淺談新形勢下醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策

吳小艷 （江蘇省常州市腫瘤醫(yī)院常州第四人民醫(yī)院，江蘇 常州 213001）

淺談新形勢下醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策

吳小艷 （江蘇省常州市腫瘤醫(yī)院常州第四人民醫(yī)院，江蘇 常州 213001）

文書檔案管理系統(tǒng)作為醫(yī)院的重要有機(jī)組成部分，擔(dān)負(fù)著教學(xué)、科研、臨床服務(wù)的任務(wù)．本文總結(jié)了在當(dāng)今的新形勢下醫(yī)院的文書檔案管理工作中存在的一些問題，筆者根據(jù)本人的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了幾點(diǎn)應(yīng)對措施．

新形勢；文書檔案；管理；問題；對策

1 文書檔案管理的重要性

醫(yī)院的文書檔案客觀的記錄了一個醫(yī)院各個時期的重要活動、重大事件及工作進(jìn)程，不僅記載了醫(yī)院自身的發(fā)展歷程，還記載了醫(yī)院各項(xiàng)活動的廣度與深度，直接反應(yīng)醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院更好的展開各項(xiàng)活動和工作提供寶貴的資源和經(jīng)驗(yàn)，是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分［1］．

2 文書檔案管理的特點(diǎn)

2．1 醫(yī)院文書檔案管理的保密性 醫(yī)院文書檔案的保存要保證檔案的保密性和安全性，不能出現(xiàn)文書遺失的情況，因此要求檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，并對電子檔案進(jìn)行加密，不定時的更換密碼；同時要保證資料的原始性．

2．2 醫(yī)院文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性 醫(yī)院文書檔案收集、管理、鑒定、保管是按照緊密的流程進(jìn)行的．首先要遵照立卷原則統(tǒng)一，把在醫(yī)院形成的檔案作為重點(diǎn)歸檔對象，把近階段的任務(wù)歸檔，把握歸檔的時效性，同時要確定立卷的重點(diǎn)任務(wù)，這樣可以提高檔案的利用率，在歸檔的過程中要保證卷宗的完整性，并且要保存期限規(guī)范化，定時清理掉沒有保存價值的檔案；其次要統(tǒng)一工作流程，按照醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案資料的完整性；最后還要統(tǒng)一操作技術(shù)，掌握每一種載體的操作方法．

2．3 醫(yī)院文書檔案管理的服務(wù)性 醫(yī)院文書檔案的保存可以為醫(yī)院各類評審提供信息資料，也能為醫(yī)院職稱評定、干部任免等提供個人所需的相關(guān)材料；還可提供基建改造中的有關(guān)圖紙和材料等．

2．4 關(guān)于醫(yī)患糾紛的文件增加 醫(yī)藥技術(shù)的快速發(fā)展，就醫(yī)數(shù)量的增加，導(dǎo)致醫(yī)患糾紛數(shù)量的增長；在就醫(yī)過程中，患者的維權(quán)意識不斷增強(qiáng)，促使醫(yī)療過程中的調(diào)查報告、鑒定報告等相關(guān)檔案數(shù)量增加．

3 文書檔案管理中存在的問題

3．1 醫(yī)院文書檔案管理體制不夠規(guī)范 在很多企事業(yè)單位和檔案館都普遍存在文書檔案管理不規(guī)范，各項(xiàng)制度不健全的情況．主要體現(xiàn)在歸檔過程中沒有按照文件歸檔范圍和保管期限表的要求進(jìn)行，比如管理中案卷標(biāo)題、檔號等不規(guī)范，檔案卷宗沒有目錄等現(xiàn)象．這就導(dǎo)致文書檔案收集不完整，從而影響檔案管理的基礎(chǔ)［2］．

3．2 管理人員對文書檔案管理的意識薄弱 大多數(shù)醫(yī)院對文書檔案的管理工作重視不夠，沒有充分認(rèn)識到檔案管理的作用和價值，一般管理人員認(rèn)為檔案管理工作簡單，只是簡單的資料管理，這就導(dǎo)致文書檔案工作必須為臨床工作讓路，導(dǎo)致文書檔案材料的利用率達(dá)不到預(yù)期效果．雖然有些單位對文書檔案給予支持，但是領(lǐng)導(dǎo)的管理意識達(dá)不到一定高度，認(rèn)為文書檔案不能給醫(yī)院帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益，還有一些領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理沒有硬性要求，這些都會對檔案管理者產(chǎn)生消極影響．管理人員的認(rèn)識程度直接影響著文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率［3］．

3．3 文書工作和檔案工作無法有效銜接 在醫(yī)院的日常工作中，文書工作和檔案管理工作相互聯(lián)系又對立統(tǒng)一，文書是檔案管理的前提，檔案管理工作是文書工作的繼續(xù)．文書工作和檔案管理的有效手段是根據(jù)分體式管理體系進(jìn)行管理，才能夠確保管理工作的順利開展．但是在醫(yī)院的實(shí)際管理工作中是按分塊管理體系進(jìn)行管理的，這就導(dǎo)致檔案管理和文書工作之間的距離越來越大．同時由于多數(shù)文書人員不了解檔案管理，經(jīng)常出現(xiàn)收集資料不及時，且收集的范圍不確定，原始資料不齊全，裝訂不規(guī)范，辦理時程序不規(guī)范等，這些因素影響了后期文書檔案的管理工作難以順利進(jìn)行，使文書工作和檔案管理工作產(chǎn)生脫節(jié)［3－4］．

3．4 醫(yī)院文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高 在大多數(shù)醫(yī)院的文書檔案管理人員中，多為行政人員兼任，他們的文化程度和理論水平有較大差異，存在醫(yī)療知識水平較低、法律意識不強(qiáng)、管理能力較差等問題；除此之外，還存在著文書管理人員配備不足且不固定的情況，在很多醫(yī)院的檔案管理人員中還有非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人員，也經(jīng)常存在兼職的檔案管理人員，多數(shù)檔案管理人員都沒有學(xué)習(xí)過系統(tǒng)的檔案管理知識，檔案管理人員一般是經(jīng)前輩或者自學(xué)獲得相關(guān)知識，這樣使他們難以承擔(dān)起規(guī)范化的文書檔案管理工作，不但影響了文書檔案管理的整體水平，同時也影響其可持續(xù) 發(fā) 展［5－7］．

3．5 文書檔案管理的現(xiàn)代化程度較低 現(xiàn)在有部分大的綜合性醫(yī)院開始為自動化管理檔案建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)，而在大多數(shù)基層醫(yī)院中，文書檔案管理主要還是以手工為主，要達(dá)到檔案自動化管理仍然需要時間．而且在自動化檔案管理中，工作人員還無法很好的應(yīng)對電子檔案的存儲管理、信息安全以及防御計算機(jī)病毒、修復(fù)技術(shù)等，致使計算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的開發(fā)和利用與其他的管理領(lǐng)域存在很大的差距［8］．

4 加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的對策

4．1 加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化 加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化，首先要對目前現(xiàn)有的文書檔案進(jìn)行徹底檢查，清理掉過期沒用的檔案，這樣可以避免在以后用計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象，影響檔案管理的效率；其次，對于那些組卷過厚的檔案和內(nèi)容較混亂的檔案進(jìn)行重新編排和組合，努力做到文書檔案管理的規(guī)范化；最后，對于那些命題不明確的檔案材料進(jìn)行重新命題，避免在使用計算機(jī)管理時出現(xiàn)無法識別的現(xiàn)象，提高檢索的準(zhǔn)確率［2，4］．

4．2 提高醫(yī)院高層管理人員對文書檔案的重視 文書檔案管理也是醫(yī)院管理的一部分，見證著醫(yī)院的發(fā)展歷史，檔案管理工作的順利開展離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持．醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視程度極大的影響文書檔案工作的開展．加大對檔案管理的人力和物力支持，協(xié)調(diào)各科室和檔案科室的聯(lián)系溝通，將文書檔案工作作為醫(yī)院的重點(diǎn)項(xiàng)目，是推動醫(yī)院檔案管理工作順利進(jìn)行的決定因素［9］．

4．3 加強(qiáng)醫(yī)院文書和檔案管理工作的銜接 文書工作是檔案管理工作的前提，文書工作的工作質(zhì)量的好壞直接影響著檔案管理的質(zhì)量水平，只有提高文書工作的質(zhì)量，檔案管理工作才能夠順利開展，由此可見檔案管理工作一定要建立在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的文書工作上．提高文書工作者的檔案意識是非常必要的，這樣可以保證各類文書資料能夠及時的立卷、歸檔，并達(dá)到規(guī)范化．比如，紙張要求相同的大小、文字的格式統(tǒng)一、嚴(yán)禁使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等．除此之外，對文件資料的處理一定要及時、準(zhǔn)確；收發(fā)文件時及時進(jìn)行登記和記錄，如果發(fā)現(xiàn)文件缺少了，要及時找回．在醫(yī)院的實(shí)際工作中，將文書工作與檔案管理工作有效的銜接在一起，及時收集各項(xiàng)資料并進(jìn)行規(guī)范化處理，保證文書材料的完整性和準(zhǔn)確性．按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，有效的控制和管理材料文件的質(zhì)量［10］．

4．4 提高醫(yī)院文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì) 擁有專業(yè)的檔案管理人員和健全的管理體系是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，首先要把檔案管理人員的培訓(xùn)納入人才培養(yǎng)計劃中，要定期定時的對文書檔案管理人員開展專業(yè)的培訓(xùn)，并選派出部分文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的進(jìn)修和學(xué)習(xí)，逐漸提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)知識及其辦理人員的素質(zhì)和能力．以保證他們能夠熟練地掌握文書檔案的收集、整理、立卷等工作，并且熟悉文書檔案的歸檔、借閱、銷毀等工作．同時要在醫(yī)院文書檔案人員中營造出濃厚的學(xué)習(xí)檔案管理知識的氛圍，讓他們學(xué)習(xí)專業(yè)知識的同時也拓展其他知識．另外還要積極借鑒先進(jìn)醫(yī)院的文書管理經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新管理方式．

4．5 推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化 隨著無紙化辦公的普及和信息技術(shù)的快速發(fā)展，文書檔案管理也逐漸由傳統(tǒng)的管理手段向網(wǎng)絡(luò)化、信息化改變．醫(yī)院引進(jìn)了現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，就可以利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對信息進(jìn)行有效的管理．醫(yī)院檔案管理部門的工作人員應(yīng)該以自身的現(xiàn)實(shí)情況為基礎(chǔ)，創(chuàng)造有利條件，爭取早日把計算機(jī)技術(shù)作為檔案管理的有效的手段，以形成醫(yī)院檔案資料的信息化管理．利用計算機(jī)存儲并檢索檔案，首先要重視各類紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化和各種信息數(shù)據(jù)的建庫工作，還要在檔案信息的整理、錄入中利用計算機(jī)進(jìn)行管理，積極構(gòu)建醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)，以達(dá)到進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸目的．

5 結(jié)語

綜上所述，文書檔案是醫(yī)院各部門發(fā)展的重要參考資料，醫(yī)院必須對文書檔案管理工作給予重視．檔案管理最終要達(dá)到的目的就是充分利用這些檔案資料，將這些檔案信息的優(yōu)勢最大化的體現(xiàn)出來，解決好目前醫(yī)院文書管理中存在的問題，才能更好地為醫(yī)院臨床醫(yī)療工作、教學(xué)科研、醫(yī)院管理等服務(wù)，并且使其更好地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)和社會效益．

［1］孫 琦．醫(yī)院文書檔案管理存在問題及對策［J］．科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2013，5：235．

［2］鄭 磊．論?？漆t(yī)院文書檔案管理［J］．唐山學(xué)院學(xué)報，2013，26（4）：106－108．

［3］許新萍．醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用［J］．科技資訊，2013，21：237，239．

［4］陳家義．醫(yī)院文書檔案管理工作［J］．中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，9（10）：91－92．

［5］王丹虹．醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策［J］．現(xiàn)代醫(yī)院，2012，12（2）：126－127．

［6］盧捷婷．醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及解決措施［J］．經(jīng)營管理者，2012，8：357－358．

［7］Wang H，Wang YH．Tried the hospital personnel archives information management the necessity［J］．Hosp Manag Forum，2011，28（10）：48－49．

［8］伍志新．醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理［J］．中國煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志，2011，14（1）：127－128．

［9］Zhao DG，Li JH，Xiong GC，et al．Medical equipment managementmode［J］．Med Equip，2003，16（11）：29－32．

［10］劉貴清．淺談醫(yī)院檔案管理［J］．中國醫(yī)療前沿，2013，8（20）：115．

Existing problems and counter measures to hospital archives management under the new situation

WU Xiao-Yan
Fourth People's Hospital，Tumor Hospital of Changzhou，Jiangsu Province，Changzhou 213001，China

The document files management system is an important integral part of hospital，charged with teaching，scientific research，clinical service．In this paper，I summarized the problems existing in the hospital archives management under the new situation and put forward some counter-measures according to my work experience．

new situation；documents files；management；problems；counter measures

G275

A

2095-6894（2015）01-151-03

2014-08-03；接受日期：2014-08-17

吳小艷．本科．研究方向：檔案管理．Tel：0519-86867837 E-mail：452910678@qq．com