基于WORD應用技巧的探索與實踐

時紅娟

(楊凌職業(yè)技術(shù)學院， 陜西 楊凌 712100)

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基于WORD應用技巧的探索與實踐

時紅娟

(楊凌職業(yè)技術(shù)學院， 陜西 楊凌 712100)

摘要：筆者結(jié)合自身的實踐經(jīng)驗，淺談了WORD格式排版中關于頁面獨立設置、文檔修訂及郵件合并等一些特殊的應用技巧，對從事辦公室及相關工作人員會產(chǎn)生一定的借鑒和幫助作用。

關鍵詞：頁面設置； 文檔修訂； 郵件合并

0前言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機應用技術(shù)已成為人們工作、學習和生活不可或缺的基本技能。特別是長期從事文字編輯、文檔處理、版面設計等辦公文秘人員來說，熟練操作常用辦公軟件(如OFFICE辦公自動化軟件)，掌握文檔處理的一些特殊技巧顯得尤為重要。這些技巧不僅可以便利工作，提高工作效率，更能產(chǎn)生一些圖文并茂、賞心悅目、設置合理、結(jié)構(gòu)簡明的文檔資料。筆者在楊凌職業(yè)技術(shù)學院長期從事機房管理工作，對微軟公司出品的OFFICE辦公軟件(特別是WORD)有著較為深入的探索和應用。本文主要從頁面獨立設置、文檔修訂及郵件合并等方面，談談個人對WORD辦公軟件學習與探索的幾點實踐經(jīng)驗，以供讀者參考。

1頁面的獨立設置

許多同事在制作標書、講義或各種篇幅較大的報告時，常常需要給全文每個章節(jié)設置不同的頁眉和頁腳，有時也要求封面、目錄及前導章節(jié)不允許出現(xiàn)頁碼等相關信息。而WORD提供的標準頁眉頁腳設置命令，只能實現(xiàn)所有頁面具有相同的頁眉或頁腳。因此對WORD頁面獨立設置技巧不夠熟練的人們一般會將每個章節(jié)變成一個獨立文檔，分別設置相應的頁眉和頁腳，這樣操作雖然省事，但會導致生成若干個獨立的WORD文檔，缺乏整個文檔的連貫性、整體性和全貌性。其實，完全可以通過WORD所提供的“節(jié)”命令，按照文檔編排要求，在一個文檔中完成“先分節(jié)，后設置”的設置，達到預期排版效果。具體操作如下(以WORD2010版為例)：

(1)由于WORD默認全文只有一個節(jié)。則可通過【頁面布局】→【頁面設置】→【分隔符】→【分節(jié)符類型】(如表1所示)→【下一頁】命令，使整個文檔的各個部分，如封面、寄語、目錄、各個章節(jié)、總結(jié)頁等分別變成一個個獨立的“節(jié)”。

(2)通過【插入】→【頁眉/頁腳】命令，打開頁眉頁腳編輯狀態(tài)；然后使用【設計】→【導航】中“取消”【鏈接到前一條頁眉】命令，使全文各節(jié)可顯示不同的頁眉頁腳。

表1　分節(jié)符的類型及作用

(3)凡不需要設置頁眉頁腳的如封面、寄語、目錄等“節(jié)”，就不需要對相應“節(jié)”進行設置。

(4)依次給每個節(jié)設置相應的頁眉頁腳。通過插入圖片、文字、頁碼等，使同一節(jié)所包含的頁面均自動相同。

(5)任意調(diào)整各頁的頁碼顯示。若整個文檔沒有按照正常的頁碼順序出現(xiàn)，則可進入頁眉頁腳編輯狀態(tài)后，使用【設計】→【頁眉和頁腳】→【頁碼】→【設置頁碼格式】,自由更改兩個參數(shù)：續(xù)前節(jié)或起始頁碼，使各節(jié)文檔的頁碼獨立或連續(xù)設置。

(6)通過以上操作，可使各“節(jié)”的頁眉、頁腳及頁碼獨立設置，互不影響。

2啟用修訂功能編輯文檔

WORD的“修訂”功能在修改電子文檔中非常實用。利用“修訂”功能，審閱者可以在WORD中對文檔進行批改，而保留文檔原貌；作者收到修改好的文檔后，對所作過的修改一目了然，而且可以選擇性地接受修改。應該說這比傳統(tǒng)的紙質(zhì)批改作業(yè)更勝一籌，而這一切都只需在網(wǎng)絡中利用WORD的“修改”功能進行。WORD的“修訂”工具能使審閱者對文檔所作的修改以不同的格式顯示出來，如添加的內(nèi)容顯示帶有下劃線，字體顏色不同，刪除的內(nèi)容則中間有一刪除線，與傳統(tǒng)的批改作業(yè)格式相似，且更清晰。作者則只須把鼠標放在修訂的內(nèi)容上便可以顯示出修訂者和修訂時間等基本信息。那么，如何在WORD中實現(xiàn)“修訂”功能呢？

(1)打開需要審閱或修改的WORD文件，依次點擊WORD下拉菜單欄中的“工具”→“選項”項目，此時彈出“選項”欄目的對話框(如圖1所示)。

圖1　“選項”對話框

(2)在彈出的“選項”對話框中，選擇“修訂”欄目中的“標記”、“批注框”、“打印”等選項進行設置(如圖1所示)。設置完畢，點擊“確定”即可開始對已經(jīng)打開的WORD文件進行修改或?qū)忛?。如果是多人對同一作業(yè)進行修訂或?qū)忛啠瑸閰^(qū)別不同審閱者的標記，還需要對“修訂”的格式進行設置(如同不同的修訂者持不同顏色的筆對同一作業(yè)進行修改)。此時，在圖1所示的對話框中進入“修訂”格式設定相應欄目對話框。審閱者可以根據(jù)自己的風格，設置不同類型的“刪除”標記線和標記顏色；設置不同類型的“插入文字”標記線和文字顏色等。

(3)例如將“實現(xiàn)百縣千企聯(lián)姻工程，爭創(chuàng)全國一流職業(yè)大學”修改成“深化百縣千企聯(lián)姻工程，爭創(chuàng)全國一流職業(yè)大學”，在文檔中，要將“實現(xiàn)”改成“深化”。修改過程與普通的WORD文件編輯沒有任何區(qū)別，只是計算機自動將修訂者刪除的內(nèi)容以不同于原文字體顏色的刪除線顯示，增加的內(nèi)容以和不同于原文的字體顏色和下劃線顯示。若將鼠標移到所作修改的文字上，計算機還會顯示修訂者的相關信息，包括修訂者(計算機用戶名)、修訂時間及修訂內(nèi)容。修改行的左邊(或右邊，這與上面的選項中的設置有關)會顯示一條醒目的豎線，即用“修改過的行”標記來提醒原作者注意。在顏色選擇時如果選擇“作者”，則按照不同修訂者顯示不同的顏色，一般第一修訂者所作修訂顯示為紅色，第二修訂者的修改為藍色。如果選擇了某一種固定的顏色，則所有修訂者所作修訂都以同一顏色顯示。這里所指的修訂者是指安裝OFFICE時輸入的用戶名，一般一臺計算機對應一位修訂者。

作者收到審閱后的文檔，所看到的是用不同顏色批注過的WORD文件(如同教師批改過的作業(yè)本)。作者可以根據(jù)自己的見解，選擇性的對審閱者的修改接受或拒絕。具體操作如下：

(1)打開審閱過的WORD文件，將“審閱”工具欄選出來，如圖2所示。

圖2　“審閱”工具欄

(2)點擊“審閱”工具欄中的“接受所選修訂”或“拒絕所選修訂”按鈕。在文件格式上，有三種方案可供選擇：選擇“突出顯示”按鈕，然后選擇要突出顯示的修訂內(nèi)容，則所作修訂與原文不同格式顯示；選擇“原始狀態(tài)”，則保持原文，所作的修改都不顯示。在文件內(nèi)容方面，也有三種方案可供選擇：如果想逐一查看，則點擊第一處修改：“實現(xiàn)”的刪除，點擊“接受所選修訂”按鈕，則“實現(xiàn)”字消失。光標自動查找到下一修訂處，即“深化”字，點擊“接受所選修訂”，則“深化”字顯示格式與原文相同。如果作者對修改很滿意，可以直接點擊“接受文檔所做的所有修訂”，則全文格式不變，內(nèi)容是修改過后的內(nèi)容。如果感覺全文修改的不好，想全部保留自己原來的觀點，可以選擇“拒絕對文檔所做的所有修訂”，則全文不做任何修改。點擊“審閱”工具欄中的“審閱窗格”按鈕，將文檔所作的修改全部列于頁面下方。

3“郵件合并”功能的使用

在實際應用中，筆者經(jīng)常會遇到批量生成錄取通知書、學生證、成績報告單、獲獎證書、請柬等現(xiàn)象，這些證件一般可通過WORD郵件合并功能快捷生成。下面以A6大小的工作證為例，淺述其制作過程：

(1)制作主文檔。先在空白的WORD文檔中，設置紙張大小(即A6大小，14.85cm×10.5cm)，上下左右頁邊距均設置1 cm。然后根據(jù)工作證所需欄目插入表格，制作工作證樣本，填寫固定不變的信息內(nèi)容，并設置【表格屬性】→【選項】→【取消自動重調(diào)尺寸以適應內(nèi)容】，同時設置表格為【自動調(diào)整】→【固定列寬】，預留出空白數(shù)據(jù)區(qū)域并保存。

(2)在EXCEL中創(chuàng)建數(shù)據(jù)源。在EXCEL中創(chuàng)建二維表，字段分別為姓名、性別、年齡……等，對應字段完成表格信息?？稍陬A留的“照片”區(qū)域或新生成的固定位置的“無邊框色無填充色的文本框”中插入照片域。具體操作為先【插入】→【文檔部件】→【域】打開對話框，選擇【IncludePicture】域，在對話框中任意輸入文件名，例為ABC即可。將所有的照片均以其身份證號命名，例：610403199001010011.jpg格式。EXCEL中創(chuàng)建數(shù)據(jù)源中包含所有的數(shù)據(jù)區(qū)域列表，其中的“照片”字段應輸入所有的照片的文件名。若數(shù)據(jù)量較大，可通過EXCEL公式自動求出照片的文件名(=身份證號所在的列&“.JPG”自動生成)，并保存。

(3)郵件合并。首先，打開主文檔，使用【郵件】→【選擇收件人】→【使用現(xiàn)有列表】打開剛制作好的數(shù)據(jù)源。按格式指定的位置使用【郵件】→【插入合并域】插入相應的數(shù)據(jù)源字段；其次，在主文檔中，按ALT+F9，將剛插入的照片域切換成域代碼，選中其中的“ABC”，并使用【郵件】→【插入合并域】，使“ABC”被替換為正確的如“照片”相應字段名，例，將原存在的ABC變更為{MERGEFIELD 照片}；最后，通過【郵件】→【完成并合并】→【編輯單個文檔】等命令，合并生成最終的郵件合并文檔。

4結(jié)語

通過筆者在實踐應用中的不斷應用與探索，總結(jié)歸納出了WORD的頁面獨立設置、文檔修訂、郵件合并等三種應用技巧，提供給廣大讀者，相信對從事辦公室及相關工作人員有一定的借鑒和幫助作用。

參考文獻：

[1]弓有輝.計算機應用基礎[M].北京：中國鐵道出版社，2010.

[2]弓有輝.計算機應用基礎上機指導與實訓[M].北京：中國鐵道出版社，2010.

[3]段智毅.計算機應用基礎[M].西安：陜西師范大學出版社，2012.

Analysis on Special Typesetting Skills of WORD

SHI Hong-juan

(Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:Combined with practical experience, the author illustrated some special skills of page independent setting, revised document and email merging in WORD typesetting, in order to help personnel in office work.

Key words:page setting; document revision; email pooling function

中圖分類號：TP391.12

文獻標識碼：A

文章編號：1671-9131(2015)02-0076-03

作者簡介：時紅娟(1976-)，女，陜西華縣人，高級實驗師，主要從事計算機實驗實訓指導與管理工作。

收稿日期：2014-09-23