淺談檔案工作者的素質(zhì)要求

孫雪梅

摘要：檔案工作者的素質(zhì)決定了檔案工作的質(zhì)量。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)信息社會(huì)的到來，對(duì)檔案信息的安全性有了較高的要求。檔案管理工作，也不再只是以往機(jī)械重復(fù)的資料收集、整理分析，因此，對(duì)于檔案工作者的各方面素質(zhì)都有了新的要求。本文首先分析目前狀況；然后從檔案工作者應(yīng)該具備的基本素質(zhì)入手，做了詳細(xì)論述。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案 知識(shí)信息 檔案管理 素質(zhì)要求

檔案管理是一項(xiàng)重要的后勤服務(wù)保障工作，而做好檔案管理工作必須要有一批高素質(zhì)的檔案管理人才。大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，為檔案管理工作模式的創(chuàng)新提供了新的技術(shù)支持，但同時(shí)也提高了對(duì)檔案工作者的素質(zhì)要求。

1 檔案工作者目前的狀況分析

在某些單位，大部分是兼職檔案人員，知識(shí)面較窄，思路不開闊，專業(yè)知識(shí)老化，計(jì)算機(jī)水平低，對(duì)于知識(shí)信息時(shí)代的檔案管理，缺乏必要的技能。檔案管理，是一種服務(wù)保障工作，其工作內(nèi)容相對(duì)來說比較枯燥，這就導(dǎo)致不少檔案管理工作者缺乏工作熱情，甚至一些檔案管理人員，是在崗位上混日子，對(duì)于檔案管理的技術(shù)和方法，總結(jié)創(chuàng)新不足，職業(yè)修養(yǎng)比較低。從一些單位的領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際情況來看，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，沒有配置相應(yīng)的財(cái)力、人力資源，并且對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理工作者能力要求不高，平時(shí)的職業(yè)技能培訓(xùn)不足，檔案工作者學(xué)習(xí)時(shí)間少、待遇偏低、致使思想保守封閉，工作不安心，沒有持續(xù)學(xué)習(xí)不斷提高檔案管理技能的動(dòng)力。檔案設(shè)備設(shè)施不全、落后，檔案工作仍采用手工操作，耗時(shí)耗力。

2 檔案工作者的素質(zhì)要求

2.1 政治思想素養(yǎng) 首先，具有深厚的政治修養(yǎng)。檔案人員必須具有正確的政治方向和高度社會(huì)公民意識(shí)，積極學(xué)習(xí)黨的先進(jìn)理論和指導(dǎo)思想，當(dāng)前，社會(huì)思潮不斷變化，人們的價(jià)值觀念和思想認(rèn)識(shí)也處在不斷變化之中，因此，檔案管理人員要不斷提高自身的政治修養(yǎng)，擁護(hù)黨的方針和路線，把自身的政治思想，在實(shí)際工作過程中不斷落實(shí)。第二，檔案管理工作者，要具有敏銳的政治洞察力，把握好政治領(lǐng)域的主流價(jià)值觀，做好本職工作，要辨明是非，自覺抵制不良思想的影響。第三，檔案工作者肩負(fù)著保守秘密的責(zé)任，對(duì)于自己掌握的一些信息和機(jī)密，要做到不該說的堅(jiān)決不說，要切實(shí)做好保密工作。

2.2 職業(yè)道德素質(zhì) 第一，熱愛檔案工作。檔案工作者要愛崗敬業(yè)，以一種榮耀感來從事檔案工作，努力工作，不斷提高自身的檔案管理技能水平。第二，腳踏實(shí)地、扎實(shí)工作。在日常檔案管理工作過程中，要不斷提高自身的實(shí)際工作技能，多動(dòng)手鍛煉，學(xué)習(xí)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的技巧，提高工作效率。要發(fā)揚(yáng)精益求精、刻苦鉆研、一絲不茍的精神，注重保護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)，要對(duì)所管理的檔案負(fù)責(zé)任，發(fā)現(xiàn)資料不準(zhǔn)確或者有遺漏的，要及時(shí)和管理部門以及檔案所有者溝通。第三，滿腔熱情的服務(wù)意識(shí)。檔案工作的最后環(huán)節(jié)，主要是服務(wù)。具體來說，就是以專業(yè)的知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，為檔案的使用者提供及時(shí)便捷高效的服務(wù)，提高檔案資源的使用效率，在服務(wù)過程中，要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，注意微笑服務(wù)，提高檔案使用者的滿意度，在平凡的工作崗位上默默無聞、兢兢業(yè)業(yè)。

2.3 扎實(shí)過硬的專業(yè)知識(shí)水平和寫作能力素質(zhì) 檔案工作者不僅要具備檔案學(xué)理論知識(shí)，還要熟悉與掌握同檔案工作相關(guān)理論、文化知識(shí)，尤其是在檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)上，檔案工作者的職業(yè)判斷能力往往決定檔案的價(jià)值取向與存毀命運(yùn)。當(dāng)檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)出現(xiàn)問題時(shí)，工作中就會(huì)出現(xiàn)漏洞，沒辦法補(bǔ)救。因此，在各個(gè)方面要具有良好的素質(zhì)才能勝任。同時(shí)，還要懂得一些專業(yè)的法律法規(guī)，能夠把檔案政策和檔案知識(shí)靈活運(yùn)用到檔案業(yè)務(wù)工作中。檔案工作者必須和文字打交道，所以要不斷提高寫作能力水平，只有具備了較強(qiáng)的文字功底，單位的組織沿革、大事記、文件匯編、編纂史志等編研材料，才能豐富單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

2.4 健康平和的心里素質(zhì) 檔案人員是幕后工作者，是默默無聞的無名英雄，承擔(dān)著為他人做嫁衣的任務(wù)。檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)眼里往往是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，檔案人員的地位相對(duì)比較低下，甚至被認(rèn)為是沒有技術(shù)含量的機(jī)械勞動(dòng)。針對(duì)檔案人員價(jià)值難以被認(rèn)同的現(xiàn)象，檔案工作者更應(yīng)該樹立信心，平衡心態(tài)，肯定自身價(jià)值，以實(shí)際行動(dòng)為檔案人員贏得一份尊重。

2.5 具備溝通協(xié)調(diào)的素質(zhì) 從檔案內(nèi)容上看，文件類型囊括了行政管理、黨委管理、專業(yè)技術(shù)管理、安全生產(chǎn)管理、后勤管理等各方面，涉及了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各處室、各學(xué)科的內(nèi)容。檔案工作者要經(jīng)常深入各部門、各處室熟悉情況，了解各業(yè)務(wù)的工作流程和發(fā)展動(dòng)態(tài)，在實(shí)際工作中，往往要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)能力，善于靈活處理各種關(guān)系，增強(qiáng)協(xié)作意識(shí)，發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神，形成協(xié)調(diào)合力。

2.6 掌握必備的計(jì)算機(jī)多媒體使用技術(shù) 現(xiàn)代很多單位的檔案逐漸開始向電子化過渡，電子化檔案的管理，對(duì)于檔案管理者的計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的要求。電子檔案所包含的內(nèi)容和信息較多，在管理過程中，需要認(rèn)真細(xì)心地轉(zhuǎn)化和存儲(chǔ)。在用戶使用電子檔案時(shí)，可以隨時(shí)查閱，并且通過互聯(lián)網(wǎng)，還可以實(shí)現(xiàn)異地檔案信息資料的查詢。因此，檔案管理者，要掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)會(huì)使用專業(yè)的檔案管理軟件，提高電子檔案管理工作的效率。

3 有效提高檔案管理工作者素質(zhì)的一些建議

3.1 檔案工作者要努力提高自身水平 在日常檔案管理過程中，要不斷學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，并結(jié)合實(shí)踐，進(jìn)行創(chuàng)新，提高工作技能，同時(shí)，還要學(xué)習(xí)外界比較先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷地汲取新鮮血液，拓展個(gè)人的視野，發(fā)揮個(gè)人工作的主動(dòng)精神。

3.2 檔案工作者要具有開拓創(chuàng)新精神 社會(huì)在進(jìn)步，檔案工作者也必須適應(yīng)時(shí)代的變化，必須視野開闊，不斷解放思想，開拓進(jìn)取，只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作提出的新要求，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，保持全新的思維，樹立全新的理念。密切關(guān)注最新動(dòng)態(tài)，密切跟蹤檔案工作發(fā)展，不斷推陳出新。

3.3 檔案工作者熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)能力 當(dāng)今計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化替代了傳統(tǒng)的手工操作，實(shí)現(xiàn)了向計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，也出現(xiàn)了新的現(xiàn)代化辦公手段。提供利用者不僅僅限于紙質(zhì)檔案，而是電子文檔。因此，我們檔案工作者一定要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)知識(shí)，能有效促進(jìn)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的管理，并通過網(wǎng)絡(luò)傳播檔案信息。通過迅速收集信息，確保信息的安全和完整，最大效率地運(yùn)用檔案信息，最大限度地為檔案利用者查詢所需的信息。

3.4 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn) 根據(jù)不同狀況的需求，采取不同的培訓(xùn)方式和內(nèi)容，幫助檔案工作者及時(shí)更新知識(shí)，提高技能。從理論培訓(xùn)和技能培訓(xùn)著手，從本單位的實(shí)際工作出發(fā)，考慮檔案工作者實(shí)際水平的實(shí)際情況，采用靈活多樣的教育培訓(xùn)形式?？偨Y(jié)檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力扎實(shí)的工作人員，為塑造復(fù)合型檔案人才搭建一個(gè)更廣的平臺(tái)。明確檔案管理工作職責(zé)。嚴(yán)格按照檔案管理辦法和上級(jí)規(guī)定對(duì)日常的收發(fā)文、宣傳材料、案件材料等檔案材料進(jìn)行收集、整理、建檔和保管，確保檔案管理工作有章可循。做好檔案的借閱登記工作，防止檔案丟失，保證案卷的齊全完整，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出處理過期檔案的建議。嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，未經(jīng)允許不得隨意外借，復(fù)印及向他人泄露檔案內(nèi)容。

3.5 努力搭建激勵(lì)機(jī)制 檔案工作一般看來比較枯燥乏味，總覺得是日常文件的歸納和整理而已?？偸钦`解檔案工作不突出，不重要。通過制定相應(yīng)的制度，建立激勵(lì)機(jī)制，使檔案工作者享受一系列的公正公平待遇，激發(fā)檔案工作者的熱情，積極發(fā)揮創(chuàng)造力，把檔案工作業(yè)務(wù)作為考核的一部分。強(qiáng)化檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感。要求檔案人員不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，快速適應(yīng)檔案發(fā)展的要求。

3.6 完善檔案規(guī)整管理體制 對(duì)從檔案的收集、整理、歸檔到保管、利用等過程均提出明確要求，配全檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)立專用檔案室，配備文件柜，確保檔案室的防光、防盜、防鼠、防蟲等“八防”措施到位。強(qiáng)化日常管理。在檔案管理中注重分類匯總，統(tǒng)一管理，做到統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)卷皮，統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)文件目錄，統(tǒng)一案卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一編寫卷號(hào)，做到“能存能查、易查易用”，實(shí)現(xiàn)檔案的制度化管理。充分發(fā)揮檔案功能價(jià)值。在保證檔案安全、不泄密的前提下，為相關(guān)科室工作提供了及時(shí)服務(wù)和可靠依據(jù)，有效提高工作效率。

4 結(jié)束語

檔案管理工作者素質(zhì)的高低，對(duì)于檔案管理水平有著十分重要的影響，這就需要檔案管理者經(jīng)常進(jìn)行知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，用知識(shí)武裝頭腦，才能適應(yīng)不斷變化的檔案管理工作。

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