運(yùn)行的按鍵小精靈在未安裝按鍵精靈的計(jì)算機(jī)上也可以使用。

2.1 簡單重復(fù)作業(yè)的循環(huán)模擬

對于一些簡單重復(fù)作業(yè)，可以編寫腳本模擬一次該作業(yè)所需的動作，需要注意的是為了形成循環(huán)，這個(gè)作業(yè)的最后一個(gè)動作不是作業(yè)的結(jié)束，而是為下一次重復(fù)做好準(zhǔn)備。腳本經(jīng)過調(diào)試可以完成規(guī)定動作之后，我們可以根據(jù)需要設(shè)定循環(huán)次數(shù)來重復(fù)這一系列動作，也可以根據(jù)實(shí)際情況編寫設(shè)定，讓腳本自動停止循環(huán)。這種簡單的腳本常用于圖書訂單的錄入。

2.2 需要人為判斷的重復(fù)作業(yè)模擬

對于一些需要人為判斷的重復(fù)性作業(yè)，可以編寫腳本自動運(yùn)行作業(yè)，到需要人為參與處等待下一步指令，經(jīng)過人為判斷后通過不同操作來決定繼續(xù)循環(huán)還是跳出運(yùn)行。這種腳本常用于到館圖書的驗(yàn)收，每本書是否適藏，書目信息是否正確是要館員參與判斷的，而一旦確定可以繼續(xù)，那么剩余的信息錄入便可以借助按鍵精靈來完成，一定程度上起到節(jié)約人力的作用。

2.3 復(fù)雜動作中的固定部分模擬

對于相對復(fù)雜的作業(yè)，似乎按鍵精靈很難準(zhǔn)確完整表達(dá)該作業(yè)的需求，那么是不是按鍵精靈就沒有應(yīng)用的空間了呢？隨著對按鍵精靈使用的深入，我們嘗試出類似快捷鍵模擬的功能。復(fù)雜如編目套錄數(shù)據(jù)，我們?nèi)匀豢梢哉业揭恍┎恍枰藶閰⑴c的固定動作，這些動作每做一條就要重復(fù)一次甚至多次，有些動作比如鼠標(biāo)點(diǎn)擊相應(yīng)的輸入框，需要一定的準(zhǔn)確性，這樣的操作本身對人的集中力帶來相當(dāng)?shù)呢?fù)擔(dān)和消耗。如果把這些相對固定的動作用一鍵代替，相信能夠帶來便利。事實(shí)上，對于一般套錄數(shù)據(jù)，按鍵精靈能夠幫助作業(yè)人員快捷下載數(shù)據(jù)，半自動添加流水號字段，甚至從數(shù)據(jù)中提取有效信息形成新的必要字段，且準(zhǔn)確，快速。

小結(jié)：按鍵精靈對于工作效率的提升不單指代替人來完成一些簡單動作，解放人力，而更體現(xiàn)在通過分擔(dān)簡單工序，幫助優(yōu)化作業(yè)人員的注意力分布，避免長時(shí)間高度集中帶來的精神疲勞，進(jìn)而使工作變得輕松。

3.如何使用好一個(gè)按鍵精靈腳本，代替人工操作

說到底，使用按鍵精靈是為了方便人們工作，提升工作的準(zhǔn)確度、效率，節(jié)約人力成本。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，需要根據(jù)對工作各道工序的理解，按步驟對整個(gè)工作進(jìn)行一個(gè)設(shè)計(jì)。

3.1 設(shè)計(jì)流程

有輔助程序參與的工作流程，與純?nèi)斯げ僮鞯膫鹘y(tǒng)工作流程有著本質(zhì)的區(qū)別。傳統(tǒng)流程中，簡單重復(fù)作業(yè)與復(fù)雜作業(yè)以及腦力勞動在工作量判定上差別不大，所以在工序設(shè)計(jì)中常出現(xiàn)增加復(fù)雜作業(yè)與腦力勞動的工作量，以大量減少重復(fù)作業(yè)工作量，從而實(shí)現(xiàn)減少工作總量的目的。而引入按鍵精靈后，人們通過編寫腳本，可以完全替代流程工作總量中占比最大的簡單重復(fù)作業(yè)，甚至在復(fù)雜操作中也可以讓機(jī)器代替人做一部分工作或者為人提供方便。那么在設(shè)計(jì)流程時(shí)，應(yīng)遵循如下兩條原則：

a.線性工序工作量為零。定義每次操作只完成一項(xiàng)目標(biāo)的工序?yàn)榫€性工序，通常線性工序可簡單重復(fù)，易通過編寫腳本輔助完成，所以其工作量可視為零。在流程設(shè)計(jì)中應(yīng)盡量增加線性工序，以減少需要人為參與的復(fù)雜性操作。更加簡單的工序能夠保證按鍵精靈在運(yùn)行腳本時(shí)更加簡潔、高效、穩(wěn)定，在進(jìn)行復(fù)雜工序的組合時(shí)盡可能節(jié)約運(yùn)算資源。

b.準(zhǔn)確度優(yōu)先于運(yùn)行效率。機(jī)器不會累，機(jī)器操作工序在整個(gè)工作流中一般不會成為工效瓶頸，所以，在工序設(shè)計(jì)過程中，增加保證運(yùn)行準(zhǔn)確的工序是必要的，尤其是每道工序的開始和結(jié)束，必須設(shè)計(jì)人為檢查確認(rèn)的步驟。

3.2 設(shè)計(jì)腳本

根據(jù)工作流程的設(shè)計(jì)編寫腳本，可以先編寫模擬各個(gè)操作的命令，然后根據(jù)本工序的需要加入判定、控制、循環(huán)類的命令，并在每個(gè)操作步驟之間插入足夠的延時(shí)，保證腳本能夠準(zhǔn)確運(yùn)行。我們需要在一些關(guān)鍵處加入注釋，使得將來調(diào)試、維護(hù)更加方便。

3.3 調(diào)試

剛開始做完的腳本可能會出現(xiàn)一些問題，我們可以先用“單步調(diào)試”，逐行運(yùn)行腳本，觀察每行命令運(yùn)行的效果，即時(shí)排除問題，使運(yùn)行準(zhǔn)確、完整。然后正常運(yùn)行腳本，記錄每步操作需要的最長等待時(shí)間，留出余量調(diào)節(jié)相應(yīng)操作間的延時(shí)。至此，一個(gè)能模擬工序基本操作的腳本便成形了，我們可以繼續(xù)批量測試腳本，修改流程設(shè)計(jì)和腳本編寫中的一些問題、缺陷，逐步完善腳本的功能，提升工作效率。值得一提的是，測試不是多多益善的，需要進(jìn)行綜合的成本考量，比如一個(gè)臨時(shí)任務(wù)，任務(wù)很繁瑣卻不需要為其設(shè)計(jì)常態(tài)化的流程，那么只需要完成主要的流程框架，然后針對出錯頻率較大的問題集中調(diào)整，使其在較短的時(shí)間內(nèi)，通過數(shù)量可接受的人為干預(yù)即可維持任務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)?？傊?，對腳本測試和調(diào)整的投入可以按任務(wù)需求隨時(shí)調(diào)整，以期得到最高的經(jīng)濟(jì)性。

3.4 應(yīng)用實(shí)例

CALIS聯(lián)機(jī)編目系統(tǒng)為廣大成員館提供編目數(shù)據(jù)共享，給成員館編目工作帶來了極大的便利。而作為聯(lián)機(jī)合作編目的受益人，各成員館有義務(wù)主動維護(hù)該系統(tǒng)，使其準(zhǔn)確、穩(wěn)定、高效地運(yùn)行。提交館藏是其中一項(xiàng)十分重要的工作，各成員館通過添加本館館藏代碼的920字段來揭示圖書的收藏狀態(tài)，便于實(shí)現(xiàn)館際間圖書資源的交流。現(xiàn)行的提交館藏操作以“種”為基礎(chǔ)計(jì)數(shù)單位，這項(xiàng)工作多為簡單重復(fù)性的鼠標(biāo)、鍵盤操作，我們嘗試使用鼠標(biāo)鍵盤模擬軟件對這些重復(fù)性操作進(jìn)行模擬，以期達(dá)到減輕工作負(fù)擔(dān)，提升效率的目的。

首先，我們把館員進(jìn)行提交館藏作業(yè)需要完成的操作步驟分解成一個(gè)線性可循環(huán)的操作流程：

a.登陸CALIS聯(lián)機(jī)編目系統(tǒng)

b.用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“建立查詢”按鈕調(diào)出檢索框；

c.掃描樣本書的國際標(biāo)準(zhǔn)書號——ISBN碼；

d.如果查詢顯示有結(jié)果，則下載這條數(shù)據(jù)，如果查詢無結(jié)果則為原編書；

e.在已下載的這條數(shù)據(jù)的窗口內(nèi)點(diǎn)擊“添加館藏字段”按鈕，系統(tǒng)會根據(jù)登陸的用戶號添加代表本館的館藏代碼，館藏代碼默認(rèn)接“|z1”表示此書本館有復(fù)本，如果這種書在本館為獨(dú)本則應(yīng)手動修改為“|z2”

f.點(diǎn)擊“提交”，跟隨系統(tǒng)的指示對話框確認(rèn)操作

g.在“客戶端臨時(shí)庫選項(xiàng)”中選擇是否將該條數(shù)據(jù)保存至臨時(shí)庫

h.關(guān)閉該條數(shù)據(jù)

i.從第(2)步開始循環(huán)操作直至工作完成。

然后根據(jù)這個(gè)流程編寫操作腳本，需要注意的是流程(4)需要對檢索結(jié)果進(jìn)行判斷，從而產(chǎn)生兩條進(jìn)程線路，解決辦法是對檢索結(jié)果一行某一點(diǎn)的顏色進(jìn)行判斷，無數(shù)據(jù)則顏色跟背景色相同，有數(shù)據(jù)則顏色不同。根據(jù)對顏色的辨別實(shí)現(xiàn)原編和套路兩條路線的分揀。另外流程(5)同樣可以看做是兩條路線，一個(gè)解決方案是腳本在此處斷開，使用一個(gè)鍵值編輯函數(shù)：Waitkey()，將獨(dú)本和復(fù)本兩種情況分別設(shè)置快捷按鍵，此處由館員判定是獨(dú)本還是復(fù)本，然后按下相應(yīng)快捷鍵使得腳本可以按不同情況進(jìn)入相應(yīng)的路線。該腳本需要館員在建立查詢后手動掃描ISBN碼，并在添加館藏處判斷書的復(fù)本數(shù)并進(jìn)行相應(yīng)的干預(yù)操作。

事實(shí)上，館員在與按鍵精靈配合工作中僅僅扮演數(shù)據(jù)源的角色，需要判斷的幾種情況也是“TURE OR FALSE”的簡單選擇。經(jīng)過嘗試，發(fā)現(xiàn)使用Excel表格即可代替館員實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)源的輸入。而且引入辦公室表格軟件“Excel”來輔助操作，將使整個(gè)工作的自動化程度進(jìn)一步提升，并有效解決流程(5)需要館員干預(yù)的問題。將本批次到書的供貨商處可以獲得已收到圖書的ISBN和復(fù)本數(shù)，用按鍵精靈模擬復(fù)制粘貼動作將每種書的ISBN輸入檢索框，將復(fù)本數(shù)存入變量，通過對變量數(shù)值的判斷來決定一種書按獨(dú)本還是復(fù)本處理。這種開發(fā)能極大解放館員的精力，使工作更加靈活便捷，在整體工作流程的設(shè)置上可以提供更多的個(gè)性化選擇。

4.對于機(jī)器模擬操作，按鍵精靈與編程語言的比較

按鍵精靈使用Q語言，是從VBScript的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，本身也是一款非常優(yōu)秀的編程工具。若只針對機(jī)器模擬操作，與一般意義上的編程語言相比，按鍵精靈的很多特點(diǎn)給人一種驚喜的感覺。

4.1 入門容易

按鍵精靈將使用頻率最高的一些基本命令翻譯成了漢語，即實(shí)現(xiàn)用漢語編程。讓Q語言來學(xué)習(xí)和適應(yīng)“人話”，而不是讓人去學(xué)習(xí)“機(jī)器語言”，這是Q語言設(shè)計(jì)的最高宗旨和終極目標(biāo)。不會編程的人，看到按鍵精靈的編輯界面，不會產(chǎn)生面對一般程序語言編輯器那樣的模糊、反感甚至高不可攀的感覺，因?yàn)槟切┟疃际恰叭嗽挕保梢酝昝赖刈屓讼硎軐﹄娔X發(fā)號施令的快感。通過編輯的腳本由淺入深，使人逐步地掌握編程技術(shù)，并通過腳本實(shí)現(xiàn)的功能愈發(fā)的強(qiáng)大，給人帶來極大的成就感，會激發(fā)人們更加深入學(xué)習(xí)的興趣。

4.2 開發(fā)和維護(hù)成本低

由于按鍵精靈入門的門檻低，其直白的命令語句幾乎不需要懂編程即可看懂，調(diào)試與修改也變得更簡單，極大降低開發(fā)的難度，用戶自己就能寫腳本幫自己做事，實(shí)現(xiàn)“開發(fā)者即用戶”。一般的程序開發(fā)過程，通常是用戶提出需求，程序員根據(jù)需求開發(fā)。由于程序員不懂工序，一般會將主要功能與特殊情況視作相同優(yōu)先級全部實(shí)現(xiàn)，而特殊情況因?yàn)橥ǔ８鼮閺?fù)雜，使程序員在其上投入更大的力量；對應(yīng)的，用戶不懂程序，提出的需求往往以自己方便為優(yōu)先考慮，殊不知很多出現(xiàn)概率很低的情況卻浪費(fèi)了更多的開發(fā)資源。雙方由于面對同一工程的角度與立足點(diǎn)不同而產(chǎn)生大量的溝通成本，一些簡單卻完成主要工作的部分可能被程序員忽視，而程序員人為是技術(shù)亮點(diǎn)的部分卻有可能只解決了一些沒機(jī)會發(fā)生的問題。王垠在博客中談到程序“通用性”對編程開發(fā)資源的浪費(fèi)，他指出“設(shè)計(jì)者對“‘通用性’，‘可維護(hù)性’和‘可擴(kuò)展性’的盲目推崇，被搞得繞了幾道彎，讓人琢磨不透?！遍_發(fā)者即用戶，則很好的避免了這類問題，作為開發(fā)者，能夠合理取舍，精確地投入大部分的力量來保證主要功能的穩(wěn)定與高效，而作為用戶則清楚自己開發(fā)的程序在那種情況下會出狀況，便于以后調(diào)試修改。

4.3 開發(fā)周期短

由于開發(fā)者即用戶，又避免考慮“通用性”造成的過度工程(over-engineer)，節(jié)約開發(fā)成本的同時(shí)，大大降低了開發(fā)周期，讓即時(shí)開發(fā)成為可能。有一些臨時(shí)工作，沒有可預(yù)見性也沒有可持續(xù)性，寫個(gè)輔助程序完成這種臨時(shí)工作沒有必要，那么使用按鍵精靈，挑選一部分冗繁的重復(fù)操作讓計(jì)算機(jī)來替代操作是個(gè)不錯的選擇。人們在編寫腳本時(shí)能夠充分衡量編寫成本與輔助工作的便利程度，參考該工作的限期，找到一個(gè)平衡點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)通過一個(gè)不太大的開發(fā)，做到大量的工作量替代，產(chǎn)生可以接受的錯誤概率，按期，省力，高質(zhì)量地完成任務(wù)。

按鍵精靈是鍵盤鼠標(biāo)模擬操作軟件的代表，其功能強(qiáng)大，界面友好，語言符合中國人思維的習(xí)慣，入門很容易，功能上卻很強(qiáng)大，在圖書館自動化管理系統(tǒng)的使用中，能對很多工作起到很好的輔助作用。但在圖書自動話管理系統(tǒng)中，信息的準(zhǔn)確性要求極為嚴(yán)格，在這類輔助工具為我們提供方便的同時(shí)，我們應(yīng)警惕機(jī)器誤操作帶來的危險(xiǎn)，謹(jǐn)慎、全面地設(shè)計(jì)有機(jī)器替代參與的工作流程，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)鼐帉懜鱾€(gè)操作步驟的運(yùn)行腳本，嚴(yán)格掌控各道工序，使工作更加流暢，準(zhǔn)確。

[1]百度百科.按鍵精靈[OL]. http://baike.baidu.com/view/196968.htm.

[2]開源中國社區(qū).王垠：談程序的“通用性”[OL].http://www.oschina.net/news/39968/programe-generality

[3]百度百科.Q語言[OL].http://baike.baidu.com/view/6956714.htm.

Research on Application of Quick Macro in Library Automatic Management

YANG Bin

(TianjinUniversity,Tianjin300072)

the paper gives a brief introduction on the Quick Macro software, as well as its auxiliary application in the library automatic management system. Further discussions are made on the significance of the keyboard mouse operation software, which is represented by Quick Macro, to lower labor intensity, simplify working procedures, and enhance work efficiency. This provides a new insight for library automatic management.

library; collecting and editing; Script Editor; Quick Macro

2015-05-05

楊斌(1981-)，男，天津大學(xué)圖書館館員，研究方向：中文書采訪，書商服務(wù)評價(jià)。

G250.71

A

1673-582X(2015)06-0100-04