高校檔案管理信息化工作研究

甘秋歌

(楊凌職業(yè)技術學院， 陜西 楊凌 712100)

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高校檔案管理信息化工作研究

甘秋歌

(楊凌職業(yè)技術學院， 陜西 楊凌 712100)

摘要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，全社會的信息意識變得越來越強，同時，網絡信息化技術逐漸被引入到各行各業(yè)，幫助解決著各行各業(yè)存在的問題。我國的教育事業(yè)蒸蒸日上，教育水平和辦學質量都有著明顯地提高，高校檔案管理的信息化，是高校信息資源現代化的基礎，也是提高檔案管理質量、學校教學效率的一個重要手段。但是，從目前來看，我國高校檔案信息化建設當中還存在著很多問題。必須從思想上提高認識，加快軟硬件的建設，提高人員綜合素質，才能將高校的檔案管理信息化工作做得更好。

關鍵詞：高校； 檔案管理； 信息化； 工作人員； 管理機制

0引言

隨著計算機技術的飛速發(fā)展，全社會的信息意識都有所增強，目前，我國正處于信息化建設的發(fā)展階段。高等學校的建設有賴于信息化的管理，這也是順應時代的發(fā)展。高校檔案是高校在從事招生、教學、科研、管理等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄，對學校有著寶貴的意義。高校檔案還可以全方位地反應學校的辦學水平和能力，也是高校發(fā)展史的重要依據。近些年，隨著高校招生規(guī)模不斷擴大，高校檔案數量和內容也隨之增加，檔案的記錄方式也跟以前相比變得多樣化，很多學校開始利用校園網建立檔案查閱中心，利用現代信息技術來進行檔案的管理，這樣可以讓查檔者不受空間和時間的限制，若在高校之間建立起檔案館的聯系，檔案內容還可以實現共享，這將大大提高檔案的利用率。但是，由于種種原因，目前高校檔案管理信息化的進程并不順暢。本文將從高校檔案信息化的必要性說起，對檔案信息化建設提出一些對策。

1高校檔案管理信息化的必要性

隨著高校的不斷擴招，越來越多的學生進入學校，越來越多的教學和科研活動需要被記錄下來，記錄下來的文字、圖表和影像資料都能有效地反映一個學校的辦學水平和能力，是一個學校發(fā)展的縮影。高等院校的檔案對于學校提高辦學質量，深化科學研究都具有很重要的作用。

首先，高校檔案管理信息化建設是高校進行各項工作的基礎，也是各項事業(yè)改革的發(fā)展需求。特別是這些年來，高校教育改革不斷深化，在改革當中不斷涌現的新問題、新措施，就需要記錄歸檔，越來越多的內容就要求檔案整理的速度和效率必須提高，因此，高校檔案管理的信息化也是非常必要的。

其次，高校檔案管理信息化也是將檔案管理的服務手段進行了變化。傳統(tǒng)的檔案管理服務手段已經不能跟上信息發(fā)展的步伐。而通過檔案管理的信息化，很多工作都可以通過計算機網絡來完成，大大地節(jié)省了人力和物力，不但可以讓查檔者自主查詢，不受時空限制，還省去了檔案管理者的一系列繁瑣的工作內容。比如之前所用的紙質版的檔案逐漸老化，如果采用了先進的技術手段，將檔案管理信息化，那么檔案的保存時間就不受限制，也比之前更加安全和完整。

然后，高校檔案信息化建設是適應檔案載體形式變化的需要。檔案的載體在經過了許多年的改變之后，由最初的甲骨、鐘鼎變成了現在多數以紙張為載體的形式。傳統(tǒng)的高校檔案多是以紙張為載體來進行記錄，這樣不易收集，還容易丟失，不方便加工和管理。信息化的高校檔案管理有效地避免了這一情況，它主要靠網絡、光盤等電子介質來保存檔案，其保存和處理方式都發(fā)生了重大變化。這不但有利于檔案的長期保存，還方便了高校檔案資源的開發(fā)利用。

最后，高校檔案管理信息化也是將社會與高校之間連接，讓資源得到共享，使得資源利用實現最大化，再也不用受空間和查詢方式的限制，社會各界可以根據自己不同的需求查到自己所需的資料，真正實現了信息資源的共享。

2高校檔案管理信息化的現狀及存在的主要問題

2.1思想觀念落后

高校檔案管理是現代教育的基礎，也是高校工作的重要組成部分。高校的發(fā)展有賴于檔案管理的落實。從目前的情況來看，一些高校的領導沒有樹立起現代化管理檔案的意識，缺乏對檔案管理的長遠意識，認為檔案管理并不會對教學質量有所影響。同時，很多檔案管理工作人員看到了自身與任課老師之間的差距，認為自己的工作得不到單位的重視和認可，所以按部就班，工作沒有創(chuàng)新，對自身工作缺乏責任心。這些人的一個共同點就是沒有意識到檔案管理的重要性，致使檔案管理工作得不到重視，不能與逐漸發(fā)展的辦學思想相適應。

2.2管理手段落后

由于資金等方面的不足，我國高校檔案管理信息化還處在初級階段，計算機技術的使用還有很大的局限性。多數的檔案管理工作還是依靠手工進行，這使檔案管理工作的質量和效率都得不到提高。還有很多高校雖然已經配備了計算機設備，但是由于工作人員使用水平有限，對計算機操作手法不夠熟練，所以多數還是利用傳統(tǒng)的手工進行檔案管理，現代化的設備得不到真正的利用。同時，很多高校同時建立了數據庫，庫里只有目錄沒有相應的附件，且彼此獨立，互相之間沒有連接，使得資源共享成了空談。

2.3檔案工作人員專業(yè)技能偏低

從目前的情況來看，有些高校雖已具備了檔案管理信息化的硬件條件，但是由于工作人員的知識儲備不夠，對計算機和網絡的操作能力欠佳，使得設備沒有被充分利用。對從事檔案管理的工作人員來說，他們不僅應該是專業(yè)的，還應該具有一定的計算機技術和英語能力。由于很多從事檔案管理工作人員的學歷結構、知識結構并不合理，沒有經過嚴格的信息化技術訓練，不能將信息化設備進行較好的利用，導致高校檔案管理信息化建設成為了一紙空文。

3關于高校檔案管理信息化的幾點對策

3.1強化各方面對高校檔案管理信息化重要性的認識

隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理在高校建設中的重要性逐漸顯露了出來。為了加強檔案管理信息化建設，學校應該重視檔案管理工作，針對在檔案管理工作中遇到的問題進行相關的培訓和科研活動，通過實踐、認識、再實踐、再認識的道路，將檔案管理工作做得更好。同時，學校不但從領導層面開始對檔案管理工作進行重視，也應該讓工作人員、在校學生、任課教師都認識到檔案管理的重要性。

3.2建立檔案管理信息化運行機制

檔案信息化建設的一個重要基礎就是數據庫的建立，在進行檔案管理信息化建設之前，學校應該根據自身條件和能力，充分利用校園網的設備，建立一個數據庫，并及時完善更新數據庫。檔案的真正存在意義在于利用，人們通過查閱檔案，得到更多的幫助。以前因為傳統(tǒng)檔案管理手段的局限，很多數據有了損壞或者丟失，但是當引進了信息化技術之后，電子版的檔案管理手段代替了紙質版的保存手段，這樣就增加了數據的安全性和完整性。同時，我們還可以利用信息化的手段，使得檔案的查閱和搜索變得自動化、快捷化，既節(jié)省了查閱人的時間，又提高了檔案利用的效率。

4結語

高校檔案管理工作是高校日常工作中一個重要的環(huán)節(jié)，需要得到充分的重視。校領導不但要重視檔案管理工作，并且也要讓教職工將這一工作重視起來。從事檔案管理的工作人員需要積極樹立服務意識，變傳統(tǒng)的檔案管理為新型的服務型檔案管理。同時，廣大的高校檔案管理工作者應該在工作中不斷提升自己的專業(yè)技能，學習更多的信息技術知識和英語知識，及時發(fā)現問題，不斷創(chuàng)新，將檔案管理工作做得更好。

參考文獻：

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[2]吳 菊.淺論高校檔案信息化建設面臨的問題及對策[J]．教育理論與實踐，2005，(7)：62．

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[4]甘秋歌.新時期人事檔案管理工作的重要性及創(chuàng)新模式思考[J]．楊凌職業(yè)技術學院學院，2014，2: 84-86

Research on Archives Management Informationization

in Colleges and Universities

GAN Qiu-ge

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:With continuous development of science and technology, the awareness about information in the whole society becomes more and more strong. Meanwhile, the network information technology which helps us to solve problems is gradually being introduced into all walks of life. China's education is booming, and the level and quality of school education have been significantly improved. Informationization of university records management is the basis for the modernization of university information resources, not only it improves the quality of file management, but also it is an important means of improving teaching effectiveness. But for now, there are still many problems in the construction of college archives informationization. We should raise awareness ideologically, accelerate the construction of hardware and software to improve the overall quality, and better the information work about file management.

Key words:university; file management; information technology; staff; management mechanism

中圖分類號：G271; G647

文獻標識碼：A

文章編號：1671-9131(2015)02-0088-03

作者簡介：甘秋歌(1979-)，女，陜西武功人，館員，學士，現主要從事人事檔案管理工作。

基金項目：楊凌職業(yè)技術學院院級項目“陜西省農民專業(yè)合作社檔案規(guī)范化管理模式研究”(A2014037)的研究成果

收稿日期：2014-12-16