淺談醫(yī)院物資采購管理中存在的問題及改進措施

趙永強，童學(xué)中，李 燕，張傳新

淺談醫(yī)院物資采購管理中存在的問題及改進措施

趙永強，童學(xué)中，李 燕，張傳新

近年來，醫(yī)療成本高是導(dǎo)致看病難和看病貴的主因之一，加劇了醫(yī)患關(guān)系緊張。藥占比、耗材占比居高不下推高了醫(yī)療成本，醫(yī)院物資采購管理的好壞，直接反映出藥品、耗材等物資成本的高低，暴露出處在醫(yī)院供應(yīng)鏈末梢的物資采購管理工作中存在問題和漏洞。針對這些問題和漏洞，分析了其產(chǎn)生的原因和造成的影響，并結(jié)合多數(shù)醫(yī)院的整改措施，提出了控制醫(yī)院采購成本、完善采購管理方式及建立監(jiān)督管理機制的一些方法和建議，實現(xiàn)了提高采購效率、降低采購成本的目的，為降低醫(yī)療成本提供了支撐。

醫(yī)院；采購管理；成本控制

0 引言

我國現(xiàn)階段仍處于經(jīng)濟發(fā)展和衛(wèi)生醫(yī)療體系改革的進程中，近幾年，由于醫(yī)療收費高而導(dǎo)致的醫(yī)患關(guān)系緊張事件愈演愈烈，醫(yī)院管理工作暴露出了越來越多體制上的問題，特別是物資采購管理工作，是醫(yī)療機構(gòu)在經(jīng)營管理過程中的重點和難點，而對軍隊醫(yī)院更是重要，管理的優(yōu)劣不但影響醫(yī)院的整體社會效益和經(jīng)濟效益，還直接影響全軍的保障系統(tǒng)。據(jù)統(tǒng)計，目前多數(shù)醫(yī)院的藥品、儀器設(shè)備、衛(wèi)生材料、辦公用品等物資的年采購支出占醫(yī)院年支出的65%左右[1-2]，醫(yī)院物資采購工作的好壞會直接影響到使用部門的使用效果乃至醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全；另一方面它也是醫(yī)院公共支出的主要內(nèi)容，是醫(yī)院成本控制的重點[3]，也是增強醫(yī)院自身競爭能力、整治醫(yī)療購銷領(lǐng)域商業(yè)行賄、減輕患者醫(yī)療費用負擔的重要途徑。因而，提高醫(yī)院物資采辦管理能力，特別是軍隊醫(yī)院，不但對促進醫(yī)院和我國衛(wèi)生事業(yè)的規(guī)范發(fā)展有著重要意義，對全軍保障也有積極影響。

1 物資采辦管理工作中存在的問題

1.1 從事醫(yī)院采購工作的人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識

醫(yī)療體系自身的特殊性導(dǎo)致目前國內(nèi)大部分公立醫(yī)院的采購管理人員多是由非專業(yè)采購職員組成的，大部分是醫(yī)學(xué)、護理及藥學(xué)等專業(yè)出身，采購人員的采購管理知識結(jié)構(gòu)不完善，又沒有與醫(yī)院采購相關(guān)的培訓(xùn)機制，造成這些人員的采購能力有限，綜合素質(zhì)較低，無法適應(yīng)日趨復(fù)雜多樣化的醫(yī)院采購工作的需要。某些醫(yī)院用人機制比較老套，又缺乏相應(yīng)的采購績效考核辦法與體系。采購人員能力高下無法判別，工作內(nèi)容缺乏績效考核機制，沒有激勵措施，無法調(diào)動工作積極性。更有一部分采購人員經(jīng)不住誘惑，與供貨商里應(yīng)外合，在采購工作進行的同時牟取私利，嚴重影響采購工作的公平公正。

1.2 采購模式缺乏創(chuàng)新，采購程序不夠規(guī)范

當前，雖然政府集中招標采購已是大多數(shù)醫(yī)院的首選采購方式，但仍然有很多醫(yī)院在某些臨時性采購及一些特殊物資或藥品上繼續(xù)采用傳統(tǒng)的分散采購模式，這種分散式的采購方法透明度較低，進貨渠道復(fù)雜，得不到有效的監(jiān)管控制，采購質(zhì)量往往也得不到保證。政府集中采購的商品主要是醫(yī)療器械、藥品、介入和植入類高值耗材，包括常用的一次性醫(yī)用耗材。政府采購目錄內(nèi)規(guī)定的品種及限定采購金額比較固定，每當醫(yī)院科室要開展新技術(shù)、新業(yè)務(wù)的時候，所需耗材很難在招標目錄中找到，而自行采購過程中，又因為多數(shù)醫(yī)院在招標組織能力、相應(yīng)材料準備及人員配備方面都存在不足，很難按照預(yù)期進行公開招標，有時甚至會發(fā)生混亂，不但沒有合理完成招標采購，反而導(dǎo)致采購過程中出現(xiàn)一些不規(guī)范現(xiàn)象，造成采購成本增加、來源渠道復(fù)雜化，增加流通成本和庫存壓力[4-8]。

1.3 采購管理工作沒有實行集中統(tǒng)管

醫(yī)院采購工作一直有著其突出的特點，例如所需物資種類多而雜、橫跨范圍廣，不單單是各種各樣的材料、醫(yī)用器械、藥品等，還包括辦公用品和生活用品等。以我院為例，藥品、設(shè)備、計算機、營房物資、軍需物資、電器、文化用品采購工作等分散在藥劑科、醫(yī)工科、信息科、院務(wù)處、政治處等部門，久而久之，采購的權(quán)力就會分散于各個部門，影響醫(yī)院采購管理層的統(tǒng)一決策和控制。同時，各部門的采購工作及職能沒有予以合理、科學(xué)的界定，很多部門采購內(nèi)容相互交叉，造成某些物資入庫多于出庫、大量庫存、造假、冒領(lǐng)等現(xiàn)象。且這種采購方式容易出現(xiàn)故意回避招標采購，大大增加醫(yī)院財務(wù)審計難度，亦會增加采購資金總額的控制難度。而且沒有統(tǒng)一管理，容易牽涉各部門之間的利益，增加采購協(xié)調(diào)的難度，引起采購管理的混亂。

1.4 采購決策機制有待改進

走訪數(shù)家醫(yī)院，發(fā)現(xiàn)多數(shù)醫(yī)院的采購計劃提交都是類似的流程和方法，關(guān)于計劃提交方面，幾乎都沒有特別制訂的相應(yīng)規(guī)則機制。通常，醫(yī)院常用的物資都是根據(jù)之前統(tǒng)計的數(shù)據(jù)或庫管個人的經(jīng)驗，大致預(yù)測要采購物品的平均消耗量，最多再根據(jù)近期醫(yī)院的經(jīng)營狀況做相應(yīng)的調(diào)整，直接得出數(shù)據(jù)進行計劃提交，沒有統(tǒng)一的計劃提交方法及建議，甚至采購計劃本身就存在很多不合理之處。也有一些醫(yī)院在提交采購計劃時盲目追求高大上，而不是從自身的切實需求出發(fā)，前期不針對本醫(yī)院進行實際考察和調(diào)研，或直接參考別家醫(yī)院，造成最終采購的某些醫(yī)療資源被大量閑置，很難得到有效利用，形成較大經(jīng)濟損失。在我國醫(yī)療衛(wèi)生資源如此不足的情況下，這種決策性浪費是最大的浪費，對我國衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展造成嚴重的不良影響。

1.5 未建立供貨商評價與選擇體系

供應(yīng)商管理是醫(yī)院采購管理最重要的一步，管理好壞將直接影響采購成本的高低，但是目前大部分醫(yī)院都未建立全面的供應(yīng)商管理機制。醫(yī)院選擇供應(yīng)商大都通過招標、溝通談判、領(lǐng)導(dǎo)推薦等。除去醫(yī)院藥品實行統(tǒng)一招標采購管理外，絕大部分單位在醫(yī)療耗材、器械等采購方面未能進行有效管理，或者根本就沒有進行管理，而且因為這些物資涉及的范圍廣，很難統(tǒng)一評價標準，加上供應(yīng)商繁多，導(dǎo)致很多沒有實力保障的供貨商通過某些特殊渠道進入醫(yī)院采購系統(tǒng)。但在后續(xù)貨品供應(yīng)和售后服務(wù)中跟不上。更有甚者，以次充好，對醫(yī)院和患者造成潛在的危險。

1.6 采購工作的監(jiān)督力度有待加強，管理機制有待完善

采購工作最容易滋生腐敗。因此，若是采購方式和渠道不公開透明、采購計劃不經(jīng)過審批和檢查，最易造成主管采購工作部門的領(lǐng)導(dǎo)違規(guī)操作，而且這些人往往都掌握著醫(yī)院采購計劃的整個流程，包括計劃的制訂和審批、物資的采購與驗收、管理與分發(fā)等，若是沒有足夠嚴格的監(jiān)督管理機制，很難形成一個公平公正的采供環(huán)境。就以目前大多數(shù)醫(yī)院的采購情況來說，按理醫(yī)院的采購量較大，要采購物資的價格應(yīng)該低于市場售價，但調(diào)查卻發(fā)現(xiàn)很多醫(yī)院的部分物品，甚至某些醫(yī)院的大部分物品的采購價格卻高于市場價。很多醫(yī)院對采購的內(nèi)部控制經(jīng)常流于形式，監(jiān)管力度不夠，導(dǎo)致采購人員在采購行為中很容易出現(xiàn)違規(guī)情況。

1.7 醫(yī)院采購預(yù)算體系還有許多不合理的地方

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一般公立醫(yī)院的上級行政管理部門都會在固定時間段讓醫(yī)院提交相應(yīng)的預(yù)算，而且會給出參考值，但是這個參考范圍僅是根據(jù)行政單位的一個評估，上級單位不會專門去調(diào)查研究醫(yī)院的實際需求情況，所以很多時候都無法真實反映醫(yī)院實際的財務(wù)狀況及需求狀況，也無法給資金合理分配做出更好的指導(dǎo)。作為醫(yī)院預(yù)算的重要組成部分，采購預(yù)算也只是依據(jù)歷史數(shù)字的匡算，基本不具備現(xiàn)實指導(dǎo)意義[9]。很少醫(yī)院去根據(jù)醫(yī)院實際情況，邀請專業(yè)人士或機構(gòu)進行調(diào)研評估，也不會專門去參考國內(nèi)外先進的預(yù)算提交體系，所以形不成科學(xué)合理的年度采購預(yù)算機制。項目采購也是這樣，沒有全面的預(yù)算管理制度，醫(yī)院物資的消耗就沒有控制指標，導(dǎo)致采購隨意，想采購什么，采購多少，都僅僅根據(jù)實際消耗來評估，很難進行控制，最后都會導(dǎo)致采購成本高及物資的浪費。

1.8 軍隊醫(yī)院容易存在的一些問題

以解放軍254醫(yī)院為例，近年來軍免藥占比居高不下，2014年衛(wèi)生耗材和試劑消耗同比增長16.82%，試劑和普通衛(wèi)材（普通衛(wèi)材以護理耗材增長為主）增幅達25%和30%。普通輸液器被高級精密輸液器取代，價值高的耗材可用可不用的均使用上了，增加了地方患者的負擔，加大了醫(yī)院耗材支出（對于免費患者來說）。此外，由于缺乏信息化條件支撐，物流管理軟件較為落后，運行不穩(wěn)，導(dǎo)致高值耗材及試劑也存在管理漏洞，容易造成一些高值耗材不能有效合理使用，特別是一些對高值耗材依賴度高的科室，例如心血管內(nèi)科、骨科、神經(jīng)外科等，經(jīng)常出現(xiàn)高值耗材計費混亂現(xiàn)象，對物資管理及醫(yī)院收益造成較大影響。

2 改進措施及方法

2.1 加強采購工作人員的自身素質(zhì)

首先，加強醫(yī)院內(nèi)部的監(jiān)督應(yīng)該是放在第一位的，確保采購員的言行舉止均置于群眾監(jiān)督之下。其次，為調(diào)動采購人員的積極性，要制訂合理的激勵獎懲制度，按工作內(nèi)容的不同，分別制訂相應(yīng)的定期考核計劃并執(zhí)行，根據(jù)考核結(jié)果進行激勵或制約，同時也能有效預(yù)防采供人員的腐敗行為。一要重點關(guān)注工作人員的個人素養(yǎng)。事實表明，采購員以與供應(yīng)商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購?fù)任镔Y可以低價但不選擇低價采購等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣，這是采購中最普遍、最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐[10]，這與采購人員的個人素養(yǎng)密切相關(guān)。二要關(guān)注采購員的專業(yè)能力。采購員既要了解物資的特點、市場價格行情等，又要熟悉所在醫(yī)院的本身特點、現(xiàn)有物資儲存情況等，這樣才能避免因能力不足而導(dǎo)致的采購質(zhì)量偏低、價格虛高及采購效率差等資源浪費現(xiàn)象，使醫(yī)院不會蒙受不必要的損失。對采購工作人員的考核應(yīng)按計劃定期舉行，根據(jù)醫(yī)院自身實際情況及各自工作所負責內(nèi)容，邀請院領(lǐng)導(dǎo)及各部門相關(guān)人員進行綜合評定，保證公平公正。根據(jù)考核結(jié)果，按醫(yī)院規(guī)定進行獎勵或懲罰，合適的獎勵不管是對抑制貪污腐敗還是提高工作積極性都有幫助。對考核不合格的工作人員，特別是經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)有不正當行為的，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定視不同情節(jié)進行懲罰。若是存在嚴重違法違規(guī)者，應(yīng)及時予以辭退并追究相關(guān)責任。每次的考核結(jié)果記入檔案，建立長期激勵機制。

2.2 創(chuàng)建完善的醫(yī)院物資采購制度

創(chuàng)建嚴格、完善的醫(yī)院物資采購管理制度。

（1）明確采購人員分工負責、各盡其責的崗位責任制度。要求從事采購的人員學(xué)習并掌握《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》及其相關(guān)法律法規(guī)和政策[11]。對于軍隊醫(yī)院，要嚴格落實總部、軍區(qū)軍隊物資采購管理規(guī)定，擬制醫(yī)院物資管理規(guī)范性制度文件，落實后需物油[2004]940號和后需物油[2007]716號文件精神。（2）根據(jù)醫(yī)院實際情況制訂詳細采購流程，流程可參考采購申請流程、供應(yīng)商確定流程、合同簽訂及授權(quán)審批、采購總結(jié)等；制訂付款流程；組織專家審批論證等[12]。（3）明確采購審批權(quán)限[3]。（4）規(guī)定采購條件。根據(jù)醫(yī)院實際情況明確申購原因及數(shù)量。采購價格不得高于現(xiàn)有醫(yī)院評定價格或現(xiàn)行的市場物品價格。大數(shù)量或高單價的物品采購必須采用嚴格的跟標、公開招標、競爭性談判等方式[3]，并在采購項目確定之前傳送到財務(wù)部門。（5）強調(diào)驗收職能。認真核對供貨方送貨單內(nèi)容是否詳細，是否與物資名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、品牌等內(nèi)容相符，檢驗物資品質(zhì)是否達到醫(yī)院要求，有無失效、過期現(xiàn)象。（6）明確物資的退換貨流程及造成損失的索賠流程。在與供應(yīng)商簽訂合同時，物資采購約定中必須明確索賠條款，維護和保障醫(yī)院利益。（7）貨款支付策略。醫(yī)院付款周期一般較長，在不影響單位信譽及保障供應(yīng)商利益的前提下，盡量延長付款期限是醫(yī)院進行采購支付的策略。

2.3 建立供應(yīng)商電子檔案評價制度和標準，加強對供應(yīng)商的管理

醫(yī)院對正式及長期合作的供應(yīng)商要建立檔案，而且同時建立電子檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包含各種詳細信息資料，并經(jīng)過嚴格的審查流程才能歸檔。物資采購中心按月制訂采購計劃，收集采購需求，經(jīng)院首長批示簽字后進行采購。采購部門優(yōu)先在備用庫的供應(yīng)商中進行篩選，入庫供應(yīng)商經(jīng)過嚴格篩選并應(yīng)有專人管理，物資采購員應(yīng)對資質(zhì)文件每半年進行一次清查，供應(yīng)商應(yīng)按要求及時提供情況更新。在此基礎(chǔ)上建立供應(yīng)商的綜合評分考核制度，不斷優(yōu)化供應(yīng)商，定期淘汰各方面都比較落后的供應(yīng)商，及時尋找更加適合的供應(yīng)商，以合理的采購成本高質(zhì)量地完成采購工作；并從價值及市場分析的角度對采購工作進行長期規(guī)劃，及時掌握醫(yī)療市場的價格變化，提高采購作業(yè)的前瞻性，在確保供應(yīng)商提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提下，不斷提高采購質(zhì)量。

2.4 加強采購成本的審計工作

制訂定期對醫(yī)院采購供應(yīng)過程進行審查的計劃，從備貨、驗收及出入庫、收費等各環(huán)節(jié)進行審計，杜絕各種漏洞發(fā)生，有效利用采購成本，降低存貨成本，避免資金浪費和資源的閑置。例如在采購預(yù)算提交階段，提交依據(jù)及審批流程是否規(guī)范、價格和數(shù)量是否在正常范圍內(nèi)；在采購過程的審計中，主要關(guān)注采購方式是否合規(guī)合法、采購流程是否規(guī)范、最終結(jié)果是否公正；在采購合同的審計中，主要關(guān)注供貨合同的規(guī)范與否、相關(guān)條款合理與否、合同內(nèi)容全面與否。通過定期的審計工作，不僅保證采購政策的有效實施，還能對采購工作有效把控，從源頭上抑制采購腐敗等現(xiàn)象。

2.5 逐漸完善醫(yī)院內(nèi)部控制和監(jiān)督管理體系

為有效杜絕不軌采購行為和商業(yè)行賄，醫(yī)院應(yīng)嚴格實施內(nèi)部控制和監(jiān)督管理。在采購過程中，對采購數(shù)量、價格、質(zhì)量（包括產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量）及供應(yīng)商的把控是最為關(guān)鍵的。為杜絕這些環(huán)節(jié)的腐敗問題發(fā)生，就要建立物資采購過程中的預(yù)算及計劃提交權(quán)、采購價格控制權(quán)、結(jié)算支付等各種權(quán)利相分離的相互制約機制。在采購與供應(yīng)之間形成“負責采購不負責計劃，負責采購不負責結(jié)算”的相互制約機制，實現(xiàn)采購管理與采購操作相分離原則，提高醫(yī)院物資采購工作規(guī)范有序進行。

2.6 升級信息化管理系統(tǒng)，有效利用物流管理平臺，推行電子商務(wù)在醫(yī)院采購中的應(yīng)用

由于采購流程煩瑣、信息量大，使用信息化管理后可以有效壓縮各類信息，便于追溯并可控。通過搭建信息化物資管理系統(tǒng)平臺，各使用科室的需求信息可及時傳遞到采購部門，并按照預(yù)先設(shè)定的流程定時處理、歸納這些需求，及時為采購部門統(tǒng)計精準的需求信息，并自動統(tǒng)計后續(xù)使用情況，將采購需求和使用實時更新和對接，為后續(xù)采購提供參考。

以我院為例，自2007年上線物流管理軟件后，為醫(yī)院采購管理工作帶來很多便利，但是后期由于系統(tǒng)缺乏升級維護，運行不穩(wěn)定，應(yīng)及時升級更新采購管理系統(tǒng)，并對相關(guān)人員提供培訓(xùn)，且要配備專門的系統(tǒng)維護員，以利用先進的電子商務(wù)技術(shù)和方法來加強醫(yī)院采購的信息化建設(shè)。而且可根據(jù)醫(yī)院情況進行物資采購平臺的流程定制，結(jié)合電子商務(wù)，可整合各種采購信息資源，實現(xiàn)全過程透明化、可追蹤操作，方便建立透明統(tǒng)一的醫(yī)療產(chǎn)品供應(yīng)目錄與產(chǎn)品價格清單，并隨時監(jiān)管醫(yī)院的采購行為與流程。醫(yī)院則通過電子商務(wù)采購平臺對供應(yīng)目錄中的產(chǎn)品進行篩選，向供應(yīng)商提交訂單，供應(yīng)商在收到電子訂單后發(fā)貨，為醫(yī)院提供統(tǒng)一的物流配送。最后醫(yī)院對產(chǎn)品進行驗收[13]，在電子商務(wù)平臺簽付，大大減少流通環(huán)節(jié)，有效減少暗箱操作的環(huán)節(jié)，降低采購成本和提高采購質(zhì)量。目前，全國已經(jīng)有不少醫(yī)療機構(gòu)在嘗試電子商務(wù)和信息化管理的對接，雖然離全程進行電子商務(wù)采購體系還有很大距離，但這將是一個趨勢。

3 結(jié)語

隨著經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)型和市場機制的建立，醫(yī)院物資采購機制的改革是提高醫(yī)院自身生存能力、減輕患者醫(yī)療費用負擔、治理醫(yī)藥購銷領(lǐng)域商業(yè)賄賂的必要手段。通過加強采購成本的管理和控制，完善采購管理和監(jiān)督機制，引入新的管理模式和技術(shù)，以實現(xiàn)降低醫(yī)療成本、提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的目的。

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（收稿：2015-03-02 修回：2015-07-25）

Problems and countermeasures for hospital purchase management

ZHAO Yong-qiang1,TONG Xue-zhong1,LI Yan2,ZHANG Chuan-xin1
（1.Procurement Department,the 254th Hospital of the PLA,Tianjin 300142,China;2.Quality Management Department of Medical Administration Division,the 254th Hospital of the PLA,Tianjin 300142,China;）

High medical cost may deteriorate the doctor-patient relationship,which is increased by the heightened drug proportion and consumables proportion.Hospital purchase management relates directly with the drug proportion and consumables proportion.The problems in hospital purchase management were analyzed for their causes and influences. Some countermeasures were put forward such as controlling purchase cost,completing management flow and establishing supervision system.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（11）：131-134]

hospital;purchasing management;cost control

R318；R197.323

A

1003-8868（2015）11-0131-04

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.11.131

趙永強（1975—），男，會計師，主要從事醫(yī)療耗材采購及管理工作，E-mail：zyqdmfyx@163.com。

300142 天津，解放軍 254醫(yī)院物資采購中心（趙永強，童學(xué)中，張傳新），醫(yī)務(wù)處質(zhì)量管理科（李 燕）