地市級(jí)綜合性醫(yī)院科技檔案管理存在問(wèn)題分析及改進(jìn)建議

李鈺銘

(濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院科研處,山東濟(jì)寧 272029)

地市級(jí)綜合性醫(yī)院科技檔案管理存在問(wèn)題分析及改進(jìn)建議

李鈺銘

(濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院科研處,山東濟(jì)寧 272029)

醫(yī)院科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)性歷史記錄,對(duì)科技成果的科學(xué)性、創(chuàng)新性、實(shí)用性?xún)r(jià)值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用,但是目前綜合性醫(yī)院科技檔案管理工作往往相對(duì)滯后,仍然存在一定的問(wèn)題。本文從科技檔案兼職管理員的角度分析了醫(yī)院科技檔案管理工作的特點(diǎn),歸納了科技檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題,針對(duì)存在的問(wèn)題探討了應(yīng)對(duì)策略,對(duì)進(jìn)一步規(guī)范科技檔案的收集、整理和加工具有積極的促進(jìn)意義,以進(jìn)一步發(fā)揮科技檔案的鑒定、咨詢(xún)與輔助決策等作用。

檔案管理 科技檔案 分析 建議

醫(yī)院科技檔案是指醫(yī)院科技人員在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等多種形式和載體的科技文件資料，是科學(xué)研究活動(dòng)中的真實(shí)性記錄，亦是醫(yī)院科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的重要內(nèi)容，對(duì)科技成果的科學(xué)性、創(chuàng)新性、實(shí)用性?xún)r(jià)值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用[1]。近年來(lái)，多數(shù)地市級(jí)二、三級(jí)綜合性醫(yī)院已設(shè)立了獨(dú)立的綜合檔案科，配備了專(zhuān)職檔案管理人員，甚至在全院相關(guān)科室設(shè)立了兼職檔案管理人員從事本專(zhuān)業(yè)或部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔、查詢(xún)與利用等工作，總體而言檔案管理工作已逐漸步入規(guī)范化管理，但是目前綜合性醫(yī)院科技檔案管理工作往往相對(duì)滯后[2]，管理效果和(或)效率不盡如意，基于此，本文以兼職科技檔案管理人員的視角淺要分析了地市級(jí)綜合性醫(yī)院科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并探討了改進(jìn)或應(yīng)對(duì)策略，以進(jìn)一步推進(jìn)綜合性醫(yī)院科技檔案的規(guī)范、高效管理。

1 醫(yī)院科技檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院科技檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是進(jìn)行科學(xué)技術(shù)交流的有力工具，是科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的依據(jù)。因此，在科技檔案管理過(guò)程中，應(yīng)重視科技檔案管理工作的實(shí)際及其特有性征，依據(jù)其特點(diǎn)開(kāi)展醫(yī)學(xué)科技檔案材料收集、整理、編排、保存、查詢(xún)與利用的各環(huán)節(jié)工作。

1.1 形成周期較長(zhǎng)且連續(xù)性較強(qiáng)

醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目一般需要經(jīng)歷課題申報(bào)、立項(xiàng)、鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)以及成果推廣等過(guò)程，因此科技項(xiàng)目的檔案管理是一個(gè)比較長(zhǎng)時(shí)間的周期性歷程，需要涉及的資料內(nèi)容比較復(fù)雜，時(shí)間跨度較大，專(zhuān)業(yè)覆蓋面比較廣泛。因此，醫(yī)學(xué)科技檔案的管理應(yīng)該起始于科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)工作，即強(qiáng)調(diào)使科技人員從項(xiàng)目申報(bào)開(kāi)始就樹(shù)立科學(xué)、規(guī)范的科研檔案保管意識(shí)，不僅能夠啟迪科技人員的科研工作思路，更能避免在研究的過(guò)程中進(jìn)行繁重?zé)o效的工作。此外，因?yàn)獒t(yī)學(xué)科技檔案的形成一般需要較長(zhǎng)的周期，為保持科技檔案的完整性，若分階段進(jìn)行相關(guān)科技檔案的歸檔，并保持各資料間科學(xué)有序的聯(lián)系，能有效提高后續(xù)科技檔案管理工作的效果和效率。

1.2 專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)且學(xué)科突出

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究課題多依據(jù)醫(yī)學(xué)學(xué)科專(zhuān)業(yè)設(shè)置分類(lèi)，如內(nèi)外婦兒等臨床學(xué)科，生理、生化、病理、藥理等基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)學(xué)科，一般而言，科技檔案也多依據(jù)學(xué)科門(mén)類(lèi)自然形成，但是由于醫(yī)學(xué)科研工作中不同學(xué)科門(mén)類(lèi)的科研工作又具有獨(dú)自的特征，因此在醫(yī)學(xué)科技檔案的分類(lèi)中應(yīng)盡量體現(xiàn)其個(gè)體化及專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，參照專(zhuān)業(yè)分類(lèi)進(jìn)行分科檔案管理，并設(shè)置相應(yīng)的編碼以分類(lèi)存檔。

1.3 學(xué)科綜合性強(qiáng)且項(xiàng)目協(xié)作多

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是一項(xiàng)比較繁雜的系統(tǒng)工程，許多重大的課題往往需要多個(gè)交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科的通力協(xié)作，即醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是多個(gè)學(xué)科的綜合性研究，這也導(dǎo)致了科研課題形成的載體的形式多種多樣，不僅數(shù)量較多，而且綜合性較強(qiáng)，這是由醫(yī)學(xué)科學(xué)研究本身的特點(diǎn)所決定的，因而醫(yī)學(xué)科技檔案也具有較強(qiáng)的學(xué)科綜合性，管理人員需要具備更高的素質(zhì)，在檔案分類(lèi)管理工作中，既要盡量保持各個(gè)學(xué)科的相對(duì)獨(dú)立性，又要力爭(zhēng)達(dá)到研究專(zhuān)題的完整性。

2 醫(yī)院科技檔案管理工作凸顯的主要問(wèn)題

2.1 普遍缺乏重視且管理意識(shí)較差

目前，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍對(duì)檔案管理工作不夠重視，在科研管理方面多強(qiáng)調(diào)立項(xiàng)率、課題級(jí)別與成果產(chǎn)量等[3]，科研管理人員往往也缺乏科技檔案的管理意識(shí)，在日?？蒲泄芾砉ぷ髦?，普遍缺乏科學(xué)研究進(jìn)程中對(duì)研究原始數(shù)據(jù)、文檔資料的收集、整理與歸檔，從而導(dǎo)致原始記錄不齊全甚至遺失，因此容易引起終末科技檔案的歸檔、整理、查詢(xún)及其開(kāi)發(fā)利用等難以進(jìn)行，影響了科技檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和信度。

2.2 檔案管理制度尚不健全

由于大多數(shù)醫(yī)院及其科研管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)科技檔案重要性的正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致醫(yī)院科技檔案管理工作普遍缺乏比較健全的管理制度來(lái)保障科技檔案的完整性。在日?？蒲泄芾砉ぷ髦?，對(duì)于哪些材料應(yīng)歸檔、何時(shí)收集整理等都尚未建立健全切實(shí)可行的科技檔案管理制度，檔案管理人員也缺乏積極主動(dòng)的主人翁精神和歸檔的責(zé)任感，因此難以很好地指導(dǎo)和協(xié)助科研人員做好科研檔案的產(chǎn)生、集中、整理和歸檔等工作，因而科技檔案管理普遍處于零散歸檔和零散保管的狀態(tài)，從而在一定程度上影響了科技檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作。

2.3 普遍缺乏應(yīng)有的硬件設(shè)施和管理?xiàng)l件

由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科技檔案管理不夠重視，導(dǎo)致目前多數(shù)醫(yī)院尚缺乏科技檔案管理的硬件設(shè)施及相應(yīng)的軟環(huán)境，在一定程度上導(dǎo)致科技檔案歸檔不完全和科技檔案資料的流失，主要表現(xiàn)在：現(xiàn)有科技檔案管理人員多不具備專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致科技檔案難以從較高的層次進(jìn)行管理；另一方面，多數(shù)醫(yī)院也缺乏專(zhuān)用的統(tǒng)一的檔案保管設(shè)施和現(xiàn)代化設(shè)備，基本尚處于手工收集、檢索的層面，因而檔案室科研數(shù)據(jù)信息量較小，難以開(kāi)展科技檔案的利用和開(kāi)發(fā)工作[4]。

2.4 檔案管理人員普遍綜合素質(zhì)低下

目前現(xiàn)狀是，檔案室專(zhuān)職管理人員多不具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)化知識(shí)，多由其他專(zhuān)業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來(lái)[5]，或僅僅經(jīng)過(guò)零散的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，且多存在檔案管理知識(shí)不夠全面、專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、缺乏現(xiàn)代科學(xué)管理意識(shí)、綜合文化素養(yǎng)不高等特點(diǎn)，對(duì)科研資料歸檔范圍不夠熟悉；兼職科技檔案管理人員盡管熟悉科研業(yè)務(wù)過(guò)程，但普遍缺乏檔案管理知識(shí)，因而在一定程度上影響了科技檔案的規(guī)范科學(xué)化管理。

2.5 科技檔案歸檔率不高,現(xiàn)存材料欠完整

目前，存在的主要問(wèn)題可能在于科技檔案資料歸檔不夠完整，這是綜合性醫(yī)院科技檔案管理工作在目前階段普遍存在的主要問(wèn)題，具體表現(xiàn)為科研過(guò)程歸檔意識(shí)不強(qiáng)，如科研管理部門(mén)在制訂年度或階段科研計(jì)劃時(shí)，可能并未將科技檔案工作納入科研管理工作的范疇，科技檔案一般也只是涉及申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)文件、成果形式、獲獎(jiǎng)材料等[6]。同時(shí)部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能因?yàn)槎喾N因素的影響，并未提交完整的歸檔資料，因此導(dǎo)致歸檔資料的不完整以及歸檔率低下。其次，由于職稱(chēng)晉升、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)工作需要較多的使用科研歸檔資料，且不僅限于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目組成員，現(xiàn)實(shí)存在的情況下，借閱出的科技檔案甚至難以歸還或部分丟失、破損，在一定程度上也影響了科技檔案管理工作的效果和效率。

2.6 醫(yī)院科技檔案開(kāi)發(fā)利用率低下

醫(yī)學(xué)科技檔案包含大量的科研信息，因此對(duì)于后續(xù)的科研決策、醫(yī)療診治、臨床教學(xué)等方面具有一定的借鑒和指導(dǎo)意義。由于科技檔案歸檔不規(guī)范及質(zhì)量不高，目前科技檔案管理方面普遍存在著忽視開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)象[7]。檔案室管理職責(zé)也多處于傳統(tǒng)層面的管理和查閱的水平，普遍缺乏方便快捷的檢索渠道的建立，因而難以挖掘、發(fā)揮科技檔案的重要作用。

3 優(yōu)化科技檔案管理工作的策略

3.1 努力提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度及科技人員檔案管理意識(shí)

為不斷促進(jìn)科技檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展，單純依靠檔案室專(zhuān)職管理人員、科研處兼職檔案管理員的力量仍是十分薄弱的，其主體應(yīng)該在于廣大的科技工作者。因此需要加大對(duì)科技檔案管理工作的宣傳力度，提高各級(jí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與科研秘書(shū)、科研骨干等人員的檔案規(guī)范管理的意識(shí)，以取得科技人員的理解、支持、配合，在科研項(xiàng)目的初始管理階段，即注意收集、保存相關(guān)的原始研究數(shù)據(jù)、圖表、視頻等具有科技檔案存檔價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，強(qiáng)化科研人員將科研材料歸檔管理的職責(zé)和義務(wù)。

3.2 建立完善的健全制度,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及醫(yī)院工作實(shí)際，首先應(yīng)建立健全醫(yī)院科技檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，努力構(gòu)建由“院長(zhǎng)-醫(yī)院檔案管理委員會(huì)-醫(yī)院綜合檔案管理辦公室-科技處兼職檔案管理員-各學(xué)科兼職科研秘書(shū)”組成的比較完善的科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成比較完善的科研檔案管理機(jī)制，綜合采用行政手段和措施對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一歸檔體制；明確科技檔案的歸檔范圍、保存時(shí)限、檔案的交接、整理、保存、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等制度，推進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化；明確醫(yī)院綜合檔案管理部門(mén)以及科研管理部門(mén)在檔案管理中各自的責(zé)任與分工，增強(qiáng)工作責(zé)任心，對(duì)應(yīng)歸檔的材料做到心中有數(shù)，完善存檔措施，規(guī)范借閱制度，填寫(xiě)“科技檔案移交清單”，做好科技檔案的移交工作，重視重要技術(shù)資料的連續(xù)性與完整性，實(shí)行科研活動(dòng)與科技檔案管理的同步，并可以實(shí)行全程跟蹤管理。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案人員的素質(zhì)

盡量選用檔案管理專(zhuān)業(yè)且熱愛(ài)檔案管理工作者擔(dān)任專(zhuān)職檔案管理員，兼職科技檔案員也應(yīng)兼顧專(zhuān)業(yè)、責(zé)任心等。醫(yī)院可通過(guò)多形式、多途徑的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期的組織進(jìn)修學(xué)習(xí)，努力提高專(zhuān)職與兼職的科技檔案管理人員的知識(shí)體系，掌握科技檔案資料分類(lèi)、管理等理論知識(shí)；檔案管理人員、兼職科研秘書(shū)也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，盡量掌握多學(xué)科的交叉知識(shí)，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)及相關(guān)的醫(yī)學(xué)背景知識(shí)，不斷提升科技檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力和水平。

3.4 實(shí)施科技檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制

對(duì)于科研課題，建議在管理費(fèi)中分配一定比例的經(jīng)費(fèi)用于科技檔案歸集的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于科技檔案收集、整理、上交、歸檔較好的科研項(xiàng)目給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。若未能按期整理、歸集與報(bào)送科技檔案，則可以暫時(shí)扣發(fā)該部分經(jīng)費(fèi)，科研管理部門(mén)可以由此加強(qiáng)對(duì)課題組科技原始資料管理的控制力度。

3.5 創(chuàng)新服務(wù)理念,提高科技檔案的附加值

創(chuàng)新是科學(xué)研究及其管理工作的靈魂，也是各項(xiàng)事業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的可靠保證[8]。在科技檔案管理工作中，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，特別是努力提高現(xiàn)代化的科技檔案管理與服務(wù)理念，在檔案保管的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)化科技檔案的高附加值，如創(chuàng)新管理服務(wù)理念，深入開(kāi)展科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、編制、加工、研究工作，通過(guò)對(duì)科技檔案的綜合處理和歸納分析，為醫(yī)院的學(xué)科建設(shè)、科研工作、人才培養(yǎng)、資源配置等提供決策支持。

3.6 優(yōu)化檔案管理手段,提高服務(wù)效率與效果

醫(yī)院科技檔案管理工作的目的不僅在于對(duì)科研資料的整理歸集，更主要的是滿足科技人員對(duì)檔案利用的需要。目前，傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)科技檔案管理的需要，復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、多媒體以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備和電子信息技術(shù)已經(jīng)普遍運(yùn)用于基層單位科技檔案的收集、整理和加工中。同時(shí)，應(yīng)綜合運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檢索、遠(yuǎn)程處理、云存儲(chǔ)等新興技術(shù)進(jìn)一步完善科技檔案存儲(chǔ)、檢索與加工的手段，進(jìn)一步發(fā)揮現(xiàn)代科技檔案管理的作用，為臨床科研工作提供高質(zhì)量、便捷、高效率的科技檔案服務(wù)。

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