Interlib集群系統(tǒng)中讀者管理的應(yīng)用實(shí)踐與思考

黎玲

摘要：結(jié)合醫(yī)務(wù)圖書館工作實(shí)踐，介紹interlib集群系統(tǒng)中讀者管理的功能應(yīng)用、特點(diǎn)，以及涉及該系統(tǒng)在上海市公共衛(wèi)生臨床中心圖書館讀者管理的實(shí)際應(yīng)用與遇到的問題，并針對問題提出解決方法。

關(guān)健詞：interlib系統(tǒng) 讀者管理 應(yīng)用實(shí)踐

1 概述

上海市公共衛(wèi)生臨床中心前身為上海租界華人隔離醫(yī)院，經(jīng)過百年發(fā)展，正逐步發(fā)展成具有較強(qiáng)臨床水平和科研力量的研究型醫(yī)院，研究型醫(yī)院須有一流的圖書館作為保障。為了更好地提升醫(yī)院醫(yī)務(wù)圖書館管理和服務(wù)水平，適應(yīng)總院和分院的圖書館發(fā)展格局，該院圖書館在2012年將原有的圖書館自動(dòng)化集成ILAS2.0系統(tǒng)升級為第三代圖書館自動(dòng)化interlib管理系統(tǒng)。經(jīng)過三年的實(shí)踐操作和實(shí)際使用，現(xiàn)將該系統(tǒng)中讀者管理的使用情況與存在的問題作分析并提出對策，供同行參考。

2 Interlib系統(tǒng)介紹

Interlib圖書館集群管理系統(tǒng)是全新的第三代圖書館自動(dòng)化軟件，它作為資源共建共享新的載體形式，打破了各圖書館單位所有，條塊分割的局面，可將區(qū)域內(nèi)圖書館群或高校多個(gè)校區(qū)的圖書館作為一個(gè)整體進(jìn)行管理，從而達(dá)到資源共建共享、合理配置和圖書館之間互相合作的目的[1]。Interlib還能通過Internet網(wǎng)絡(luò)與讀者連接，使讀者足不出戶就可以完成圖書館的書籍查詢以及對所借圖書的續(xù)借，目前本館實(shí)行免費(fèi)為臨床主任將網(wǎng)絡(luò)所選書籍送上科室的服務(wù)，極大的為讀者節(jié)省時(shí)間、方便閱讀。

3 Interlib系統(tǒng)中讀者管理的功能應(yīng)用、特點(diǎn)

Interlib系統(tǒng)中讀者管理，有添加、修改、刪除、查詢讀者相關(guān)信息的功能；可進(jìn)行常規(guī)讀者證事務(wù)的操作及讀者相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。讀者管理工作是圖書館做好各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，是圖書館管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

3.1 設(shè)置正確參數(shù)有利于讀者管理工作

辦理讀者證之前，必需先設(shè)定正確的相關(guān)參數(shù)，與之相關(guān)的參數(shù)是讀者流通類型和辦證費(fèi)用參數(shù)[2]。該功能的特點(diǎn)參數(shù)設(shè)置簡單、易用。

3.1.1 讀者流通類型參數(shù)設(shè)置

讀者流通類型參數(shù)主要對讀者類型代碼、分館代碼、可用標(biāo)識、館際可用標(biāo)識、讀者類型進(jìn)行設(shè)置。根據(jù)本院職工的情況，將讀者分為主任、醫(yī)生、護(hù)士、醫(yī)技人員、行政人員、后勤、進(jìn)修醫(yī)生和學(xué)生、臨時(shí)人員。將參數(shù)設(shè)定如表1。

3.1.2 辦證費(fèi)用參數(shù)設(shè)置

在進(jìn)行讀者證管理時(shí)根據(jù)讀者流通中設(shè)置相應(yīng)的驗(yàn)證費(fèi)、服務(wù)費(fèi)、管理費(fèi)金額。本館根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況靈活處理讀者管理中遇到的各種收費(fèi)情況。

3.2 Interlib系統(tǒng)中讀者數(shù)據(jù)庫的建立

讀者數(shù)據(jù)的完整性是圖書館館員進(jìn)行讀者分析的基礎(chǔ)，建立完善的讀者數(shù)據(jù)庫能推動(dòng)該院圖書館順利開展流通服務(wù)。interlib集群系統(tǒng)為該院讀者建庫后，方可憑證享有流通、文獻(xiàn)傳遞等相關(guān)事務(wù)功能。根據(jù)上述參數(shù)設(shè)定好后系統(tǒng)可進(jìn)入“流通→讀者管理→讀者管理”，如圖1。

3.2.1添加讀者信息

按照上圖系統(tǒng)操作，單擊“錄入新證，輸入讀者相關(guān)信息后保存，系統(tǒng)會提示收取押金及辦證費(fèi)用，根據(jù)本館的實(shí)際情況：本院正式職工免費(fèi)辦理，進(jìn)修醫(yī)生、學(xué)生、臨時(shí)人員收取100元押金。單擊“確定”，完成該館讀者的新證辦理。

3.2.2 修改和刪除讀者信息

首先要進(jìn)行讀者信息查詢，然后對查詢出的信息進(jìn)行修改或刪除記錄。操作步驟如同添加讀者信息，但是不能修改讀者證號、證狀態(tài)，因?yàn)樽x者證號是讀者信息的唯一標(biāo)志。另外，讀者若有圖書未歸還，系統(tǒng)還會提示該讀者有圖書未還，請歸還后再修改或刪除。這樣可以避免本圖書館固定資產(chǎn)的遺失問題。

3.2.3 查詢讀者信息

Interlib系統(tǒng)可按讀者證號、姓名查詢及身份證進(jìn)行查詢。本館主要是方便進(jìn)修醫(yī)生、學(xué)生等臨時(shí)讀者，前來借閱圖書時(shí)忘記教育科發(fā)放的工號，進(jìn)行查詢。

3.3 Interlib系統(tǒng)可將讀者快速、批量導(dǎo)入

為了便于讀者信息的著錄，本館可以將讀者相關(guān)信息一次性填寫在excel電子表格中或?qū)⒈驹喝耸驴铺峁┑恼铰毠は嚓P(guān)excel表，在interlib系統(tǒng)中將讀者批量倒入，這樣可以為館員一個(gè)個(gè)輸入讀者相關(guān)信息節(jié)省時(shí)間，極大地提高辦理借閱證的效率。

3.4 Interlib系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)讀者各類數(shù)據(jù)操作簡單、方便

根據(jù)該館的實(shí)際情況，館員一般設(shè)定讀者類型、讀者狀態(tài)、入檔時(shí)間進(jìn)行讀者查詢，可以查詢到某時(shí)間段新增的讀者類型。另外，按讀者類型，可以方便、清晰、直觀地統(tǒng)計(jì)讀者的借還書人次，以該館2012-1-1為起始時(shí)間2014-12-18為終止時(shí)間對該院所有讀者進(jìn)行借還書人次統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果如圖2。

根據(jù)以上結(jié)果顯示：近三年，該館醫(yī)生借還書人次達(dá)991人，醫(yī)技人員：698人、主任：364人，行政人員：285，護(hù)士：255人，從圖表上可以了解到本館各類讀者的借閱情況，根據(jù)各種讀者借還人數(shù)統(tǒng)計(jì)數(shù)，采訪人員在采訪圖書過程中會調(diào)整、有針對性的購買圖書。其次，這些數(shù)據(jù)便于館員年終匯總和分析，為決策人提供可靠真實(shí)的信息。

4 Interlib系統(tǒng)在實(shí)際操作中遇到的問題及解決方法

4.1 建立讀者數(shù)據(jù)庫中遇到的問題及解決方法

4.1.1 讀者信息錄入不規(guī)范、不準(zhǔn)確

由于院圖書館工作人員僅2人，以往建庫讀者較多，信息錄入工作量大，且要逐一錄入，錄入時(shí)間又比較集中，所以工作人員錄入讀者信息時(shí)，只錄入了“主證號、姓名、性別、職稱”幾項(xiàng)重點(diǎn)參數(shù)。讀者錄入的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確性，造成部分讀者信息模糊甚至錯(cuò)誤，常有讀者借閱證無法使用的現(xiàn)象，給館員也帶來了不必要的麻煩，部分讀者信息必須重新錄入。

針對這一問題，通過工作人員的反復(fù)摸索終于找到了解決方法：大量讀者錄入可將excel表格讀者信息批導(dǎo)入，由原來只有讀者證號、姓名、性別、職稱4個(gè)參數(shù)的信息增加至28個(gè)參數(shù)，有效地囊括了讀者全面詳細(xì)記錄。這樣既節(jié)省大量的建庫時(shí)間，又保證讀者數(shù)據(jù)的完整性。

4.1.2 讀者數(shù)據(jù)庫更新過慢

本圖書館由于所處位置（科研樓三樓）相對比較封閉，與行政部門缺少聯(lián)系，本院職工崗位調(diào)整、職稱變化、新員工報(bào)到等信息變化未能及時(shí)獲取，導(dǎo)致讀者數(shù)據(jù)庫更新過慢、讀者信息不準(zhǔn)確。同時(shí)，讀者數(shù)據(jù)庫存在一些過期和失效（臨時(shí)人員、進(jìn)修醫(yī)生）的信息未得到及時(shí)的刪除。該館常有新職工無法正常借閱、主任借閱數(shù)量需要修改的現(xiàn)象、進(jìn)修醫(yī)生臨時(shí)卡還是之前讀者的姓名。這些給流通工作人員和讀者都帶來了極其的不便。筆者分析了導(dǎo)致這種情況的主要原因：醫(yī)務(wù)圖書館缺乏與相關(guān)職能科室（人事科、信息科）信息銜接。

針對上述問題，筆者積極主動(dòng)與相關(guān)職能科室聯(lián)系，將有關(guān)人事更新數(shù)據(jù)定期發(fā)送圖書館郵箱，以便做好更新讀者數(shù)據(jù)工作。另外，館員應(yīng)多參加讀者數(shù)據(jù)庫培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流，要全面掌握讀者數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)及各字段的意義，要知道做什么、怎么做的同時(shí)，還要知道為什么這樣做，從而強(qiáng)化具體操作的規(guī)范化意識、責(zé)任心及實(shí)際工作中解決問題的能力[3]。

4.2 讀者批導(dǎo)入不成功的問題及解決方法

按照人事科提供的該院職工相關(guān)信息excel表格，進(jìn)行批處理，將讀者倒入interlib系統(tǒng)，總會顯示失敗，經(jīng)過多次嘗試，找到了批處理讀者失敗的原因。

Interlib系統(tǒng)功能，只能導(dǎo)入Microsoft Excel 格式的讀者文件，非此類型文件，不能導(dǎo)入。在實(shí)際操作中由于其計(jì)算機(jī)上安裝的office 2007其excel表格為xlsx文件，需要另存為xls，方可執(zhí)行導(dǎo)入。

此數(shù)據(jù)導(dǎo)入操作共為分三步。①選擇導(dǎo)入文件。②選擇Excel中的工作表。③選擇對應(yīng)的字段名。實(shí)際操作中由于excel文件中有“讀者清單”標(biāo)題，無法選擇對應(yīng)的字段，需要將標(biāo)題行刪除后，將文件提交，文件提交后可選擇對應(yīng)的字段。

導(dǎo)入前先在Excel里設(shè)置好以下字段的類型：時(shí)間（YYYY-MM-DD）、數(shù)字（數(shù)字類型）。由于實(shí)際操作時(shí)間格式寫成2012.12.5，顯示無法成功轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，如圖3。

5 總結(jié)

總之，Interlib系統(tǒng)中讀者管理是圖書館管理的一個(gè)重要內(nèi)容，該系統(tǒng)給該館讀者管理帶了很大的便利，全面的了解和掌握了系統(tǒng)讀者管理的功能與特點(diǎn)，實(shí)際工作中我們還需要不斷地發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)反饋問題，才有助于系統(tǒng)的完善， 實(shí)現(xiàn)讀者數(shù)據(jù)化，這樣才能有力地促進(jìn)圖書館各項(xiàng)工作的開展，使圖書館發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]常彥峰，孔云.Interlib在云南高校圖書館文獻(xiàn)信息資源共建共享中的應(yīng)用研究[J].河南圖書館學(xué)刊，2014，05：115-117.

[2]Interlib圖書館集群自動(dòng)化管理系統(tǒng)手冊[M].

[3]梁麗玲，梁麗萍.高校圖書館讀者數(shù)據(jù)庫的管理及應(yīng)用[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006，15：46-47.