信息化在運(yùn)輸檔案管理中的使用方法

王雪芬

（汪清縣交通運(yùn)輸管理所，吉林 汪清 133200）

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立為我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也給我國(guó)運(yùn)輸系統(tǒng)工作的發(fā)展提供了極大的動(dòng)力支持。交通檔案屬于運(yùn)輸事業(yè)中的重要組成部分，這一工作水平的高低與交通事業(yè)發(fā)展之間的關(guān)系非常緊密。在這樣的大環(huán)境下，要抓住機(jī)遇，借助信息化技術(shù)來(lái)不斷強(qiáng)化運(yùn)輸?shù)臋n案管理工作，以便其更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

一、信息化檔案管理的作用

（一）人事檔案包含的內(nèi)容

人事檔案就是一個(gè)工作人員的身份證，它是面試的敲門磚，檔案將伴隨我們整個(gè)職業(yè)旅程。所以單位的檔案管理十分重要，但檔案管理采集工作涉及的問(wèn)題非常多，關(guān)乎到各個(gè)方面的內(nèi)容，包括收集、整理、校對(duì)、調(diào)研、抽查和歸檔等內(nèi)容。上述這些步驟將直接關(guān)乎到檔案的真實(shí)性和可靠性，這些基礎(chǔ)工作的內(nèi)容必須要交給專門的人事負(fù)責(zé)人員，由工作人員統(tǒng)一整理，同時(shí)事情責(zé)任必須要落實(shí)到個(gè)人。

（二）人事檔案的作用

關(guān)于檔案其實(shí)許多人都不太注意這類問(wèn)題，導(dǎo)致現(xiàn)在許多單位都不太注重這內(nèi)問(wèn)題，使得許多部門出現(xiàn)人事檔案管理亂象?，F(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，人事變動(dòng)也快速增加，這對(duì)人事檔案管理提出了新的要求?，F(xiàn)在許多工作人員經(jīng)常想著換工作，但單位的人事檔案沒(méi)有及時(shí)更新，這將會(huì)嚴(yán)重的影響到人事工作變動(dòng)，同時(shí)也阻礙了個(gè)人事業(yè)的發(fā)展。檔案是求職者邁進(jìn)新工作大門的基石，無(wú)論個(gè)人多優(yōu)秀，也必須要有一份優(yōu)秀的檔案。無(wú)論去那個(gè)單位都離不開人事檔案推薦。

二、信息化管理辦法

（一）重視檔案管理

人事部門領(lǐng)導(dǎo)必須做好對(duì)下屬工作人員檢察力度，不定期組織部門員工進(jìn)行培訓(xùn)，從思想上端正工作人員的態(tài)度。只有這樣才能從根本上解決人事管理工作懈怠、滯后等亂象，才能讓員工工作更加認(rèn)真。信息化檔案管理辦法可以有效地簡(jiǎn)化人事檔案的收集和處理工作，在很大程度上節(jié)約了時(shí)間，提高工作效率。檔案管理者必須研究單位人事年齡結(jié)構(gòu)，優(yōu)化人事管理辦法，找到適合單位發(fā)展人事管理制度。

（二）嚴(yán)格監(jiān)察制度

檔案管理辦法改革需要一段時(shí)間，首先需做好前期的收集和整理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)必須要作出嚴(yán)格的檔案審批制度，做好分層、分批次審批。堅(jiān)決制止人事工作人員懈怠工作。收集工作必須具體到個(gè)人、各片區(qū)，收集的材料及時(shí)整理分析，盡快交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門審批，工作人員不能越級(jí)上報(bào)。整理數(shù)據(jù)時(shí)必須對(duì)檔案全面普查，對(duì)于未編寫標(biāo)題、頁(yè)碼、類別號(hào)、案卷號(hào)或者標(biāo)題不明的檔案，進(jìn)行重新的整理，必須在短時(shí)間內(nèi)把內(nèi)容補(bǔ)充完整。

（三）強(qiáng)化運(yùn)輸檔案管理服務(wù)的主動(dòng)化

為了實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸檔案管理的服務(wù)主動(dòng)化，需要在管理工作中強(qiáng)化信息化建設(shè)，首先，對(duì)信息檢索工具進(jìn)行完善，熟練掌握運(yùn)輸建設(shè)的實(shí)時(shí)化信息動(dòng)態(tài)。建立起科學(xué)化的目錄以及專業(yè)化的索引，便于信息的查找，借助多種途徑收集運(yùn)輸系統(tǒng)的信息，形成交通檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。其次，強(qiáng)化信息反饋。在信息化建設(shè)工作中，相關(guān)檔案管理人員需要及時(shí)把所收集到的信息實(shí)施整理與反饋，比如借助效果實(shí)例實(shí)施匯編，不僅可以反映出檔案信息價(jià)值，還可以增強(qiáng)相應(yīng)的社會(huì)檔案意識(shí)，對(duì)檔案工作起到一定的宣傳作用，使其更好地服務(wù)于運(yùn)輸建設(shè)事業(yè)。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

在運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)中，建立檔案綜合管理體系非常重要。從整個(gè)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，運(yùn)輸檔案在現(xiàn)代化社會(huì)中所產(chǎn)生的作用已經(jīng)越來(lái)越明顯，而且運(yùn)輸檔案管理與公路工程建設(shè)之間的聯(lián)系也是越來(lái)越緊密。在檔案管理工作中，檔案管理的信息化可以讓檔案管理部門由最開始的直接提供信息向著選擇信息的方向轉(zhuǎn)變，使工作人員更容易從大量繁重的檔案資料中選擇出具備較強(qiáng)規(guī)律性的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和完善化。而交通運(yùn)輸部門也要在信息化建設(shè)中，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系，運(yùn)用這一體系來(lái)促進(jìn)交通運(yùn)輸中各個(gè)部門的資源共享，相互監(jiān)督，并根據(jù)檔案資料的不同來(lái)對(duì)資料信息進(jìn)行整理歸集，進(jìn)而全面促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。

（五）進(jìn)一步完善電子文件的管理

在交通檔案管理中，電子文件受損害的時(shí)候非常多，而且其穩(wěn)定性也非常差，現(xiàn)如今已經(jīng)有很多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上。如果此時(shí)僅僅是依賴單個(gè)交通運(yùn)輸部門的力量很難完成數(shù)據(jù)傳輸，一般都是需要多個(gè)部門共同協(xié)助才可以。像網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門和檔案部門想要進(jìn)行文件傳輸?shù)臅r(shí)候，就可以利用網(wǎng)絡(luò)管理建立專業(yè)的信息傳輸系統(tǒng)來(lái)完成相互之間的文件傳送。這樣不僅可以方便數(shù)據(jù)信息與信息之間的高效傳輸，還能夠提升其自身的穩(wěn)定性。而且各個(gè)部門之間還可以充分發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，進(jìn)而形成質(zhì)量很好的電子文檔。工作人員再對(duì)電子文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)，進(jìn)一步促進(jìn)電子文檔的高效運(yùn)用。

結(jié)語(yǔ)

信息化檔案管理辦法的實(shí)行，在今后一段時(shí)間內(nèi)交通信息化將臨著非常大的發(fā)展機(jī)遇，發(fā)展信息化人事管理辦法將是交通信息化建設(shè)的重要方向。檔案管理是非?；A(chǔ)的工作，也是評(píng)判一個(gè)單位的標(biāo)準(zhǔn)之一。為了使單位各部門井然有序的發(fā)展，需加快信息化進(jìn)程。信息快速增長(zhǎng)的社會(huì)中做好此項(xiàng)工作十分必要。通過(guò)信息化建設(shè)改革，目前單位的人事檔案管理亂象基本消除，同時(shí)也逐漸形成了一種完善的制度，促進(jìn)單位的發(fā)展。