醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理

王　清，李玉琴（新疆醫(yī)科大學(xué)第六附屬醫(yī)院，烏魯木齊830002）

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醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理

王清，李玉琴
（新疆醫(yī)科大學(xué)第六附屬醫(yī)院，烏魯木齊830002）

〔摘要〕醫(yī)院行業(yè)是科技含量較高的行業(yè)，在醫(yī)療實(shí)踐活動(dòng)中，對(duì)醫(yī)療設(shè)備的投入也越來(lái)越大，這些設(shè)備在疾病的診斷、治療、科研、教學(xué)工作中起著重要的作用。如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)療、科研、教學(xué)中的作用是醫(yī)院管理者面臨的重要課題，有著十分重大的意義。

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)療部門(mén)；醫(yī)療設(shè)備檔案；制度化；規(guī)范化管理

1　醫(yī)療設(shè)備檔案的含義

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院在購(gòu)置設(shè)備過(guò)程中形成文字材料，它主要包含了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：（1）各種文件：如設(shè)備申請(qǐng)材料、可行性論證報(bào)告、有關(guān)調(diào)查材料、批復(fù)文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標(biāo)記錄、定貨合同、協(xié)議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發(fā)票影印件；裝箱清單、操作使用說(shuō)明書(shū)、廠家提供的安裝圖紙；（4）開(kāi)箱報(bào)告、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（5）設(shè)備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（6）人員培訓(xùn)記錄、設(shè)備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄；（7）設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及處置結(jié)果。

2　建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為醫(yī)院的醫(yī)療器械委員會(huì)的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類(lèi)型設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。目前市場(chǎng)上先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，在引進(jìn)時(shí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家將會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的論證，包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益等等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。醫(yī)療設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中，一些零部件會(huì)磨損、松動(dòng)，出現(xiàn)故障，將會(huì)影響設(shè)備的精度、性能和工作效率。這必須要維護(hù)和檢修。在維護(hù)和檢修的過(guò)程中，醫(yī)療設(shè)備檔案是重要的參考資料，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

設(shè)備檔案的形成過(guò)程涉及到設(shè)備從立項(xiàng)申請(qǐng)到最終報(bào)廢，其時(shí)間周期長(zhǎng)，中間環(huán)節(jié)多，參與人員較多。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理是一項(xiàng)工作量相當(dāng)大的工作，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的重要組成部分。設(shè)備檔案詳細(xì)記錄了設(shè)備的性能和技術(shù)指標(biāo)，有助于工程師了解設(shè)備性能、熟悉設(shè)備的使用方法、合理地使用和維修設(shè)備，有助于提高設(shè)備的使用率和完好率。設(shè)備檔案記載了設(shè)備在醫(yī)院的全過(guò)程，可以對(duì)它進(jìn)行分析和綜合評(píng)價(jià)，為設(shè)備的效益分析提供科學(xué)依據(jù)；為設(shè)備的引進(jìn)、合理選型及設(shè)備的報(bào)廢提供依據(jù)。

3　醫(yī)療設(shè)備檔案的統(tǒng)一管理

醫(yī)療設(shè)備檔案的特點(diǎn)及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。醫(yī)療設(shè)備檔案有其特殊性:一是檔案材料多，歸檔時(shí)間長(zhǎng)。購(gòu)置一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備，從論證、購(gòu)置到安裝將會(huì)形成大量資料，設(shè)備使用和維修直至報(bào)廢，有一個(gè)很長(zhǎng)的周期。二是多樣性，醫(yī)療設(shè)備有國(guó)產(chǎn)的、進(jìn)口的，檔案材料勢(shì)必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、光盤(pán)等。三是檔案使用牽涉多個(gè)科室，使用多。特別是設(shè)備的安裝手冊(cè)、操作手冊(cè)和維修說(shuō)明書(shū)等一類(lèi)材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價(jià)值。目前，我院的醫(yī)療設(shè)備檔案由器械科統(tǒng)一管理。

4　加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

4.1建立完善的管理體系

設(shè)備檔案的管理必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則，確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確。醫(yī)療設(shè)備檔案工作必須納入醫(yī)院設(shè)備管理工作中，與設(shè)備計(jì)劃管理、設(shè)備采購(gòu)、使用等工作緊密結(jié)合，保證設(shè)備文件的完整和準(zhǔn)確。我院將設(shè)備檔案管理工作作為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入器械科對(duì)使用科室的目標(biāo)考核（操作人員的使用記錄占設(shè)備考核總分的20%）。明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時(shí)，要做好日常設(shè)備記錄；每次使用后，要將使用情況認(rèn)真做好記錄；將整理好的記錄上報(bào)給設(shè)備科管理人員，檔案管理員就必須收集好以上各種資料，并進(jìn)行整理、分類(lèi)編號(hào)、編制檢索目錄、建立卷宗、定期整理、統(tǒng)計(jì)分析、做好借用登記、限期歸還，確保設(shè)備檔案資料的完整。在全院形成一個(gè)有效的管理體系。

4.2確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個(gè)部分組成：設(shè)備申購(gòu)過(guò)程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中積累的文件如維修資料。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購(gòu)到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作。

4.3建立健全歸檔制度

首先要明確管理范圍。對(duì)于二級(jí)甲等以上醫(yī)院，凡是1萬(wàn)元以上的教學(xué)、醫(yī)療、科研儀器設(shè)備，均要建立設(shè)備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設(shè)備，在其選購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、報(bào)廢等全過(guò)程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)技術(shù)資料，均應(yīng)歸檔保存。設(shè)備檔案主要形成于申購(gòu)過(guò)程與運(yùn)行過(guò)程。申購(gòu)過(guò)程中形成的檔案主要包括設(shè)備論證報(bào)告表、醫(yī)院醫(yī)療器械委員會(huì)批復(fù)、醫(yī)院黨委會(huì)通過(guò)文件、政府采購(gòu)計(jì)劃報(bào)批表、招標(biāo)的有關(guān)資料、購(gòu)銷(xiāo)合同、協(xié)議書(shū)、衛(wèi)生資源配置許可證裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備安裝使用說(shuō)明、維修手冊(cè)及其他隨機(jī)技術(shù)資料等。

享受?chē)?guó)家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，還有海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書(shū)、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、商檢報(bào)告等。

運(yùn)行過(guò)程中形成的檔案主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄、使用率和完好率記錄、每年的經(jīng)濟(jì)效益分析、最終的報(bào)廢表等。這些資料均需歸入設(shè)備檔案。

總之，醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理水平的好壞，會(huì)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)學(xué)治療水平產(chǎn)生重要影響。與此同時(shí)，醫(yī)療設(shè)備的管理狀態(tài)也會(huì)對(duì)醫(yī)院自身的運(yùn)營(yíng)成本產(chǎn)生直接影響。以積極主動(dòng)、周到的服務(wù)來(lái)保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮設(shè)備檔案的作用，以此來(lái)促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備管理工作，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的進(jìn)行。

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［3］ 陳娟.如何搞好醫(yī)療設(shè)備檔案的管理[J].浙江檔案，2006，（9）：35.

收稿日期：2015-06-04

〔中圖分類(lèi)號(hào)〕G271

〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕A

〔文章編號(hào)〕1002-2376（2015）10-0060-02