高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

程安琪

摘 ?要 ?本文以面向?qū)ο鬄榛纠砟?，采用統(tǒng)一建模語言這一工具，對高校檔案管理有關(guān)業(yè)務(wù)進行了需求分析，并結(jié)合系統(tǒng)及用戶需求，采用多層次功能架構(gòu)，有效實現(xiàn)了高校檔案管理系統(tǒng)的檔案立卷、審核、移交、管理等多項功能。實踐顯示，該系統(tǒng)有效提高了高校檔案信息管理的效率及質(zhì)量，具有一定的應(yīng)用價值。

關(guān)鍵詞 ?高校;檔案管理系統(tǒng);設(shè)計;實現(xiàn)

中圖分類號：TP3 ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A ? ? ?文章編號：1671-7597（2014）22-0010-01

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，作為重要的信息資源之一，檔案也在各個行業(yè)中得到了重要的應(yīng)用，檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化已成為大勢所趨。本文結(jié)合我國高校檔案管理工作的共性、檔案管理工作的特性及其未來發(fā)展需求，構(gòu)建了高校檔案管理系統(tǒng)，以供參考和借鑒。

1 ?高校檔案管理系統(tǒng)的需求分析

具體在對用戶需求進行分析時，首先，需要對系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進行描述，構(gòu)建相應(yīng)的圖形，對系統(tǒng)總結(jié)構(gòu)、流程等進行描述，如系統(tǒng)邊界、接口等，在檔案生成過程中需要對流程進行嚴(yán)格控制;其次，針對需求進行建模。建模時可采用方法很多，如數(shù)據(jù)流圖、UML、實體關(guān)系圖等方式;再次，通過頁面、原型等方式，為用戶提供可視界面，用戶可針對自身需求進行評價。采用原型分析法有助于開發(fā)方準(zhǔn)確明晰用戶需求，或使用戶對需求進行確認。開發(fā)方通信先為用戶提供相應(yīng)的可視化界面，作為其原型，在界面上進行各元素的布置，以便對用戶所需功能進行演示。系統(tǒng)利用B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢，通過制作HTML文件向用戶提供可視界面。

2 ?高校檔案管理系統(tǒng)的功能架構(gòu)分析

高校檔案管理系統(tǒng)功能架構(gòu)結(jié)合了高校校園信息化這一特點及高校業(yè)務(wù)特點，對業(yè)務(wù)進行了抽象，經(jīng)軟總線技術(shù)、中間件、軟構(gòu)件等對業(yè)務(wù)進行了模塊化定制，并形成了擁有大批量集成及應(yīng)用模式的開發(fā)框架。開發(fā)人員可針對所需解決的不同問題，對不同層次的組件進行利用、定制或擴展。本文系統(tǒng)的功能架構(gòu)共分為三層，即平臺層、檔案管理層、業(yè)務(wù)規(guī)則層。

1）平臺層。共包括三層，首層包括工作流、用戶界面管理及規(guī)則引擎系統(tǒng)。UIMS為界面描述、設(shè)計、實現(xiàn)、評估、維護等功能的實現(xiàn)提供支持，并提供與之相應(yīng)的人機界面，通過友好的方式同用戶展開人機交互，使開發(fā)者能夠利用該工具對軟件界面進行開發(fā)。工作流可以將工作分解為定義較好的角色、任務(wù)、過程與規(guī)則，以便監(jiān)控與執(zhí)行，實現(xiàn)提升效率及組織水平的目的;規(guī)則引擎系統(tǒng)所采用的嵌入式應(yīng)用程序，有效實現(xiàn)了業(yè)務(wù)決策的分離，并采用預(yù)定義語義模塊對業(yè)務(wù)決策進行編寫。通過數(shù)據(jù)輸入，對業(yè)務(wù)規(guī)則進行解釋，并依據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則，進行決策;二層為framework層，該層主要負責(zé)對基本請求進行處理，并對所有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)進行調(diào)用;三層為公共服務(wù)層，包括制品、權(quán)限、數(shù)據(jù)字典、群組管理，以及短信、郵件、查詢、統(tǒng)計分析、新聞通知等服務(wù)模塊。通過各項功能有效提高了辦事質(zhì)量及效率，加快了信息間的傳遞。

2）檔案管理層。系統(tǒng)將人員管理通用操作作為通用管理層，并提供了相應(yīng)的信息管理功能，這一功能便于用戶進行個人信息的查詢及修改等操作。以人員管理為基礎(chǔ)，就學(xué)生不同特點，對人員管理功能進行了豐富，對學(xué)生信息管理進行了完善。

3）業(yè)務(wù)規(guī)則層。針對各部門及其相應(yīng)的業(yè)務(wù)需求，可對各項業(yè)務(wù)進行細分，如黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會等檔案管理子系統(tǒng)。

根據(jù)需求建模可知，不同階段工作相對明確，不同階段的結(jié)果、條件也較為明確，利用功能劃分等方法，將整個系統(tǒng)劃分為多個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)分別代表不同類型的功能模塊，且相對獨立，相互間互有聯(lián)系，但和同層模塊間極少聯(lián)系。就模塊間的聯(lián)系，需要通過參數(shù)調(diào)用及返回值來進行，不同模塊可獨立進行調(diào)試，盡可能不用全局變量，且數(shù)據(jù)庫文件要求必須職責(zé)分明。因此，根據(jù)功能劃分這一方法，將最上層的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)分為學(xué)生教育檔案管理、教學(xué)檔案管理、成教檔案管理、網(wǎng)絡(luò)教育檔案管理四大子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)功能各不相同：對于教學(xué)檔案管理子系統(tǒng)而言，其作為整個系統(tǒng)中十分重要的組成部分之一，直接對教學(xué)過程進行管理，面向教務(wù)處、各級學(xué)院使用。教學(xué)檔案管理是一個完整、全面的檔案管理流程，包括各檔案目錄錄入、立卷、審核、移交、轉(zhuǎn)檔、庫房管理、銷毀等多項功能;對于學(xué)生教育檔案管理子系統(tǒng)而言，其主要面向的是學(xué)校各院系不同職能部門，學(xué)校二級學(xué)院及全體在校學(xué)生，主要負責(zé)學(xué)生檔案學(xué)籍卡、成績。學(xué)位論文、評審材料、學(xué)生教材、教案收集及其管理等各項內(nèi)容;對于成教、網(wǎng)教檔案管理系統(tǒng)而言，主要針對的是成教學(xué)院學(xué)生及網(wǎng)教學(xué)生。負責(zé)成教學(xué)籍卡、成績、學(xué)位論文、評審材料、教育教材、教案收集及其管理等內(nèi)容，包括檔案立卷、審核、移交、轉(zhuǎn)檔、銷毀、庫房管理等環(huán)節(jié)。

3 ?系統(tǒng)的實現(xiàn)及測試

系統(tǒng)實現(xiàn)部分主要負責(zé)以設(shè)計結(jié)果為依據(jù)，采用J2EE技術(shù)對程序進行設(shè)計，并針對系統(tǒng)實現(xiàn)中的核心問題，如學(xué)生信息遷移、實體檔案管理的實現(xiàn)等進行分析。

1）實現(xiàn)學(xué)生信息的遷移。學(xué)生存檔信息相對復(fù)雜，且需要存檔信息，如招生、培養(yǎng)、學(xué)籍、學(xué)位等信息，在系統(tǒng)中早已存在，為避免重復(fù)錄入，減輕工作量。在信息存檔過程中展開了數(shù)據(jù)信息的遷移，采用多數(shù)據(jù)庫連接形式，對數(shù)據(jù)字典的更新進行檢查，依據(jù)學(xué)生各項信息展開數(shù)據(jù)遷移，將畢業(yè)生及招生信息進行轉(zhuǎn)庫。

2）實體檔案的收集。為便于查詢及搜索，對畢業(yè)生信息進行統(tǒng)計，需要針對實體檔案以案卷級、卷內(nèi)級等形式分別錄入數(shù)據(jù)庫中。其中，針對學(xué)籍信息，應(yīng)通過轉(zhuǎn)庫從信息數(shù)據(jù)庫中獲得，就學(xué)位檔案利用學(xué)生填寫或批量導(dǎo)入等方式實現(xiàn)。

3）實體檔案管理。為便于查詢，需要將館藏信息分為兩種形式，即案卷級、卷內(nèi)級，因檔案需經(jīng)各階段予以處理，本系統(tǒng)針對檔案設(shè)置了相應(yīng)的狀態(tài)，以便處理。

4）系統(tǒng)測試。系統(tǒng)測試分為功能、性能兩大測試部分，并采用面向測試的開發(fā)形式，對系統(tǒng)測試結(jié)果進行分析，實現(xiàn)了開發(fā)、測試及用戶確認三方面并行的方式進行。經(jīng)測試找到缺陷，開發(fā)人員通過分析明確業(yè)務(wù)，進一步提升系統(tǒng)質(zhì)量。當(dāng)前高校檔案管理系統(tǒng)已投入使用，且功能、性能方面均得到了進一步的改善，信心后續(xù)使用將進一步完善系統(tǒng)功能。

4 ?結(jié)束語

高校檔案管理系統(tǒng)完善與否關(guān)乎高校檔案管理水平的高低，因此，高校必須加快檔案管理信息化建設(shè)，逐步提升檔案管理水平，以推動高校學(xué)術(shù)地位逐步提升、學(xué)術(shù)影響力逐步增強。

參考文獻

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