簡析我院醫(yī)用耗材的采供管理工作

張健，李愛娟，張永壽，王鑫，陳臻，趙汗青

濟南軍區(qū)總醫(yī)院 a.醫(yī)學(xué)工程科；b. 藥劑科，山東 濟南 250031

簡析我院醫(yī)用耗材的采供管理工作

張健a，李愛娟b，張永壽a，王鑫a，陳臻a，趙汗青a

濟南軍區(qū)總醫(yī)院 a.醫(yī)學(xué)工程科；b. 藥劑科，山東 濟南 250031

如何更加規(guī)范地對醫(yī)用耗材進行管理，使其發(fā)揮最大的經(jīng)濟效益，是醫(yī)用耗材采供工作中面臨的主要問題。本文主要闡述了我院醫(yī)用耗材規(guī)范性管理的主要做法。

醫(yī)用耗材管理；耗材招標(biāo)采購；采購信息化平臺；庫房管理

醫(yī)用耗材采供管理工作的好壞會直接影響到臨床科室的使用效果乃至醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全；另一方面,它也是醫(yī)院公共支出的主要內(nèi)容,是醫(yī)院成本控制的重點。為做好醫(yī)用耗材采供管理工作，我院主要是從以下幾個方面入手的。

1 不斷完善醫(yī)用耗材管理制度和崗位職責(zé)及流程

醫(yī)院在遵守國家和軍隊各級部門的法律、法規(guī)和制度的前提下，制定和完善醫(yī)用耗材的各項管理制度、崗位職責(zé)和流程[1]。相關(guān)管理制度、崗位職責(zé)和流程必須可操作性強、要求明確，這是保證醫(yī)用耗材采購及使用安全的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要前提。

1.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，建立健全制度

根據(jù)衛(wèi)生部、財政部、國家勞動總局發(fā)出的《關(guān)于加強醫(yī)院經(jīng)濟管理試點工作的意見》，醫(yī)院結(jié)合自身實際，整合采購中心和物資管理中心，成立物資采供管理中心。主要負責(zé)醫(yī)院物資采購、供應(yīng)和管理工作，包括匯總編制各類物資采購計劃；組織或參與各類物資招標(biāo)，按合同組織采購；負責(zé)庫存物資保管和按計劃組織供應(yīng)；定期按部門編報物資供應(yīng)統(tǒng)計表，辦理出入庫物資轉(zhuǎn)賬；為院科兩級成本核算提供相關(guān)數(shù)據(jù)等工作。中心成立以來，不斷建立健全各種規(guī)章制度，明確崗位職責(zé)、權(quán)限，確保申購與審批、合同簽訂與審核、下單采購與驗收、付款審批與付款執(zhí)行相互分離，合理設(shè)置崗位，加強制約和監(jiān)督。明確計劃編制、審批、申購、驗收入庫、付款、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，設(shè)置相應(yīng)憑證，完備請購手續(xù)、采購合同、驗收證明、入庫憑證、發(fā)票等文件和憑證的核對工作，確保全過程得到有效控制。依據(jù)各類物資的用量和性質(zhì)，加強安全庫存量與儲備定額管理，依據(jù)實際或以往的供應(yīng)情況及業(yè)務(wù)需求確定批量采購或零星采購。

1.2 集體研究，確定醫(yī)用耗材采購目錄

物資采供管理中心定期組織院內(nèi)專家對醫(yī)用耗材的準入進行論證，按照高、中、低檔相結(jié)合的原則，嚴格控制醫(yī)用耗材的品類、數(shù)量，并根據(jù)臨床需求合理調(diào)整各類醫(yī)用耗材結(jié)構(gòu)，最終形成醫(yī)院醫(yī)用耗材采購供應(yīng)目錄[2]。比如，2013年軍區(qū)醫(yī)用耗材集中采購中標(biāo)目錄下達后，采供中心及時組織使用科室在17類12000余種醫(yī)用耗材中標(biāo)目錄中進行遴選，遴選結(jié)果報院部領(lǐng)導(dǎo)批準后最終形成醫(yī)院醫(yī)用耗材采購供應(yīng)目錄；對新申請的醫(yī)用耗材，必須在年度“濟南戰(zhàn)區(qū)醫(yī)用耗材中選結(jié)果”中選取，按照科室申請，物資采供管理中心把關(guān)，院部領(lǐng)導(dǎo)審批的程序進行確認；對醫(yī)院開展新技術(shù)、新業(yè)務(wù)需要使用“濟南戰(zhàn)區(qū)醫(yī)用耗材中選結(jié)果”范圍外的耗材種類，須填寫《醫(yī)院藥材臨時采購申請表》，并履行逐級報批手續(xù)，納入醫(yī)院集中招標(biāo)采購范圍；對屬總部和軍區(qū)醫(yī)用耗材集中采購中標(biāo)目錄以外、但需納入本級采購供應(yīng)目錄的品種，由采供中心匯總后逐級上報聯(lián)勤部衛(wèi)生部審批。特別對明顯高價、非診療必需或有替代產(chǎn)品的非中選品種，不得列入采購供應(yīng)目錄。對于供貨不及時、提供不合格產(chǎn)品或?qū)T造成傷害、死亡等不良事件的供應(yīng)商，列入黑名單，并按責(zé)任認定進行賠償[3]。

1.3 嚴格把關(guān)，從源頭上保證醫(yī)用耗材采購質(zhì)量

通過定期核查醫(yī)用耗材產(chǎn)品生產(chǎn)廠家和供貨單位提供的國家各級部門審批的相關(guān)資質(zhì)證件來確定采購的醫(yī)用耗材質(zhì)量是否可靠[4]。

（1）醫(yī)用耗材產(chǎn)品相關(guān)證件：醫(yī)療器械注冊證（或其延期受理通知書）、強制性產(chǎn)品認證證書（3C 認證）、消毒劑和消毒器械衛(wèi)生許可批件、軍區(qū)中標(biāo)信息、省市物價信息（是否有收費編碼等）、省市醫(yī)保信息（是否有醫(yī)保編號等）。

（2）醫(yī)用耗材代理商、生產(chǎn)廠商相關(guān)證件：供貨商營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、經(jīng)銷公司經(jīng)營許可證、經(jīng)銷公司業(yè)務(wù)代表委托書及身份證復(fù)印件（須有法人簽字及蓋章）、生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)許可證（國產(chǎn)）、生產(chǎn)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量及售后服務(wù)承諾書、經(jīng)銷商授權(quán)委托書（須有法人簽字及蓋章）等。

在審查以上資質(zhì)時必須要求供貨商在以上資質(zhì)文件上加蓋其公章，以保證資料的合法性以及通過國家各級部門網(wǎng)站查詢相關(guān)資料的真實性。原件經(jīng)審核后按程序退回，復(fù)印件留存?zhèn)浒?。資料管理員負責(zé)整理相關(guān)材料并裝訂備案，所有材料做到專人保管、專室存放、保存完好，為以后相關(guān)醫(yī)療工作提供法律保證[5]。

對于更換公司名稱和賬戶的供應(yīng)商，應(yīng)要求提供新的證件，證件齊全后方可進行購置。到貨的一次性使用醫(yī)療器械應(yīng)由驗收人員和倉庫保管聯(lián)合驗收，并作詳細登記，登記內(nèi)容主要有供貨商名稱、產(chǎn)品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、批號、滅菌批號、有效期、產(chǎn)品注冊證號、生產(chǎn)許可證號、經(jīng)營許可證號、合格證號、供需雙方經(jīng)辦人姓名等，以便按此記錄能追查到每批一次性使用醫(yī)療器械的進貨來源。在驗收過程中發(fā)現(xiàn)不合格的產(chǎn)品不能發(fā)放使用，應(yīng)立即封存，并上報采供中心領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院監(jiān)督管理部門。

1.4 構(gòu)建物資采購信息化平臺、規(guī)范物資采購流程

醫(yī)院在院部領(lǐng)導(dǎo)支持及各職能部門相關(guān)人員相互協(xié)作下，啟用了“軍衛(wèi)一號”軟件和“醫(yī)信通”軟件，實現(xiàn)了采購計劃、倉儲信息、財務(wù)信息的一體化。各子系統(tǒng)有序、穩(wěn)定地整合，實現(xiàn)了信息資源共享、保證各環(huán)節(jié)點“無縫”鏈接，有效提高了各部門的工作效率，實時動態(tài)監(jiān)控資金的運動過程；同時，借助信息一體化的管理，確保醫(yī)用耗材流動的有序便捷性，有效維護醫(yī)用耗材的正常供應(yīng)，降低醫(yī)院流動成本，提高醫(yī)用耗材流動效率[6]。

1.5 做好醫(yī)用耗材使用滿意度調(diào)查工作

定期組織人員到臨床一線進行醫(yī)用耗材使用滿意度調(diào)查，對科室反映使用效果差和發(fā)現(xiàn)存在安全隱患的醫(yī)用耗材及時進行質(zhì)控。特別是醫(yī)用耗材在使用過程中發(fā)生熱原反應(yīng)、感染或其他異常情況，需及時留樣、取樣送檢，記錄備案并按程序逐級上報；發(fā)現(xiàn)不合格或質(zhì)量可疑產(chǎn)品時，立即停用并及時逐級報告，嚴禁科室自行做退換貨處理。必要情況下，報請醫(yī)務(wù)部和分管院領(lǐng)導(dǎo)更換產(chǎn)品和供應(yīng)商。通過加強供應(yīng)商售后服務(wù)評價審核管理來進一步保證醫(yī)用耗材采購和使用的安全。

1.6 加強醫(yī)用耗材采供人員的職業(yè)化培訓(xùn)，提升采供人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院制定嚴格的監(jiān)督和懲罰措施，完善內(nèi)部控制制度，落實關(guān)鍵環(huán)節(jié)分權(quán)及流程閉環(huán)管理。通過對物資采供管理人員的職業(yè)化培訓(xùn)[7]，使其意識到自己所處崗位的特殊性，以此加強自己的責(zé)任感；隨時都要以法律為準繩約束自己的行為，遵守職業(yè)道德規(guī)范，保證醫(yī)院利益不受損害。同時，要加強采供人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過參觀、新產(chǎn)品使用觀摩、參加主管部門開展的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、到模范醫(yī)院學(xué)習(xí)等方式提高對醫(yī)用耗材的認知度，及時了解耗材行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r。通過對耗材知識的學(xué)習(xí)，還可以指導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員使用耗材，輔助醫(yī)務(wù)人員開展耗材應(yīng)用上的醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新。

1.7 敏感崗位人員定期輪換

敏感崗位人員定期輪換，可以達到考察員工的崗位適應(yīng)性和開發(fā)員工多種能力的雙重目的。同時，為減少突發(fā)事件對單位整體工作的不利影響，也要求員工必須是多面手、全能工。此外，通過對員工進行定期崗位輪換，能使其保持對工作的敏感度和新鮮感，提高員工的工作積極性和創(chuàng)造性。更為重要的是，可以有效避免腐敗和不良風(fēng)氣的形成，也是對員工的一種保護。醫(yī)院每2年對物資采供中心主任和醫(yī)學(xué)工程科主任、采供中心財務(wù)人員和醫(yī)院財經(jīng)管理部財務(wù)人員進行輪換；物資采供中心每半年對各采購小組負責(zé)人、醫(yī)用耗材倉庫保管員、醫(yī)用試劑倉庫保管員、辦公用品倉庫保管員和營房倉庫保管員、招標(biāo)小組人員和資料管理人員進行輪換。通過崗位輪換，物資采供管理人員的綜合素質(zhì)得到了進一步提高，建立起了人性化管理的科室文化。

1.8 不斷完善工作機制，規(guī)范耗材日常采購管理

為適應(yīng)醫(yī)院醫(yī)用耗材發(fā)展形勢，醫(yī)用耗材采購進行了一系列改進：① 全面實行耗材集中配送，由25家軍區(qū)中標(biāo)配送貨商集中配送全部醫(yī)用耗材，減少了供應(yīng)商數(shù)量，方便了采供管理工作。同時，配送商實力更強，信用等級更高，公司信譽更好，在一定程度上確保了耗材采供的質(zhì)量可靠、供應(yīng)及時；② 加強高值耗材條形碼管理。通過實行條形碼管理實現(xiàn)了對高值耗材使用的全程跟蹤，真正實現(xiàn)了高值耗材的 “零庫存” 。所有高值耗材均可做到產(chǎn)品品名、規(guī)格、型號、批次、序列號、生產(chǎn)廠商等信息的可追溯性管理。同時，對醫(yī)院所有高值耗材均落實聯(lián)勤部或衛(wèi)生廳招標(biāo)價，基本杜絕了科室擅自使用、先斬后奏的現(xiàn)象。且實現(xiàn)了辦公自動化，減少了繁瑣的核算過程，有力保證了醫(yī)院成本核算的準確性；③ 嚴格落實采購驗收。采供中心指定專人負責(zé)、多人參與進行耗材驗收工作，把緊耗材進入臨床的最后一道關(guān)口。對于國家規(guī)定的一次性使用無菌耗材，均要求供貨商提供該批次產(chǎn)品的出廠檢驗報告、滅菌批號等資料，并將資料歸檔留存，實現(xiàn)了可溯源管理，確保了醫(yī)院診療、護理安全[8]。

2 結(jié)語

醫(yī)用耗材種類繁多、規(guī)格復(fù)雜、專業(yè)性強，對醫(yī)用耗材的管理科學(xué)與否，直接關(guān)系到醫(yī)院的利益和患者的健康。醫(yī)用耗材的論證管理、采購管理、庫房管理和使用后管理，每個環(huán)節(jié)的改革都牽涉到醫(yī)院和供應(yīng)商的多方利益。所以對醫(yī)用耗材的規(guī)范性管理要想在工作中真正落實，需要醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各使用科室的積極配合，這樣既保證了患者的健康，又不給患者增加額外的經(jīng)濟負擔(dān)，還能保護醫(yī)院的利益，同時又從源頭上防止了不正之風(fēng)事件的發(fā)生。通過不斷完善相關(guān)制度、規(guī)范工作程序，醫(yī)院醫(yī)用耗材采供管理工作得到了較好的發(fā)展，在上級機關(guān)組織的各項檢查評比中取得了優(yōu)異成績。在醫(yī)院醫(yī)用耗材管理工作中還會遇到許多新問題，仍需加強學(xué)習(xí)各項法規(guī)制度，進一步提高醫(yī)用耗材管理相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

[1]楊瓊,沈維山,池晨.醫(yī)用耗材集中招標(biāo)采購信息化建設(shè)的探索[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2014,29（11）：114-115.

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Brief Analysis ofManagement ofMedical Consumable Procurement and Supplies in the Hospital

ZHANG Jiana, LI Ai-juanb, ZHANG Yong-shoua, WANG Xina, CHEN Zhena, ZHAO Han-qinga
a.Department ofMedical Engineering；b. Department of Pharmacy, JinanMilitary General Hospital, Jinan Shandong 250031, China

Management of medical consumables in a morestandardized way for the maximum economical benefits has become a prominent problem in medical consumable procurement. In view of that, this paper exemplified JinanMilitary General Hospital to expound its practice in medical consumable management.

medical consumable management；consumable bidding and procurement；procurement informatization platform；warehouse management

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.08.053

1674-1633（2015）08-0157-03

2014-12-27

修回日期：2015-01-15

李愛娟，藥師。

作者郵箱：gaoshansd@163.com