淺談高校檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)

徐改平

(晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西晉中030600)

淺談高校檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)

徐改平

(晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西晉中030600)

隨著社會的飛速發(fā)展，高校檔案管理事業(yè)也面臨著一個(gè)全新的發(fā)展時(shí)期。以高校檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)為中心，從促進(jìn)高校發(fā)展、提升高校檔案服務(wù)水平等方面重點(diǎn)討論，是對高校建設(shè)系統(tǒng)化檔案管理研究的核心內(nèi)容。

高校檔案管理；系統(tǒng)化建設(shè)；必要性；具體措施

0 引言

檔案管理是對教學(xué)、科研、基礎(chǔ)設(shè)施、人事、資產(chǎn)、黨政管理等各方面的原始材料記錄的管理。這不僅保證了學(xué)校發(fā)展的連續(xù)性，同時(shí)也可為學(xué)校的管理做出正確的決策作參考。近年許多高校的發(fā)展方向由大幅擴(kuò)張規(guī)模轉(zhuǎn)向?yàn)樽⒅刭|(zhì)量，在這樣的發(fā)展方向下，高等教育為促進(jìn)全面協(xié)調(diào)發(fā)展，提高辦學(xué)水平，改善辦學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，深化體制改革，創(chuàng)新管理等，進(jìn)行了大刀闊斧的改革。這些變化無疑對高校的檔案管理提出了更高的要求。在高?？焖侔l(fā)展的今天，深化和升級各項(xiàng)功能的同時(shí)，高校檔案工作系統(tǒng)化的構(gòu)建必然能夠作為發(fā)展的有力保障。

1 高校檔案的管理

目前，高校檔案管理混亂主要有以下幾種情況：檔號不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；許多案卷未標(biāo)頁碼；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重；案卷厚薄不一等。鑒于這些情況，我們更應(yīng)該從檔案的規(guī)范化，規(guī)范化的管理，提高檔案管理的基礎(chǔ)工作水平等方面入手。

高校的檔案管理可以根據(jù)高校部門的劃分來進(jìn)行歸類，也就是說可以把高校檔案分為人事管理、黨政管理、財(cái)務(wù)管理、教學(xué)管理、科研管理、設(shè)備管理五大類。各項(xiàng)檔案具體實(shí)現(xiàn)的功能如下所示：

1.1 人事檔案管理

人力資源檔案可以分個(gè)人檔案和人員交流檔案兩部分。個(gè)人檔案有個(gè)人的基本情況、業(yè)績情況、各階段個(gè)人鑒定報(bào)告等。人員交流檔案是指為各類專業(yè)人員在校內(nèi)外調(diào)動而設(shè)置，以充分發(fā)揮各類專業(yè)人員的作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值最大化。

1.2 黨政檔案管理

黨政管理檔案主要包括黨群管理檔案以及行政綜合管理檔案。黨群管理檔案，包括黨的紀(jì)律，組織、工會等工作;行政綜合管理檔案包含法令、學(xué)校評價(jià)、辦學(xué)歷史、涉外等內(nèi)容。

1.3 財(cái)務(wù)檔案管理

會計(jì)檔案可分為綜合會計(jì)管理、會計(jì)賬簿、憑證、會計(jì)報(bào)表、工資報(bào)表、固定資產(chǎn)登記表等，可以為學(xué)校管理者及時(shí)、準(zhǔn)確把握學(xué)校預(yù)算、資產(chǎn)、宏觀調(diào)控提供全面數(shù)據(jù)，同時(shí)財(cái)務(wù)會計(jì)人員可以很容易地核對資產(chǎn)、研究經(jīng)費(fèi)情況。

1.4 教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案可以分兩類：一是教學(xué)管理檔案，包括教學(xué)規(guī)劃、專業(yè)人才培養(yǎng)方案、教學(xué)綜合評價(jià)、試卷、教材等；二是學(xué)生學(xué)籍檔案，高職學(xué)生、成人等各層次學(xué)生的名冊及其成績匯總表、畢業(yè)生信息表等。三是學(xué)術(shù)檔案，學(xué)校的學(xué)術(shù)檔案是指師生歷年的各種學(xué)術(shù)成果、畢業(yè)論文、學(xué)術(shù)性文章和著作等，它們是學(xué)校學(xué)術(shù)水平的真實(shí)記載，是不同時(shí)期學(xué)術(shù)水平的反映和憑證，也是做好學(xué)校管理工作的一項(xiàng)措施保障。

1.5 科研檔案管理

科研檔案可以分為科研項(xiàng)目管理檔案和科研綜合管理檔案兩部分。科研項(xiàng)目管理檔案主要包括科研項(xiàng)目的選題、立項(xiàng)、研究、成果鑒定、推廣等各類材料，既可以方便檢索，又可為教職員工確定新課題，避免重復(fù)研究提供參考。科研綜合管理檔案則包括各類科研經(jīng)費(fèi)、人員、設(shè)備和最新研究動態(tài)等材料，為科研管理人員協(xié)調(diào)科研力量和科研經(jīng)費(fèi)在學(xué)校分布提供依據(jù)。

2 高校檔案工作存在的幾個(gè)現(xiàn)實(shí)問題

2.1 檔案的收集和整理環(huán)節(jié)過于放松

檔案管理是包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工作，其中檔案的收集和整理是保證檔案完整、確保檔案資料對今后工作具有參考價(jià)值和借鑒意義的基礎(chǔ)。但是很多高校工作人員在日常工作的方方面面中，并沒有體現(xiàn)出及時(shí)歸檔的檔案意識，經(jīng)常隨意存放、草率處理，導(dǎo)致原始資料不可挽回的損失，給后續(xù)工作埋下隱患。

2.2 對檔案的實(shí)際利用不到位

某些職能部門工作觀念陳舊，工作手段老套單一，缺乏活力，在已建立校園信息管理網(wǎng)絡(luò)的便利條件下，面對大量信息全面、獲取方便、傳輸安全快捷的一手檔案資料，不去充分調(diào)取利用，卻依然用傳統(tǒng)方法布置工作，往往導(dǎo)致不必要的重復(fù)勞動，事倍功半，造成人力物力等資源的浪費(fèi)。

3 加強(qiáng)高校檔案工作系統(tǒng)化建設(shè)的建議

3.1 制定發(fā)展規(guī)劃

實(shí)現(xiàn)檔案工作的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化是提高高校檔案工作科學(xué)化、系統(tǒng)化重要組成部分。作為高校的管理者如何提高對高校檔案管理工作的理解,了解檔案工作的意義,是學(xué)校的科研、教學(xué)、建設(shè)發(fā)展是必不可少的工作之一。在學(xué)校制定中長期發(fā)展規(guī)劃的過程中，要把專業(yè)人才培養(yǎng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面從學(xué)校創(chuàng)辦到發(fā)展至今的歷史檔案進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)整理，從而制定出切實(shí)可行的方案。

3.2 切實(shí)推進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作成效的最重要的因素是人本身，人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案系統(tǒng)工作的關(guān)鍵。

我們應(yīng)該建立一個(gè)專職人員、兼職人員相結(jié)合的部門作為檔案收集管理團(tuán)隊(duì)。各行政部門、院系須設(shè)有獨(dú)立的專門人員來負(fù)責(zé)本部門存檔資料的收集與整理。

3.3 開發(fā)檔案資料對實(shí)際工作的指導(dǎo)應(yīng)用價(jià)值

檔案資料對我們的日常工作有寶貴的實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值，數(shù)據(jù)文件不應(yīng)該是長期不動封存的。作為管理者，在學(xué)校發(fā)展過程中，要注意發(fā)展過程中的信息，如資產(chǎn)管理部門通過分配、轉(zhuǎn)移、折舊、報(bào)廢和其他參考數(shù)據(jù)的分析，可以形成學(xué)校的資產(chǎn)和設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào)告，充分利用該報(bào)告以支持學(xué)校資產(chǎn)的下一步調(diào)配和使用。

3.4 推動檔案管理信息化建設(shè)

目前國內(nèi)很多高校都建立了現(xiàn)代教育技術(shù)中心以實(shí)現(xiàn)教學(xué)手段的現(xiàn)代化，檔案管理同樣也可以借鑒當(dāng)今先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，用數(shù)字工具取代傳統(tǒng)落后的管理手段，盡快完成高校檔案信息數(shù)字化工程。另一方面，各部門應(yīng)逐步建立和深化數(shù)字化檔案的工作意識，真正體現(xiàn)出數(shù)字化管理高效率、高精度、低成本的優(yōu)勢。

4 結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理走向系統(tǒng)化建設(shè)是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在走向系統(tǒng)化建設(shè)的路上也許會出現(xiàn)許多問題，高校應(yīng)該及時(shí)針對所存在的問題拿出有效的應(yīng)對措施，逐步推進(jìn)檔案系統(tǒng)化管理，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。

[1]王燕.關(guān)于高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2007.12.

[2]伊林，龍政軍.新時(shí)期做好高校檔案工作的思考[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），No.11.2008.

[3]孫麗珍.增強(qiáng)責(zé)任意識創(chuàng)新管理方式,加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息,2010(27).

[4]鄭晨.高校檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化之我見[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(漢文哲學(xué)社會科學(xué)版),2006(06).

（編輯 趙欣宇）

On the System Construction of Archives Management in Colleges and Universities

XUGaiping
（JinzhongVocational&Techical College,Jinzhong030600,China)

With the rapid development ofsociety,the universityarchives management is alsofacinga newdevelopment period. Taking the university archives management system as the center,from the point of promoting the university development and the promotion of the university archives service level,it is the core content of the research on the university construction systemarchives management.

college file management;systematic construction;necessity;concrete measures

G712

B

1672-0601（2015）11-0018-02

2015-09-17

徐改平（1968-），女，大學(xué)本科，主要研究方向：圖書檔案管理研究。